Použití hromadné korespondence k posílání hromadných e-mailových zpráv

Abyste mohli hromadně posílat e-maily prostřednictvím hromadné korespondence, musíte už mít nainstalovaný e-mailový program kompatibilní s MAPI, napříkladOutlook nebo Gmail. 

Následující proces předpokládá, že už máte zprávu, kterou chcete odeslat, vytvořená a otevřená v Microsoft Word. 

  • Přejděte na Korespondence > Spustit hromadnou korespondenci > E-mailové zprávy.

    Spuštění hromadné korespondence s vybranými e-mailovými zprávami

Seznam adresátů je vaším zdrojem dat. Další informace najdete v tématu Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.

Tipy

  • Pokud seznam adresátů nemáte, budete ho moct vytvořit během hromadné korespondence. 

  • Pokud jako zdroj dat používáte tabulku Excel, naformátujte PSČ jako text, abyste se vyhnuli automatickému odstranění počátečních nul. Další informace najdete v článku Formátování čísel, kalendářních dat a dalších hodnot hromadné korespondence v Excelu

  • Pokud chcete použít Outlook kontakty jako zdroj seznamu, ujistěte se, že Outlook je váš výchozí e-mailový program a má stejnou verzi jako Word.

Ujistěte se, že váš zdroj dat obsahuje sloupec pro e-mailové adresy a že existuje e-mailová adresa pro každého zamýšleného příjemce.

  1. Přejděte na Korespondence > Vybrat příjemce.

  2. Vyberte zdroj dat. Další informace najdete v tématu Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.

  3. Zvolte Soubor > Uložit.

Další informace o úpravách, řazení nebo filtrování seznamu adresátů najdete v tématu Hromadná korespondence: Úprava příjemců.

  1. Přejděte na Korespondence > Řádek s pozdravem.

  2. Zvolte formát. 

  3. Zvolte OK. Slučovací pole se vloží do hlavního dokumentu.

  4. Zvolte Soubor > Uložit.

Do e-mailové zprávy můžete přidat i jiná pole ze zdroje dat. Další informace najdete v tématu Vložení polí hromadné korespondence.

Poznámka: Po vložení polí budete muset e-mail naformátovat ručně. 

Informace o tom, jak opravit chybějící část adres nebo jiných polí, najdete v tématu Hromadná korespondence: Shoda polí.

Pokud chcete změnit písmo, velikost nebo mezery sloučeného obsahu, vyberte název slučovacího pole a proveďte potřebné změny.

  1. Zvolte Náhled výsledků a potom si tlačítky Další Tlačítko Další záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence a Předchozí Tlačítko Předchozí záznam v náhledu výsledků hromadné korespondence zobrazujte jména a adresy v textu vašeho e-mailu.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je skupina Náhled výsledků

  2. Zvolte Dokončit a sloučit > Poslat e-mailové zprávy.

    Snímek obrazovky s kartou Korespondence ve Wordu, na které je příkaz Dokončit a sloučit a jeho možnosti

  3. V poli Komu zvolte sloupec e-mailových adres nebo jiné pole ze seznamu adresátů.

    Poznámka:  Word pošle individuální zprávu na každou e-mailovou adresu. Nemůžete získat další příjemce kopie nebo skryté kopie. Nemůžete přidávat přílohy, ale můžete zahrnout odkazy, 

  4. Do pole Předmět zadejte předmět zprávy.

  5. V poli Formát pošty zvolte HTML (výchozí nastavení) nebo zvolte Prostý text a odešlete dokument jako text e-mailové zprávy. 

  6. V části Odeslat záznamy vyberte jednu z následujících možností:

    • Všechny záznamy (výchozí).

    • Aktuální záznam – zpráva se odešle jenom záznamu zobrazenému na obrazovce.

    • Pro Od a Komu se odešle jen určitý počet záznamů.

  7. Zvolte OK a dokončete tak proces hromadné korespondence.

Přejděte na Soubor > Uložit. Když uložíte hlavní dokument, uložíte také jeho spojení se zdrojem dat. Až ho budete chtít znovu použít, otevřete ho a na výzvu, jestli chcete zachovat spojení se zdrojem dat, odpovězte Ano.

Viz taky

Abyste mohli hromadně posílat e-maily prostřednictvím hromadné korespondence, musíte už mít nainstalovaný e-mailový program kompatibilní s MAPI, napříkladOutlook nebo Gmail.  

  1. Přejděte na Korespondence > Spustit hromadnou korespondenci > E-mailové zprávy.

    Spustit hromadnou korespondenci – zvýrazněná možnost E-mailové zprávy

  2. V Word vytvořili e-mailovou zprávu, kterou chcete odeslat.

Seznam adresátů je váš zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.

Tipy

Ujistěte se, že váš zdroj dat obsahuje sloupec pro e-mailové adresy a že existuje e-mailová adresa pro každého zamýšleného příjemce. 

  1. Přejděte na Korespondence > Vybrat příjemce.

  2. Vyberte zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.

  3. Zvolte Soubor > Uložit.

Informace o úpravách, řazení nebo filtrování seznamu adresátů najdete tady: Hromadná korespondence: Úprava příjemců.

  1. Pak přejděte na Korespondence > Vložit slučovací pole a potom zvolte pole, které chcete přidat.

    Karta Korespondence se zvýrazněnou možností Vložit slučovací pole

  2. V dokumentu vyberte Přetáhnout pole do tohoto pole nebo napsat text a vyberte text, který chcete odebrat.

  3. Přidejte a naformátujte pole, která chcete zahrnout do e-mailové zprávy, a pak vyberte OK.

  1. Na kartě Korespondence zvolte Náhled výsledků a podívejte se, jak budou e-mailové zprávy vypadat.

    Karta Korespondence se zvýrazněnou možností Náhled výsledků

    Pokud chcete procházet jednotlivé e-mailové zprávy, použijte tlačítka se šipkou vlevo a vpravo na kartě Korespondence

  2. Když chcete přidat nebo odebrat slučovací pole, vyberte Náhled výsledků.

  3. Až budete mít vše hotovo, přejděte na Korespondence > Dokončit a sloučit > Sloučit do e-mailu.

    Pokud jste nevybrali výchozí e-mailový program, není příkaz Sloučit do e-mailu dostupný.

  4. Vyberte slučovací pole Komu, potom předmět, a nakonec zvolte, jestli se má zpráva odeslat jako text, ve formátu HTML nebo jako příloha. Když odešlete jako přílohu, e-mail neobsahuje žádný základní text; místo toho se zpráva odešle jako připojený dokument. 

  5. Zvolte Hromadná korespondence do pošty k odeslání.

Potřebujete další pomoc?

Chcete další možnosti?

Prozkoumejte výhody předplatného, projděte si školicí kurzy, zjistěte, jak zabezpečit své zařízení a mnohem více.

Komunity vám pomohou klást otázky a odpovídat na ně, poskytovat zpětnou vazbu a vyslechnout odborníky s bohatými znalostmi.

Najděte si řešení běžných problémů nebo získejte pomoc od agenta podpory.