Použití obchodních kontaktů v aplikaci Business Contact Manager

Pomocí záznamů obchodních kontaktů můžete uspořádat a uložit spoustu informací o lidech, se kterými obchodujete.

Tento článek popisuje, jak vytvořit nové záznamy a jak dokončit formulář obchodního kontaktu.

V tomto článku

Vytvoření nových záznamů obchodních kontaktů

Úprava záznamů obchodních kontaktů

Filtrování seznamu obchodních kontaktů

Záznamy obchodních kontaktů umožňují:

  • Přidejte je pomocí různých metod.

  • Přiřadit je k zaměstnancům nebo spolupracovníkům

  • Propojit s nimi účty.
    Propojením záznamů obchodních kontaktů s záznamy klientů můžete spojit informace o obchodních kontaktech s informacemi o firmách, pro které pracují. Pokud například propojíte jeden nebo více obchodních kontaktů se záznamem klienta, historie komunikace záznamu klienta obsahuje položky historie komunikace pro všechny obchodní kontakty, které jsou propojené s tímto účtem.

  • Propojení položek historie komunikace s obchodními kontakty, sledování e-mailových zpráv a filtrování seznamu položek historie komunikace
    Můžete sledovat mnoho svých aktivit (včetně telefonních hovorů, e-mailových zpráv, dopisů nebo souborů) souvisejících s obchodním kontaktem na stránce historie v záznamu obchodního kontaktu.

    E-mailové zprávy můžete automaticky propojit se záznamy obchodních kontaktů. Další informace najdete v tématu propojení a sledování e-mailových zpráv v Business Contact Manageru.

  • Převedení obchodního kontaktu na zájemce nebo jiný záznam, který je založený na typu záznamu obchodního kontaktu

  • Upravte informace v záznamech obchodních kontaktů.

  • Formulář obchodního kontaktu přizpůsobíte přidáním nebo odebráním polí a položek v seznamech polí.
     

Začátek stránky

Vytvoření nových záznamů obchodních kontaktů

Záznamy obchodních kontaktů vám pomůžou sledovat informace, se kterými se dostanete k lidem, se kterými obchodujete.

V této části

Ruční přidání nového záznamu obchodního kontaktu

Import obchodních kontaktů z jiného programu

Přesunutí nebo zkopírování kontaktů z Outlooku do aplikace Business Contact Manager

Vytvoření záznamu obchodního kontaktu z e-mailové zprávy

Převedení záznamu zájemce na záznam obchodního kontaktu

Existuje několik způsobů, jak získat informace do záznamů obchodních kontaktů. Můžete zadávat informace do záznamů, importovat data z Outlooku nebo jiných programů a kopírovat kontakty Outlooku.

Tyto informace můžou zahrnovat:

  • Informace o zaměstnání, jako je společnost nebo organizace obchodního kontaktu

  • Osobní údaje, například datum narození

  • Položky historie komunikace, jako jsou e-mailové zprávy a události

  • Všechny podrobnosti, které zaznamenáte do přizpůsobených polí přidaných do formuláře

    Tip: Formuláře obchodních kontaktů můžete přizpůsobit přidáním polí, která jsou specifická pro vaši firmu, nebo přesunutím oddílů na důležité informace, které jsou pro vás nejdůležitější. Například Florist může vytvořit pole s názvem "oblíbená květina" a odborník pro topení může vytvořit pole s názvem "model pece". 

Začátek stránky

Ruční přidání nového záznamu obchodního kontaktu

Otevření prázdného formuláře obchodního kontaktu a zadání několika klíčových částí dat trvá jen několik minut. Po uložení formuláře se vytvoří nový záznam obchodního kontaktu. Až budete později vytvářet vztahy s osobou, můžete záznam znovu otevřít a přidat další podrobnosti.

art

Mezi formulářem obchodního kontaktu a kontaktem aplikace Outlook můžete zaznamenat mnoho podobností.

Otevření formuláře obchodního kontaktu

  1. V navigačním podokně klikněte v části Business Contact Managerna Contact Manager.

  2. Na pásu karet klikněte ve skupině Nový na nový obchodní kontakt.

Začátek stránky

Vyplnění formuláře obchodní kontakt

Stejně jako většina ostatních formulářů obsahuje formulář obchodní kontakt stránku Obecné, Podrobnostia Historie .

Formulář můžete přizpůsobit přesunutím oddílů a polí, přejmenováním polí a přidáním položek do seznamů. 

Stránka Obecné

        Oddíl Business Contact

  1. Zadejte celé jméno a funkci obchodního kontaktu. Vyberte soubor jako název stejně jako ve formuláři kontaktů aplikace Outlook.

