Příprava zdroje dat v Excelu pro hromadnou korespondenci ve Wordu

Vytvořili jste seznam kontaktů a dalších dat, která chcete použít k wordové hromadné korespondenci. Pokud je tímto zdrojem dat excelová tabulka, stačí jenom data připravit pro hromadnou korespondenci. Pokud je ale tímto zdrojem dat soubor .txt nebo .csv, musíte data nejdřív importovat do Excelu a pak je připravit pro hromadnou korespondenci.

Krok 1: Nastavení zdroje dat v Excelu

Pokud už jako zdroj dat pro wordovou hromadnou korespondenci používáte excelovou tabulku, tento krok přeskočte. Pokud je zdrojem dat soubor .txt nebo soubor .csv, použijte k nastavení dat v Excelu Průvodce importem textu.

Po úspěšném importu souboru .txt nebo .csv přejděte na Krok 2.

  1. Otevřete Excel.

  2. Klikněte na Data > Z textu/CSV.

    Vybrání možnosti Z textu/CSV na kartě Data

  3. Vyberte požadovaný soubor .txt nebo .csv a pak vyberte Importovat.

  4. V okně náhledu vyberte Transformovat data.

  5. Vyberte sloupec, který chcete naformátovat, například PSČ.

  6. Přejděte na Transformace > Datový typ: a vyberte Text

    Vybraný Text v okně Power Query

  7. Potom vyberte Nahradit aktuální.

  8. Podle potřeby zopakujte kroky 5 až 7.

  9. Vyberte Zavřít a načíst.

  10. Přejděte na Soubor > Uložit jako a uložte soubor pod jiným názvem.

  1. Otevřete Excel.

  2. Excel 2016    Klikněte na Data > Načíst externí data > Z textu.

    Na kartě Data je zvýrazněná možnost Z textu.

  3. Vyberte požadovaný soubor .txt nebo .csv a pak vyberte Importovat.

  4. V Průvodci importem textu zvolte v podokně Zdrojový datový typ možnost Oddělovač.

    Excel, Načíst externí data, Z textu, Průvodce importem textu, Krok 1 ze 3

  5. Pokud importovaný soubor obsahuje záhlaví, vyberte nad podoknem Náhled možnost Data obsahují záhlaví. Potom zvolte Další.

  6. V podokně Oddělovače zaškrtněte políčko u oddělovače, který je použitý u vašich dat (například tabulátor nebo středník), a pak zvolte Další.

    V Průvodci importem textu jsou zvýrazněné možnosti pro Oddělovače.

  7. V podokně Náhled dat zvolte sloupec, který obsahuje poštovní směrovací čísla (PSČ) a v podokně Formát dat ve sloupcích zvolte Text.

    V Průvodci importem textu je pro Formát dat ve sloupcích zvýrazněná možnost Text.

    Poznámka: Když na sloupec použijete formát dat (Obecný, Text nebo Datum), zobrazí se příslušný název formátu v záhlaví tabulky pro tento sloupec.

  8. Krok 7 opakujte podle potřeby. Vyberte sloupec, který chcete změnit, a formát dat, který chcete použít.

  9. Zvolte Dokončit.

  10. V dialogovém okně Importovat data přijměte výchozí nastavení Existující list a adresu buňky a pak zvolte OK.

    V dialogovém okně Import dat zvolte, jestli chcete data umístit do existujícího listu (výchozí nastavení), nebo do nového listu.

    Upozornění: Adresa buňky v dialogovém okně Importovat data odpovídá aktuálně vybrané buňce. Data se naimportují do oblasti začínající uvedenou adresou buňky.

  11. Tabulku uložte pod novým názvem souboru.

Krok 2: Příprava zdroje dat

V excelovém zdroji dat, který chcete použít jako seznam adresátů ve wordové hromadné korespondenci, zajistěte správné formátování sloupců číselných dat. Například sloupec obsahující čísla naformátujte tak, aby to odpovídalo určité kategorii, třeba Měna.

