Plánování úkolů v aplikaci Project: Na pozadí

Plánování úkolů v aplikaci Project: Na pozadí

Předplatné Office 365, Project Professional 2019, Project Professional 2016, Office 2013, Office 2010

Tento článek popisuje technickou stránku plánování úkolů v Projectu. Lidé se někdy zaměňují, když Project automaticky přesune úkol na jiný čas, než si očekávali. Nebo se diví, proč například změna omezení úkolu způsobila nepředvídatelný pohyb jiných úkolů. Tady je možnost pochopit princip velkého slova "Proč?". za výkonným plánovacím modulem Projectu.

Není to nutně snadné pochopit, ale když ho projdete, budete ze zkušeností vedoucího projektu, který bude mít větší kontrolu nad datem dokončení projektu.

Co se chcete dozvědět?

Vliv data zahájení projektu na plán

Pokud přidáte do plánu nový úkol, jeho zahájení se automaticky naplánuje na datum zahájení projektu. Během přidávání úkolů do projektu a jejich připojování k jiným úkolům se budou časy zahájení úkolů měnit a datum dokončení posledního úkolu určí datum dokončení projektu.

  • Chcete-li zjistit datum zahájení projektu nebo jej změnit na jiné datum, klikněte na kartu Projekt a poté na tlačítko Informace o projektu.

Samozřejmě i tady budou existovat výjimky. Třeba úkoly se neposouvají spolu s pohybem jiných úkolů. Další informace o rozdílech mezi plánováním ručně a automaticky plánovaných úkolů najdete dál v tomto článku.

Stav před a po vytvoření závislosti mezi úkoly

Obrázek tlačítka Při vytváření nového projektu nejdříve zadáte datum zahájení projektu. Pokud plánujete projekt od času zahájení, pak pokud neurčíte jinak, začínají všechny úkoly datem zahájení projektu.

Obrázek tlačítka U ručně i automaticky plánovaných úkolů bez závislostí nebo omezení úkolů je doba trvání projektu stejná jako doba trvání nejdelšího úkolu. Jinými slovy je datum ukončení projektu stejné jako datum ukončení nejdelšího úkolu.

Obrázek tlačítka závislosti mezi úkoly, jako je závislost mezi prvním a druhým úkolem (jak je znázorněno tady), může změnit datum dokončení projektu.

Téměř všechny projekty by měly být plánované od známého času zahájení. I když znáte datum, kdy musí být projekt dokončený, poskytuje plánování od data zahájení maximální flexibilitu.

Plánování od data dokončení však může být vhodné v následujících případech:

  • Potřebujete zjistit, kdy musí být projekt zahájen, aby byl dokončen k požadovanému datu.

  • Nevíte přesně, kdy bude váš projekt zahájen (například dostáváte práci z jiného zdroje, který může mít zpoždění).

  • Metodologie vašeho řízení projektů vyžaduje plánování od data dokončení.

Při práci s projektem, který je plánován od data dokončení, je nutné brát v úvahu rozdíly ve způsobu, jakým aplikace Project nakládá s některými akcemi:

  • Zadáte-li automaticky plánovaný úkol, přiřadí aplikace Project automaticky k datu dokončení úkolu omezení typu Co nejpozději. V případě potřeby byste měli nastavit další omezení (klikněte pravým tlačítkem na úkol a poté klikněte na příkaz Informace o úkolu).

  • Pokud změníte datum dokončení úkolu přetažením pruhu Ganttova diagramu, přiřadí aplikace Project automaticky k automaticky naplánovanému úkolu omezení typu Dokončit před dnem (včetně).

  • Jestliže byl projekt plánovaný od data zahájení a změníte jeho plánování tak, že bude plánovaný od data dokončení, odeberete všechna zpoždění a rozdělení vyrovnání z úkolů a přiřazení, které byly naplánované automaticky. Úkoly, které jsou naplánované ručně, nebudou ovlivněné.

  • Pokud v projektu použijete ke snížení přetížení zdrojů automatické vyrovnání, přidá Project zpoždění vyrovnání po úkolu, ne před úkolem. (Nastavení vyrovnání můžete zjistit kliknutím na kartu Zdroj a poté kliknutím na tlačítko Vyrovnat zdroj).

Začátek stránky

Vliv vazeb úkolů na plán

Vazby (závislosti) úkolů zobrazují časové vztahy mezi jednotlivými úkoly. Propojením úkolů vytvoříte Závislosti mezi úkoly. Dlouhý řetěz úkolů určuje celou délku a konec projektu.

Tip k řízení projektu: Propojováním úkolů v projektu se vytváří kritická cesta vazeb. Tato kritická cesta určuje konec projektu. Další informace o kritické cestě.

Typ vazby

Příklad

Popis

Dokončení-Zahájení (FS)

(Určí se později.)

Závislý úkol (B) nelze zahájit, dokud úkol, na kterém závisí (A), nebude dokončen.

Pokud máte například dva úkoly, Vykopat základy a Zalít betonem, nelze úkol Zalít betonem zahájit dříve, než dokončíte úkol Vykopat základy.
Při propojování úkolů v Projectu je výchozím typem vazby dokončení-zahájení.
Tento typ vazby je výchozím typem. Pokud neurčíte typ vazby, předpokládá se vztah typu Dokončení-Zahájení.

Zahájení-Zahájení (SS)

(Určí se později.)

Závislý úkol (B) nelze zahájit, dokud úkol, na kterém závisí (A), nebude zahájen.

Závislý úkol lze zahájit kdykoli poté, co úkol, na kterém závisí, je zahájen. Typ propojení SS nevyžaduje zahájení obou úkolů ve stejnou dobu.

Máte-li například dva úkoly, Zalít betonem a Uhladit beton, nelze úkol Uhladit beton zahájit, dokud nebude zahájen úkol Zalít betonem.

Dokončení-Dokončení (FF)

(Určí se později.)

Závislý úkol (B) nelze dokončit, dokud úkol, na kterém závisí (A), nebude dokončen.

Závislý úkol lze dokončit kdykoliv poté, co úkol, na kterém závisí, je dokončen. Typ propojení FF nevyžaduje dokončení obou úkolů ve stejnou dobu.

Pokud máte například dva úkoly, Zabudovat elektroinstalaci a Zabudovat vodoinstalaci, musí být oba dokončeny před tím, než lze provést inspekci.

Zahájení-Dokončení (SF)

(Určí se později.)

Závislý úkol (B) nelze dokončit, dokud úkol, na kterém závisí (A), nebude zahájen.

Závislý úkol lze dokončit kdykoli poté, co úkol, na kterém závisí, je zahájen. Typ propojení SF nevyžaduje dokončení závislého úkolu zároveň se začátkem úkolu, na kterém je závislý.

Tento typ vazby se při řízení projektů vyskytuje zřídka. Příkladem by bylo zastřešování domu se dvěma úkoly, Zbudovat střechu a Stavební dozor. V tomto případě může být zastřešování zahájeno, avšak osoba provádějící stavební dozor se musí na stavbu dostavit někdy před dokončením zastřešení.

Poznámka: Pokud propojíte úkol s jiným ručně naplánovaný úkol, aplikace Project tento typ vazby respektuje a umístí ručně naplánovaný úkol vzhledem k druhému úkolu. Například následník s propojením dokončení-zahájení se zobrazí jako začátek dokončení předchůdce. Následník se však přesune pouze v případě, že je vytvořeno propojení. Pokud předchůdce později změní datum dokončení, počáteční datum následníka zůstane beze změny.

Aplikaci Project však můžete nakonfigurovat tak, že se ručně naplánovaný úkol při propojení s jiným úkolem nebude přesouvat.

  1. Klikněte na Soubor, dále na Možnosti a potom klikněte na Plán.

  2. Zrušte zaškrtnutí políčka Při úpravách vazeb aktualizovat ručně naplánované úkoly.

Začátek stránky

Vliv omezení úkolů na plán

Omezení umožňují řídit datum zahájení nebo dokončení automaticky naplánovaného úkolu. Existují tři typy omezení:

  • Pružná omezení nemají přiřazená konkrétní data. Nastavení těchto omezení umožňuje zahájit úkoly co nejdříve nebo co nejpozdněji, s ukončením úkolu před dokončením projektu, s jinými omezeními a závislostmi mezi úkoly v plánu.

