Než se do toho pustíte, otevřete si ve Wordu nový dokument a vytvořte text e-mailu, který chcete posílat.
Abyste ho mohli odeslat, musíte mít nainstalovaný e-mailový program, který je kompatibilní s rozhraním MAPI, třeba Outlook nebo Gmail.
Krok 1: Příprava hlavního dokumentu
-
Přejděte na Korespondence > Spustit hromadnou korespondenci > E-mailové zprávy.
Krok 2: Příprava seznamu adresátů
Seznam adresátů je váš zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.
Tipy
-
Pokud seznam adresátů nemáte, můžete ho vytvořit v průběhu hromadné korespondence.
-
Pokud jako zdroj dat používáte Excelovou tabulku, naformátujte sloupce s poštovními směrovacími čísly nebo jinými číselnými hodnotami jako text, aby se zachovaly případné nuly. Více najdete v článku Naformátování čísel, dat a dalších hodnot pro hromadnou korespondenci v Excelu.
-
Pokud chcete použít Outlookové kontakty, ujistěte se, že máte Outlook nastavený jako výchozí e-mailový program a že je ve stejné verzi jako Word.
Krok 3: Propojení seznamu adresátů s e-mailovou zprávou
Zkontrolujte, jestli váš zdroj dat obsahuje sloupec pro e-mailové adresy a jestli v něm jsou e-mailové adresy všech osob, kterým chcete e-mail poslat.
-
Přejděte na Korespondence > Vybrat příjemce.
-
Vyberte zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.
-
Zvolte Soubor > Uložit.
Pokud potřebujete seznam adresátů upravit, seřadit nebo filtrovat, podívejte se na Hromadná korespondence: Úprava seznamu příjemců.
Krok 4: Přidání osobně zaměřeného obsahu do e-mailové zprávy
-
Přejděte na Korespondence > Řádek s pozdravem.
-
Zvolte požadovaný formát.
-
Zvolte OK. Slučovací pole se vloží do hlavního dokumentu.
-
Zvolte Soubor > Uložit.
Do e-mailové zprávy můžete přidat i jiná pole ze zdroje dat. Další informace najdete v článku Vložení polí hromadné korespondence.
Poznámka: Po vložení polí budete muset e-mail ručně naformátovat.
Pokud některá část adresy nebo jiná pole chybí, podívejte se na Hromadná korespondence: Shoda polí.
Pokud chcete změnit písmo, velikost nebo mezery sloučeného obsahu, vyberte název slučovacího pole hromadné korespondence a udělejte požadované změny.
Krok 5: Náhled a dokončení
-
Zvolte Náhled výsledků a potom si tlačítky Další
a Předchozí
zobrazujte jména a adresy v textu vašeho e-mailu.
-
Zvolte Dokončit a sloučit > Poslat e-mailové zprávy.
-
V poli Komu zvolte sloupec e-mailových adres nebo jiné pole ze seznamu adresátů.
Poznámka: Word pošle individuální zprávu na každou e-mailovou adresu. Nemůžete přidávat další adresáty do kopie nebo do skryté kopie. Do e-mailu můžete zahrnout odkazy, ale nemůžete k němu přidávat přílohy.
-
Do pole Předmět zadejte předmět zprávy.
-
V poli Formát pošty zvolte HTML (výchozí nastavení) nebo Prostý text, abyste dokument poslali jako text e-mailové zprávy.
-
V části Odeslat záznamy udělejte některou z těchto věcí:
-
Všechny záznamy (výchozí).
-
Aktuální záznam – zpráva se odešle jenom záznamu zobrazenému na obrazovce.
-
Pro Od a Komu se odešle jen určitý počet záznamů.
-
-
Zvolte OK a dokončete tak proces hromadné korespondence.
Krok 6: Uložení osobně zaměřené zprávy
Přejděte na Soubor > Uložit. Když uložíte hlavní dokument, uložíte také jeho spojení se zdrojem dat. Až ho budete chtít znovu použít, otevřete ho a na výzvu, jestli chcete zachovat spojení se zdrojem dat, odpovězte Ano.
Viz taky
Než se do toho pustíte, otevřete si ve Wordu nový dokument a vytvořte text e-mailu, který chcete posílat.
Abyste ho mohli odeslat, musíte mít nainstalovaný e-mailový program, který je kompatibilní s rozhraním MAPI, třeba Outlook nebo Gmail.
Krok 1: Vytvoření hlavního dokumentu v aplikaci Word
-
Přejděte na Korespondence > Spustit hromadnou korespondenci > E-mailové zprávy.
-
V aplikaci Word napište e-mailovou zprávu, kterou chcete odeslat.
Krok 2: Příprava seznamu adresátů
Seznam adresátů je váš zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.
Tipy
-
Pokud seznam adresátů nemáte, můžete ho vytvořit v průběhu hromadné korespondence.
-
Pokud jako zdroj dat používáte Excelovou tabulku, naformátujte sloupce s poštovními směrovacími čísly nebo jinými číselnými hodnotami jako text, aby se zachovaly případné nuly. Více najdete v článku Naformátování čísel, dat a dalších hodnot pro hromadnou korespondenci v Excelu.
-
Pokud chcete použít Outlookové kontakty, ujistěte se, že máte Outlook nastavený jako výchozí e-mailový program a že je ve stejné verzi jako Word.
Krok 3: Propojení seznamu adresátů s e-mailovou zprávou
Zkontrolujte, jestli váš zdroj dat obsahuje sloupec pro e-mailové adresy a jestli v něm jsou e-mailové adresy všech osob, kterým chcete e-mail poslat.
-
Přejděte na Korespondence > Vybrat příjemce.
-
Vyberte zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.
-
Zvolte Soubor > Uložit.
Pokud potřebujete seznam adresátů upravit, seřadit nebo filtrovat, podívejte se na Hromadná korespondence: Úprava seznamu příjemců.
Krok 4: Přidání a naformátování slučovacích polí
-
Pak přejděte na Korespondence > Vložit slučovací pole a potom zvolte pole, které chcete přidat.
-
V hlavním dokumentu vyberte pole Do tohoto textového pole přetáhněte pole nebo napište text a klikněte nebo klepněte na text, abyste ho mohli odebrat.
-
Přidejte a naformátujte pole, která mají být zahrnutá v e-mailové zprávě, a zvolte OK.
Krok 5: Náhled a odeslání e-mailových zpráv
-
Na kartě Korespondence zvolte Náhled výsledků a podívejte se, jak budou e-mailové zprávy vypadat.
Jednotlivé e-mailové zprávy můžete procházet pomocí tlačítek se šipkou doleva nebo doprava na kartě Korespondence.
-
Když chcete přidat nebo odebrat slučovací pole, vyberte Náhled výsledků.
-
Až budete mít vše hotovo, přejděte na Korespondence > Dokončit a sloučit > Sloučit do e-mailu.
Pokud jste nevybrali výchozí e-mailový program, není příkaz Sloučit do e-mailu dostupný.
-
Vyberte slučovací pole Komu, potom předmět, a nakonec zvolte, jestli se má zpráva odeslat jako text, ve formátu HTML nebo jako příloha. Když vyberete poslední možnost, e-mail nebude mít žádný vlastní text a zpráva se odešle jako přiložený dokument.
-
Zvolte Hromadná korespondence do pošty k odeslání.