Pokud jako kategorii zvolíte Procenta, myslete na to, že procentní formát vynásobí hodnotu buňky číslem 100. Abyste se tomuto násobení vyhnuli, můžete sloupec procentních hodnot naformátovat jako text.

Poštovní směrovací čísla (PSČ) by měla být naformátovaná jako text, aby se tato data v hromadné korespondenci zachovala. Pokud jste to neudělali během nahrávání, naformátujte je teď. Úvodní nuly v kódech (například 00399), které nejsou naformátované jako text, se při hromadné korespondenci vypustí.

  1. Vyberte sloupec, který obsahuje poštovní směrovací čísla (PSČ) nebo jiná data, která je potřeba naformátovat.

  2. Na kartě Domů ve skupině Číslo klikněte na šipku dolů u pole Formát čísla a pak vyberte jednu z možností v seznamu (např. Text).

    V Excelu na kartě Domů ve skupině Číslo zvolte šipku dolů u pole Obecný a zvolte požadovaný číselný formát.

Zajistěte, aby u slučovacího pole byl přidaný správný symbol. Tady je příklad, jak by vypadaly hodnoty měny a procent, kdybyste vynechali příslušné symboly.

Dokument s výsledky hromadné korespondence, který obsahuje texty „váš příspěvek 500,00“ a „nabízíme vám slevu 20“.

Při použití symbolů budou dávat číselné hodnoty lepší smysl.

Dokument s výsledky hromadné korespondence, který obsahuje texty „váš příspěvek 500,00 Kč“ a „nabízíme vám slevu 20 %“

V dokumentu hromadné korespondence přidejte symboly ke slučovacím polím takhle:

Ukázkový dokument hromadné pošty, ve kterém je u pole s názvem Dar symbol měny a u pole s názvem Procenta symbol procent

Viz taky

Základním krokem v procesu hromadné korespondence ve Wordu je vytvoření a příprava zdroje dat. Můžete použít existující excelový zdroj dat nebo můžete vytvořit nový, a to naimportováním souboru s hodnotami oddělenými tabulátory (.txt) nebo čárkami (.csv). Po vytvoření a přípravě dat můžete vytvořit hromadnou korespondenci pomocí technologie DDE (Dynamic Data Exchange) s Podrobným průvodcem hromadnou korespondencí nebo pomocí metody ručního vytvoření hromadné korespondence.

Pokud pro hromadnou korespondenci nepoužijete existující excelový zdroj dat, můžete použít seznam kontaktů nebo adresář ve formátu souboru .txt nebo .csv. Průvodce importem textu vás provede procesem vložení dat uložených v souboru .txt nebo .csv do Excelu.

  1. Otevřete Excel.

  2. Na kartě Data zvolte Z textu/CSV.

  3. Vyberte požadovaný soubor .txt nebo .csv a pak zvolte Importovat.

  4. V Průvodci importem textu zvolte v podokně Zdrojový datový typ možnost Oddělovač.

    Excel, Načíst externí data, Z textu, Průvodce importem textu, Krok 1 ze 3

  5. Pokud importovaný soubor obsahuje záhlaví, zaškrtněte políčko Data obsahují záhlaví nad podoknem Náhled. Potom zvolte Další.

  6. V podokně Oddělovače zaškrtněte políčko u oddělovače, který je použitý u vašich dat (například Tabulátor nebo Středník), a pak zvolte Další.

    V Průvodci importem textu jsou zvýrazněné možnosti pro Oddělovače.

    Tip: Podokno Náhled dat ukazuje, jak budou výsledky vypadat v tabulkovém formátu.

  7. V podokně Náhled dat zvolte sloupec, který obsahuje poštovní směrovací čísla (PSČ) a v podokně Formát dat ve sloupcích zvolte Text.

