Publikování seznamů úkolů pro vytváření a sledování práce v organizaci

Publikování seznamu úkolů je způsob, jakým provozní manažeři a další plánovači organizace distribuují úkoly týmům, které práci provádějí. Každý tým obdrží jednu kopii seznamu, aby místní manažeři mohli svým pracovníkům přiřazovat úkoly. Manažeři, kteří jsou součástí týmů v hierarchii mezi místním manažerem a vydavatelem seznamu úkolů, můžou sledovat přiřazení a dokončení úkolů, ale nemůžou nic změnit. 

Řekněme například, že Anna je provozní manažerkou v ústředí Contoso Markets, 250 obchodního řetězce uspořádaného v Teams podle oblastí. Každá oblast má aspoň jeden obchod a pracovníci každého obchodu dostávají pokyny k práci prostřednictvím úkolů v aplikaci Teams. Anna plánuje letní výprodej a připravila seznam úkolů, který publikuje pro celý řetězec. 

• Anna přejde do aplikace Úkoly v Teams a vytvoří seznam úkolů pro nastavení prodeje a pojmenuje ho Letní prodej. Připojí několik vizuálních úprav produktů, které vás provede tím, že pak publikuje svůj seznam úkolů do všech 250 obchodů.

• Srina spravuje západní region, jehož obchody mají další kategorii produktů: sportovní zboží. Rozhodla se duplikovat seznam úkolů Summer Sale, přidat úkoly pro sportovní zboží a publikovat ho ve svých obchodech jako Summer Sale Western.

• Frank spravuje Store 004, největší obchod v západní oblasti. Teams otevře na svém počítači den před zahájením přípravy prodeje. Vidí dva nově publikované seznamy a má pohled. Úkoly přiděluje svým pracovníkům v první linii a několik úkolů sám sobě.  

• Will, burzovní referent ve Storu 004, otevře aplikaci Teams na telefonu a zjistí, co ho čeká. Zkontroluje vizuální uspořádání produktů, které Anna připojila ke svému úkolu, a začne je implementovat ve svém obchodě.

Když publikujete seznam, můžou správci upravovat libovolné pole úkolu s výjimkou názvu úkolu a poznámek. Správci nemůžou odstranit publikované úkoly. 

1. V levém dolním rohu karty Publikované seznamy vyberte Nový seznam.

2. Seznam pojmenujte.

3. Zvolte, jak vybrat týmy příjemců. Týmy můžete vybrat z hierarchie nebo nahrát vlastní seznam týmů. Další informace o těchto možnostech najdete tady. Následující kroky ukazují výběr z hierarchie.

4. Pokud v úkolech patříte do více než jednoho týmu, vyberte tým, ze který chcete publikovat. Týmy, které obdrží publikaci seznamu úkolů, uvidí, ze kterého týmu byl seznam úkolů publikován.

5. Vyberte Vytvořit. Nový seznam se zobrazí v části Koncepty na levé straně.

6. V části Název úkolu dejte prvnímu úkolu název a vyberte Enter.

7. Výběrem názvu úkolu otevřete úkol a přidejte nebo upravte některou z následujících možností.   

   • Název

   • Kbelík (slouží ke kategorizaci úkolů – například kontejnery Warehouse nebo Sales Desk je možné použít k identifikaci pracovní skupiny, která bude úkol provádět)

   • Priorita (urgentní, důležitá, střední nebo nízká)

   • Zahájení nebo termín splnění

   • Poznámky

   • Kontrolní seznam až 20 položek (položky a pořadí řídíte vy, příjemci úkolů ovládací prvek označí jako dokončené) 

   • Příloha 

8. Pokud chcete přidat další úkol, zadejte název úkolu do pole Nový úkol. 

   Poznámka: Pokud jste se k seznamu úkolů vrátili po provedení něčeho jiného, možná před zadáním názvu do pole Nový úkol budete muset nejdřív vybrat Přidat úkol.

