Použití filtru k zobrazení vybraných záznamů v databázi aplikace Access

Filtrování je užitečný způsob, jak zobrazit jenom data, která chcete zobrazit v databázích Accessu. Pomocí filtrů můžete zobrazit konkrétní záznamy ve formuláři, sestavě, dotazu nebo datovém listu nebo vytisknout jenom určité záznamy ze sestavy, tabulky nebo dotazu. Pomocí filtru můžete omezit data v zobrazení, aniž byste změnili návrh podkladového objektu.

V tomto článku

Jak jsou filtry užitečné

Protože zobrazení, které získáte po použití filtru, obsahuje jenom záznamy s vybranými hodnotami, zůstávají zbývající data skryta, dokud filtr nevysmete.

Poznámka: Sloupce v datových listech a ovládacích prvcích ve formulářích a sestavách, které jsou vázané na výrazy, nepodporují filtrování.

Existuje několik typů filtrů a některé z nich se lehce použijí a odebírat. Access obsahuje některé běžné filtry, které jsou integrované v každém zobrazení. Dostupnost příkazů filtru závisí na typu a hodnotách pole.

Pokud chcete třeba zobrazit záznamy lidí, jejichž narozeniny spadají během určitého měsíce, klikněte na sloupec DatumNarození, na kartě Domů ve skupině Seřadit & filtry klikněte na Filtry data a vyberte požadované období.

Filtrování v poli s datem

1. Filtry, které jsou pro vás dostupné, závisí na datovém typu ve vybraném sloupci.

2. Všechna data ve filtru období ignorují část hodnot kalendářních dat ze dne a roku.

V tomto filtrovaném zobrazení vidíte jenom záznamy, ve kterých je část s datem narození v části s měsícem nastavená na duben.

DatumNarození filtrované na duben

1. Ikona filtru v záhlaví sloupce a navigátor záznamů označuje, že aktuální zobrazení je ve sloupci DatumNarození filtrované.

2. Když v zobrazení Datový list najedete myší na záhlaví sloupce, zobrazí se aktuální kritérium filtru.

Poznámka:  Pokud použijete filtr na sloupec, který je už filtrovaný, předchozí filtr se automaticky odebere. I když se pro pole v jednom okamžiku může použít jenom jeden filtr, můžete pro každé pole v zobrazení zadat jiný filtr.

Pokud například chcete zobrazit jména kontaktů z Velké Británie, jejichž narozeniny spadají v dubnu, můžete tabulku Kontakty filtrovat podle pole Země a také podle pole DatumNarození. Při filtrování více polí v jednom zobrazení se filtry kombinují pomocí operátoru AND:

Země = UK AND měsíc DataNarození = Duben

Pokud se chcete vrátit k nefiltrovanému zobrazení, odeberte filtry. Při odebrání filtru se dočasně odebere ze zobrazení, takže se můžete vrátit zpátky do původního, nefiltrovaném zobrazení.

Pokud chcete přepnout mezi filtrovaným a nefiltrovaným zobrazením, klikněte ve skupině Seřadit & Filtr na kartě Domů na přepnout filtr.

Pokud chcete ze zobrazení trvale odebrat filtr, vymažte ho. Informace o tom, jak vymazat filtry, najdete v části Vymazání filtru.

Nastavení filtrů zůstane aktivní, dokud objekt nezavnete, i když přepnete do jiného zobrazení objektu. Jinými slovy, pokud filtrujete formulář v zobrazení Datový list, bude nastavení filtru stále aktivní i v případě, že přepnete do formulářového zobrazení nebo do zobrazení rozložení a zůstane v platnosti, dokud formulář nezavžete. Pokud objekt uložíte, když je použitý filtr, bude dostupný při příštím otevření objektu. Další informace o uložení filtru najdete v části Uložení filtru v tomto článku.

