Použití skupin Office 365 místo poštovních schránek webu

Poznámka: Tento článek svou práci splnil a brzy zmizí. Abychom předešli strastem s hláškou „Stránka nebyla nalezena“, odebíráme odkazy, o kterých víme. Pokud jste na tuto stránku vytvořili nějaké odkazy, odeberte je prosím. Společně tak zajistíme lepší orientaci na webu.

Webové poštovní schránky byly v mnoha organizacích používány jako nástroj pro spolupráci ve volbě. Dostali jsme se do společné poštovní schránky, kde vám pomůže koordinovat a ukládat e-maily související s týmem nebo projektem na jednom místě a na SharePointovém webu, kde jsou uloženy všechny vaše společné soubory. Protože se ale způsob, jakým se lidé na spolupráci měnili, změnily během let, zákazníci si vyžádali řešení, které propaguje aktivnější formu spolupráce. Proto máme zastaralé poštovní schránky webu a nedoporučujeme se přesouvat do skupin Office 365, které poskytují bohatší možnosti spolupráce.

Další informace o tomto rozhodnutí najdete v článku nepoužívat poštovní schránky webu.

Skupiny v Office 365 vám umožňují vybrat skupinu lidí, se kterými chcete spolupracovat, a nastavit pro ně společné prostředky a materiály, které mezi sebou můžou sdílet. Nemusíte si dělat starosti s manuálním přidělováním jednotlivých oprávnění ke všem zdrojům – když přidáte členy do skupiny, automaticky získají oprávnění používat všechny nástroje, které skupina poskytuje.

Skupiny Office 365 přecházejí na to, které poštovní schránky webu obsahují:

  • Access Host (poštovní schránky webu) nemůžete poskytnout lidem mimo vaši organizaci přístup. Se skupinami nabízíte přístup hostů k e-mailovým konverzacím, souborům a dokonce sdílenému poznámkovému bloku OneNotu.

  • Sdílená Doručená pošta – kde se uskuteční konverzace, které se tradičně nacházejí v poštovní schránce. Sdílená Doručená pošta je plně prohledaná, takže vytvoří živý archiv zpráv skupiny. Newcomers do skupiny se může vyhledávat nebo procházet pomocí historie, abyste se rychle dostali k rychlému urychlení toho, co se skupinou už dřív komunikovalo.

  • Knihovna sdílené soubory – vaše skupina má knihovnu souborů SharePointu, kde můžou uživatelé ukládat, sdílet a spolupracovat na dokumentech, sešitech, prezentacích, obrázcích nebo jiném typu souboru, na kterém potřebují pracovat.

  • Sdílený kalendář – vaše skupina načte sdílený kalendář pro odesílání událostí souvisejících se skupinou. Každý člen, který se k odběru skupiny přihlašuje, je automaticky vyzván k událostem publikovaným v kalendáři, takže se tyto události můžou taky zobrazit v kalendářích Office 365, kde si to přejí.

  • Sdílený poznámkový blok OneNotu – skupina automaticky obsahuje sdílený poznámkový blok OneNotu, kde můžou členové skupiny sbírat informace a spolupracovat na nich. Mnoho skupin používá Poznámkový blok k vytvoření živého wikiwebu s častými otázkami a dalšími prostředky.

  • Obsah je možné zjistit – skupiny v Outlooku jsou ve výchozím nastavení veřejné ve vaší organizaci, což znamená, že je pro ostatní lidi ve vaší organizaci snadné vyhledávat a připojovat se ke skupině nebo je prohlížet. Pokud je obsah skupiny citlivý, můžete skupinu převést na soukromou, která skryje obsah od nepatřících a vyžaduje, aby vlastník skupiny schválil všechny žádosti o připojení.

  • Samoobslužné vytváření – správci nemusí bogged na základě požadavků uživatelů na vytváření skupin. Uživatelé mohou podle potřeby vytvářet vlastní skupiny. Pokud chcete určit, kteří uživatelé ve vaší organizaci můžou vytvářet skupiny, podívejte se na téma řízení uživatelů, kteří můžou vytvářet skupiny Office 365.

