Použití štítků uchovávání informací u souborů SharePoint nebo OneDrive

Popisky uchovávání informací můžete použít u souborů v SharePoint a OneDrive, a to jednotlivě nebo souhrnně. 

Štítky, které vidíte, si vaše organizace přizpůsobí. Pokud máte dotazy týkající se štítku, který chcete použít, obraťte se na oddělení nápovědy nebo IT oddělení.  

Použití popisku uchovávání informací u položky

V OneDrive nebo v knihovně SharePoint můžete označit většinu všech souborů Officedokument vytvořený v Word, PowerPoint, Excel atd., nebo dokonce iOneNote soubor. můžete také označit soubory, které Office, jako je PDF.)

V knihovně můžete také označit složku popiskem. Když složku označte popiskem, použije se tento popisek uchovávání informací na všechny soubory v této složce.

V SharePoint seznamu můžete označit některé typy položek.

Použití popisku v OneDrive nebo SharePoint

  1. Vyberte položku. 

  2. V pravém horním rohu vyberte Otevřít podokno podrobností Tlačítko se symbolem informací pro otevření podokna podrobností

    Zvýrazněné tlačítko pro otevření podokna podrobností

  3. V části Apply label(Použít popisek) vyberte Choose a label (Vybrat popisek) a otevřete tak seznam možností.

    V části Vlastnosti v části Použít popisek kliknutím otevřete seznam možností.

  4.  Vyberte odpovídající popisek uchovávání informací pro dokument. (Pokud se chcete dozvědět o rozdílech mezi popisky, můžete na každý z nich namísít, abyste viděli jeho popis a jeho dobu uchovávání.)

  5. Pokud se zobrazí možnost Uložit, vyberte ji.

Nastavení výchozího popisku uchovávání informací pro SharePoint dokumentů

  1. Otevřete knihovnu dokumentů.

  2. V pravém horním rohu okna vyberte ikonu Nastavení a Ikona Nastavení v SharePoint nebo seznamu.  

  3. Vyberte Nastavení knihovny.

  4. Na stránce Nastavení v části Oprávněnía správa vyberte Použít popisek u položek v tomto seznamu nebo knihovně.

  5. Na stránce Použít popisek vyberte rozevírací seznam a vyberte popisek, který chcete použít.

    Popisek, který vyberete, se automaticky použije u všech nových souborů přidaných do knihovny dokumentů.

  6. Volitelné: Pokud chcete popisek automaticky použít u všech souborů aktuálně v knihovně dokumentů, vyberte Použít popisek u existujících položek v knihovně.

  7. Vyberte Uložit.

Poznámka: Popisky uchovávání informací je možné přepsat na úrovni souboru. Jinými slovy, po nastavení výchozího popisku pro knihovnu můžete v případě potřeby přiřadit alternativní popisek jednotlivým položkám nebo položkám v knihovně.

Vytvoření zobrazení obsahujícího popisky uchovávání informací

V SharePoint (a Teams) ( ale ne OneDrive ) můžete vytvořit zobrazení knihovny, která obsahuje sloupec Popisky nebo Položka je sloupec Záznam. Toto zobrazení umožňuje na první pohled zobrazit popisky uchovávání informací přiřazené ke všem položkám a položky, které jsou záznamy. Všimněte si ale, že zobrazení nemůžete filtrovat podle sloupce Položka. Tady je postup, jak vytvořit takové zobrazení.

Začněte tím, že zviditelníte sloupec Popisek uchovávání informací: 

  1. V horní části libovolného sloupce vyberte šipku dolů Ikona šipky pro rozbalení podrobností. potom vyberte Sloupec Nastavení > Zobrazit nebo skrýt sloupce.

    Možnost Nastavení sloupce > možnost Zobrazit nebo skrýt sloupce, pokud je záhlaví sloupce vybrané v moderním SharePoint seznamu nebo knihovně
  2. V podokně Upravit sloupce zobrazení zaškrtněte políčko Pro popisek uchovávání informací.

    Výběrem možnosti "Popisek uchovávání informací" tento sloupec zviditelníte v knihovně nebo seznamu.
  3. Až skončíte, vyberte Použít.

Pokud chcete, můžete zobrazení uložit pro rychlý přístup později:

  1. Na pravém konci panelu příkazů vyberte Možnosti zobrazení > Uložit zobrazení jako:

    V části Přepnout možnosti zobrazení vyberte Uložit zobrazení jako.
  2. Přiřaďte k zobrazení název.

  3. Vyberte, jestli chcete, aby zobrazení bylo veřejné, aby ho ostatní viděli.

  4. Vyberte Uložit.

U označených položek nejsou povolené některé akce.

Pokud má položka popisek uchovávání informací, některé akce nejsou povolené – v závislosti na konfiguraci a umístění štítku. 

Pokud se v SharePoint zobrazí zpráva, že nemůžete upravit označenou položku, je to proto, že byla označená záznamem. Pokud ji poprvé odemknete, můžete tuto položku upravit. Pokyny najdete v další části.

Odemknutí záznamu 

Některé popisky uchovávání informací mají možnost položku "zamknout", protože se jedná o záznam, který musí být zachovaný. Tím například zabráníte odstranění položky. U věcí, jako jsou smlouvy, jde o důležité opatření pro vedení záznamů. Položky ale můžete odemknout, aby je bylo možné revidovat nebo aktualizovat novou verzí. 

Poznámka: To, jestli můžete položku odemknout, určuje nastavení pod kontrolou správců, včetně konfigurace štítků, konfigurace webu a toho, jestli máte oprávnění Přispívat.

  1. V knihovně nebo seznamu vyberte položku, kterou chcete odemknout.

  2. V pravém horním rohu okna vyberte Otevřít podokno podrobností Tlačítko se symbolem informací pro otevření podokna podrobností

    Zvýrazněné tlačítko pro otevření podokna podrobností

  3. V podokně Podrobnosti v části Record status (Stav záznamu)vyberte Locked (Uzamčeno).

  4. Vedle názvu nastavení se zobrazí přepínací ovládací prvek. Kliknutím na přepínač přepnete z možnosti Uzamčeno na Odemčené.

    Vyberte přepínač, který chcete přepnout z možnosti Uzamčeno na Odemčené nebo naopak.

Jakmile je položka odemknutá, můžete ji upravit. Až budete hotovi s úpravami, můžete položku znova zamknout podle výše uvedených kroků a tak, že stav Záznamu vrátíte zpátky na Uzamčeno.  

Podívejte se také na

Správci: Porovnání omezení povolených nebo blokovaných akcí

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×