  • Polopružná omezení vyžadují přiřazené datum řídící první nebo poslední možné zahájení nebo dokončení úkolu. Tato omezení umožňují dokončit úkol libovolně, pokud se tak dodrží konečný termín zahájení nebo dokončení.

  • Pevná omezení vyžadují přiřazené datum, které řídí datum zahájení nebo datum dokončení daného úkolu. Tato omezení se používají, pokud potřebujete do plánu zahrnout i vnější faktory, jako například dostupnost vybavení a zdrojů, konečné termíny, milníky a data zahájení a dokončení.

Tip k řízení projektu: V téměř všech případech používejte omezení typu Co nejdříve. To poskytuje plánovacímu modulu největší flexibilitu při určování ideálního data dokončení projektu.

Nastavená omezení úkolů můžete ihned zjistit dvěma způsoby:

  • Chcete-li ověřit nebo změnit omezení úkolu, klikněte pravým tlačítkem na úkol, klikněte na příkaz Informace o úkolu a poté klikněte na kartu Upřesnit. Informace o omezení jsou uvedeny v polích Typ omezení a Datum omezení.

  • Pokud je omezení jakékoli jiné než Co nejdříve či Co nejpozději, zobrazí se ve všech zobrazení listu, jako je například Ganttův diagram, ve sloupci Ukazatele grafický indikátor přiřazený k typu omezení.

Omezení s středně pružnou pružností plánování omezí zahájení nebo ukončení úkolu před nebo po datu, které zvolíte. Například úkol s omezením Zahájit po dnem (včetně) pro 15. června a závislostí typu Dokončení-Zahájení na jiném úkolu může být dokončen 15. června, pokud jeho předchůdce dokončíte do 15. června (nebo později, pokud jeho předchůdce skončí po 15. červnu), ale není možné ho naplánovat do 15. června. Může se například použít omezení vhodných pro stavební povolení, která jsou povolena pouze po určitou dobu. V tomto případě mohou být použita omezení typu SNET nebo FNLT.

Stav před a po použití omezení

Obrázek tlačítka V případě, že je u těchto úkolů použita výchozí relace typu Dokončení-Zahájení a u těchto úkolů je použito omezení Typu Co nejdříve, je následník (druhý úkol) naplánován na zahájení v době, kdy je naplánováno dokončení předchůdce (prvního úkolu).

Obrázek tlačítka Při použití omezení typu SÍŤ SNET nemůže být následník dokončen před datem omezení, a to ani v případě (jak je zde uvedeno) dokončení předchůdce před datem omezení.

V následující tabulce je seznam omezení dostupných v aplikaci Project.

Typ omezení

Název omezení

Popis

Pružné

Co nejpozději

Naplánuje úkol co nejpozději, s dokončením před koncem projektu, bez zpoždění pozdějších úkolů. Toto je výchozí omezení pro úkoly při plánování od data dokončení projektu. K úkolům s tímto omezením nezadávejte data zahájení ani dokončení.

Pružné

Co nejdříve

Naplánuje úkol tak, aby byl zahájen co nejdříve. Toto je výchozí omezení pro úkoly při plánování od data zahájení projektu. K úkolům s tímto omezením nezadávejte data zahájení ani dokončení.

Polopružné

Zahájit po dni (včetně)

Naplánuje úkol tak, aby byl zahájen v konkrétní den nebo později. Toto omezení použijte, chcete-li zajistit, aby úkol nebyl zahájen před daným dnem.

Polopružné

Dokončit po dni (včetně)

Naplánuje úkol tak, aby byl dokončen v konkrétní den nebo později. Toto omezení použijte, chcete-li zajistit, aby úkol nebyl dokončen před daným dnem.

Polopružné

Zahájit před dnem (včetně)

Naplánuje úkol tak, aby byl zahájen v konkrétní den nebo dříve. Toto omezení použijte, chcete-li zajistit, aby úkol nebyl zahájen po daném dni.

Polopružné

Dokončit před dnem (včetně)

Naplánuje úkol tak, aby byl dokončen v konkrétní den nebo dříve. Toto omezení použijte, chcete-li zajistit, aby úkol nebyl dokončen po daném dni.

Nepružné

Musí být dokončen

Naplánuje úkol tak, aby byl dokončen v konkrétní den. Nastaví nejdříve možná, plánovaná a nejpozději možná data dokončení na zadaný den a zakotví úkol do plánu.

Nepružné

Musí být zahájen

Naplánuje úkol tak, aby byl zahájen v konkrétní den. Nastaví nejdříve možná, plánovaná a nejpozději možná data dokončení na zadaný den a zakotví úkol do plánu.

Ve výchozím nastavení je u všech úkolů v projektu plánovaném od data zahájení použito omezení Co nejdříve. Stejně tak je ve výchozím nastavení u všech úkolů v projektu plánovaném od data dokončení použito omezení Co nejpozději.

Pevná omezení obvykle přepíšou závislosti mezi úkoly a omezují úkol na datum, které zvolíte. Například úkol s omezením Musí být dokončen (MSO) pro 30. září a závislost typu Dokončení-Zahájení na jiný úkol bude vždy naplánován na 30. září bez ohledu na to, jestli jeho předchůdce skončí dřív nebo pozdě. Toto chování můžete změnit. Klikněte na Soubor,klikněte na Možnosti,klikněte naPlán a pak zaškrtněte políčko Úkoly vždy se budou respektovat data omezení.

Začátek stránky

Vliv typů úkolů na plán

Typy úkolů se vztahují jenom na automaticky naplánované úkoly a mají tři typy: pevné jednotky, pevnou práci a pevnou dobu trvání. Project se podívá na typ úkolu a určí, jak se bude při plánování projektu v aplikaci Project chovat doba trvání, práce a jednotky.

V následující tabulce je uveden vliv na plánování u jednotlivých typů úkolů po úpravě jedné z výše uvedených položek.

Typ úkolu

Upravené jednotky

Upravená doba trvání

Upravená práce

Úkol typu Pevné jednotky

Bude přepočítána doba trvání.

Přepočítá se práce.

Přepočítá se doba trvání.

Úkol typu Pevná práce

Bude přepočítána doba trvání.

Budou přepočítány jednotky.

Bude přepočítána doba trvání.

Úkol typu Pevná doba trvání

Bude přepočítána práce.

Přepočítá se práce.

Budou přepočítány jednotky.

  • Chcete-li změnit typ úkolu, poklikejte na název úkolu v Ganttově diagramu a potom klikněte na kartu Upřesnit.

Příklady

Máte například úkol s pevnými jednotkami, 1 jednotka zdroje na plný úvazek pracující 8 hodin každý den. Úkol nastavíte na dobu trvání 10 dní, tedy 80 hodin Práce.

  • Pokud zjistíte, že s úkolem může pomoci další zdroj na plný úvazek, aplikace Project přepočítá dobu trvání úkolu. Úkol má nyní přiřazeny dvě jednotky, doba trvání je 5 dní, celkem 80 hodin práce.

  • Pokud zjistíte, že na úkol máte jen 8 dní místo 10, aplikace Project přepočítá práci úkolu. Úkol bude mít dobu trvání 8 dní, 64 hodin práce a 1 jednotku zdroje.

  • Pokud zjistíte, že úkol zabere dodatečných 20 hodin práce, aplikace Project přepočítá dobu trvání úkolu. Úkol nyní zabírá 100 hodin práce, má dobu trvání 12,5 dní a 1 jednotku zdroje.

Další varianta je, že máte stejný úkol, avšak s pevnou prací. To znamená, že úkol může zabrat pouze takové množství práce, které určíte, ani více, ani méně. V tomto příkladu má úkol k dispozici 1 zdroj na plný úvazek 8 hodin každý den, úkol má dobu trvání 10 dní, tedy 80 hodin práce.

  • Pokud zjistíte, že s úkolem může pomoci další zdroj na plný úvazek, aplikace Project přepočítá dobu trvání úkolu. Úkol má nyní přiřazeny 2 jednotky, dobu trvání 5 dní a 80 hodin práce.

  • Pokud zjistíte, že na úkol máte jen 8 dní místo 10, aplikace Project přepočítá jednotky zdroje úkolu. Pro odpracování 80 hodin za 8 dní je potřeba přiřadit 1,25 jednotek zdroje. Jednotka zdroje, která je na úkol momentálně přiřazena, je vytížena na 125 %. Je třeba přiřadit další jednotku zdroje, aby kompenzovala zvýšených 25 % vytížení.

