Odstranění duplicitních záznamů pomocí dotazu

Odstranění duplicitních záznamů pomocí dotazu

Duplicitní data často nanožují, když uživatelé přidávají data do databáze současně nebo když databáze nebyla navržena tak, aby kontrolována duplicity. Použití dotazu je jednodušší, když chcete odstranit velké množství duplicitních dat. Prvním krokem je vyhledání duplicitních záznamů s dotazem v databázi.

Poznámka: Metody popsané v tomto článku se nevztahují na webové aplikace pro Access.

Před odstraněním jakýchkoli dat

Odstranění dat není možné vrátit zpět, proto se před pokusem o odstranění duplicitních záznamů ujistěte, že je databáze připravená:

  • Zkontrolujte, jestli soubor není jen pro čtení.

  • Pokud databázi sdílíte s ostatními, požádejte je, aby objekty, se které chcete používat, zavře, aby se předešlo možným konfliktům dat.

  • Pokud máte oprávnění k otevření databáze ve výhradním režimu: Klikněte na Soubor >Otevřít a vyberte databázi. Klikněte na šipku vedle tlačítka Otevřít a klikněte na možnost Otevřít s výhradním přístupem.

  • A co je nejdůležitější, nezapomeňte zálohovat databázi. Jediný způsob, jak obnovit odstraněné záznamy, je obnovit je ze zálohy. Operace odstranění může odstranit i záznamy v souvisejících tabulkách.

Poznámka:  Pokud chcete obnovit původní soubor ze zálohy, zavřete ho a přejmenujte tak, aby záložní kopie mohl používat název původní verze. Přiřaďte název původní verze záložní kopii a otevřete ji v Accessu.

Vytvoření a spuštění odstraňovacího dotazu

  1. Klikněte na kartu >dotazu a poklikejte na tabulku, ze které chcete odstranit záznamy.

  2. Poklikejte na hvězdičku(*)a přidejte tak do návrháře dotazu všechna pole tabulky.

  3. Přidejte pole, pomocí které chcete identifikovat záznamy k odstranění. Předpokládejme například, že zákazník odchází z firmy a vy budete muset odstranit všechny nevyřízené objednávky tohoto zákazníka. K vyhledání těchto záznamů můžete do návrhové mřížky přidat pole Kód zákazníka a Datum objednávky.

  4. Do řádku Kritéria můžete taky přidat kritéria. Můžete například přidat ID zákazníka, který je mimo firmu, a datum, po jehož uplynutí jsou objednávky zákazníka neplatné.

  5. U každého pole kritérií zrušte zaškrtnutí políčka Zobrazit.

  6. Na kartě Návrh klikněte na Spustit. Ověřte, jestli dotaz vrací záznamy, které chcete odstranit.

  7. Klikněte na Návrhové zobrazení a na kartě Návrh klikněte na Odstranit. Access změní výběrový dotaz na odstraňovací, skryje řádek Zobrazit v dolní části návrhové mřížky a přidá řádek Odstranit.

  8. Ještě jedno ověření před spuštěním odstraňovací dotazu: Ujistěte se, že se v libovolném sloupci kritérií ve sloupci * (všechna pole) zobrazuje řádek Odstranit a kde by se měl zobrazit.

  9. Na kartě Návrh klikněte na Spustit a > Ano.

Další informace najdete v článku Porovnání dvou tabulek a vyhledání záznamů bez shody.

Začátek stránky

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×