    Celé jméno je jediné povinné pole. Přidání informací do jiných polí je nepovinné.

  1. Přiřazení obchodního kontaktu     Pokud chcete obchodní kontakt přiřadit jinému zaměstnanci, klikněte v poli přiřazeno k na jméno zaměstnance.

    Poznámka: Jména v seznamu přiřazeno jsou zaměstnanci, se kterými jste sdíleli databázi aplikace Business Contact Manager. Další informace o sdílení najdete v tématu sdílení dat aplikace Business Contact Manager s jinými uživateli.

    Oddíl Informace o společnosti

    Pomocí pole Společnost nebo pole účet můžete uložit název společnosti obchodního kontaktu. Pole Společnost použijte, pokud záznamy účtu nepoužíváte.

    Oddíl Propojený klient

    art

  1. Propojení obchodního kontaktu s klientem     Pokud chcete obchodní kontakt propojit se Klient, klikněte na klient .

  2. V dialogovém okně Vybrat účet, který chcete propojit s tímto obchodním kontaktem klikněte na účeta potom klikněte na propojit s.
    Hodnota propojení obchodních kontaktů s účtem znamená, že historie komunikace obchodního kontaktu je také uvedena v historii komunikace záznamu klienta. Pokud je více obchodních kontaktů propojených se stejným účtem, bude historie komunikace jednotlivých propojených obchodních kontaktů uvedena také v historii komunikace daného účtu. To vám umožní zobrazit veškerou historii komunikace a všechny obchodní kontakty přidružené k organizaci na jednom místě. Další informace o výběru záznamu k propojení najdete v tématu propojení záznamů v aplikaci Business Contact Manager.

    Internet, telefonní čísla, adresy a části vizitky

  3. Zadejte adresy e-mailu a webové stránky, telefonní čísla, firemní a domácí adresy. Zadejte informace potřebné k dokončení vizitky, stejně jako ve formuláři kontaktů aplikace Outlook.
    Šipka vedle názvu pole (například E-mail) označuje, že v poli můžete vytvořit více položek.

    Tip: Pokud zadáte pro obchodní kontakt více než jednu adresu, zaškrtněte políčko Toto je poštovní adresa , aby se zjistilo, která adresa se použije při hromadné korespondenci.

    Oddíl Informace o zdroji

    art

  4. V oddílu Informace o zdroji zadejte údaje do následujících polí:

    • Zdroj:     Klikněte na metodu nebo akci, na kterou se tento obchodní kontakt dozvěděl o vaší firmě. Například reklama nebo slovo-pusa.

    • Zahájil:     Kliknutím na toto tlačítko vyberete marketingovou aktivitu nebo jiný firemní záznam, který tento obchodní kontakt uvedl do svého podniku.

      Tip: Když zadáte název marketingové aktivity, Business Contact Manager pro aplikaci Outlook může sledovat typ a počet záznamů, které z ní vznikly. Také propojí záznam marketingové aktivity s obchodním kontaktem. Další informace o marketingových aktivitách najdete v článku prodej produktů a služeb v Business Contact Manageru.

      Oddíl Komentáře

  5. V části Komentáře zadejte poznámky, vložte komentáře z jiných souborů nebo soubory, položky Outlooku nebo vizitky.

    art

    Tip: Pokud s obchodním kontaktem pracuje více kolegů, může být užitečné, když jste zadali komentář. Klikněte na Přidat časové razítko a zaznamenejte datum a čas vložení záznamu.

  6. Až skončíte s zadáváním informací, klikněte na uložit & zavřít.

Začátek stránky

Stránka Podrobnosti

  1. Na pásu karet klikněte ve skupině Zobrazit na Podrobnosti a zobrazte tak stránku Podrobnosti .

  2. Zadejte další informace o úloze osoby a data, například datum narození, stav platby, jestli je záznam aktivní, a vyberte preferovanou metodu komunikace.

Stránka Historie

  1. Stránku Historie zobrazíte, když kliknete na pásu karet ve skupině Zobrazit na Historie.

  2. Přidejte nebo zobrazte položky historie komunikace, jako jsou e-mailové zprávy, obchodní poznámky nebo události.

    Jak přidám položku historie komunikace?

    1. Na kartě Historie komunikace klikněte na Nová a potom klikněte na typ položky, kterou chcete přidat.

    2. Zadejte informace do formuláře a potom klikněte na Uložit a zavřít.

      Další informace o položkách historie komunikace najdete v tématu Sledování komunikace se zákazníky v Business Contact Manageru.