  • Pokud zjistíte, že úkol zabere dodatečných 20 hodin práce, aplikace Project přepočítá dobu trvání úkolu. Úkol nyní zabírá 100 hodin práce, má dobu trvání 12,5 dní a 1 jednotku zdroje.

Poslední varianta je, že máte stejný úkol, avšak s pevnou dobou trvání. To znamená, že se úkol musí dokončit za dobu, kterou určíte. Opět je k dispozici 1 zdroj na plný úvazek 8 hodin každý den, doba trvání je 10 dní, tedy 80 hodin práce.

  • Pokud zjistíte, že s úkolem může pomoci další zdroj na plný úvazek, aplikace Project přepočítá práci přiřazenou každému zdroji. Když byl úkol přiřazen pouze jednomu zdroji, musel tento zdroj odpracovat 80 hodin. Když jsou úkolu přiřazeny dva zdroje, musí každý odpracovat 40 hodin, stále za 10 dní doby trvání, celkem stále 80 hodin práce. Přiřazením dalšího zdroje jsou oba vytíženy pouze na 50 %, což umožňuje, aby bylo zbylých 50 % vytížení věnováno jiným úkolům.

  • Pokud zjistíte, že na úkol máte jen 8 dní místo 10, aplikace Project přepočítá práci úkolu. Úkol bude mít dobu trvání 8 dní, 64 hodin práce a 1 jednotku zdroje.

Pokud zjistíte, že úkol zabere dodatečných 20 hodin práce, aplikace Project přepočítá jednotky zdroje úkolu, takže dodatečnou práci lze stále dokončit v době trvání 10 dní. Úkol nyní zabírá 100 hodin práce, má dobu trvání 10 dní a 1,25 jednotek zdroje. Přiřazená jednotka zdroje je vytížena na 125 %. Je třeba přiřadit další zdroj, aby kompenzoval zvýšených 25 % vytížení.

Poznámka: Protože přiřazení Nákladové zdroje nemá hodnoty pro práci ani jednotky, nebudou tyto hodnoty přepočítány při změně data dokončení nebo data zahájení úkolu. Naopak při přiřazení nákladových zdrojů se nikdy nepřepočítávají data zahájení a ukončení, protože nelze měnit práci ani jednotky.

Následující tabulka obsahuje skutečnosti týkající se typů úkolů, které je důležité mít na paměti.

Tipy a problematická místa

Vysvětlení

Věnujte pozornost úkolům řízeným úsilím

Vyberete-li v rozevíracím seznamu Typ úkolu položku Pevná práce, nebude možné u tohoto úkolu změnit nastavení zaškrtávacího políčka Řízený úsilím. Úkoly s pevnou prací nemají flexibilní hodnoty práce, a proto jsou pokaždé řízeny úsilím. Další informace o úkolech řízených úsilím najdete dále v tomto článku.

Přidání sloupce pro změnu typu úkolu

Zobrazit a měnit typ každého úkolu lze přímo z obrazovky vložením pole Typ. Klikněte na sloupec vpravo od pozice, kam chcete vložit nový sloupec, klikněte na nabídku Vložit a vyberte položku Sloupec. V seznamu Název pole vyberte položku Typ.

Souhrnné úkoly jsou vždy typu Pevná doba trvání

Souhrnné úkoly jsou vždycky typu Pevná doba trvání, protože data zahájení a dokončení souhrnného úkolu se určují na základě jeho dílčích úkolů.

Při vytváření osnovy používejte odsazení, ne typy úkolů

Pokud chcete změnit hierarchickou strukturu úkolu nebo dílčího úkolu jako části struktury osnovy projektu, je třeba namísto změny typu úkolu zmenšit či zvětšit odsazení úkolu nebo přidat konečný termín.

Nezaměňujte omezení úkolů, jako je například omezení typu Co nejdříve, s typy úkolů

Chcete-li omezit způsob výpočtu dat zahájení a dokončení v aplikaci Project, je třeba nastavit omezení úkolu, nikoli typ úkolu.

Začátek stránky

Vliv plánování řízeného úsilím na plán

Pro všechny úkoly platí, že po přiřazení zdroje se úkol naplánuje podle tohoto vzorce (za předpokladu, že jsou úkoly výchozího typu s pevnými jednotkami):

Duration = Work / Units

U libovolného úkolu můžete vybrat, která část rovnice Project vypočítá nastavením typu úkolu. Když na úkol přiřadíte lidi nebo je z úkolu odeberete, Project dobu trvání úkolu zkrátí na základě počtu zdrojů, které jsou k úkolu přiřazené, ale Project nezmění celkovou práci na úkolu. Tato metoda se nazývá Plánování řízené úsilím. Toto nastavení je obvykle vypnuté. Pokud ji chcete zapnout, kliknětena Soubor, kliknětena Možnosti, potomna Plán a zaškrtněte políčko Nové úkoly řízené úsilím.

Ačkoli plánování řízené úsilím ve většině scénářů funguje, nastanou případy, kdy tento postup budete chtít změnit tak, aby přesněji odrážel, co se s konkrétním úkolem děje při přidání nebo odebrání zdrojů. Například chcete, aby se celková práce s přibývajícím počtem lidí pracujících na určitém úkolu zvýšila.

  1. Pravým tlačítkem myši klikněte na úkol, klikněte na ikonu Obrázek tlačítka a potom klikněte na kartu Upřesnit.

  2. Zrušte zaškrtnutí políčka Řízený úsilím.

Poznámka: Plánování řízené úsilím nelze odstranit z úkolů s pevnou prací. Úkoly s pevnou prací nemají flexibilní hodnoty Práce a jsou proto vždy řízeny úsilím.

Při práci s plánováním řízeným úsilím, mějte na paměti následující informace:

Tipy a problematická místa

Vysvětlení

Řízení úsilím se nevztahuje na první přiřazený zdroj

Propočty řízené úsilím se zobrazí pouze poté, co úkolu přiřadíte zadání prvního zdroje. Po přiřazení prvních zdrojů se již nemění hodnota práce, ani při změně počtu zdrojů přiřazených danému úkolu.

Úkoly typu Pevné jednotky

Pokud je úkol typu Pevné jednotky, zkracuje přiřazení dalšího zdroje dobu trvání úkolu.

Úkoly typu Pevná doba trvání

Pokud je úkol typu Pevná doba trvání, snižuje přiřazení dalšího zdroje hodnotu jednotek pro zdroje.

Úkoly typu Pevná práce

Pokud je úkol typu Pevná práce, zkracuje přiřazení dalšího zdroje dobu trvání úkolu.

Některé úkoly nemohou být řízené úsilím

Souhrnný úkol ani vložený projekt nelze nastavit jako Řízený úsilím.

Začátek stránky

Vliv ručního a automatického plánování na plán

Znalost rozdílu mezi ručně naplánovaný úkol a automaticky naplánovaný úkol je klíčová k pochopení toho, jak aplikace Project plánuje projekt.

Obecně řečeno, ručně plánované úkoly vám umožňují ovládat vytváření plánu. Když do plánu přidáte úkol, zůstane vložený na daném místě. To ale není vždycky ten nejlepší způsob návrhu plánu, zvlášť v případech, kdy se zvyšuje složitost projektu a pomocí automaticky plánovaných úkolů byste mohli využít výkonný plánovací modul Projectu.

Podívejte se na následující obrázek. Zobrazuje dva různé typy úkolů, první dva úkoly naplánované ručně a poslední dva automaticky.

Vysvětlení ručně a automaticky naplánovaných úkolů

Všimněte si, že u ručně plánovaných úkolů je doba trvání textová hodnota i číslo. Protože může být doba trvání textová hodnota, nebyl v aplikaci Project automaticky nastaven datum zahájení a pruh Ganttova diagramu je zobrazen pouze částečně, aby odrážel nejistotu plánu úkolů v tomto okamžiku.

U automaticky naplánovaného úkolu je doba trvání číselná hodnota s připojenou jednotkou času, třeba „12 h“, která vyjadřuje dobu trvání 12 hodin. Jak vyplývá z jejich definice, automaticky plánované úkoly mají platné doby trvání, data zahájení a data ukončení, a proto Project vykresluje jejich pruhy automaticky.

