Seznámení se strukturou databáze aplikace Access

Seznámení se strukturou databáze aplikace Access

Seznamte se s tabulkami, formuláři, dotazy a jinými objekty v accessové databázi, abyste mohli snadněji provádět různé úkoly, jako je zadávání dat do formulářů, přidávání nebo odebírání tabulek, vyhledávání nebo nahrazování dat a spouštění dotazů.

Tento článek nabízí základní přehled o struktuře accessové databáze. Access nabízí různé nástroje, které můžete použít k seznámení se strukturou určité databáze. V článku se také dozvíte, jak, kdy a proč tyto nástroje použít.

Poznámka: Článek se zabývá tradičními accessovými databázemi, které se skládají ze souboru nebo ze sady souborů se všemi daty a funkcemi aplikace, jako jsou formuláře pro zadávání dat. Některé části článku neplatí pro accessové webové databáze ani pro accessové webové aplikace.

V tomto článku

Přehled

Databáze je kolekce informací, které se týkají určitého tématu nebo mají společný účel, například sledování objednávek zákazníků nebo správa hudební sbírky. Pokud databáze není uložená na počítači nebo jsou v něm uloženy jen její části, pravděpodobně sledujete informace z různých zdrojů, které se musí koordinovat a uspořádat.

Například telefonní čísla dodavatelů mohou být uložená na různých místech: ve vizitkáři s telefonními čísly dodavatelů, v šanonech s informacemi o produktech uložených ve skříni a v tabulce, která obsahuje informace o objednávkách. Pokud se telefonní číslo dodavatele změní, musíte tuto informaci aktualizovat na všech třech místech. Ve správně navržené accessové databázi je telefonní číslo uložené jen jednou, takže stačí informaci aktualizovat jen na jednom místě. Pokud tedy aktualizujete telefonní číslo dodavatele, automaticky se aktualizuje všude, kde ho v databázi použijete.

Přístup k databázovým souborům

V Accessu můžete spravovat všechny informace v jednom souboru. V souboru accessové databáze můžete používat:

  • Tabulky, do kterých ukládáte data.

  • Dotazy k vyhledání a načtení požadovaných dat.

  • Formuláře k zobrazení, přidání a aktualizaci dat v tabulkách.

  • Sestavy k analýze nebo tisku dat v určitém rozložení.

Data z tabulek použitá v dotazu, formuláři a sestavě

1. Data ukládejte jen jednou, do jedné tabulky, ale prohlížet je můžete z různých míst. Při aktualizaci dat se automaticky aktualizují všechny jejich výskyty.

2. K načtení dat použijte dotaz.

3. K zobrazení nebo zadání dat použijte formulář.

4. K zobrazení nebo tisku dat použijte sestavu.

Všechny tyto položky – tabulky, dotazy, formuláře a sestavy – jsou databázové objekty.

Poznámka: Některé accessové databáze obsahují odkazy na tabulky uložené v jiných databázích. Můžete třeba mít jednu accessovou databázi, ve které jsou jen tabulky, a druhou accessovou databázi, která obsahuje odkazy na tyto tabulky, ale také dotazy, formuláře a sestavy založené na propojených tabulkách. Většinou nezáleží na tom, jestli se jedná o propojenou tabulku nebo o tabulku, která je skutečně uložená v databázi.

Tabulky a relace

Když ukládáte data, vytvořte jednu tabulku pro každý typ sledované informace. K typům sledovaných informací mohou patřit například informace o zákaznících, informace o produktech a podrobnosti objednávky. Abyste v dotazu, formuláři nebo sestavě mohli sloučit data z různých tabulek, je potřeba definovat mezi tabulkami relace.

Poznámka: Ve webové databázi ani ve webové aplikaci nemůžete k vytváření relací používat kartu objektů Relace. K vytváření relací ve webové databázi nebo webové aplikaci použijte vyhledávací pole.

Data uložená v tabulkách spojených na základě souvisejících polí

1. Informace o zákaznících, které předtím existovaly v seznamu adresátů, jsou teď v tabulce zákazníků.

2. Informace o objednávkách, které předtím existovaly v tabulce, jsou teď v tabulce objednávek.

3. K rozlišení jednotlivých záznamů v tabulce se používá jedinečné ID, třeba ID zákazníka. Když přidáte pole s jedinečným ID jedné tabulky do jiné tabulky a definujete vztah mezi těmito dvěma poli, Access spojí související záznamy z obou tabulek, abyste je mohli spojit ve formuláři, sestavě nebo dotazu.

