Zásady uchovávání informací jsou součástí technologie správy záznamů o zasílání zpráv (MRM), která je k dispozici u Microsoft Exchange Server a e-mailových účtů Microsoft 365. Technologie Správa záznamů o zasílání zpráv umožňuje uchovávat zprávy, které jsou zapotřebí k dodržování zásad organizace, státních předpisů nebo právních potřeb, a odebírat obsah, který už nemá právní nebo obchodní hodnotu.
Poznámka: Tato funkce vyžaduje licence Microsoft Outlooku a Exchange Serveru. Další informace najdete v článku Licenční požadavky na osobní archiv a zásady uchovávání informací.
Informace o zásadách uchovávání informací
Organizace můžou vytvořit výchozí zásady uchovávání informací pro všechny položky pošty v poštovní schránce Exchange Server nebo Microsoftu 365, konkrétní zásady pro výchozí složky – například Doručená pošta, Koncepty, Odeslanápošta, Odstraněná pošta a Nevyžádaná pošta – nebo vytvořit zásady uchovávání informací, které můžou uživatelé použít pro složky nebo jednotlivé položky. Všechny tyto možnosti nebo jejich kombinaci může nakonfigurovat váš Exchange Server nebo správce Microsoftu 365.
Důležité informace: Pokud máte k zásadám uchovávání informací ve vaší organizaci nějaké otázky, přečtěte si pokyny vaší organizace nebo kontaktujte vaše právní oddělení.
Je jednodušší přiřadit zásady uchovávání informací ke složkám než k jednotlivým zprávám. I když jsou zásady uchovávání informací přiřazené ke složce, můžete vybrat jednu nebo více zpráv a přiřadit k nim jiné zásady. Zásady přiřazené ke složce mají přednost před zděděnými zásadami složky.
Důležité informace: V záhlaví e-mailové zprávy se zobrazí všechny zásady uchovávání informací, které obsahují datum, do kterého se e-mailová zpráva odstraní. Pokud jsou ale použité zásady uchovávání informací jen pro zachování a nevyžadují odstranění e-mailové zprávy, nemusí se název a popis zásady zobrazit v záhlaví e-mailové zprávy ani v záhlaví podokna čtení.
Přiřazení zásad uchovávání informací k e-mailové složce
-
V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem na složku pošty, aby se vyvolila místní nabídka, a vyberte Vlastnosti.
-
Vyberte kartu Zásady a zvolte zásady složky. Ve výchozím nastavení složka automaticky použije všechny zásady, které už jsou přiřazené k nadřazené složce.
Přiřazení zásad uchovávání informací k e-mailovým zprávám
-
V seznamu zpráv klikněte na zprávu.
Tip: Chcete-li vybrat více zpráv, podržte klávesu CTRL a postupně klikněte na jednotlivé zprávy.
-
Na pásu karet vyberte Přiřadit zásadu.
-
Zásady uchovávání informací pro zprávy se objeví v záhlaví podokna čtení pod jmény příjemců a obsahují datum vypršení platnosti.
Příkaz Přiřadit zásadu na pásu karet chybí.
Pokud na pásu karet chybí příkaz Přiřadit zásadu , může být v nabídce přetečení. Klikněte na tři tečky na pravé straně pásu karet a měli byste vidět Přiřadit zásadu. Je také možné, že váš správce Exchange Server nebo správce Microsoftu 365 pro váš účet nepovolil zásady uchovávání informací a archivace nebo nepoužíváte licenci Outlooku, která tuto funkci zahrnuje. Další informace najdete v článku Licenční požadavky na osobní archiv a zásady uchovávání informací.
Odebrání zásad uchovávání informací
Když od e-mailové zprávy odeberete zásady uchovávání informací, budou pro tuto položku platit zásady složky (pokud jsou přiřazené).
-
V seznamu zpráv klikněte na zprávu.
-
Na pásu karet vyberte Přiřadit zásadu.
-
V části Zásady uchovávání informací klikněte na Použít zásady složky.
Zásady uchovávání informací pro zprávy se objeví v záhlaví podokna čtení pod jmény příjemců a obsahují datum vypršení platnosti.