Informace, které poskytnete pro ručně plánované úkoly, můžou mít někdy malý háček. Všechno, co Project potřebuje, aby vykreslil pruhy na ručně naplánovaném úkolu, jsou tři časové údaje: doba trvání, datum zahájení a datum dokončení. Pokud u ručně plánovaného úkolu nastavíte dvě z těchto hodnot, vypočítá se třetí hodnota v Projectu automaticky a úkol zůstane naplánovaný ručně. Toto „neočekávané“ chování Projectu mějte proto vždycky na paměti.

Poznámka: Úkoly se standardně plánují ručně. Projektoví manažeři, kteří jsou zvyklí na automatické plánování ve starších verzích Projectu, můžou teď novou funkci ručního plánování pro konkrétní úkoly nebo pro celý projekt vypnout. Některé projekty, hlavně ty komplikované, můžou vyžadovat, aby se výkonný systém plánování Projectu postaral o plánování za vás. Když chcete nastavit automatické plánování všech úkolů, klikněte v dolní části okna aplikace Project na tlačítko Nové úkoly: Automaticky naplánované

Ručně naplánované úkoly

Ručně naplánovaný úkol můžete umístit kamkoli do plánu a Project ho nebude přemisťovat. Tato nová funkce poskytuje větší pružnost a možnosti ovládání tvorby plánu.

Proč je to důležité? Plány projektů bývají často velmi neformální. Začínají jako jednoduché seznamy kalendářních dat získaných z e-mailů, ze schůzek s účastníky nebo z konverzací na chodbě. Vedoucí projektu nemají velmi často úplné informace o všech pracovních položkách. Například pouze ví, kdy má být úkol zahájen, avšak jeho dobu trvání se dozví až na základě odhadů členů svého týmu. Nebo mohou znát dobu trvání úkolu, ale datum zahájení se dozví až po schválení od správce zdrojů.

Při práci s ručně plánovanými úkoly mějte na paměti následující skutečnosti:

  • Nikdy se neztratíte: Ručně plánované úkoly mají vlastní indikátory a pruhy úkolů, které je pomáhají odlišit od „klasických“ automaticky plánovaných úkolů.

  • Všechno je možné: Když je úkol v režimu ručního plánování, mohou být sloupce Doba trvání, Zahájení a Dokončení prázdné nebo mohou spolu se zjistitelnými daty obsahovat textové hodnoty.

  • Přepínání mezi režimy plánování: Můžete libovolně přepínat z ručního plánování úkolu na automatické a zpátky. Buďte ale opatrní. Když změníte režim plánování úkolu z ručního na automatické, bude Project muset udělat určitá rozhodnutí. Pokud byla doba trvání úkolu „čtrnáct dní“ a nastavíte automatické plánování úkolu, Project obvykle nastaví předpokládanou dobu trvání „1 den?“. Od Projectu se dá těžko očekávat schopnost rozpoznat, že čtrnáct dní představuje dobu dvou týdnů.

  • Řízení skluzu: Pokud musí být ručně naplánovaný úkol zpožděn v důsledku skluzu, nebude jeho následník automaticky odsunut. Vedoucí projektů se mohou rozhodnout zachovat původní data, pokud jsou jejich zdroje schopné pokračovat podle plánu, nebo zpozdit následníka, jestliže jsou mezi úkoly pevné závislosti.

  • Vliv řízení úsilím:    Ručně plánované úkoly se nedají nastavit jako řízené úsilím. Doba trvání ručně naplánovaného úkolu se nezmění, pokud má k sobě přiřazených víc nebo míň zdrojů. Další informace najdete dále v tomto článku.

Následující tabulka ukazuje, jak jsou definovány atributy aplikace Project a jak se používají k plánování ručně a automaticky plánovaných úkolů.

Položka

Ručně naplánované

Automaticky naplánované

Doba trvání

Může představovat číslo, datum nebo textovou informaci, jako například „14d“ nebo „čtrnáct dní“. Pokud hodnota není ve formátu rozpoznatelném jako doba trvání, nebude ji aplikace Projekt používat při plánování projektu.

Lze používat pouze čísla představující časový úsek a jednotky, jako například „14d“ nebo „2 měsíce“.

Práce

Lze používat pouze čísla představující časový úsek a jednotky, jako například „14d“ nebo „2 měsíce“.

Lze používat pouze čísla představující časový úsek a jednotky, jako například „14d“ nebo „2 měsíce“.

Zdroje

Lze je přiřadit k úkolům. Aplikace Project nepoužívá kalendáře zdrojů k plánování úkolů.

Lze je přiřadit k úkolům. V aplikaci Project pomáhají určit optimální plán. Na rozdíl od ručně plánovaných úkolů změní dobu trvání úkolů, pokud jsou úkoly nastaveny jako řízené úsilím.

Datum zahájení

Může jít o číslo, datum nebo textovou informaci, například "30. ledna" nebo "Někdy brzy". Pokud hodnota není ve formátu rozpoznatelném jako čas, nebude ji aplikace Project používat při plánování projektu.

Lze používat pouze informace kalendářních dat. Můžete však použít hodnoty jako „dnes“ a „zítra“, které jsou v aplikaci Project vyhrazeny pro automaticky plánované úkoly.

Datum dokončení

Může to být datum nebo textová informace, například "30. ledna" nebo "Někdy brzy". Nevyužítá aplikace Project k plánování projektu.

Lze používat pouze informace kalendářních dat. Můžete však použít hodnoty jako „dnes“ a „zítra“, které jsou v aplikaci Project vyhrazeny pro automaticky plánované úkoly.

Omezení

Aplikace Project je ignoruje.

V aplikaci Project pomáhají určit optimální plán.

Závislosti (vazby)

Dají se použít, ale nezmění plánování úkolu. Vazby úkolů ale přeplánují úkol při prvním použití.

Lze je použít a změní plánování úkolu.

Kalendáře projektů a zdrojů

Aplikace Project je ignoruje.

V aplikaci Project pomáhají určit optimální plán.

Automaticky naplánované úkoly

Automaticky naplánované úkoly jsou klasický způsob plánování úkolů v aplikaci Project. Automatické plánování poskytuje vysoce strukturované, systematické prostředky pro řízení plánů projektů. V závislosti na vstupech zadaných uživateli, jako je doba trvání úkolu, plánovaná práce, počet zdrojů a data omezení, aplikace Project plánuje nejdřívější a nejpozdější data úkolů v optimálním plánu.

Aplikace Project plánuje projekt z následujících zadaných informací:

  • Všeobecné informace o projektu.

  • Jednotlivé pracovní položky (nazývané úkoly) nutné k dokončení projektu.

  • V případě potřeby prostředky potřebné k dokončení těchto úkolů.

Pokud se po vytvoření plánu změní jakékoli okolnosti související s projektem, můžete úkoly nebo zdroje aktualizovat a aplikace Project plán upraví.

Ke každému úkolu můžete zadat jeden či všechny následující údaje:

  • Doby trvání

  • Závislosti mezi úkoly

  • Omezení

Z těchto informací aplikace Project vypočítá Datum zahájení a Datum dokončení všech úkolů.

Do projektu můžete zadat zdroje a jejich přiřazením k úkolům označit, který zdroj je zodpovědný za provedení každého Přiřazení. To je užitečné nejenom při plánování lidských zdrojů projektu, ale může vám to pomoci i při kalkulaci počtu potřebných strojů nebo množství spotřebovaného materiálu. Pokud zadáte zdroje, jsou plány úkolů dále zdokonaleny pomocí následujících informací o zdrojích:

  • Práce

  • Jednotky

  • Pracovní doby a mimopracovní doby zadané v kalendářích

Další prvky, jako například Předstih a Prodleva pro odkazy, tyky úkolů, prostředek Dostupnost a Řídicí zdroj, můžou mít vliv na plánování, a proto znalost projevů těchto prvků může pomoct při udržování a úpravách plánu podle potřeby.

Poznámka: Aplikace Project počítá dobu trvání automaticky plánovaných úkolů na základě definic jednotek doby trvání (klikněte na kartu Soubor, položku Možnosti a poté klikněte na položku Plán). Stejně jako v běžném měsíčním kalendáři začíná rok v lednu a každý týden začíná nedělí nebo pondělím. Když aplikace Project počítá jednotky doby trvání, rovná se ve výchozím nastavení jeden den 8 hodinám, jeden týden 40 hodinám a jeden měsíc 20 pracovním dnům. Zadáte-li data zahájení a dokončení úkolů a nezadáte časy zahájení a dokončení, použije aplikace Project jako výchozí čas zahájení 8:00 ráno a jako výchozí čas dokončení 17:00 hodin.