Dotazy

Dotaz pomáhá najít a načíst data, která splňují zadané podmínky, včetně dat z více tabulek. Dotaz také můžete použít k aktualizaci nebo odstranění několika záznamů najednou a k provádění předdefinovaných nebo vlastních výpočtů s daty.

Poznámka: Dotaz se nedá použít k aktualizaci ani odstraňování záznamů ve webové databázi ani ve webové aplikaci.

Dotaz vracející výsledky z různých tabulek

1. Tabulka zákazníků obsahuje informace o zákaznících.

2. Tabulka objednávek obsahuje informace o objednávkách.

3. Tento dotaz načte ID objednávky a požadované datum z tabulky objednávek a název společnosti a město z tabulky zákazníků. Dotaz vrátí jen objednávky, které je potřeba splnit v dubnu a jen pro zákazníky se sídlem v Londýně.

Formuláře

Formulář můžete použít ke snadnému zobrazení, zadání a změně dat po jednom řádku. Formulář se taky může použít k provádění dalších akcí, třeba k odesílání dat do jiné aplikace. Formuláře obvykle obsahují ovládací prvky, které jsou propojené s podkladovými poli v tabulkách. Když otevřete formulář, Access načte data z jedné nebo více těchto tabulek a zobrazí je v rozložení, které jste zvolili při vytváření formuláře. Formulář můžete vytvořit pomocí jednoho z příkazů formuláře na pásu karet, Průvodce formulářem nebo pomocí návrhového zobrazení.

Poznámka: K vytváření formulářů a sestav ve webových databázích a webových aplikacích se používá zobrazení rozložení, nikoli návrhové zobrazení.

Formuláře mohou usnadnit prohlížení a zadávání dat.

1. Tabulka zobrazuje mnoho záznamů najednou, ale možná se budete muset vodorovně posunout, abyste viděli všechna data v jednom záznamu. Při zobrazení tabulky navíc nemůžete aktualizovat data z více než jedné tabulky současně.

2. Formulář se týká vždy jen jednoho záznamu, i když může zobrazovat pole z několika tabulek. Může také zobrazovat obrázky a jiné objekty.

3. Formulář může obsahovat tlačítko, kterým (když na něj kliknete) vytisknete sestavu, otevřete další objekty nebo jinak zautomatizujete úlohy.

Sestavy

Sestavu můžete použít k rychlé analýze dat nebo k jejich určité prezentaci, třeba v tištěné podobě nebo v jiných formátech. Kolegovi třeba můžete poslat sestavu se seskupenými daty a vypočtenými součty. Nebo můžete vytvořit sestavu, ve které jsou data adresy zformátována pro tisk adresních štítků.

Sestavy zobrazující naformátovaná nebo vypočítaná data

1. Sestavu můžete použít k vytvoření adresních štítků.

2. Sestavu můžete použít k zobrazení součtů v grafu.

3. Sestavu můžete použít k zobrazení vypočtených součtů.

Teď už znáte základní strukturu accessových databází. Když budete číst dál, naučíte se používat integrované nástroje k procházení konkrétní accessové databáze.

Zobrazení podrobností o objektech v databázi

Jedním z nejlepších způsobů, jak získat informace o určité databázi, je použít nástroj Dokumentace databáze. Dokumentaci databáze použijete k vytvoření sestavy, která obsahuje podrobné informace o objektech databáze. Napřed vyberte, jaké objekty budou v sestavě podrobně popsány. Když nástroj Dokumentace databáze spustíte, bude jeho sestava obsahovat všechna data o vybraných databázových objektech.

  1. Otevřete databázi, ke které chcete vytvořit dokumentaci.

  2. Na kartě Databázové nástroje klikněte ve skupině Analyzovat na Dokumentace databáze.

  3. V dialogovém okně Dokumentace klikněte na kartu představující typ databázového objektu, ke kterému chcete vytvořit dokumentaci. Pokud chcete vytvořit sestavu všech objektů v databázi, klikněte na kartu Všechny typy objektů.

  4. Vyberte jeden nebo víc objektů vypsaných na této kartě. Všechny objekty na kartě vyberete kliknutím na Vybrat vše.

  5. Klikněte na OK.

    Dokumentace databáze vytvoří sestavu obsahující podrobná data pro všechny vybrané objekty a otevře její náhled. Pokud použijete nástroj Dokumentace databáze například pro formulář pro zadávání dat, vypíšou se v sestavě vytvořené tímto nástrojem vlastnosti formuláře jako celku, vlastnosti jednotlivých oddílů formuláře a vlastnosti všech tlačítek, popisků, textových polí a jiných ovládacích prvků formuláře a navíc všechny moduly kódu a uživatelská oprávnění přidružená k tomuto formuláři.