   Tip: Po vytvoření úkolů můžete hromadně upravit prioritu, termín splnění nebo kontejner pro všechny vybrané úkoly. Pokyny najdete v tématu Změna více úkolů najednou. 

Můžete zkopírovat seznam konceptů nebo publikovaný seznam. Potom můžete kopii upravit a připravit ji k samostatnému publikování. 

1. Na kartě Publikované seznamy vyberte seznam úkolů, který chcete duplikovat, vyberte Další možnosti a pak vyberte Duplikovat. Kopie seznamu úkolů se zobrazí v části Koncepty.
   
    

   Poznámka: Když obdržíte publikovaný seznam úkolů a můžete také publikovat seznamy úkolů, zobrazí se nový seznam na kartě Publikované seznamy v levém podokně v části Přijato.  
   
   

2. Jakmile je seznam duplicitní, můžete se seznamem pracovat stejně jako s jinými seznamy konceptů.  

Před publikováním můžete seznam konceptů přejmenovat. Libovolný seznam úkolů můžete přejmenovat ve stavu konceptu.

1. Na kartě Publikované seznamy v části Koncepty nastavte ukazatel myši na seznam, který chcete přejmenovat.

2. Vyberte Další možnosti a pak vyberte Přejmenovat seznam.
   
   

3. Do pole Název zadejte nový název. Teams zkontroluje název a ověří, jestli nedochází ke konfliktům. Pokud se na okraji pole Název zobrazí značka zaškrtnutí, název bude fungovat. Pokud chcete změnu názvu použít, vyberte Uložit .

1. Na kartě Koncepty vyberte seznam úkolů, který chcete upravit. 

2. Pokud chcete změnit úkol, vyberte jeho název a otevřete ho a pak udělejte jednu z těchto věcí:

   • Pokud chcete některá pole úkolů změnit, vyberte ho a podle potřeby ho upravte. Můžete také přidat poznámky a přílohy.  

   • Pokud chcete úkol odstranit, vyberte napravo od názvu úkolu Možnost Další možnosti a pak vyberte Odstranit.

Libovolný seznam úkolů můžete odstranit v části Koncepty a Nepublikováno.

1. Na kartě Publikované seznamy v části Koncepty nebo Nepublikované najeďte myší na seznam úkolů, který chcete odstranit.

2. Vyberte Další možnosti a pak vyberte Odstranit.

Až bude seznam úkolů připravený, publikujte ho v týmech, jejichž členové budou pracovat. 

1. V aplikaci Úkoly vyberte Publikované seznamy.
    

2. V seznamu Koncepty vyberte seznam úkolů a pak v pravém horním rohu vyberte Publikovat.

3. Vyberte týmy, které obdrží seznam úkolů. Pomocí hlavního seznamu Teams nebo dostupných filtrů vyhledejte týmy, které chcete zahrnout.
   
   

   • Pokud chcete vybrat všechny skupiny v kategorii, zaškrtněte políčko u záhlaví kategorie. V následujícím případě výběrem možnosti Oblast 1 vyberete všechny obchody v dané oblasti. 

   • Pokud chcete publikovat jenom do těch obchodů v oblasti 1, které mají oděvní oddělení, vyberte kromě nadpisu oblast také filtr Oblečení.
      

4. Vyberte Další a zkontrolujte plán publikace. Pokud chcete provést změny, vyberte Zpět.  

5. Vyberte Připraveno, všechno vypadá dobře a pak vyberte Publikovat. 

   Poznámky: 

   • Jakmile začne proces publikování, seznam úkolů se přesune z konceptů na publikováno , aby bylo vidět, že se úkoly odesílají a zobrazují příjemcům. 

   • V různých fázích procesu publikování aplikace Teams kontroluje pokyny k publikování a informuje vás o jakýchkoli problémech, na které narazí.

   • Publikování úkolů může chvíli trvat, pokud je v seznamu úkolů velký počet úkolů nebo pokud vyberete velký počet přijímajících týmů. Je v pořádku opustit obrazovku publikování a vrátit se později – úkoly budou dál publikovat na pozadí. 