Změna režimu plánování úkolů

Plánování úkolu můžete měnit z automatického na ruční a zpět (klikněte na kartu Soubor, položku Možnosti a poté klikněte na položku Plán). Při změně režimu plánování úkolu vezměte v úvahu následující skutečnosti:

  • Úkol, jehož režim plánování změníte na automatický, bude mít dobu trvání a data nastavená podle výchozího nastavení Projectu. Aplikace Project například změní ručně plánovaný úkol s dobou trvání „Několik týdnů“ na výchozí hodnotu „1 den?“. V úkolu s ručně zadaným datem zahájení „zítra“ se při jeho změně na automaticky plánovaný úkol datum zahájení změní na datum zahájení projektu.

  • Úkol, u kterého změníte plánování na ruční, si zachová doby trvání i data. Po změně plánování úkolu na ruční však mohou být hodnoty doby trvání a data jakékoli číslo, text nebo hodnota kalendářního data.

Začátek stránky

Vliv plovoucího plánování (neboli plánování s časovou rezervou) na plán

Plovoucí plánování (nazývané taky časová rezerva) pomáhá najít úkoly, kterými je možné pohybovat, aniž by se změnilo datum dokončení projektu. Můžete zobrazit úkoly, které se dají v dané chvíli posunout bez vlivu na kritickou cestu (Celková časová rezerva), nebo úkoly, které jde posunout před tím, než ovlivní úkol, k němuž jsou připojené (Volná časová rezerva).

Níže jsou uvedeny dva způsoby zobrazení plovoucího plánování v plánu.

  • Při zobrazení Ganttova diagramu, klikněte na kartu Formát a poté zaškrtněte políčko Časová rezerva. Plovoucí plánování se zobrazí jako tenká čára připojená ke konci či začátku pruhů Ganttova diagramu.

  • Použijte zobrazení Podrobný Ganttův diagram. Klikněte na kartu Zobrazení, klikněte na tlačítko Další zobrazení, klikněte na položku Další zobrazení, klikněte na položku Podrobný Ganttův diagram a poté klikněte na tlačítko Použít.
    Teď se vraťte do Ganttova diagramu, klikněte na Tabulkya potom klikněte na Plán.

Níže je uvedeno několik bodů týkajících se plovoucího plánování, které je vhodné mít na paměti.

Tipy a problematická místa

Vysvětlení

Pozor na nepružná omezení

Pokud má úkol s omezením na datum předchůdce, který je dokončen příliš pozdě na to, aby byl následník zahájen v den stanovený v omezení, může dojít k záporné časové rezervě. Záporná časová rezerva ještě více omezí datum dokončení projektu.

Data konečného termínu změní celkovou časovou rezervu

Data konečných termínů mohou mít vliv na celkovou časovou rezervu úkolů. Zadáte-li datum konečného termínu před koncem celkové časové rezervy úkolu, bude celková časová rezerva přepočtena použitím data konečného termínu namísto pozdějšího data dokončení úkolu. Úkol se změní na kritický, jestliže celková časová rezerva dosáhne hodnoty nula.

Začátek stránky

Vliv konečného termínu na plán

Data konečných termínů obvykle nemají vliv na plánování úkolů. Slouží k označení cílového data, které chcete splnit, aniž by bylo nutné nastavovat omezení úkolů, která by mohla ovlivnit plánování v případě změny úkolů Předchůdce. Úkol s konečným termínem je plánován stejně jako jakýkoli jiný úkol, jestliže je však úkol dokončen po konečném termínu, zobrazí Project indikátor úkolu upozorňující na zmeškaný konečný termín.

Chcete-li ověřit nebo změnit konečný termín úkolu, klikněte pravým tlačítkem na úkol, klikněte na příkaz Informace o úkolu a poté klikněte na kartu Upřesnit. Použijte pole Konečný termín.

Data konečných termínů mohou mít vliv na celkovou časovou rezervu úkolů. Zadáte-li datum konečného termínu před koncem celkové časové rezervy úkolu, bude celková časová rezerva přepočtena použitím data konečného termínu namísto pozdějšího data dokončení úkolu. Úkol se změní na kritický, jestliže celková časová rezerva dosáhne hodnoty nula.

Konečné termíny můžete zadat u souhrnných i jednotlivých úkolů. Pokud konečný termín souhrnného úkolu koliduje s některým z dílčích úkolů, upozorní indikátor konečného termínu na nesplněný konečný termín mezi dílčími úkoly.

Data konečných termínů však mohou mít vliv na plánování úkolů, pokud nastavíte datum konečného termínu u úkolu s omezením Co nejpozději. Dokončení úkolu je naplánováno na datum konečného termínu, ačkoli úkol může být dokončen po konečném termínu v případě, že dojde ke zpoždění jeho předchůdců.

Začátek stránky

Vliv kalendářů na plán

Kalendáře určují standardní Pracovní doba a nepracovní dobu (víkendy a svátky) projektu.

Poznámka: Data ručně plánovaných úkolů (jsou-li zadány) se nemění na základě změn provedených v kalendářích projektu nebo zdrojů.

Pomocí kalendářů projektu můžete zjistit dostupnost zdroje, jak jsou zdroje přiřazené k úkolu naplánovány a jak jsou naplánovány úkoly samotné. Kalendáře projektu a úkolů se používají při plánování úkolů a v případě, že jsou k úkolům přiřazeny zdroje, používají se i kalendáře zdrojů.

Kalendáře si vzájemně přepisují nastavení následujícími způsoby.

  1. Když vytvoříte úkol, je naplánovaný v kalendáři projektu.

  2. Když přidáte k úkolu zdroj, řídí naplánování úkolu kalendář zdroje.

  3. Když přidáte k úkolu kalendář a v poli informací o úkolu ho nastavíte na Plánování ignoruje kalendáře zdrojů, řídí naplánování kalendář úkolu, který ignoruje plány zdrojů přiřazených k úkolu.

Chcete-li pracovat s kalendáři, klikněte na kartu Projekt a poté klikněte na tlačítko Změnit pracovní dobu.

Typ kalendáře

Popis

Základní kalendáře   

Vycházejí z nich ostatní typy kalendářů. Základní kalendář taky můžete vybrat jako kalendář projektu a můžete ho použít u úkolů jako kalendář úkolu nebo jako výchozí hodiny kalendáře zdroje. Na základě některého z dostupných základních kalendářů si můžete vytvořit vlastní základní kalendář.

Project nabízí tři základní kalendáře:

Standardní kalendář    Standardní kalendář je výchozím kalendářem projektu a základem kalendářů zdrojů. Tento kalendář odpovídá tradičnímu pracovnímu plánu: pondělí až pátek od 8:00 do 17:00 s hodinovou přestávkou.

Čtyřiasátýhodinový kalendář     Čtyřiadvacetihodinový kalendář neobsahuje žádnou mimopracovní dobu. Můžete ho použít, když plánujete zdroje a úkoly pro různé směny nepřetržitého provozu nebo když zdroje typu zařízení pracují na úkolech nepřetržitě.

Kalendáře nočních směn:    Kalendář nočních směn odpovídá plánu nočních směn od 23:00 v pondělí večer do 8:00 v sobotu ráno s hodinovou přestávkou.

Kalendáře projektu   

Nastavují standardní pracovní a mimopracovní doby pro projekt jako celek. Pokud se nepoužívají kalendáře zdrojů nebo úkolů, plánují se ve výchozím nastavení úkoly během pracovní doby stanovené v kalendáři projektu.

Kalendáře zdrojů   

Jsou obvykle založené na kalendáři projektu v okamžiku vytvoření zdroje. Můžete změnit pracovní či mimopracovní dobu konkrétních zdrojů nebo skupiny zdrojů a zajistit tak, že jsou zdroje plánované jenom v době, kdy jsou k dispozici. Pokud změníte pracovní nebo mimopracovní dobu v kalendáři zdroje a zdroj je přiřazený k úkolu, je úkol plánovaný během pracovní doby stanovené v kalendáři zdroje. To může mít vliv taky na datum dokončení úkolu.