Začátek stránky

Výběr a použití typu filtru

Pro datový typ si můžete vybrat z několika připravených filtrů. Tyto filtry jsou dostupné jako příkazy nabídky v následujících zobrazeních: Datový list, Formulář, Sestava a Rozložení. Kromě těchto filtrů můžete formulář nebo datový list filtrovat také vyplněním formuláře (který se nazývá Filtr podle formuláře).

Pokud potřebujete větší flexibilitu a zkrátka víte, jak psát výrazy, můžete pomocí možností na kartě Dokument filtru vytvořit vlastní filtry.

Vyberte si z následujících typů filtrů:

Běžné filtry:Filtrování konkrétních hodnot nebo rozsahu hodnot

Filtrování podle výběru:Filtrováním zobrazení Datový list můžete filtrovat všechny řádky v tabulce, které obsahují hodnotu, která odpovídá vybrané hodnotě v řádku.

Filtrování podle formuláře:Filtrování podle několika polí ve formuláři nebo datovém listu nebo v případě, že se pokoušíte najít určitý záznam

Rozšířený filtr:Filtrování typu, při kterém definujete vlastní kritéria filtru

Poznámka: Pokud se vám v žádném ze zobrazení příkazy filtru nez zobrazí, je možné, že návrhář formuláře nebo databáze zakázal filtrování. O další pomoc požádejte návrháře.

Běžné filtry

Kromě polí typu Objekt OLE a polí, která zobrazují počítané hodnoty, nabízí všechny typy polí běžné filtry. Seznam dostupných filtrů závisí na datovém typu a hodnotách vybraného pole.

Klikněte pravým tlačítkem myši na pole, které chcete filtrovat. Pokud chcete filtrovat podle víc sloupců nebo ovládacích prvků, musíte buď vybrat a filtrovat každý sloupec nebo ovládací prvek samostatně, nebo použít některou z možností rozšířeného filtru. Další informace najdete v tomto článku v částech Filtr podle formuláře a Rozšířené filtry.

Pokud chcete třeba zobrazit filtry dostupné pro pole DatumNarození, klikněte na kartě Domů ve skupině Seřadit & filtru na Filtr.

Běžné filtry podle data

1. Pokud chcete filtrovat konkrétní hodnoty, použijte seznam zaškrtávacích poškrtů. V seznamu jsou zobrazeny všechny hodnoty, které jsou v tomto poli aktuálně zobrazeny.

2. Pokud chcete filtrovat oblast hodnot, klikněte na jeden z těchto filtrů a zadejte požadované hodnoty. Pokud například chcete zobrazit narozeniny, které spadají mezi aktuálním datem a koncem roku, klikněte na Mezi a pak zadejte odpovídající počáteční a koncové datum v dialogovém okně Mezi. Pokud chcete vidět všechny narozeniny, které připadají na určité datum, klikněte na datum a zobrazí se všechny narozeniny, které k určitému datu spadají.

Je důležité si uvědomit, že hodnoty v poli s datem mají vliv na seznam filtrů specifických pro typ. Pokud poslední hodnota data v poli s datem spadá za poslední dva roky, zobrazí se delší a podrobnější seznam filtrů. Pokud žádné datum v poli není starší než dva roky, zobrazí se kratší seznam filtrů.

Dlouhé a krátké seznamy běžných filtrů

Poznámka: Filtry specifické pro typ nejsou k dispozici pro pole typu Ano/Ne, Objekt OLE a Přílohy. Seznam hodnot není k dispozici pro pole typu Memo ani pro pole s formátem RTF.

Použití common filtru

  1. Otevřete tabulku, dotaz, formulář nebo sestavu v libovolném z následujících zobrazení: Datový list, Formulář, Sestava nebo Rozložení.

  2. Zkontrolujte, jestli zobrazení ještě není filtrované. Na panelu pro výběr záznamu ověřte, jestli je zobrazená buď nefiltrovaná, nebo neaktivní ikona Bez filtru.

    Tip: Pokud chcete odebrat všechny filtry pro určitý objekt, klikněte na kartě Domů ve skupině Seřadit & Filtr na Upřesnit a potom klikněte na Vymazat všechny filtry.