6. Po dokončení publikování se v horní části karty Publikované seznamy zobrazí zpráva s oznámením, že vaše úkoly byly úspěšně doručeny.

   Důležité informace: Pokud se zobrazí ikony upozornění, vyberte Zobrazit podrobnosti, které vám pomůžou vyřešit problémy.

Úkoly v publikovaném seznamu můžete upravit tak, že seznam přepíšete do režimu úprav. Jakmile je seznam v režimu úprav, můžete aktualizovat úkoly v seznamu, odstranit úkoly ze seznamu nebo do seznamu přidat nové úkoly. Změny se nepublikují do týmů příjemců, dokud nevyberete Možnost Publikovat změny a nepotvrdíte souhrn. 

Když publikujete změny úkolu v publikovaném seznamu, hodnoty v polích úkolů v aktualizovaném úkolu přepíšou hodnoty těchto polí úkolů v každém týmu příjemců s výjimkou, že stav úkolu není resetovaný. Pokud chcete objasnit, co je potřeba udělat, doporučujeme upravit úkol v publikovaném seznamu.  Pokud dojde k opravě, která vyžaduje, aby byl úkol dokončen znovu, i když byl dokončen podle předchozích podrobností úkolu, doporučujeme odstranit původní úkol a vytvořit nový.

1. V části Publikováno vyberte seznam, který chcete upravit.

2. Vyberte Upravit seznam , jak je znázorněno na obrázku.

3. Jakmile je seznam v režimu úprav, můžete kliknout na úkol, který chcete upravit. Můžete také přidat nový úkol nebo ho odstranit kliknutím na nabídku ... vedle existujícího úkolu.

4. Pokud se rozhodnete neprovádět změny, můžete vybrat Zrušit úpravy na stejném místě, kde jste našli tlačítko Upravit seznam, a žádné změny se nepublikují do žádného z týmů příjemců.

5. Pokud jste připravení publikovat změny, můžete výběrem možnosti Publikovat změny v pravém horním rohu publikovat změny ve všech původních týmech příjemců.  
   
   

   Poznámka: Případně můžete zrušit provedené úpravy a seznam se vrátí do dříve publikovaného stavu.

Pokud potřebujete zrušit publikování, je nejlepší to udělat co nejdříve, abyste omezili přiřazení a dokončení úkolů, které se vymažou. Nepublikovaný seznam se přesune do oddílu Nepublikováno a dá se duplikovat, ale nedají se znovu publikovat.  

1. Vedle seznamu, u kterého chcete zrušit publikování, vyberte Další možnosti a pak vyberte Zrušit publikování.

2. Jakmile je seznam v oddílu Nepublikováno, můžete ho zkopírovat, upravit kopii a publikovat upravenou kopii.

Po publikování seznamu úkolů budete pravděpodobně chtít sledovat postup týmů při přiřazování a dokončování úkolů, které jste jim poslali. Podrobnosti o publikovaných úkolech můžete zobrazit několika různými způsoby. 

V zobrazení Úkoly se zobrazuje průběh rozdělený podle úkolů. Výběrem úkolu můžete zobrazit další podrobnosti o přiřazení a dokončení úkolu napříč týmy, které ho obdržely. 

• Výběrem napravo od úkolu zkontrolujte podrobnosti úkolu.

Zobrazení Teams umožňuje zobrazit průběh všech úkolů v seznamu podle týmu. Můžete vybrat seskupení, jako jsou oblasti nebo oblasti a rozbalit je, a můžete vybrat jednotlivé týmy, které obdržely seznam úkolů, a zobrazit podrobnosti o tomto týmu. 

A pokud chcete zjistit, jak si tým vede u jednotlivých úkolů, vyberte název týmu. 

Pokud se chcete po zobrazení podrobností vrátit do zobrazení na vysoké úrovni, klikněte na název seznamu úkolů nalevo od názvu týmu.