Zdroje můžou zdědit mimopracovní dobu ze základního kalendáře nebo můžou přepsat tuto dobu nastavením mimopracovní doby z kalendáře zdroje.

Kalendáře úkolů   

Můžete je použít ke stanovení pracovní doby úkolů mimo pracovní doby určené v kalendáři projektu. Kalendáře úkolů se vytvářejí stejně jako jiné kalendáře. Pokud je k úkolu přiřazený kalendář úkolu a zdroj přiřazený k úkolu má ve svém kalendáři zdroje jiné pracovní doby, úkol se naplánuje na překrývající se pracovní doby v těchto dvou kalendářích. U úkolu ale můžete nastavit možnost ignorovat kalendáře zdrojů a naplánovat úkol na mimopracovní dobu zdroje.

Pokud není u úkolu zadaný žádný kalendář, naplánuje se úkol pomocí kalendáře projektu.

Začátek stránky

Řízení plánu pomocí přiřazení zdrojů

Pokud v projektu nepřiřadíte zdroje k úkolům, počítá aplikace Project plán pomocí dob trvání, závislostí úkolů, omezení a informací kalendářů projektu a úkolů. Jestliže zdroje přiřadíte, plánují se úkoly také podle kalendářů zdrojů a Jednotky přiřazení a získáte tak přesnější plánování.

Poznámka: Kalendáře zdrojů nemají vliv na ručně plánované úkoly. Pokud je zdroj přiřazen k ručně plánovanému úkolu, plánování úkolu se nezmění.

Přiřazení je spojení konkrétního úkolu s konkrétním zdrojem, který je zodpovědný za dokončení úkolu. Úkolu lze přiřadit více zdrojů. Úkolům můžete přiřadit pracovní zdroje, materiálové zdroje a Nákladové zdroje. Na rozdíl od pracovních zdrojů nemá přiřazení materiálových a nákladových zdrojů vliv na plánování úkolů.

Projekt například obsahuje úkol s názvem Vývoj specifikací. Mate také inženýrský zdroj se jménem Svoboda. Přiřadíte-li pracovníka Svobodu k úkolu Vývoj specifikací, bude plánování tohoto úkolu záviset kromě informací o úkolu, jako jsou doba trvání, závislosti úkolu, omezení a kalendáře, také na kalendáři zdroje Svobody a jednotkách přiřazení.

Jakmile v projektu přiřadíte zdroje k úkolům, má aplikace Project kromě plánování podle informací o úkolech další informace o zdrojích a přiřazeních, které používá při výpočtu informací o plánování. Jsou to následující informace:

Atribut nebo nastavení zdroje

Vysvětlení

Práce   

Množství Práce nebo přesčasu, k nimž je zdroj přiřazený, a způsob distribuce této práce v čase. Distribuce práce v čase může být ovlivněná taky rozvrhem práce.

Jednotky přiřazení   

Počet jednotek přiřazení zdroje u úkolu, tedy částečný úvazek, plný úvazek nebo více.

Typ úkolu   

Typ úkolu, který ovlivňuje způsob, jakým se změní plán při úpravě existujícího přiřazení. Používají se tři typy úkolů: pevná jednotka, pevná doba trvání a pevná práce.

Řízený úsilím   

Určuje, jestli je úkol řízený úsilím. Pokud ano, zůstává práce úkolu při přidávání zdrojů k přiřazení nebo jejich odebírání z přiřazení konstantní a přerozdělí se mezi zdroje. Například u úkolu s pevnými jednotkami je jeden výsledek takový, že pokud je přiřazených více zdrojů, vyžaduje se k dokončení úkolu kratší doba trvání. Další informace o nastavení řízení úsilím najdete výš v tomto článku.

Kalendáře   

Kalendáře zdrojů. V aplikaci Project jsou přiřazené zdroje plánovány na základě pracovní a mimopracovní doby uvedené v kalendáři příslušného zdroje.

Rozvrhy práce   

Rozvrhy práce umožňují optimalizovat dobu, kdy zdroje pracují na úkolech, například během fáze nájezdu.
V zobrazení Používání úkolů klikněte pravým tlačítkem myši na název zdroje přiřazeného k úkolu a potom vyberte předdefinovaný pracovní model v rozvrhu práce. V zobrazení používání úkolů v oddílu časového uspořádání můžete po výběru modelu ručně optimalizovat hodiny.

Chcete-li přiřadit zdroje k úkolům, klikněte na kartě Zdroj na tlačítko Přiřadit zdroje.

Začátek stránky

Další technické informace o plánování v aplikaci Project

Začátek stránky

Tyto instrukce platí pro Microsoft Project 2007.

Co se chcete dozvědět?

Obrázek: Jak je projekt plánovaný?

Aplikace Project plánuje projekt z následujících zadaných informací:

  • Všeobecné informace o projektu.

  • Jednotlivé pracovní položky (nazývané úkoly) nutné k dokončení projektu.

  • V případě potřeby prostředky potřebné k dokončení těchto úkolů.

Pokud se po vytvoření plánu změní jakékoli okolnosti související s projektem, můžete úkoly nebo zdroje aktualizovat a aplikace Project plán upraví.

Ke každému úkolu můžete zadat jeden či všechny následující údaje:

  • Doby trvání

  • Závislosti mezi úkoly

  • Omezení

Z těchto informací aplikace Project vypočítá Datum zahájení a Datum dokončení všech úkolů.

Do projektu můžete zadat zdroje a jejich přiřazením k úkolům označit, který zdroj je zodpovědný za provedení každého Přiřazení. To je užitečné nejenom při plánování lidských zdrojů projektu, ale může vám to pomoci i při kalkulaci počtu potřebných strojů nebo množství spotřebovaného materiálu. Pokud zadáte zdroje, jsou plány úkolů dále zdokonaleny pomocí následujících informací o zdrojích:

  • Práce

  • Jednotky

  • Pracovní doby zadané v kalendářích

Plánování mohou mít vliv i další prvky, například Předstih a Prodleva, typy úkolů, Dostupnost zdrojů a Řídicí zdroj, takže když si budete rozumět, jaké efekty tyto prvky ovlivní, můžete si udržet a upravit plán podle potřeby.

Začátek stránky

Vliv data zahájení projektu na plán

Pokud pro projekt zadáte datum zahájení, ve výchozím nastavení Project naplánuje úkoly tak, aby začaly k datu zahájení projektu, a vypočítá Datum dokončení projektu na základě posledního úkolu, který je dokončen. Při zadávání dalších informací o úkolech, jako jsou závislosti úkolu, doby trvání a omezení, aplikace Project upraví plán tak, aby odrážel přesnější data úkolů.

Stav před a po vytvoření závislosti mezi úkoly

Obrázek tlačítka Při vytváření nového projektu nejdříve zadáte datum zahájení projektu. Při plánování projektu od data zahájení začínají všechny úkoly k datu zahájení projektu, pokud neurčíte jinak.

Obrázek tlačítka Není-li použita omezení nebo závislosti mezi úkoly, je doba trvání projektu stejná jako doba trvání nejdelšího úkolu. Jinými slovy je datum ukončení projektu stejné jako datum ukončení nejdelšího úkolu.

Obrázek tlačítka závislosti mezi úkoly, jako je závislost mezi prvním a druhým úkolem (jak je znázorněno tady), může změnit datum dokončení projektu.

Téměř všechny projekty by měly být plánované od známého data zahájení. I když znáte datum, kdy musí být projekt dokončený, poskytuje plánování od data zahájení maximální flexibilitu.

Plánování od data dokončení však může být vhodné v následujících případech:

  • Potřebujete zjistit, kdy musí být projekt zahájen, aby byl dokončen k požadovanému datu.

  • Nevíte přesně, kdy bude váš projekt zahájen (například dostáváte práci z jiného zdroje, který může mít zpoždění).

  • Metodologie vašeho řízení projektů vyžaduje plánování od data dokončení.

Při práci s projektem, který je plánován od data dokončení, je nutné brát v úvahu rozdíly ve způsobu, jakým aplikace Project nakládá s některými akcemi:

  • Zadáte-li úkol, přiřadí aplikace Project automaticky k datu dokončení úkolu omezení co nejdříve. Jiná omezení byste měli nastavit jenom v případě potřeby.

  • Změníte-li datum dokončení úkolu přetažením pruhu Ganttova diagramu, přiřadí aplikace Project automaticky omezení Dokončit před dnem (včetně).

