Správa e-mailových zpráv pomocí pravidel

Správa e-mailových zpráv pomocí pravidel

Pravidla umožňují automaticky přesouvat, označovat příznakem a odpovídat na e-mailové zprávy. Můžete také použít pravidla pro přehrání zvuků, přesouvání zpráv do složek nebo zobrazení upozornění na nové položky.

Nejjednodušším a nejběžnějším pravidlem pro vytváření je pravidlo, které umožňuje přesunout položky od určitého odesílatele nebo s určitými slovy v předmětu do jiné složky. Toto pravidlo můžete vytvořit přímo ze zprávy, která jste už přijali.

  1. Klikněte pravým tlačítkem na zprávu ve složce Doručená pošta nebo v jiné složce a vyberte Pravidla.

    Klepněte pravým tlačítkem na zprávu, kterou jste obdrželi, abyste vytvořili pravidlo.
  2. Vyberte jednu z možností. Outlook automaticky navrhne vytvoření pravidla podle odesílatele a příjemce. Pokud chcete zobrazit další možnosti, vyberte Vytvořit pravidlo.

  3. V dialogovém okně Vytvořit pravidlo zaškrtněte jedno nebo více z prvních tří zaškrtávacích políček.

    Vyberte Vytvořit pravidlo pro vytvoření nového pravidla.
  4. Pokud chcete vytvořit pravidlo pro přesunutí zprávy do složky, zaškrtněte v části Provést následující políčko Přesunout položku do složky a pak v zobrazeném dialogovém okně Vybrat složku vyberte požadovanou složku a klikněte na OK.

    Položky můžete přesunout do stávající nebo do nové složky.
  5. Klikněte na tlačítko OK a pravidlo uložte.

    Poznámka: Pokud chcete pravidlo spustit u zpráv, které jste už dostali, zaškrtněte políčko v potvrzovacím dialogovém okně a klikněte na OK.

Vytvoření pravidla pomocí Průvodce pravidly

Existují tři typy pravidel, které můžete vytvářet v Průvodci pravidly.

  • Třídit zprávy: Tato pravidla umožňují filtrovat, třídit a následně zpracovat zprávy.

  • Upozorňovat na nové zprávy: Tato pravidla oznámí, že jste obrdželi zprávu, která splňuje specifická kritéria.

  • Vlastní pravidla: Jedná se o pravidla, která vytvoříte bez šablony.

Pravidla se dají téměř nekonečně přizpůsobit. Existují různé možnosti, které můžete nastavit u jednotlivých typů vytvářených pravidel. Podle následujícího postupu se naučte vytvořit pravidlo v Průvodci pravidly.

  1. Vyberte Soubor > Spravovat pravidla a upozornění a otevřete dialogové okno Pravidla a upozornění.

  2. Na kartě Pravidla e-mailu vyberte Nové pravidlo.

  3. Vyberte jednu ze šablon z kroku 1. Pokud chcete vytvořit zcela nové pravidlo, vyberte Použít pravidlo na přijaté zprávy nebo Použít pravidlo na odeslané zprávy.

  4. V poliKrok 2: Upravte popis pravidla, klikněte na libovolnou možnost, abyste ji mohli nastavit. Pokud jste například v kroku 1 vybrali Označit zprávy od uživatele příznakem pro zpracování, klikněte na osoby nebo veřejná skupina a vyberte zprávy odesílatele, které chcete označit příznakem, a potom klikněte na zpracovat v tuto dobu zaškrtněte příznak a datum zpracování.

  5. Klikněte na tlačítko Další.

Na druhé stránce Průvodce pravidly můžete přidat další podmínky pravidla. Můžete například vybrat zprávy odesílané určitou osobou, které mají určitá slova v předmětu nebo zprávě.

  1. V poli Krok 1: Vyberte podmínky je zaškrtnuté políčko všech podmínek, která nastavíte na předchozí obrazovce. Můžete vybrat více dalších podmínek zaškrtnutím příslušných políček.

  2. V poli Krok 2: Upravte popis pravidla klikněte na všechny další podtržené podmínky, které jste právě přidali. Klikněte na tlačítko Další.

Na třetí stránce Průvodce pravidly můžete vybrat další akce, které chcete použít u zprávy. Můžete například označit zprávy pro zpracování a označit zprávu jako důležitou.

  1. V poli Krok 1: Vyberte podmínky jsou zaškrtnuté všechny akce, které jste nastavili na první obrazovce. Další akce můžete vybrat tak, že zaškrtnete jejich políčka.

  2. V poliKrok 2: Upravte popis pravidla klikněte na všechny podtržené akce, které jste právě přidali. Klikněte na tlačítko Další.

Na čtvrté stránce Průvodce pravidly můžete přidat výjimky z pravidla. Můžete například označit výjimku, pokud je zpráva označená jako důležitá, a zajistit tak, že všechny zprávy označené konkrétní úrovní důležitosti nejsou označené příznakem pro zpracování.

  1. V poliKrok 1: Vyberte podmínky vyberte výjimky pravidla zaškrtnutím jejich zaškrtávacích políček.

  2. V poliKrok 2: Upravte popis pravidla klikněte na požadované další podtržené výjimky, které jste právě přidali. Klikněte na tlačítko Další.

  1. Na poslední stránce Průvodce pravidly zadejte název pravidla.

  2. Pokud chcete toto pravidlo spustit u zpráv, které jste již obdrželi, zaškrtněte políčko Spustit toto pravidlo pouze u zpráv ve složce Doručená pošta.

