Poznámka: Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .
Chcete snadno a efektivně zadávat přesná a aktuální data do obchodního dokumentu? Můžete využít data z externího zdroje v těle dokumentu aplikace Microsoft Word 2013 zkombinováním sloupců externích dat Microsoft SharePointu a ovládacích prvků obsahu Wordu 2013. V knihovně dokumentů můžete třeba vytvořit standardní smlouvu se zákazníkem, která bude obsahovat jméno zákazníka, název společnosti a telefonní číslo uložené v databázi obchodních dat, jako je SAP nebo Dynamics CRM.
Další informace najdete v tématu vyhledání obsahu týkajícího se externích dat a Nastavení šablony souboru pro knihovnu dokumentů nebo formulářů.
Co chcete udělat?
Než začnete
Než budete pracovat s externími daty, je potřeba udělat několik věcí, které jsou předpokladem pro zabezpečený přístup k datům. Následující informace se vám můžou hodit při plánování dalších kroků. Když budete mít při práci s externími daty potíže, můžou vám tyhle informace pomoct s identifikací problému. Pokud chcete mít přístup k externím datům, musíte vy nebo váš správce provést následující kroky:
Připravit zdroj externích dat: Správce bude nejspíš muset vytvořit účet a udělit oprávnění ke zdroji dat, aby bylo zajištěno, že k nim budou mít přístup ti správní lidé a že se data nedostanou do nesprávných rukou. Kromě toho může správce vytvořit v externí databázi určité tabulky, zobrazení, dotazy atd., aby se výsledky omezovaly jenom na to, co je potřeba, a aby se zlepšil výkon.
Konfigurace Sharepointových služeb a účtů Správce musí aktivovat služby Připojení obchodních dat a zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů.
Konfigurovat Zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů: Správce musí provést tyto úlohy: určit nejlepší režim přístupu ke zdroji externích dat, vytvořit cílovou aplikaci a nastavit pro cílovou aplikaci její přihlašovací údaje.
Konfigurovat služby Připojení obchodních dat: Správce musí zajistit, aby uživatel, který vytváří typ externího obsahu, měl oprávnění do úložiště metadat služby Připojení obchodních dat a aby odpovídající uživatelé měli přístup k takovému typu externího obsahu, na kterém je tento externí seznam založený.
Vytvořit typ externího obsahu: Uživatel musí definovat typ externího obsahu, který obsahuje informace o připojeních, přístupu, metodách operací, sloupcích, filtrech a ostatních metadatech, které slouží k načítání dat ze zdroje externích dat.
Zkontrolujte, zda jsou produkty Office připravené k použití Synchronizace externích dat pomocí produktů Office, musíte mít Windows 7 nebo novější a bezplatných softwarových produktů, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 a datové služby WCF 5.0 pro OData V3 v každém klientském počítači (Pokud je potřeba, že které jsou automaticky zobrazí výzva ke stažení softwaru). Nezapomeňte možnost instalace Office, je povolený Služby Podnikové připojení (Toto je výchozí nastavení). Tato možnost nainstaluje Business Connectivity Services Client Runtime, které provede následující akce: ukládá synchronizuje s externími daty, mapy obchodní data k typům externího obsahu, zobrazí výběr externích položek v produktech Office a spustí vlastní řešení v produktech Office.
Další informace o strukturovaných dokumentech
Strukturované dokumenty určují, kde se v dokumentu může zobrazovat obsah, jaký druh obsahu se může zobrazit a jestli je možné obsah editovat. Příklady strukturovaných dokumentů:
-
Právní dokument obsahující právní jazyk, který by se neměl editovat.
-
Standardní úvodní stránka obchodního návrhu, která vyžaduje, aby autor zadal nadpis, e-mailovou adresu, telefonní číslo a název.
-
Faktura, která automaticky obsahuje aktuální údaje o zákazníkovi.