  3. Klikněte na libovolné místo ve sloupci nebo ovládacím prvku, který odpovídá prvnímu poli, které chcete filtrovat, a na kartě Domů klikněte ve skupině & Filtr na Filtr

Pokud chcete použít běžný filtr: Nasouvání na filtry Text (nebo Číslo nebo Datum) a potom klikněte na filtr, který chcete použít. Filtry, jako je rovná se nebo Between, zobrazí výzvu k zadání potřebných hodnot.

Tip:  Některé znaky, například *, % a ?, mají při zadaném v textovém poli filtru zvláštní význam. Například * představuje řetězec znaků, takže řetězec a* se bude shodovat s libovolným řetězcem, který začíná řetězcem , anikoli jenom řetězcem literálu a*. Pokud chcete ignorovat zvláštní význam znaku, uzavřít ho do hranatých závorek [], například: a[*]. Databáze, které používají standardní znaky s formátem ANSI-89 jako se speciálními znaky *, ?, [, ], !, -, a #. Databáze, které používají standardní znaky ANSI-92 treat %, _, [, ], ^a - jako se zvláštními znaky. S Accessem můžete používat kterýn standardní formát, ale tyto dva standardy si nemůžete pomíchat (například?a*) v konkrétním výrazu.

Pokud chcete použít filtr založený na hodnotách polí: Zrušte zaškrtnutí políček vedle hodnot, u kterých nechcete filtrovat, a potom klikněte na OK.

Pokud chcete filtrovat podle jedné nebo jenom několika hodnot v dlouhém seznamu, nejdřív zrušte zaškrtnutí políčka (Vybrat vše) a potom vyberte hodnoty, které chcete.

Pokud chcete filtrovat hodnoty null (hodnota null označuje chybějící data) v polích s textem, číslem a datem: V seznamu zaškrtávacích po vybrání zrušte zaškrtnutí políčka (Vybrat vše) a zaškrtněte políčko vedle možnosti (Prázdné).

Filtrovat podle výběru

Pokud chcete zobrazit všechny řádky v tabulce, které obsahují hodnotu, která odpovídá hodnotě v řádku, můžete rychle filtrovat zobrazení datového listu tak, že vyberete konkrétní hodnotu a kliknete na příkaz Výběr. V rozevíracím seznamu jsou dostupné možnosti filtrování. Tyto možnosti se budou lišit v závislosti na datovém typu vybrané hodnoty. Další možností, jak získat přístup k možnostem filtrování výběru, je kliknout pravým tlačítkem myši na konkrétní buňku.

Pokud je například v poli DatumNarození aktuálně vybraná hodnota 21.2.1967, klikněte na kartě Domů ve skupině Seřadit & Filtr tak, že kliknutím na Výběr zobrazíte filtr podle příkazů výběru, a pak vyberete požadovanou možnost filtrování.

Seznam filtrů založených na výběru

Seznam příkazů také závisí na tom, jaká část hodnoty je vybraná. Pokud například vyberete jenom některé znaky v hodnotě, zobrazí se jiný seznam příkazů podle toho, kterou část pole jste vybrali.

Filtry založené na částečně vybraném poli

1. Filtruje se podle začátku hodnoty pole...

2. ... Střed hodnoty pole...

3. ... nebo na konec hodnoty pole.

Poznámka: Filtrování jen v části výběru není dostupné u polí s více hodnotami. Příkaz Výběr není u příloh dostupný.

Pokud chcete filtr odebrat, klikněte na kartě Domů ve skupině & řazení na Přepnout filtr nebo klikněte na Upřesnit a potom na Vymazat všechny filtry.

Použití filtru na základě výběru

  1. Otevřete tabulku, dotaz, formulář nebo sestavu v libovolném z následujících zobrazení: Datový list, Formulář, Sestava nebo Rozložení.

  2. Zkontrolujte, jestli zobrazení ještě není filtrované. Na panelu pro výběr záznamu ověřte, jestli je zobrazená buď nefiltrovaná, nebo neaktivní ikona Bez filtru.

