Pokud v Outlooku používáte účet Microsoft 365 nebo Microsoft Exchange, můžete k plánování schůzek použít Pomocníka pro plánování a vyhledávání místností.
Použití Pomocníka pro plánování
-
Ve složce Doručená poštavyberte nové položky > schůzky nebo v kalendářivyberte Nová schůzka. Novou žádost o schůzku můžete vytvořit také pomocí klávesových zkratek CTRL + SHIFT + Q.
-
Do pole do zadejte účastníci.
-
Do pole Předmět zadejte popis schůzky nebo události.
-
Na pásu karet vyberte Pomocník pro plánování . Zobrazí se řádek každého příjemce, kterého jste zadali do pole Komu. Pokud chcete přidat další účastníky, zadejte jejich jméno do libovolného prázdného řádku v Pomocníkovi pro plánování.
-
Čas, kdy mají vaši účastníci obsazené schůzky, se zobrazuje tmavě modře. Když účastníci mají nezávazné události, zobrazí se v světle modrém algoritmu s hodnotou hash a čas mimo pracovní dobu účastníků je světle šedá. Vyberte dostupný čas pro všechny své účastníky.
-
Pokud chcete vybrat optimální čas pro všechny své účastníky, použijte funkci Finder místnosti v pravém sloupci. Můžete zjistit, kdy mají vaši účastníci konflikty.
Použití vyhledávání místností
-
V nové schůzce vyberte na pásu karet tlačítko Pomocník pro plánování .
-
Vyberte seznam místností pomocí rozevíracího seznamu zobrazit seznam místností. Tyto seznamy nastavuje váš správce Microsoft Exchange nebo Microsoft 365.
-
Vyberte dostupnou místnost pro přidání místnosti do pomocníka pro plánování a schůzky jako příjemce.
-
V podokně navržené časy vyhledáte nejlepší čas schůzky, který je definován jako čas, kdy jsou účastníci k dispozici. Nejlepší čas schůzky se zobrazuje v horní části podokna. Chcete-li vybrat některou z navrhovaných časů, klikněte v podokně navrhované časy na návrh času. Můžete také ručně vybrat čas v mřížce informací o volném čase.
-
Pokud chcete, aby se schůzka opakovala, klikněte v nabídce Schůzka ve skupině Možnosti na opakování, vyberte způsob opakování a klikněte na OK.
Když do žádosti o schůzku přidáte způsob opakování, nabídka Schůzka se změní na opakující se schůzku.
-
-
Až schůzku dokončíte, klikněte na Odeslat.