Přesunutí dat z Excelu do Accessu

Krok 1: import dat z Excelu do Accessu

Import dat je operace, která se bude mnohem hladově rychle dostat, pokud si nějakou dobu vyřešíte a vyčistíte. Import dat se podobá přesunutí do nové domů. Pokud před přemístěním vyčistíte a uspořádáte vlastníky, bude to mnohem jednodušší.

Vyčištění dat před importem

Před importem dat do Accessu je v Excelu dobré:

• Převést buňky obsahující neatomová data (to znamená více hodnot v jedné buňce) do více sloupců Například buňka ve sloupci "dovednosti", která obsahuje více hodnot dovedností, třeba "programování v jazyce C#", "programování v jazyce VBA" a "návrh webu" by měla být rozdělená na jednotlivé sloupce, které obsahují jenom jednu dovednostní hodnotu.

• Pomocí příkazu pročistit můžete odebrat úvodní, koncové a více vložené mezery.

• Odeberte netisknutelné znaky.

• Nalezení a oprava pravopisných a interpunkčních chyb

• Odebrání duplicitních řádků nebo duplicitních polí

• Ujistěte se, že sloupce dat neobsahují různé formáty, zejména čísla formátovaná jako text nebo kalendářní data formátovaná jako čísla.

Další informace najdete v následujících tématech nápovědy k Excelu:

• Deset nejlepších způsobů čištění dat

• Filtrování jedinečných hodnot nebo odebrání duplicitních hodnot

• Převod čísel uložených jako text na čísla

• Převedení dat uložených jako text na kalendářní data

Volba nejlepšího datového typu při importu

V průběhu operace importu v Accessu budete chtít mít dobré možnosti, abyste měli k dispozici pár chyb při převodu, které budou vyžadovat ruční zásah. Následující tabulka shrnuje, jak se při importu dat z Excelu do Accessu převedou formáty čísel v Excelu a datové typy Accessu a nabízí několik tipů k dosažení nejlepších dostupných datových typů v Průvodci importem.

Jakmile budou data v Accessu, můžete data z Excelu odstranit. Nezapomeňte před odstraněním původní excelový sešit zálohovat.

Další informace najdete v tématu nápovědy k Accessu Import nebo propojení dat v excelovém sešitu.

Automatické připojení dat

Běžné problémy: uživatelé Excelu přidávají data se stejnými sloupci do jednoho velkého listu. Můžete mít například řešení sledování majetku, které se v Excelu spustilo, ale teď se zvětšilo, že zahrnuje soubory z mnoha pracovních skupin a oddělení. Tato data můžou být v různých listech a sešitech nebo v textových souborech s datovými kanály z jiných systémů. V Excelu neexistuje příkaz uživatelského rozhraní ani snadný způsob, jak připojit podobná data.

Nejlepším řešením je použít Access, kde můžete snadno importovat a připojit data do jedné tabulky pomocí Průvodce importem tabulky. Navíc můžete do jedné tabulky připojit velké množství dat. Operace importu můžete uložit, přidat jako plánované úkoly Microsoft Outlooku a dokonce můžete proces automatizovat pomocí maker.

Krok 2: normalizace dat pomocí Průvodce analýzou tabulky

Na první pohled se může postupovat normalizací vašich dat na daunting úkol. Naštěstí: normalizace tabulek v Accessu je jednodušší a díky Průvodci analýzou tabulky.

1. Přetáhněte vybrané sloupce do nové tabulky a automaticky vytvořte relace.

2. k přejmenování tabulky pomocí příkazů tlačítka, přidání primárního klíče, vytvoření existujícího sloupce jako primárního klíče a vrácení poslední akce zpět

Pomocí tohoto průvodce můžete:

• Převeďte tabulku na sadu menších tabulek a automaticky vytvořte vztah primárního a cizího klíče mezi tabulkami.

• Přidejte primární klíč do existujícího pole, které obsahuje jedinečné hodnoty, nebo vytvořte nové pole ID, které používá datový typ Automatické číslo.

• Automaticky vytvářet relace pro vynucení referenční integrity v kaskádových aktualizacích. Kaskádové odstranění se automaticky nepřidá, aby se zabránilo nechtěnému odstranění dat

• Prohledejte nové tabulky pro redundantní nebo duplicitní data (například stejného zákazníka se dvěma různými telefonními čísly) a aktualizujte to podle potřeby.

• Vytvořte zálohu původní tabulky a přejmenujte ji přidáním slova "_OLD" do jeho názvu. Potom vytvoříte dotaz, který rekonstruuje původní tabulku s původními názvy, aby všechny existující formuláře nebo sestavy založené na původní tabulce fungovaly s novou strukturou tabulky.

Další informace najdete v článku normalizace dat pomocí funkce Analýza tabulky.

Krok 3: připojení k datům Accessu z Excelu

Po normalizování dat v Accessu a vytvoření dotazu nebo tabulky, která rekonstruuje původní data, je jednoduchá možnost připojení k datům Accessu z Excelu. Data jsou teď ve Accessu jako externí zdroj dat, a proto je můžete připojit k sešitu pomocí datového připojení, což je kontejner informací, které se používají k vyhledání, přihlášení k a získání přístupu k externímu zdroji dat. Informace o připojení se ukládají v sešitu a můžou být uložené taky v souboru připojení, třeba v souboru ODC (Office Data Connection) (Přípona souboru. odc) nebo v souboru názvu zdroje dat (. přípona. DSN). Po připojení k externím datům můžete automaticky aktualizovat (nebo aktualizovat) excelový sešit z Accessu, kdykoli aktualizujete data v Accessu.

Další informace najdete v tématu Import dat z externích zdrojů dat (Power Query).

Získání dat do Accessu

V této části se seznámíte s následujícími fázemi normalizace dat: rozdělení hodnot ve sloupcích prodejce a adresa do většiny atomových částí, oddělení souvisejících předmětů do jejich vlastních tabulek, zkopírování a vložení těchto tabulek z aplikace Excel do Access, vytvoření vztahů mezi nově vytvořenými tabulkami Accessu a vytvořením a prováděním jednoduchého dotazu v Accessu a vrácení informací.

Příklad dat v nenormalizované podobě

Následující list obsahuje neatomové hodnoty ve sloupci prodejce a sloupci adresa. Oba sloupce by měly být rozděleny do dvou nebo více samostatných sloupců. Tento list obsahuje také informace o prodejcech, produktech, zákaznících a objednávkách. Tyto informace by měly být dále rozděleny podle předmětu do samostatných tabulek.

Potřebujete další pomoc?

Kdykoli se můžete zeptat některého odborníka v technické komunitě Excelu, získat podporu v komunitě pro odpovědi, případně navrhnout novou funkci nebo vylepšení ve fóru Excel User Voice.