  3. Přesuňte se na záznam obsahující hodnotu, kterou chcete použít jako součást filtru, a klikněte do sloupce (v zobrazení Datový list) nebo ovládacího prvku (v zobrazení formuláře, sestavy nebo rozložení).

Filtrování na základě částečného výběru; vyberte znaky, které chcete použít, na kartě Domů ve skupině Seřadit & Filtru klikněte na Výběr a potom klikněte na filtr, který chcete použít.

Filtrování podle formuláře

Tento filtr je užitečný, pokud chcete filtrovat podle několika polí ve formuláři nebo datovém listu nebo když chcete najít určitý záznam. Access vytvoří prázdný formulář nebo datový list, který se podobá původnímu formuláři nebo datovému listu, a pak vám umožní vyplnit tolik polí, kolik budete chtít. Až to budete mít, Access najde záznamy, které obsahují zadané hodnoty.

Poznámka: Hodnoty polí pro pole s více hodnotami nemůžete zadat pomocí filtru podle formuláře ani u polí s datovým typem Memo, Hypertextový odkaz, Ano/Ne nebo Objekt OLE, můžete ale zadat hodnoty pro jiná pole v sadě záznamů.

Pokud například chcete najít všechny záznamy zákazníků, v nichž má tato osoba titul Vlastník a tato osoba se nachází buď v Praha, nebo v Eugene,otevřete datový list nebo formulář Zákazníci a na kartě Domů ve skupině Seřadit & filtru klikněte na Upřesnit a potom klikněte na Filtrovat podle formuláře.

Zadejte první sadu hodnot, klikněte na kartu Nebo v dolní části datového listu nebo formuláře a zadejte další sadu hodnot. Mějte na vědomí, že pokud chcete, aby hodnota pole pracovat jako filtr nezávisle na jiných hodnotách pole, je nutné ji zadat na kartě Vyhledávání a na každé kartě Nebo. Každá karta Or představuje alternativní sadu hodnot filtru.

Pokud chcete zobrazit jenom záznamy vyhovující vašemu zadání:    Na kartě Domů ve skupině Filtr & řazení klikněte na Přepnout filtr.

Použití filtru vyplněním formuláře

  1. Otevřete tabulku nebo dotaz v zobrazení Datový list nebo formulář ve formulářovém zobrazení.

  2. Zkontrolujte, jestli zobrazení ještě není filtrované. Na panelu pro výběr záznamu ověřte, jestli je zobrazená buď nefiltrovaná, nebo neaktivní ikona Bez filtru.

  3. Na kartě Domů ve skupině Seřadit a & klikněte na Upřesnit a potom v místní nabídce klikněte na Filtrovat podle formuláře.

  4. Podle toho, jestli pracujete v zobrazení Datový list nebo ve formulářovém zobrazení, proveďte jednu z následujících akcí:

    Zobrazení Datový list: Klikněte na první řádek ve sloupci, podle kterého chcete filtrovat, klikněte na zobrazenou šipku a vyberte hodnotu. Pokud chcete přidat další hodnoty, stačí kliknout na kartu Nebo v dolní části datového listu a vybrat jinou hodnotu.

    Formulářovézobrazení: Klikněte na šipku, která se zobrazí v ovládacím prvku, a vyberte hodnotu, podle které chcete filtrovat. Pokud chcete přidat další hodnoty, klikněte na kartu Nebo v dolní části formuláře a vyberte jinou hodnotu.

    Tipy: Pomocí filtru podle formuláře nemůžete zadat hodnoty polí pro pole s více hodnotami, ale v sadě záznamů můžete zadat hodnoty pro pole bez více hodnot.

    • Pokud chcete zadat seznam možných hodnot pro pole, použijte operátor or. Pokud chcete vyfiltrovat záznamy obsahující jednu z hodnot, zadejte do pole Město například "Praha" nebo "Praha".