    V Průvodci importem textu je pro Formát dat ve sloupcích zvýrazněná možnost Text.

    Poznámky: 

    • Dostupné formáty jsou Obecný, Text a Datum. Název formátu se pokaždé, když na sloupec použijete formát dat, objeví v záhlaví tabulky tohoto sloupce.

    • Sloupec, který obsahuje číselná data, například hodnotu procent nebo měny, je možné formátovat až po naimportování souboru. Další informace najdete v pododdílu Formátování číselných dat v Excelu dále v tomto článku.

  8. Krok 7 opakujte podle potřeby. Vyberte sloupec, který chcete změnit, a formát dat, který chcete použít.

  9. Zvolte Dokončit.

  10. V dialogovém okně Importovat data přijměte výchozí nastavení Existující list a adresu buňky a pak zvolte OK.

    V dialogovém okně Import dat zvolte, jestli chcete data umístit do existujícího listu (výchozí nastavení), nebo do nového listu.

    Upozornění: Adresa buňky v dialogovém okně Importovat data odpovídá aktuálně vybrané buňce. Data se naimportují do oblasti začínající uvedenou adresou buňky.

  11. Až budete hotovi, uložte zdroj dat pod novým názvem souboru.

Formátování číselných dat v Excelu

Zformátujte veškerá číselná data, jako jsou hodnoty procent nebo měny, ve všech nových nebo existujících excelových zdrojích dat, které chcete použít v hromadné korespondenci ve Wordu. Aby se při hromadné korespondenci zachovala číselná data, která jste zformátovali jako procenta nebo měnu, postupujte podle pokynů v části Krok 2: Použití technologie DDE (Dynamic Data Exchange) pro hromadnou korespondenci.

V excelovém zdroji dat, který chcete použít jako seznam adresátů ve wordové hromadné korespondenci, zajistěte správné formátování sloupců číselných dat. Například sloupec obsahující čísla naformátujte tak, aby to odpovídalo určité kategorii, třeba Měna.

  1. Otevřete excelový zdroj dat.

  2. Zvolte sloupec, který chcete zformátovat.

  3. Na kartě Domů ve skupině Číslo zvolte šipku dolů u pole Formát čísla – Obecný a pak vyberte jednu z možností v seznamu.

    V Excelu na kartě Domů ve skupině Číslo zvolte šipku dolů u pole Obecný a zvolte požadovaný číselný formát.

  4. Podle potřeby opakujte kroky 2 a 3.

  5. Až to budete mít, zvolte Uložit.

Pokud máte excelový zdroj dat, který obsahuje formátovaná čísla, například hodnoty procent nebo měny, nemusí se při hromadné korespondenci některá číselná data zachovat v požadovaném formátu. Požadovaných výsledků hromadné korespondence a zachování formátu číselných dat v Excelu dosáhnete použitím technologie DDE.

Formát dat v Excelu v porovnání s polem Sloučit ve Wordu při použití a nepoužití DDE

Poznámka: Pokud se rozhodnete DDE nepoužít, postupujte podle pokynů v článku Použití hromadné korespondence k posílání hromadných e-mailových zpráv.

  1. Otevřete Word, zvolte Soubor > Možnosti > Upřesnit.

  2. V oddílu Obecné zaškrtněte políčko Při otevírání potvrdit převod formátu souboru.

    Možnost Při otevírání potvrdit převod formátu souboru

  3. Zvolte OK.

  4. Na kartě Korespondence zvolte Spustit hromadnou korespondenci > Podrobný průvodce hromadnou korespondencí.

    Ve Wordu na kartě Korespondence zvolte Spustit hromadnou korespondenci a potom vyberte Podrobného průvodce hromadnou korespondencí.

