V tomto článku
Co dělat
Následující pravidla pomohou vašim e-mailům vypadat profesionálně a vaše zpráva vám pomůže.
-
Zprávu si před odesláním přečtěte.
-
Předmět by měl být popisný a orientovaný na danou akci. Příklad: "Manažeři: Pošlete prosím data ustupování na tabuli" obsahuje název skupiny i akci, aby příjemci mohli rychle zjistit, co potřebují udělat. Mezi další užitečné předpony patří "FYI:" a "Action Required".
-
Pokud je potřeba provést akci, na řádku Předmět nahlédněte do požadovaného stavu.
-
Pokud se změní téma konverzace, změňte předmět zprávy.
-
Všechny zprávy by měly být krátké a týkat se daného tématu.
-
Uspořádejte obsah zprávy od nejdůležitějších po nejmenší.
-
Zvažte tučné písmo důležitých informací.
-
Položte položky akce nebo otázky na samostatné řádky, aby vynikl a všimli si.
-
Tučná jména lidí při kladení otázek. Například:"Ryan: Jaký je stav projektu?" Pokud s tímto Outlook 2016 používáte Microsoft 365, zvažte použití @Mentions.
-
Omezte počet lidí, na které pošlete zprávu těm, kteří si ji potřebují přečíst.
-
Dejte lidem, kteří potřebují být informovaní, na řádek Kopie.
-
Umístěte lidi, kteří potřebují odpovědět nebo provést akci na řádku Komu.
-
-
Použití podpis, pokud jeto vhodné , ale nechte podpis jednoduchý, krátký, profesionální a pokud je to možné, bez grafiky.
-
Pokud chcete okamžitou odpověď, neposílejte e-mail. Zatelefonujte nebo pošlete rychlou zprávu.
-
Pokud používáte e-mailovou konverzaci s více než 10 zprávami bez řešení, zvažte možnost hovoru nebo nastavení schůzky, aby se problém probral. E-mail není vždy vhodný prostředek k řešení složitých problémů.
-
Zprávy, které vyžadují rozsáhlejší odpověď, potvrďte. Pokud máte moc práce a nemůžete ihned poskytnout úplnou odpověď, dejte odesílateli vědět, že se problémem zabýváte a že odpovíte do určité doby nebo data. Označit zprávu příznakem,abyste si připomněli, že chcete odpovědět později.
-
Používejte vysokou důležitost (
) šetrně.Poznámka: I když jste nastavili pravidlo pro opožděné odesílání, označení zprávy vysokou důležitostí způsobí, že se odešle okamžitě.
-
Pokud se ptáte na otázku a existuje několik lidí, kteří by mohli odpovědět, vyberte si jenom jednu osobu, než abyste otázku poslali skupině.
Klíčem k psaní dobrých e-mailových zpráv je vcítit se do svých příjemců.
Zpracovat: Označení příznakem při odeslání
Když posíláte zprávu osobě, od které potřebujete odpověď, postupujte takto:
-
Změňte název e-mailového úkolu s příznakem na panelu To-Do tak, aby začíná s textem Prohánět.
-
Označte ho kategorií @Čeká se.
Když tyto tři kroky podnikáte, víte, že další akcí je poslat další zprávu nebo hledat odpověď.
Tip: Připomínka, že máte odeslat další zprávu, je obvykle účinnější než označení příznakem u zprávy pro příjemce. Stejně tak když slíbíte ve zprávě, že něco uděláte, označte si takovou zprávu příznakem, abyste měli na panelu úkolů úkol, který vám to připomene.
The don'ts
-
Nepoužívejte šablony.
-
Nezahrnujte svého manažera do každé zprávy, kterou odešlete.
-
Neposílejte zprávu, když se zlobíte. Je lepší zprávu napsat, uložit do složky s koncepty a vrátit s k ní později.
-
Při odesílání dlouhých zpráv (více než dva odstavce) nečekejte rychlou odpověď.
-
Neposílejte následnou zprávu méně než jeden den po první zprávě. Pokud se vám neoslyšíte včas, zkuste použít telefon nebo rychlé zprávy.
-
V každé poslané zprávě nepoužívejte potvrzení o přečtení ani potvrzení o doručení. Používejte je jenom tehdy, když si nejste jistí, že vaši příjemci zprávu obdrží.
-
Ke každé zprávě, kterou odešlete,
nepřipojujte příznaky nebo upozornění na vysokou důležitost. Vaši příjemci se je naučí ignorovat. -
Nepoužívejte ALL CAPS.
-
Neposílejte přílohy – místo toho pošlete odkazy.
-
Nerozšiřte distribuční seznamy ani skupiny kontaktů. Rozbalení distribučních seznamů ztěžuje čtení zpráv a způsobuje, že se převedou do nesprávných poštovních složek.