  • Pokud projekt změníte tak, aby byl plánovaný od data dokončení, a byl naplánovaný od data zahájení, odeberete všechna zpoždění a rozdělení vyrovnání z úkolů a přiřazení.

  • Pokud v projektu použijete ke snížení přetížání zdrojů automatické vyrovnání, přidá Project zpoždění vyrovnání po úkolu místo před úkolem.

Začátek stránky

Jaká jsou výchozí nastavení pro výpočet plánu?

Project vypočítá dobu trvání úkolů na základě definic jednotek doby trvání na kartě Kalendář v dialogovém okně Možnosti(nabídka Nástroje). Stejně jako v běžném měsíčním kalendáři začíná rok v lednu a každý týden začíná nedělí nebo pondělím. Když aplikace Project počítá jednotky doby trvání, rovná se ve výchozím nastavení jeden den 8 hodinám, jeden týden 40 hodinám a jeden měsíc 20 pracovním dnům. Zadáte-li data zahájení a dokončení úkolů a nezadáte časy zahájení a dokončení, použije aplikace Project jako výchozí čas zahájení 8:00 ráno a jako výchozí čas dokončení 17:00 hodin.

Začátek stránky

Vliv omezení na plán

Pokud potřebujete řídit datum zahájení nebo dokončení úkolu, můžete u úkolu změnit omezení. Pružná omezení fungují se závislostmi mezi úkoly, aby došlo k úkolu co nejdříve nebo po zpoždění závislostí mezi úkoly. Například úkol s omezením Co nejdříve a závislostí typu Dokončení-Zahájení se naplánne hned po dokončení předcházejícího úkolu. Ve výchozím nastavení je u všech úkolů v projektu plánovaném od data zahájení použito omezení Co nejdříve. Stejně tak je ve výchozím nastavení u všech úkolů v projektu plánovaném od data dokončení použito omezení Co nejpozději.

Omezení s středně pružnou pružností plánování omezí zahájení nebo ukončení úkolu před nebo po datu, které zvolíte. Například úkol s omezením Zahájit po dnem (včetně) pro 15. června a závislostí typu Dokončení-Zahájení na jiném úkolu může být dokončen 15. června, pokud jeho předchůdce dokončíte do 15. června (nebo později, pokud jeho předchůdce skončí po 15. červnu), ale není možné ho naplánovat do 15. června.

Stav před a po použití omezení

Obrázek tlačítka V případě, že je u těchto úkolů použita výchozí relace typu Dokončení-Zahájení a u těchto úkolů je použito omezení Typu Co nejdříve, je následník (druhý úkol) naplánován na zahájení v době, kdy je naplánováno dokončení předchůdce (prvního úkolu).

Obrázek tlačítka Při použití omezení typu SÍŤ SNET nemůže být následník dokončen před datem omezení, a to ani v případě (jak je zde uvedeno) dokončení předchůdce před datem omezení.

Pevná omezení standardně přepíšou závislosti mezi úkoly a omezují úkol na datum, které zvolíte. Například úkol s omezením Musí být dokončen (MSO) pro 30. září a závislost typu Dokončení-Zahájení na jiný úkol bude vždy naplánován na 30. září bez ohledu na to, jestli jeho předchůdce skončí dřív nebo pozdě.

Pokud má úkol s omezením na datum předchůdce, který je dokončen příliš pozdě na to, aby byl následník dokončen v den určený v omezení, může dojít k záporným Časová rezerva úkolů.

Chcete-li zkontrolovat nebo změnit omezení úkolu, vyberte úkol, klikněte na tlačítko Obrázek tlačítka a potom klikněte na kartu Upřesnit. Informace o omezení jsou uvedeny v polích Typ omezení a Datum omezení.

Začátek stránky

Vliv konečného termínu na plán

Data konečných termínů obvykle nemají vliv na plánování úkolů. Slouží k označení cílového data, které chcete splnit, aniž by bylo nutné nastavovat omezení úkolů, která by mohla ovlivnit plánování v případě změny úkolů Předchůdce. Úkol s konečným termínem je plánován stejně jako jakýkoli jiný úkol, jestliže je však úkol dokončen po konečném termínu, zobrazí Project indikátor úkolu upozorňující na zmeškaný konečný termín.

Data konečných termínů mohou mít vliv na celkovou časovou rezervu úkolů. Zadáte-li datum konečného termínu před koncem celkové časové rezervy úkolu, bude celková časová rezerva přepočtena použitím data konečného termínu namísto pozdějšího data dokončení úkolu. Úkol se změní na kritický, jestliže celková časová rezerva dosáhne hodnoty nula.

Konečné termíny můžete zadat u souhrnných i jednotlivých úkolů. Pokud konečný termín souhrnného úkolu koliduje s některým z dílčích úkolů, upozorní indikátor konečného termínu na nesplněný konečný termín mezi dílčími úkoly.

Data konečných termínů však mohou mít vliv na plánování úkolů, pokud nastavíte datum konečného termínu u úkolu s omezením Co nejpozději. Dokončení úkolu je naplánováno na datum konečného termínu, ačkoli úkol může být dokončen po konečném termínu v případě, že dojde ke zpoždění jeho předchůdců.

Chcete-li zkontrolovat nebo změnit konečný termín úkolu, vyberte úkol, klikněte na tlačítko Obrázek tlačítka a potom klikněte na kartu Upřesnit. Použijte pole Konečný termín.

Začátek stránky

Vliv kalendářů na plán

Kalendáře určují standardní Pracovní doba a Mimopracovní doba, jako jsou víkendy a svátky. Slouží k určení dostupnosti zdroje, plánování zdrojů přiřazených k úkolům a k plánování samotných úkolů. Kalendáře projektu a úkolů se používají při plánování úkolů a v případě, že jsou k úkolům přiřazeny zdroje, používají se i kalendáře zdrojů.

Kalendáře, na které se v Projectu odkazuje:

  • Základní kalendáře    Vycházejí z nich ostatní typy kalendářů. Základní kalendář taky můžete vybrat jako kalendář projektu a můžete ho použít u úkolů jako kalendář úkolu nebo jako výchozí hodiny kalendáře zdroje. Project nabízí tři základní kalendáře: standardní, 24hodinové a kalendáře nočních směn. Na základě některého z dostupných základních kalendářů si můžete vytvořit vlastní základní kalendář.

  • Kalendáře projektu    Nastavují standardní pracovní a mimopracovní doby pro projekt jako celek. Pokud se nepoužívají kalendáře zdrojů nebo úkolů, plánují se ve výchozím nastavení úkoly během pracovní doby stanovené v kalendáři projektu.

  • Kalendáře zdrojů    Ty jsou ve výchozím nastavení založené na standardním kalendáři. Můžete změnit pracovní či mimopracovní dobu konkrétních zdrojů nebo skupiny zdrojů a zajistit tak, že jsou zdroje plánované jenom v době, kdy jsou k dispozici. Pokud změníte pracovní nebo mimopracovní dobu v kalendáři zdroje a zdroj je přiřazený k úkolu, je úkol plánovaný během pracovní doby stanovené v kalendáři zdroje.

  • Kalendáře úkolů    Můžete je použít ke stanovení pracovní doby úkolů mimo pracovní doby určené v kalendáři projektu. Pokud je k úkolu přiřazený kalendář úkolu a zdroj přiřazený k úkolu má ve svém kalendáři zdroje jiné pracovní doby, úkol se naplánuje na překrývající se pracovní doby v těchto dvou kalendářích. U úkolu ale můžete nastavit možnost ignorovat kalendáře zdrojů a naplánovat úkol na mimopracovní dobu zdroje.

Pokud chcete pracovat s kalendáři, klikněte v nabídce Nástroje na Změnit pracovní čas.

Začátek stránky

Řízení plánu pomocí přiřazení zdrojů

Pokud v projektu nepřiřadíte zdroje k úkolům, počítá aplikace Project plán pomocí dob trvání, závislostí úkolů, omezení a informací kalendářů projektu a úkolů. Jestliže zdroje přiřadíte, plánují se úkoly také podle kalendářů zdrojů a Jednotky přiřazení a získáte tak přesnější plánování.

Přiřazení je spojení konkrétního úkolu s konkrétním zdrojem, který je zodpovědný za dokončení úkolu. Úkolu lze přiřadit více zdrojů. Úkolům můžete přiřadit pracovní zdroje, materiálové zdroje a Nákladové zdroje. Na rozdíl od pracovních zdrojů nemá přiřazení materiálových a nákladových zdrojů vliv na plánování úkolů.