Když chcete v aplikaci Word 2013 vytvořit strukturovaný dokument, použijete ovládací prvky obsahu, které umožňují upevnit pozici obsahu, určit jeho typ (text, datum, obrázek atd.), barevně ho zvýraznit a kontrolovat úpravy. Můžete taky automaticky propojit ovládací prvky obsahu s odpovídajícími sloupci externích dat.
Vytvoření sloupců externích dat v seznamu nebo knihovně
Poznámka: Vytvoření sloupce externích dat vyžaduje pro seznam nebo knihovnu oprávnění Přispívat nebo vyšší.
-
Přejděte na zvolený sharepointový web a potom do seznamu nebo knihovny.
Poznámka: Sloupec externích dat nemůžete přidat k externímu seznamu.
-
Klikněte na Seznam nebo Knihovna >Nastavení seznamu nebo Nastavení knihovny.
-
V části Sloupce klikněte na Vytvořit sloupec.
-
Zadejte název sloupce, třeba Zákazník, a v části Typy sloupců klikněte na Externí data.
-
V části Externí obsah klikněte na Výběr typu externího obsahu a ze seznamu typů externího obsahu vyberte příslušnou položku, třeba Zákazník.
-
Provedením jednoho z následujících kroků rozhodněte, co se má udělat při akcích definovaných pro typ externího obsahu:
-
Pokud se má zobrazit nabídka jedné nebo víc akcí, klikněte na Zobrazit menu akcí.
-
Jestliže má sloupec externích dat provést výchozí akci, klikněte na Propojit tento sloupec s výchozí akcí typu externího obsahu.
-
-
V části Přidat sloupec k zobrazení všech dodatečných polí klikněte na Vybrat všechna pole nebo vyberte jeden nebo víc názvů konkrétních polí, jako je NázevSpolečnosti nebo PracovníTelefon.
Vytvoření wordové šablony k zobrazení externích dat v ovládacích prvcích obsahu
-
V sharepointové knihovně dokumentů klikněte na Knihovna > Nastavení knihovny.
-
V části Obecné nastavení klikněte na Upřesnit nastavení.
-
V části Šablona dokumentů klikněte ve skupinovém rámečku Adresa URL šablony na Upravit šablonu.
-
Pokud po otevření aplikace Word 2013 chcete zobrazit nebo skrýt panel informací o dokumentech, klikněte na kartě Vývojář ve skupině Šablony na Panel dokumentů, zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí políčka Vždy zobrazit panel informací o dokumentech při otevření a prvním uložení dokumentu a potom klikněte na OK.
-
Přidání standardního textu, který se má zobrazit ve všech dokumentech
Chcete například přidat často používaný text smlouvy, který je potřeba pro prodejní návrh.
-
Na kartě Vložit ve skupině Text klikněte na Rychlé části, přejděte na Vlastnost dokumentu a pak klikněte do jednotlivých polí a přetáhněte je na základě sloupců externích dat do těla dokumentu jako ovládací prvky obsahu.
Můžete například přetáhnout položky Zákazník, NázevSpolečnosti a PracovníTelefon.
-
Klikněte na soubor > Uložit a potom konec Word 2013.
-
V SharePointu klikněte na stránce Upřesnit nastavení v knihovně dokumentů na OK.
Vytvoření wordového dokumentu a zadání dat
-
V knihovně dokumentů klikněte na Dokument > Nový dokument.
-
Podle potřeby zrevidujte a upravte standardní text.
-
Abyste do sloupců externích dat zadali správné hodnoty, vyberte ovládací prvek obsahu obsahující výběr externích položek.
Vyberte například příslušné jméno zákazníka a hodnoty Zákazník, NázevSpolečnosti a PracovníTelefon se vyplní automaticky.
-
Klikněte na Soubor>Uložit a zavřete Word.
Hodnoty ve sloupcích externích dat se uloží ve wordovém dokumentu a zobrazí se taky jako odpovídající hodnoty sloupců externích dat pro uložený dokument v knihovně dokumentů.