  3. Pokud chcete najít konkrétní položku, můžete prohledat nebo filtrovat seznam položek historie komunikace.

    1. Jak prohledat seznam položek historie komunikace?

      • Do vyhledávacího pole zadejte informace, které hledáte, a klikněte na tlačítko Hledat Ikona Hledat .

        Poznámka: Prohledávají se jenom pole Předmět a Propojeno. Pomocí filtru můžete zobrazit všechny položky určitého typu, třeba e-mailové zprávy.

    2. Jak filtrovat seznam položek historie komunikace?

      • Na pásu karet klikněte na kartu Zobrazení.

      • Ve skupině Filtr udělejte jednu z těchto věcí:

Začátek stránky

Import obchodních kontaktů z jiného programu

Z aplikací, jako je ACT!, můžete import obchodních kontaktů a jiných typů záznamů. a Microsoft Excel.

Informace o tom, jak importovat data z jiných aplikací nebo ze složky Kontakty v Outlooku, najdete v tématu Import dat do aplikace Business Contact Manager.

Začátek stránky

Přesunutí nebo zkopírování kontaktů z Outlooku do aplikace Business Contact Manager

  1. V navigačním podokně klikněte na tlačítko Kontakty.

  2. V seznamu kontaktů klikněte na kontakt, který chcete přesunout do Business Contact Manager pro aplikaci Outlook.
    Jak můžu vybrat více záznamů?

    Jestliže chcete vybrat navzájem sousedící záznamy, stiskněte klávesu SHIFT a klikněte na první a poslední záznam skupiny, kterou chcete přidat. Pokud chcete vybrat nesousedící záznamy, stiskněte klávesu CTRL a klikněte na jednotlivé záznamy. Chcete-li vybrat všechny záznamy, klikněte na jeden z nich a stiskněte kombinaci kláves CTRL+A.

    Pokud chcete zkopírovat celý obsah složky Kontakty Outlooku do Business Contact Manageru, importujte složku Kontakty aplikace Outlook do obchodních kontaktů. Informace o importu najdete v článku Import dat do aplikace Business Contact Manager.

  3. Na pásu karet v obchodní skupině proveďte jednu z následujících akcí.

    • Přesunutí kontaktu    

      1. Klikněte na vytvořit záznam.

      2. Přejděte na příkaz přesunout do aplikace Business Contact Managera potom klikněte na položku obchodní kontakt nebo typ záznamu, který chcete použít.

    • Zkopírujte kontakt    

      1. Klikněte na vytvořit záznam.

      2. Přejděte na Kopírovat do Business Contact Managerua potom klikněte na obchodní kontakt nebo na požadovaný typ záznamu.

Pokud chcete mít přístup k obchodním kontaktům na mobilním telefonu stejným způsobem jako v kontaktech v Outlooku, můžete pomocí funkce synchronizace obchodních kontaktů zahrnout firemní kontakty do složky Kontakty v Outlooku. Informace o synchronizaci obchodních kontaktů najdete v tématu vzdálený přístup k obchodním kontaktům: použití synchronizace v Business Contact Manageru.

Důležité informace: Pokud je povolená funkce synchronizace obchodních kontaktů, můžete ve složce Kontakty vytvořit duplicitní záznamy. Funkce synchronizace obchodních kontaktů automaticky zahrnuje záznamy obchodních kontaktů ve složce Kontakty v Outlooku. Když se kontakty přesunou nebo zkopírují do složky obchodní kontakty, zobrazí se ve složce Kontakty.

Začátek stránky

Vytvoření záznamu obchodního kontaktu z e-mailové zprávy

Můžete vytvořit záznam obchodního kontaktu z e-mailové zprávy od nového zákazníka.

  1. V navigačním podokně klikněte na Doručená pošta.

  2. Poklikáním otevřete e-mailovou zprávu.

  3. Na pásu karet ve skupině Obchodní klikněte na Vytvořit záznam.

  4. Klikněte na obchodní kontaktnebo typ záznamu obchodního kontaktu, který chcete vytvořit pomocí e-mailové adresy na řádku od .

Obchodní kontakty z jiných e-mailových adres ve zprávě můžete vytvořit tak, že kliknete pravým tlačítkem myši na jméno, přejdete na vytvořit v Business Contact Managerua pak kliknete na obchodní kontakt.

Začátek stránky

Převedení záznamu zájemce na záznam obchodního kontaktu nebo převedení zájemce na obchodní kontakt

Informace o potenciálním zákazníkovi se ukládají do záznamu zájemce. Když se tento člověk stane skutečným zákazníkem, můžete ho převést na záznam obchodního kontaktu.