    • Pokud chcete filtrovat podle stavu ovládacího prvku, například zaškrtávacího políčka nebo tlačítka, klikněte na ovládací prvek tak, aby byl v tom stavu, v němž ho chcete mít. Pokud chcete ovládací prvek vrátit na neutrální pozici, aby nebyl použit jako kritérium pro filtrování záznamů, ujistěte se, že je nedostupný (zobrazuje se šedě).

    • Pokud chcete vyfiltrovat záznamy, které mají hodnotu Null (chybí), ne null, prázdné (prázdné nebo ""), nebo neprázdné hodnoty, zadejte do pole Is Null,Is Not Null, ""nebo Not "".

  5. Pokud chcete například zadat dvě alternativní sady kritérií, chcete-li zobrazit pouze jména kontaktů, jejichž hodnota země je USA a jejichž narozeniny spadají do dubna, můžete udělat jednu z těchto akcí:

    • Pokud chcete načíst všechny záznamy, které splňují libovolnou z více sad kritérií, zadejte kritéria zadáním první sady kritérií, klikněte na kartu Nebo a zadejte další sadu kritérií. Mějte na vědomí, že pokud chcete, aby hodnota pole pracovat jako filtr nezávisle na jiných hodnotách pole, je nutné ji zadat na kartě Vyhledávání a na každé kartě Nebo. Jinými slovy karta Hledat a každá karta Or představuje alternativní sadu hodnot filtru.

    • Pokaždé, když na kartu Nebo přidáte kritérium pole, Access vytvoří další kartu Nebo. To vám umožní zadat několik kritérií "nebo". Filtr vrátí všechny záznamy obsahující všechny hodnoty zadané na kartě Hledat, všechny hodnoty zadané na první kartě Nebo všechny hodnoty zadané na druhé kartě Nebo atd.

Pokud chcete filtr odebrat a zobrazit všechny záznamy, klikněte znovu na Přepnout filtr.

Pokud chcete filtr upravit podle formuláře, klikněte na Upřesnita potom znovu klikněte na Filtrovat podle formuláře. Zobrazí se aktuální sada kritérií filtru.

Rozšířený filtr

Příležitosti je možné, že budete chtít použít filtr, který je rozšířeným typem filtru, a možná budete muset napsat kritérium filtru sami. Chcete-li například najít záznamy obsahující data vyskytující se během posledních sedmi dnů nebo posledních šesti měsíců.

Použití rozšířených filtrů vyžaduje zápis výrazů. Výrazy jsou podobné vzorci v Excelu a kritériím zadaným při návrhu dotazu.

Jedním z příkladů, kde můžete použít rozšířený filtr, je vyhledání jmen kontaktů, jejichž narozeniny nastaly během posledních sedmi dnů. Po použití rozšířeného filtru můžete výsledky dále omezit na ty, jejichž země/oblast je USA.

Použití rozšířeného filtru

  1. Otevřete tabulku, dotaz, formulář nebo sestavu v libovolném z následujících zobrazení: Datový list, Formulář, Sestava nebo Rozložení.

  2. Zkontrolujte, jestli zobrazení ještě není filtrované. Na navigačním panelu záznamů zkontrolujte, jestli je pole Bez filtru neaktivní (není k dispozici). Pokud panel navigátoru záznamů není viditelný, klikněte ve skupině Seřadit & – filtr na kartě Domů na Upřesnit a potom klikněte na Vymazat všechny filtry (pokud se možnost Vymazat všechny filtry zobrazí šedě, nebudou aktivní žádné filtry).

  3. Na kartě Domů ve skupině Seřadit & klikněte na Upřesnit a potom v místní nabídce na Rozšířený filtr nebo řazení.

  4. Přidejte do mřížky pole, podle kterých chcete filtrovat.

  5. V řádku Kritéria každého pole zadejte kritérium. Kritéria se použijí jako sada a zobrazí se jenom záznamy, které splňují všechna kritéria v řádku Kritéria. Pokud chcete zadat alternativní kritéria pro jedno pole, zadejte první kritérium v řádku Kritéria a druhé kritérium do řádku Nebo a tak dále.