Správa adresářů

Udržování adresáře pod kontrolou je důležité pro každého správce. Tady jsou některé nástroje skupiny Office 365, které vám pomůžou pomoct:

  • Zásady vytváření názvů – zásady vytváření názvů: umožňuje definovat, co jsou a které názvy pro vaše skupiny nejsou přijatelné. , Které uživatelům brání, aby do skupin dávali vulgární nebo zakázané názvy. Kromě toho můžete na názvy skupin vynutit standardní rozlišovací čísla nebo přípony.

  • Dynamické členství – dynamické členství umožňuje nastavit členství ve skupinách podle pravidla, které přidá (nebo odebere) členy skupiny na základě metadat (například oddělení nebo role) ve službě Active Directory.

  • Skryté členství ve skupinách: Pokud máte důvod, proč je seznam členství vaší skupiny důvěrný, třeba pokud členy jsou studenti, můžete seznam členů skrýt mimo strany.

  • Oprávnění k vytváření: může se stát, že někteří lidé ve vaší organizaci nebudou moct vytvářet nové skupiny. Existuje několik postupů pro správu oprávnění k vytváření v adresáři.

  • Protokoly auditování – můžete mít více informací, které umožňují uživatelům vytvářet skupiny a spravovat členství ve skupinách, protože záznamy pro skupiny pro správu skupin Office 365 umožňují sledovat, kdo vytvořil nebo odstranil určitou skupinu nebo provedli změny členství ve skupině.

Řízení doručení

Správa doručení vám dává některé způsoby, jak se dají odesílat a přijímat zprávy. Navíc jsou k dispozici nástroje pro sledování toku zpráv.

  • Možnost Odeslat jako nebo odeslat za uživatele: Tato nastavení umožňují konkrétním uživatelům posílat e-maily, jako kdyby byli členy skupiny nebo jsou jejím jménem.

  • Omezení odesílatele: Tato nastavení umožňují určit, kdo smí odesílat zprávy skupině. Skupinu lze nakonfigurovat tak, aby povolovala e-maily od externích stran, ale můžete ji chtít omezit jenom na konkrétní externí strany.

  • Podpora externích uživatelů – pozváním hostů do vaší skupiny se můžete rozhodnout, že se mají zahrnout do e-mailových konverzací ve skupině.

  • Pravidla přenosu – pravidla přenosu fungují pro skupiny stejně jako pro výměnu. Pravidla můžou hledat zprávy, které splňují určité podmínky, a ty pak můžou na těchto zprávách působit.

  • Upozornění než odešlete – upozornění na zprávy se uživatelům zobrazí při psaní zprávy. Mohou vám pomoci omezit zprávy o nedoručení upozorněním uživatele, pokud se zpráva může dostat do jiných zemí nebo překročit kvóty zpráv.

  • Více adres proxy – skupina může mít aliasy stejným způsobem jako poštovní schránka uživatele. Další proxy adresy mohou být užitečné pro přijímání zpráv odeslaných na tyto další aliasy nebo pro lepší dosahování skupiny, jejíž jméno je dlouhé nebo velké.

  • Maximální velikost pro posílání a přijímání – tyto kvóty vám mohou pomoci snížit problémy se skupinovým přijímání (nebo odesíláním) mimořádně rozsáhlých zpráv, abyste mohli lépe spravovat požadavky na úložiště a šířku pásma.

Zásady obsahu

Office 365 také nabízí některé nástroje pro správu obsahu, který je sdílený ve vaší skupině.

Pokyny k používání – budete moct definovat pokyny pro používání pro skupiny Office 365 – pro pedagogování uživatelů o osvědčených postupech, které pomáhají udržovat jejich skupiny v rámci interních zásad obsahu.