Obchodní kontakt můžete také převést na zájemce nebo jiný typ záznamu, který je založený na typu záznamu obchodního kontaktu.

Chcete-li vytvořit nové typy záznamů, jako je zaměstnanec nebo dodavatel, začněte formulářem obchodních kontaktů. 

  1. V navigačním podokně klikněte pod položkou Business Contact Manager na Správa kontaktů.

  2. V pracovním prostoru klikněte na kartu zájemci .

  3. Poklikejte na záznam, který chcete převést.

  4. Na pásu karet klikněte ve skupině Úpravy na převéstna a potom klikněte na obchodní kontakt.

  5. Podle potřeby upravte nový záznam.

  6. Až skončíte, klikněte na Uložit a zavřít.

Začátek stránky

Úprava záznamů obchodních kontaktů

Když obchodujete se svými obchodními kontakty, dozvíte se o nich víc, případně i o tom, jakým způsobem se dají kontaktovat, jejich jména asistentů, nová telefonní čísla atd. Udržování tohoto toku informací je každodenní úkol, který můžete zjednodušit průběžnou aktualizací a uložením záznamů obchodních kontaktů. Můžete otevřít záznam obchodního kontaktu a přidat nebo upravit informace nebo zobrazit položky historie komunikace, jako jsou e-mailové zprávy propojené s obchodním kontaktem.

  1. V navigačním podokně klikněte pod položkou Business Contact Manager na Správa kontaktů.

  2. V pracovním prostoru klikněte na kartu obchodní kontakty a potom postupujte takto:

    • Přejděte na obchodní kontakt, který chcete otevřít, a poklikejte na něj.

      —nebo—

    • Pomocí vyhledávacího pole zadejte informace o obchodním kontaktu, který hledáte, a poklikejte na něj.

  3. Přidejte nebo upravte informace podle potřeby.

    Tip: Pokud máte na klienta e-mailovou adresu, můžete zajistit, aby se přijímané a odesílané e-mailové zprávy klienta automaticky zahrnovaly do historie komunikace daného záznamu. Ve skupině Upravit klikněte na Sledování e-mailu a potom na Spravovat propojení a sledování. Zaškrtněte políčko pro e-mailovou adresu klienta a potom klikněte na OK. Další informace o automatickém propojení e-mailových zpráv se záznamy najdete v tématu propojení a sledování e-mailových zpráv v aplikaci Business Contact Manager.

  4. Až skončíte, klikněte na uložit & zavřít.

Tip: S funkcí hromadné úpravy můžete upravovat obsah pole ve více záznamech obchodních kontaktů. To je užitečné, když třeba zadáte webovou adresu pro tucet obchodních kontaktů, kteří mají veškerou práci ve stejné firmě. Další informace o tom, jak současně upravovat více záznamů, najdete v tématu Úprava mnoha záznamů v aplikaci Business Contact Manager.

Začátek stránky

Filtrování seznamu obchodních kontaktů

Abyste nenašli, co potřebujete, nemusíte procházet všechny obchodní kontakty. Místo toho můžete filtrovat libovolný seznam obchodních kontaktů, abyste viděli jenom záznamy, které vás zajímají.

  1. V navigačním podokně klikněte pod položkou Business Contact Manager na Správa kontaktů.

  2. V pracovním prostoru klikněte pravým tlačítkem myši na kartu obchodní kontakty a potom klikněte na příkaz změnit.

  3. V dialogovém okně změnit kartu klikněte na Filtr.

  4. V dialogovém okně filtrovat obchodní kontakty můžete použít jednu nebo obě následující akce:

    • Jednoduchý filtr     Výběr nebo vymazání přednastavených kategorií

    • Rozšířený filtr     Vytvořte více filtrů pro upřesnění výběru.

Tento filtrovaný seznam můžete použít k vytvoření přizpůsobené karty, seznamu volání nebo seznamu adresátů. Může být také použit jako základ sestavy nebo miniaplikace.

Další informace o filtrování najdete v tématu Filtrování záznamů v aplikaci Business Contact Manager. Další informace o sestavách najdete v tématu použití sestav a grafů v aplikaci Business Contact Manager. Další informace o miniaplikacích najdete v tématu Použití miniaplikací v Business Contact Manageru.

Začátek stránky

Poznámka:  Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát vědět, jestli vám informace pomohly? Pokud chcete, můžete se podívat na anglickou verzi článku.

Buďte díky Microsoftu 365 o krok napřed

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×