Ruční archivace položek

Vaše poštovní schránka Outlooku je sice dost velká, ale i tak by se mohlo stát, že přestanete dostávat e-maily. Abyste předešli zaplnění schránky, můžete starší položky, které chcete zachovat, přesunout do archivu – samostatného datového souboru Outlooku (.pst), který se dá kdykoli v případě potřeby v Outlooku otevřít.

Poznámka: Příkaz a funkce Archivovat se nezobrazí u žádného účtu ve vašem profilu Outlook, pokud zahrujete účet Exchange Server a vaše organizace používá Microsoft Exchange Server Online archiv. Tuto funkci může zakázat i správce sítě.

Outlook ve výchozím nastavení pravidelně archivuje položky pomocí funkce Automatická archivace. Další informace najdete v článku Automatická archivace starších položek.

Položky můžete taky archivovat ručně, kdykoli budete chtít. Můžete tak určit, které položky chcete archivovat, kam je uložíte a jak staré položky mají být archivované.

  1. Udělejte některou z těchto věcí:

    • V Outlook 2013:Klikněte na Soubor >Informace > Nástroje pro > Archiv.


      Archivace

    • V aplikaci Outlook 2016: Klikněte na Soubor > Informace > Nástroje > Vyčistit staré položky.

      Vyčistit staré položky

    Tip: Funkce archivace a automatické archivace nemusí být dostupné, pokud je váš poštovní profil spojený se serverem Exchange. Taky je možné, že vaše organizace má zásady uchovávání pošty, které se používají místo automatické archivace. Další informace získáte od správce systému.

  2. Klikněte na možnost Archivovat složku se všemi podsložkami a vyberte složku, kterou chcete archivovat.

  3. Do pole Archivovat položky starší než zadejte datum.

    Dialogové okno Archivovat

  4. Pokud chcete archivovat některé složky pomocí různých nastavení, můžete vytvořit víc souborů .pst. Položky ve složce Odeslaná pošta můžete třeba chtít ponechat déle než položky ve složce Doručená pošta.

  5. Když zaškrtnete políčko Zahrnout položky označené Automaticky nearchivovat, budou archivované i jednotlivé položky vyloučené z automatické archivace. Tato možnost nezruší u těchto položek jejich vyloučení z archivace, ale bude ignorovat nastavení Položku automaticky nearchivovat jenom u téhle archivace.

  6. Klikněte na tlačítko OK.

Vypnutí automatické archivace

Pokud chcete archivovat jenom ručně, vypněte automatickou archivaci.

  1. Klikněte na Soubor > Možnosti > Upřesnit.

  2. V části Automatická archivace klikněte na tlačítko Nastavení automatické archivace.

  3. Zrušte zaškrtnutí políčka Spouštět automatickou archivaci každých n dnů.

Podpora Office 2010 skončila 13. října 2020

Upgradujte na Microsoft 365, abyste mohli pracovat kdekoliv na libovolném zařízení a měli jste dál k dispozici podporu.

Upgradovat hned

Ve výchozím nastavení Outlook položky archivované automaticky v pravidelných intervalech. Další informace o automatické archivaci najdete v tématu Použití automatické archivace k zálohování nebo odstraňování položek.

Můžete taky ručně zálohovat a archivovat položky, kromě automatické archivace nebo jako náhradu. Ruční archivace poskytuje flexibilitu a umožňuje přesně určit, které složky se mají do archivu zahrnout a které archivy Outlook datový soubor (.pst).

Pokud chcete položky Outlook archivovat ručně, proveďte toto:

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na Nástroje čištění.

  3. Klikněte na Archivovat.

  4. Klikněte na možnost Archivovat tuto složku a všechny podsložky a potom klikněte na složku, kterou chcete archivovat. Do tohoto ručního archivu je zahrnutá jakákoli podsložka složky, kterou vyberete.

  5. Do pole Archivovat položky starší než zadejte datum.

    Dialogové okno Archivovat

  6. Pokud nechcete použít výchozí soubor nebo umístění, klikněte v části Archivovat soubor na Procházet a zadejte nový soubor nebo umístění. Vyhledejte soubor, který chcete najít, nebo zadejte název souboru a klikněte na OK. Umístění cílového souboru se zobrazí v poli Archivovat soubor.

  7. Pokud chcete zahrnout všechny položky, které můžou být jednotlivě označené, aby se vyloučily z automatické archivace, zaškrtněte políčko Zahrnout položky se zaškrtnuté políčko Neautoarchivovat. Tato možnost neodebere toto vyloučení z těchto položek, ale místo toho ignoruje políčko Neprohlížet automatickou archivaci jenom pro tento archiv.

Vypnutí automatické archivace

Pokud chcete archivovat jenom ručně, musíte automatickou archivaci vypnout. Postupujte takto:

  1. Klikněte na kartu Soubor.

  2. Klikněte na položku Možnosti.

  3. Na kartě Upřesnit klikněte v části Automatická archivacena možnost Automatická archivace Nastavení.

  4. Zrušte zaškrtnutí políčka Spouštět automatickou archivaci každých n dní.

Automatická archivace, která je ve výchozím nastavení zapnutá, automaticky přesune staré položky do archivního umístění v plánovaných intervalech. Položky ale můžete zálohovat a archivovat ručně do umístění, které zadáte.

Poznámka: Nastavení Microsoft Office Outlook 2007 automatické archivace je možné přizpůsobit. Místo ručního zálohování nebo archivace položek můžete zjistit, že automatická archivace může splňovat vaše potřeby. Další informace najdete v tématu Zálohování nebo odstranění položek pomocí automatické archivace.

  1. V nabídce Soubor klikněte na Archivovat.

  2. Vyberte možnost Archivovat tuto složku a všechny podsložky a potom v části Archivovat položky starší než zadejte datum.

    Archivované složky v seznamu složek

  3. V části Archivovatsoubor klikněte na Procházet a zadejte nový soubor nebo umístění, pokud nechcete použít výchozí soubor nebo umístění.

  4. Pokud chcete přepsat předchozí nastavení, aby se automaticky ne archivovali určité položky, zaškrtněte políčko Zahrnout položky se zaškrtnutou možností Neautomatického archivace. Pokud se rozhodnete tyto položky během tohoto postupu archivovat ručně, budou tyto položky znovu podléhat nastavení Do not AutoArchive (Neautomatického archivace), pokud toto nastavení v budoucnu znovu ručně nepřepíšete.

  5. Klikněte na OK.

Poznámka: Outlook automaticky vytvoří další archivační soubor pro položky ve složce a zadaném umístění.

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

×