Klasifikace dat – budete moct vytvořit přizpůsobitelný systém pro klasifikaci dat pro skupiny Office 365, které umožňují oddělení skupin podle typů zásad (například neklasifikované, "Podniková důvěrnost" nebo "Top Secret"). Tímto způsobem mohou vaše skupiny vykazovat zásady jiného obsahu ve vaší organizaci. Rozšiřitelné zásady: umožňuje organizaci nakonfigurovat koncový bod, který se volá při každém vytvoření nebo změně skupiny – a pak můžete implementovat vlastní zásady pro vytvoření nebo změnu skupiny.

Proč tuto změnu provádíme?

Poštovní schránky webu mají za to, že se jedná o pasivní formu spolupráce. Protože se spolupráce pro moderní týmy stává ještě důležitější, naše zákazníci si ještě více požádali o řešení, která nabízejí efektivnější možnosti spolupráce. Proto jsme se rozhodli vyřadit poštovní schránky webu a podporovat používání skupin.

Začínáme se skupinami je snadné a můžete být v několika minutách.

Pomocí následujícího postupu vytvořte týmový web SharePointu Online, který je součástí skupiny Office 365:

  1. Přejděte na SharePoint Online. Můžete se sem přihlásit na portálu Office 365 na adrese https://www.Office.com a potom kliknout na spouštěč aplikací v pravém horním rohu prohlížeče.

  2. Na domovské stránce SharePointu klikněte na na + vytvořit web a vyberte týmový web .

  3. V podokně, které se zobrazí, zadejte nový název týmového webu a popis. Vyplňte všechna další pole, která vaše organizace vyžaduje, a klikněte na Další.

  4. Přidejte na web vlastníky a členy v následujícím podokně a klikněte na Dokončit. Můžete přidat stejné členy, které patří k týmovému webu klasického chování.

Nově vytvořený týmový web SharePointu Online je teď připravený k použití. Další informace najdete v tématu Vytvoření týmového webu v SharePointu Online .

Pokud chcete získat přístup ke skupinám, klikněte na spouštěč aplikací a přejděte na pošta. Karta skupiny v části složky a vytvoří se skupina se stejným názvem jako název webu na SharePointu. Tato skupina vytvoří sdílenou poštovní schránku ve formě prostoru konverzace, což je karta soubory, která poskytuje rychlé zobrazení stránky dokumenty na SharePointovém webu, kalendář skupiny a Poznámkový blok, který se dá zobrazit taky na SharePointovém webu.

Nyní můžete skupinu používat.

Co jsou stávající poštovní schránky webu?

Chápeme, že některá z nich mohou mít v poštovních schránkách webu důležitá data, která budete potřebovat pro kontinuitu operací. Vaše stávající poštovní schránky webu budou nadále fungovat jako dříve.

Co když používám Project Online?

Pokud jste zákazníkem Projectu Online , nebudete se moct připojit k týmovému webu SharePointu Online. Můžete ale nadále používat týmový web projektu klasické prostředí, který bude dál fungovat, a nebudete moct vytvářet nové poštovní schránky webu. Pokud potřebujete řešení pro poštu, doporučujeme vytvořit novou skupinu Office 365 a používat ji pro e-mail. Další informace najdete v tématu Vytvoření skupiny v Outlooku .

Pracujeme na dlouhodobém řešení a oznámíme vám, že až máme řešení.

Co dál?

Zahájili jsme nasazení nástrojů pro správu tenanta pro připojení stávajících týmových webů SharePointu do nových skupin Office 365. Další informace najdete v tomto příspěvku.

Další informace

Pozorně vám nasloucháme

Tento článek byl naposledy aktualizován 10. července 2018 v důsledku vašich komentářů. Pokud jste tyto informace našli a obzvláště pokud jste to neudělali, použijte prosím následující ovládací prvky pro názory a sdělte nám, jak ji můžeme zlepšit.

Poznámka:  Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát vědět, jestli vám informace pomohly? Pokud chcete, můžete se podívat na anglickou verzi článku.

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×