  5. V podokně Hromadná korespondence v části Vybrat příjemce zvolte Použít existující seznam.

    Podokno úloh Hromadná korespondence ve Wordu, které se otevře při výběru Podrobného průvodce hromadnou korespondenci ve skupině Hromadná korespondence

  6. V části Použít existující seznam zvolte Procházet a potom otevřete formátovanou tabulku.

  7. V dialogovém okně Potvrdit zdroj dat zaškrtněte políčko Zobrazit vše, zvolte Sešity MS Excel pomocí rozhraní DDE (*.xls) > OK.

    Dialogové okno Potvrdit zdroj dat

  8. V dialogovém okně Microsoft Excel zvolte Celý list > OK.

    Dialogové okno Microsoft Excelu ve Wordu

  9. V dialogovém okně Příjemci hromadné korespondence, které se otevře, zvolte OK.

    Dialogové okno Příjemci hromadné korespondence, které zobrazuje obsah excelové tabulky použité jako zdroj dat pro seznam adresátů

  10. Pokračujte v psaní dopisu, e-mailové zprávy, štítku nebo obálky pro hromadnou korespondenci.

Tip: Pokud nechcete, aby vám Word při každém otevření datového souboru zobrazoval výzvu, proveďte následující postup. Po připojení k seznamu adresátů přejděte na Soubor > Možnosti > Upřesnit. V oddílu Obecné zrušte zaškrtnutí políčka Při otevírání potvrdit převod formátu souboru.

Pokud jste v excelové tabulce vytvořili seznam kontaktů, je důležité naformátovat všechna poštovní směrovací čísla jako text, abyste předešli ztrátě dat. Pokud kontakty importujete z textového souboru (.txt) nebo z textového souboru s oddělovači (.csv) do nové tabulky, s importem a formátováním dat vám pomůže Průvodce importem textu.

Krok 1: Nastavení zdroje dat v Excelu

Pokud jako zdroj dat pro hromadnou korespondenci ve Wordu používáte excelovou tabulku, přejděte ke druhému kroku tohoto tématu. Pokud chcete jako zdroj dat vybrat soubor .txt nebo .csv s kontakty třeba z Gmailu, použijte k nastavení dat v aplikaci Excel průvodce importem textu.

  1. Otevřete Excel a na kartě Data zvolte Z textu.

    Na kartě Data vyberte Z textu

  2. Klikněte na požadovaný soubor .csv nebo .txt a potom zvolte Načíst data.

  3. V Průvodci importem textu zvolte Další.

  4. V části Oddělovače zaškrtněte políčko vedle typu oddělovače, který odděluje jednotlivé prvky dat (například tabulátor nebo čárka). Pak zvolte Další.

    Tip: V podokně Náhled vybraných dat je vidět, jak bude vypadat výsledek ve formátu tabulky.


    Průvodce importem textu, krok 2
     

  5. V podokně Náhled vybraných dat vyberte sloupec, který obsahuje poštovní směrovací čísla. Potom v části Formát dat ve sloupcích zvolte Text.

    Průvodce importem textu, krok 3
     

  6. Krok 5 opakujte podle potřeby. Vyberte sloupec, který chcete změnit, a formát dat, který chcete použít.

    Poznámka: Název formátu se pokaždé, když na sloupec použijete formát dat, objeví v záhlaví tabulky tohoto sloupce.

  7. Klikněte na Dokončit.

  8. V dialogovém okně Importovat data vyberte, kam má Excel data umístit, a pak klikněte na OK.

    Poznámka: Tabulku uložte pod novým názvem souboru.

Krok 2: Formátování číselných dat v excelové tabulce

Pokud se chcete ujistit, že se z poštovního směrovacího čísla při použití hromadné korespondence neztratí žádné nuly, naformátujte sloupec obsahující poštovní směrovací čísla jako text.

  1. Otevřete tabulku a vyberte sloupec, ve kterém jsou poštovní směrovací čísla.

  2. Na kartě Domů v poli Formát zvolte Text.

    Na kartě Domů v poli Formát vyberte Text

Teď můžete tato data použít pro hromadnou korespondenci.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×