  3. Ve výchozím nastavení je zaškrtnuté políčko Zapnout toto pravidlo. Pokud nechcete, aby pravidlo bylo v současné době zapnuto, můžete zrušit zaškrtnutí políčka.

  4. Klikněte na Dokončit, abyste pravidlo uložili a zapnuli.

Pokud pravidlo nepotřebujete, můžete ho odstranit.

  1. Na kartě Soubor zvolte Spravovat pravidla a upozornění.

  2. V dialogovém okně Pravidla a upozornění zvolte na kartě Pravidla e-mailu pravidlo, které chcete odstranit.

  3. Zvolte Odstranit Ikona Odstranit > OK.

Ručně můžete spustit jedno nebo více pravidel.

  1. Na kartě Soubor zvolte Spravovat pravidla a upozornění a na kartě Pravidla e-mailu zvolte Spustit pravidla.

  2. V dialogovém okně Spustit pravidla zaškrtněte ve skupinovém rámečku Pravidla ke spuštění políčko u všech pravidel, která chcete spustit.

  3. V poli Spustit ve složce můžete vybrat jinou složku. Zvolte Procházet, zvolte složku a pak zvolte OK.

    Pokud chcete zahrnout všechny složky obsažené ve složce vybrané ve 3. kroku, zaškrtněte políčko Včetně podsložek.

  4. V rozevíracím seznamu Použít pravidla pro potvrďte výchozí nastavení všech zpráv nebo ho změňte na přečtené nebo nepřečtené zprávy.

  5. Zvolte Spustit.

V Outlooku existují dva typy pravidel: serverová a klientská.

  • Serverová pravidla    
    Když používáte účet Microsoft Exchange Serveru, některá pravidla jsou serverová. Tato pravidla jsou spuštěná pro vaši poštovní schránku na poštovním serveru Exchange, i když Outlook neběží.

    Je potřeba nastavit je tak, aby se na zprávy použila při jejich doručení do složky Doručená pošta na serveru a mohla se na serveru celá spustit a dokončit. Například pravidlo, které určuje, že zpráva se má vytisknout, se nemůže spustit, dokud není dokončeno na serveru. Pokud se pravidlo nedá použít na serveru, použije se, když spustíte Outlook a pak se z něj stane pravidlo na straně klienta.

  • Pravidla na straně klienta   
    Pravidla na straně klienta jsou pravidla, která se spouští jenom na vašem počítači. Jsou to pravidla, která se spustí v Outlook místo na serveruExchange. Pravidla na straně klienta se můžou spustit jenom v případě, že je spuštěnOutlook.

Tip: Obsahuje-li seznam pravidel oba typy pravidel, jsou nejdříve použita pravidla serveru a potom klientská pravidla.

Oznámení o doručení, odpovědi na hlasování a automatické odpovědi

Při použití pravidel se oznámení o doručení, oznámení o přečtení, odpovědi na hlasování a automatické odpovědi (oznámení Mimo kancelář) zpracovávají, jako by šlo o zprávy. Třeba pravidlo, které přesouvá zprávy obsahující v poli Předmět slovo „schůzka“ do určité složky, přesune do stejné složky také všechna oznámení o doručení, odpovědi na hlasování a automatické odpovědi.

Poznámka: Pokud pravidlo přesune odpovědi na hlasování ze složky Doručená pošta do jiné složky, ovlivní to sledování hlasování. Při otevření odeslané zprávy s hlasovacím tlačítkem nebudou informace o sledování zahrnovat počet odpovědí ze zpráv přesunutých pravidlem. Na druhou stranu ruční přesunutí nebo odstranění odpovědi sledování neovlivní.

Žádosti o schůzku, zadání úkolů a dokumenty

Žádosti o schůzku, zadání úkolů a dokumenty se považují za zprávy. Pokud vytvoříte pravidlo, které na základě splnění (shody) určitých podmínek (kritérií) přesune položku do konkrétní složky, přesunou se i všechny žádosti o schůzku a zadání úkolů, které těmto podmínkám vyhovují. Při vytváření pravidel, které tyto druhy položek ovlivňují, mějte na paměti následující omezení:

  • Pokud položku přesunete do jiné než poštovní složky, nemusí po přesunutí fungovat očekávaným způsobem. Pokud je například zpráva přesunuta do složky Kalendář, nevytvoří se nová událost.

  • V případě, že odpověď na schůzku nebo úkol přesunete do složky Odstraněná pošta pomocí pravidla, není odpověď sledována u původní položky.

  • Přesunete-li žádost o schůzku automaticky do složky Odstraněná pošta, není tato schůzka přidána do složky Kalendář.

  • U zadání úkolů a žádostí o schůzku nejsou použita pravidla, která ovlivňují odesílané zprávy.

Skupiny kontaktů

Pravidlo, které zahrnuje skupinu kontaktů, se může chovat jinak než jiná pravidla. Záleží na tom, jak je vytvořené.

  • Přesunovat zprávy odeslané veřejné skupině do složky   
    Toto pravidlo je dostupné jenom v případě, že používáte účetExchange Server. Do určené složky se přesunou jenom zprávy odeslané skupině kontaktů. Zprávy od lidí, kteří jsou členy skupiny kontaktů, se do určené složky přesouvat nebudou.

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

×