-
Nepoužívejte sarkasmus. Váš humor může být nepochopený.
-
Nepište něco, co byste nechtěli, aby si všichni ve vaší společnosti přečetli. Nikdy nevíte, kde může e-mailová zpráva skončit.
-
Nepoužívejte cursive nebo vysoce umělecká písma, která se těžko čtou.
-
Nepoužívejte červená písma, protože je těžké je přečíst a je možné je interpretovat jako kritická.
-
Neposílejte odpověď všem distribučnímu seznamu nebo skupině kontaktů s žádostí o odebrání. Vůbec nikdy.
Pravidla pro skupiny kontaktů a distribuční seznamy (DLs)
-
Pokud odpovídáte na velkou skupinu kontaktů, postupujte podle všech e-mailových zpráv Dos a Don'ts.
-
Pokud potřebujete další informace od jedné osoby nebo chcete problém prošetřovat samostatně, odpovězte na celý distribuční seznam a dejte všem vědět, že odpovídáte, a pak na ně odpovězte samostatně. Po vyřešení problému s tímto rozlišením nezapomeňte odpovědět na distribuční seznam. To umožňuje odkazovat na rozlišení jinými lidmi v distribučním seznamu.
Přesměrování dalším osobám
Pokud někdo pošle zprávu do distribučního seznamu, který jste členem, a někdo jiný nebo jiný distribuční seznam by na zprávu lépe odpověděl, proveďte toto:
-
Odpovězte správným distribučním seznamem nebo osobou na řádku Do.
-
Posílány odpovědi na správný distribuční seznam nebo osobu
-
Neumiscujte původní distribuční seznam na řádek Skrytá, protože vaše zpráva nebude filtrována podle pravidel jiných lidí. Místo toho nechejte distribuční seznam na řádku Komunebo Kopie.
Jak odebrat z knihovny DLL
Pokud dostáváte poštu z distribučního seznamu, na které nechcete být, pošlete zprávu správci sítě nebo vlastníkovi distribučního seznamu a požádejte ho o odebrání. Neodpovídá na celý distribuční seznam. Pokud chcete najít vlastníka seznamu KNIHOVEN, poklikejte na název distribučního seznamu.
Použití vloženého komentáře
Přidání v řádku komentářů k e-mailu, který dostanete, je pohodlný způsob, jak odpovědět na otázky a reagovat přímo na problémy. Osvědčil se tento postup:
-
Ve zprávě uveďte, že jste přidali vložený komentář. Například přidejte poznámku Viz další komentář níže.
-
Odlište svůj text od původní zprávy. Například:
-
Změna barvy písma
-
Předem čekající vaše jméno nebo iniciály v hranatých závorkách, například [Melissa], [MM]
-
Změna písma na kurzívu nebo tučné písmo nebo obojí
-
-
Neodstraňovat nic, co jste nenapsal(a).
Kdy používat skrytou kopii
Pomocí funkce Skrytá můžete odebrat uživatele z e-mailové konverzace, když se budete mít za to, že už nepožádá o další e-mail nebo jestli se téma konverzace změnilo.
Pokud jste například jedním z pěti lidí, kteří dostanou otázku a chcete odpovědět, přesuňte ostatní čtyři lidi na čáru Skrytá a zadejte něco jako "Bcc'ing Joe, Jeff, James a Jennifer". Tady je odpověď..." Budoucí zprávy pak budou mezi vámi a původním odesílatelem.
Nepoužívejte Skrytá k tomu, aby třetí strana (například váš manažer) věděla o citlivé zprávě. Příjemce Skrytá si možná neuvědomuje, že obdržel Skrytá a může odpovědět všem, když prokazuje, že obdržel Skrytá . Může to být záludné chování z vaší strany.
Místo použití Skrytá k informování třetí strany o problému předáte zprávu po odeslání.
Příprava na dovolenou
Pokud používáte Outlook s účtem Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail.com nebo Live.com nebo s účtem Microsoft Exchange, můžete nastavit zprávu mimo kancelář, aby lidé ve vaší organizaci věděli, že jste pryč.
Jako osvědčený postup postupujte podle pokynů v části Přidání času mimo kancelář do kalendářů Outlook spolupracovníků.
Pokud jste vy nebo váš správce vytvořili sdílený kalendář dovolené, nezapomeňte tam svou dovolenou odeslat. Pokud všichni používají sdílený kalendář, nemusíte posílat samostatnou žádost o schůzku, abyste všem věděli, že jste pryč, jak naznačuje předchozí článek, ale e-mailová zpráva může fungovat jako dobré připomenutí.
O autorovi
Patricia Eddy je hlavní autor obsahu pro Outlook Desktop. Je bývalou Outlook MVP a autorkou několika knih ve velmi starých verzích Outlook. Žije v Seattlu, kde se jí líbí čtení a hraní na kytaru.