    Tipy: 

    • Jako alternativu k sadě kritérií v řádku Kritéria se použije celá sada kritérií v řádku Nebo. Každé kritérium, které chcete použít pro obě sady kritérií, musíte zadat do řádku Kritéria i do řádku Nebo. Kliknutím na Přepnout filtr zobrazíte filtrované řádky.

    • Pokud se chcete naučit psát kritéria, můžete použít běžný filtr nebo filtr založený na výběru a získat tak výsledek, který je tomu vašemu blízký. Když pak pro zobrazení použijete filtr, zobrazí se karta objektu Filtr.

Speciální příkazy na kartě Dokument filtru

Na kartě Dokument filtru máte k dispozici dva speciální příkazy. Když kliknete pravým tlačítkem myši kamkoli nad návrhovou mřížku na kartě, jsou v místní nabídce k dispozici příkazy Načíst z dotazu a Uložit jako dotaz.

Zvláštní možnosti filtrování

Příkaz Načíst z dotazu načte návrh vybraného dotazu do mřížky. Tato možnost umožňuje použít kritéria dotazu jako kritéria filtru.

Příkaz Uložit jako dotaz umožňuje uložit nastavení filtru jako nový dotaz.

Začátek stránky

Odebrání nebo opakované použití filtru

Pokud chcete přepnout na nefiltrované zobrazení dat, odeberte filtry tak, že na panelu na navigačním panelu záznamů kliknete na Filtrované a vrátíte se do úplného zobrazení.

Když odeberete aktuální filtry, filtry se dočasně odeberou ze všech polí v zobrazení. Když třeba nejdřív použijete filtry na pole Země a DatumNarození a potom tyto filtry odeberete, znovu se zobrazí všechny záznamy.

Pokud chcete znovu použít nejnovější filtry, klikněte na navigačním panelu záznamů na Nefiltrovat.

Začátek stránky

Vymazání filtru

Pokud už filtr nepotřebujete, vymažte ho. Když zrušíte zaškrtnutí filtru, odstraní se ze zobrazení a už se nebude možné znovu použít kliknutím na Nefiltrovaný na stavovém řádku. Můžete vymazat jeden filtr z jednoho pole nebo vymazat všechny filtry ze všech polí v zobrazení.

  • Pokud chcete vymazat jeden filtr z jednoho pole: Klikněte pravým tlačítkem myši na filtrovaný sloupec nebo ovládací prvek a potom klikněte na Vymazat filtr z názvu pole.

  • Pokud chcete vymazat všechny filtry ze všech polí: Na kartě Domů ve skupině Seřadit & Filtr klikněte na Upřesnit a potom v místní nabídce klikněte na Vymazat všechny filtry.

Začátek stránky

Uložení filtru

Pokud filtr znovu budete používat, může být užitečné uložit ho. Nastavení filtrů, která se projeví v okamžiku zavření tabulky, dotazu, formuláře nebo sestavy, se automaticky uloží spolu s objektem a budou znovu k dispozici pro jejich použití. Ve výchozím nastavení se ale nastavení filtru při příštím otevření objektu automaticky nepřidá.

Pokud chcete zajistit, aby se při příštím otevření tabulky, dotazu, formuláře nebo sestavy automaticky použily aktuální filtry, nastavte v seznamu vlastností objektu vlastnost FilterOnLoad na hodnotu Ano. Při příštím otevření objektu se použije vlastnost FilterOnLoad. Když toto nastavení změníte, musíte objekt zavřít a znovu ho otevřít, abyste mohli použít nové nastavení.

Poznámka:  Nastavení vlastnosti FilterOnLoad se použije jenom při načtení objektu. Nastavení této vlastnosti objektu v návrhovém zobrazení a potom přepnutí do jiného zobrazení nezpůsobí použití nastavení. Změny nastavení vlastnosti FilterOnLoad se projeví až po zavření a opětovném otevření objektu.

Začátek stránky

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×