Projekt například obsahuje úkol s názvem Vývoj specifikací. Mate také inženýrský zdroj se jménem Svoboda. Přiřadíte-li pracovníka Svobodu k úkolu Vývoj specifikací, bude plánování tohoto úkolu záviset kromě informací o úkolu, jako jsou doba trvání, závislosti úkolu, omezení a kalendáře, také na kalendáři zdroje Svobody a jednotkách přiřazení.

Po přiřazení zdrojů k úkolům v projektu obsahuje aplikace Project informace o zdrojích a přiřazeních, které lze použít při výpočtech informací o plánu, například:

  • Množství Práce nebo přesčasu, k nimž je zdroj přiřazený, a způsob distribuce této práce v čase. Distribuce práce v čase může být ovlivněná taky rozvrhem práce.

  • Počet jednotek přiřazení zdroje u úkolu, tedy částečný úvazek, plný úvazek nebo více.

  • Typ úkolu, který ovlivňuje způsob, jakým se změní plán při úpravě existujícího přiřazení. Používají se tři typy úkolů: pevná jednotka, pevná doba trvání a pevná práce.

  • Určuje, jestli je úkol řízený úsilím. Pokud ano, zůstává práce úkolu při přidávání zdrojů k přiřazení nebo jejich odebírání z přiřazení konstantní a přerozdělí se mezi zdroje. Například u úkolu s pevnými jednotkami je jeden výsledek takový, že pokud je přiřazených více zdrojů, vyžaduje se k dokončení úkolu kratší doba trvání.

  • Kalendáře zdrojů. V aplikaci Project jsou přiřazené zdroje plánovány na základě pracovní a mimopracovní doby uvedené v kalendáři příslušného zdroje.

Pokud chcete přiřadit zdroje k úkolům, klikněte na Přiřadit zdroje Obrázek tlačítka Přiřadit zdroje .

Začátek stránky

Jaké informace mi můžou pomoct analyzovat průběh projektu?

Pět informací o úkolu vám pomáhá analyzovat průběh projektu: dobu trvání, práci, datum zahájení, datum dokončení a náklady.

Varianty jednotlivých typů polí vám pomůžou porovnat a vyhodnotit průběh: plánované, Plánované, Skutečnost a zbývající.

Například u jednoho úkolu mohou být pole informací obsahujících plánovanou práci, plánovanou práci, skutečnou práci a zbývající práci. Obsah těchto polí se může shodovat nebo se můžou lišit. Rozptyly mezi určitými poli mohou být rovněž užitečné informace o sledování. Z tohoto důvodu se tato pole označují jako sledování polí.

Typ pole

Popis

Informace o plánech nebo směrných plánech

Informace plánované podle směrného plánu se taky označují jako informace směrného plánu. Příklady polí obsahujících informace o směrných plánech: Práce podle směrného plánu, Zahájení podle směrného plánu, Náklady podle směrného plánu atd.

Když vytváříte a upřesníte projekt tak, abyste měli jistotu, že můžete projekt začít, máte dobrý počáteční bod nebo směrný plán. Pokud v tomto okamžiku uložíte informace o úkolu podle směrného plánu, můžete v pozdějších bodech v rámci projektu porovnat aktuální průběh s vaším původním plánem. Uložení směrného plánu je nezbytné pro smysluplné sledování a analýzu projektů.

Pokud chcete uložit informace o směrných plánech,klikněte na Nástroje, přejděte na Sledovánía potom klikněte na Uložit směrný plán. Při uložení směrného plánu se pro každý úkol v projektu uloží pět klíčových informací (práce, náklady, doba trvání, datum zahájení a datum dokončení). Později, když sledujete určitý úkol, můžete rychle zjistit, jestli používáte víc nebo míň práce nebo nákladů, než jste původně naplánovali, nebo jestli úkol začíná nebo končí dřív nebo později, než jste plánovali.

Informace směrného plánu slouží k výpočtu rozptylů proti plánovaným informacím. Používá se taky při výpočtech vytvořené hodnoty. Můžete uložit až 11 různých směrných plánu. Můžete taky uložit 11 pomocných plánů, což vám dává možnost uložit 11 počátečních a dokončených dat úkolů.

Plánované informace

Plánované informace jsou aktuální a nej aktuální informace o úkolu. Pole obsahující naplánované informace jsou Doba trvání, Práce, Zahájení, Dokončení a Náklady. Pole Plánovaná doba trvání, práce a náklady představují celkovou částku pro tento úkol.

Při prvním zahájení projektu jsou plánované informace podobné informacím plánovaným podle směrného plánu, pokud nejsou stejné. Po dokončení úkolů však proveďte úpravy a zadejte skutečné informace. Zjistíte, že jeden úkol potřebuje o tři dny víc, než jste čekali. Dalšímu úkolu se podařilo zahájit o den dříve. Další úkol našly neočekávanou cenu. Zjistíte, že musíte změnit omezení u jednoho úkolu a přidat závislost mezi úkoly na jiném. Při těchto úpravách jsou plánované informace přepočítány tak, aby vám poskytly nejnovější informace o projektu.

Když začnete zadávat skutečné informace o probíhajících úkolech, plánované informace je zohlední a odpovídajícím způsobem přepočítá. Například plánovaná práce se vypočítá jako skutečná práce + Zbývající práce. U dokončených úkolů jsou plánované informace stejné jako skutečné informace.

Skutečné informace

Skutečné informace odrážejí, jak byl úkol nakonec dokončen. Začali jste s plánovaným před zobrazením doby trvání, práce, nákladů a dat zahájení a dokončení. Zadáte informace o průběhu úkolů (skutečné hodnoty) a získáte skutečný obrázek o dokončení úkolu. Skutečné hodnoty vám sděluje skutečné náklady na úkol, kolik dní práce skutečně trvalo, skutečnou dobu trvání a skutečná data zahájení a dokončení.

Skutečné informace zadáte do polí, jako jsou skutečná práce, skutečná doba trvání, skutečné zahájení, skutečné dokončení a skutečné náklady. Pokud do jednoho nebo dvou polí zadáte skutečné informace, počítají se i další informace. Pokud například zadáte skutečné datum dokončení, bude možné vypočítat skutečnou dobu trvání, skutečné zahájení a další pole. Totéž platí v případě, že zadáte další informace o sledování, třeba procento dokončení.

Zbývající informace

U úkolů, které ještě nejsou zahájené nebo které se nepracují, existuje zbývající práce, zbývající náklady a zbývající doba trvání. Tato pole odhadují dobu a náklady, které zbývá před dokončením úkolu. Zbývající pole jsou před zobrazením budoucnosti.

U úkolů, které ještě nebyly zahájeny, je obsah pole Zbývající práce stejný jako obsah pole Plánovaná práce. U probíhajících úkolů se zbývající práce počítá jako Naplánovaná práce – Skutečná práce. Totéž platí pro pole Zbývající náklady a Zbývající doba trvání. Můžete ale upravit pole Zbývající práce stejně jako pole Skutečná práce a Plánovaná práce.

Informace o rozptylu

Pokud jste uložili směrný plán, můžete využít výpočty v polích Rozptyl. Mezi příklady patří odchylka práce, odchylka nákladů, odchylka doby trvání, odchylka zahájení a odchylka dokončení.

Vaše aktuální plánované informace se porovnává s vašimi původními plánovanými informacemi. Pole Rozptyl zobrazuje vypočítaný rozdíl mezi plánovanými a plánovanými informacemi. Pole Odchylka práce například zobrazuje rozdíl mezi poli Práce podle směrného plánu a Plánovaná práce.

Revize polí sledování

Do libovolného zobrazení listu můžete přidat jakékoli pole. Můžete například vložit sloupec Doba trvání podle směrného plánu vedle pole Plánovaná doba trvání v Ganttově diagramu. V nabídce Vložit klikněte na Sloupeca pak zvolte pole, které chcete zobrazit v zobrazení.

Můžete také použít tabulku navrženou s několika poli sledování. K příkladům patří tabulky Sledování, Práce, Náklady a Rozptyl. Můžete také vytvořit vlastní tabulku obsahující pole sledování, která potřebujete.

Začátek stránky

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×