  6. Sestavu vytisknete tak, že na kartě Náhled kliknete ve skupině Tisk na Tisk.

Prozkoumání tabulky v návrhovém zobrazení

Poznámka: Návrhové zobrazení není k dispozici pro tabulky webových databází.

Otevření tabulky v návrhovém zobrazení poskytuje podrobný pohled na strukturu tabulky. Můžete například najít nastavení datového typu jednotlivých polí, najít vstupní masky nebo zjistit, jestli tabulka používá nějaká vyhledávací pole – pole, která používají dotazy k extrahování dat z jiných tabulek. Tyto informace jsou užitečné, protože datové typy a vstupní masky mohou ovlivnit vaši schopnost najít data a spouštět aktualizační dotazy. Předpokládejme například, že chcete použít aktualizační dotaz k aktualizaci určitých polí v jedné tabulce zkopírováním dat v podobných polích z jiné tabulky. Dotaz se nespouštěl, pokud se neshodují datové typy jednotlivých polí ve zdrojové a cílové tabulce.

  1. Otevřete databázi, kterou chcete analyzovat.

  2. V navigačním podokně klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku, kterou chcete prozkoumat, a v místní nabídce klikněte na Návrhové zobrazení.

  3. Podle potřeby si poznamenejte název každého pole tabulky a přiřazený datový typ.

    Přiřazený datový typ pole může omezovat velikost a typ dat, které uživatelé mohou do pole zadat. Uživatelé mohou být třeba omezeni 20 znaky textového pole nebo nemohou zadat textová data do pole s datovým typem Číslo.

  4. Pokud chcete zjistit, jestli je pole vyhledávací, klikněte v dolní části mřížky s návrhem tabulky v části Vlastnosti pole na kartu Vyhledávání.

    Vyhledávací pole zobrazuje jednu sadu hodnot (jedno nebo více polí, například jméno a příjmení), ale obvykle obsahuje jinou sadu hodnot (jedno pole, například číselné ID). Vyhledávací pole může například ukládat identifikační číslo zaměstnance (uloženou hodnotu), ale zobrazuje jméno zaměstnance (zobrazená hodnota). Při použití vyhledávacího pole ve výrazech nebo v operacích hledání a nahrazení se používá uložená hodnota, ne zobrazená hodnota. Seznámení s uloženými a zobrazenými hodnotami vyhledávacího pole je nejlepší způsob, jak zajistit, aby výraz nebo operace hledání a nahrazení používající vyhledávací pole pracovaly tak, jak očekáváte.

    Na následujícím obrázku je typické vyhledávací pole. Nezapomeňte, že nastavení, které vidíte ve vlastnosti Zdroj řádků pole, se bude lišit.

    Použití tabulky nebo dotazu jako zdroje dat pro vyhledávací pole

    Zobrazené vyhledávací pole používá k načtení dat z jiné tabulky dotaz. Můžete také vidět jiný typ vyhledávacího pole, které se nazývá seznam hodnot a používá pevně zadaný seznam voleb. Na tomto obrázku vidíte typický seznam hodnot.

    Použití seznamu hodnot jako zdroje dat pro vyhledávací pole

    Seznamy hodnot ve výchozím nastavení používají datový typ Text.

    Nejlepší způsob, jak najít vyhledávací pole a seznamy hodnot, je zobrazit kartu Vyhledávání a pak u každého pole tabulky kliknout na položky ve sloupci Datový typ. Další informace o vytváření vyhledávacích polí a seznamů hodnot najdete kliknutím na odkazy v části Viz také.

Začátek stránky

Prohlížení relací mezi tabulkami

Pokud chcete zobrazit grafické znázornění tabulek v databázi, polí v jednotlivých tabulkách a relací mezi těmito tabulkami, použijte kartu objektů Relace. Karta objektů Relace poskytuje celkový obrázek struktury tabulky a relace databáze – zásadní informace, když potřebujete vytvořit nebo změnit relace mezi tabulkami.

Poznámka: Kartu objektů Relace také můžete použít k přidání, změně nebo odstranění relací.

  • Otevřete databázi, kterou chcete analyzovat.

  • Na kartě Databázové nástroje klikněte ve skupině Relace na Relace.

Zobrazí se karta objektů Relace s relacemi mezi všemi tabulkami otevřené databáze.

Relace mezi dvěma tabulkami

Poznámka: Kartu objektů Relace nemůžete použít ve webové databázi ani ve webové aplikaci.

Začátek stránky

Viz taky

Použití podokna Závislosti objektů k zobrazení relací objektů

Úvod do tabulek

Úvod k datovým typům a vlastnostem pole

Úvod k dotazům

Úvod k formulářům

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×