Vše o pracovních postupech Schválení

SharePoint pracovní postupy vám můžou pomoct zautomatizování obchodních procesů, což z nich dělá konzistentnější a efektivnější. Pracovní postup Schválení umožňuje směrovat dokumenty a další položky uložené v SharePoint jednomu nebo více lidem ke schválení.

Poznámka: Pracovní postupy SharePointu 2010 jsou vyřazené od 1. srpna 2020 pro nové tenanty a odebrané ze stávajících tenantů 1. listopadu 2020. Pokud používáte pracovní postupy SharePointu 2010, doporučujeme migrovat na Power Automate nebo na jiná podporovaná řešení. Další informace najdete v článku o vyřazení pracovního postupu SharePointu 2010.

Další informace najdete v tématu O pracovních postupech, které jsou součástí SharePointu.

Důležité informace: Ve výchozím nastavení není pracovní postup Schválení aktivovaný a není uvedený v seznamu Vybrat šablonu pracovního postupu ve formuláři přidružení. Aby byl správce webu dostupný k použití, musí je aktivovat na úrovni kolekce webů. Přejděte na Nastavení webu > funkce kolekce webů a > funkci Pracovní postupy. Také SharePoint 2013 tyto šablony pracovního postupu založené na SharePoint 2010 režimu kompatibility. Pokud chcete vytvořit SharePoint 2013 s podobnou logikou, použijte SharePoint Designer 2013.

Pokud všechno, co musíte udělat, je dokončit úkol pracovního postupu Schválení.    Posuňte se dolů k segmentu Dokončeno a rozbalte ho. Možná teď nepotřebujete žádný z dalších segmentů.

Porovnání ručního procesu s automatizovaným pracovním postupem

SharePoint pracovní postupy jsou:

  • Efektivní a konzistentní    Pracovní postup Schválení automaticky směruje dokument nebo položku, přiřadí úkoly revize a sleduje jejich průběh a v případě potřeby posílá připomenutí a oznámení. Aktivitu v pracovním postupu můžete sledovat a upravovat ze stránky centrálního stavu a historie událostí v pracovním postupu se udržuje 60 dní po dokončení.

  • Méně práce pro vás    Pracovní postup Schválení šetří vám i vašim kolegům čas i problémy a zároveň zjednodušuje a standardizuje proces schvalování.

Tady je diagram velmi jednoduché verze pracovního postupu Schválení.

Diagram jednoduchého pracovního postupu Schválení

Informace v tomto článku jsou uvedené v deseti rozšiřitelných segmentech.

Kliknutím sem zobrazíte několik tipů, jak tento článek co nejvíce vyu ít.

Pokud všechno, co musíte udělat, je dokončit úkol pracovního postupu Schválení.    Posuňte se dolů k segmentu Dokončeno a rozbalte ho. Možná teď nepotřebujete žádný z dalších segmentů.

Pokud chcete přidat, spustit, monitorovat a udržovat pracovní postupy    Pokud s těmito úkoly ještě nejste obeznámeni, může se vám hodit pracovat v tomto článku, segmentu po segmentu, při prvním návrhu a přidání pracovního postupu. Jakmile se seznámíte s informacemi a rozložením článku, budete moct přejít přímo do segmentu, který potřebujete při každé zpáteční návštěvě.

Schválení obsahu a schválení publikování    Můžete mít seznamy nebo knihovny, ve kterých chcete, aby se nové položky a/nebo nové verze aktuálních položek přezkušovaly na přesnost jejich obsahu nebo na vhodnost jejich formuláře a stylu, než budou viditelné všem, kdo mají k seznamu přístup. Tento typ procesu kontroly se nazývá schválení obsahu a pracovní postup Schválení můžete použít k řízení schvalování obsahu v seznamu nebo knihovně. (Existuje také velmi podobný pracovní postup Schválení publikování, vytvořený speciálně pro použití na sharepointových webech, které publikují webové stránky na internetu.)

Slovo o tisku tohoto článku    Toto je dlouhý článek. Pokud chcete vytisknout jenom vybrané segmenty, ujistěte se, že při tisku jsou rozbalené jenom tyto segmenty. (Pokud chcete do tištěné kopie zahrnout úplnou grafiku, tiskněte v orientaci na šířku a ne na výšku.)

A slovo o hledání    Před vyhledáním libovolného textu nebo termínu v tomto článku se ujistěte, že jsou rozbalené všechny segmenty, ve kterých chcete hledat.

Pracovní postup Schválení je funkce SharePointu, která směruje dokument nebo jinou položku uloženou v sharepointovém seznamu nebo knihovně jednomu nebo více lidem za jejich schválení nebo zamítnutí. Pracovní postup automatizuje, zjednodušuje a standardizuje celý proces.

Diagram jednoduchého pracovního postupu Schválení

Základní pracovní postup Schválení, který je součástí sharepointových produktů, funguje jako šablona. Pomocí této šablony můžete na weby přidat několik pracovních postupů schválení. Každý pracovní postup, který přidáte, je jedinečná verze základního pracovního postupu Schválení a každý z nich má svůj vlastní specializovaný způsob práce na základě nastavení, která zadáte, když ho přidáte.

Oddíly v tomto segmentu

  1. Co může pracovní postup Schválení udělat pro mě?

  2. Co nemůže pracovní postup Schválení udělat?

  3. Kdo může tento typ pracovního postupu používat?

  4. Jak plánujete, přidáte, spustíte a udržujete tento typ pracovního postupu?

1. Co pro mě může pracovní postup Schválení udělat?

  • Když do seznamu, knihovny nebo kolekce webů poprvé přidáte pracovní postup Schválení, můžete určit, kolik účastníků se má zahrnout, a určit, jestli mají být jejich úkoly přiřazeny po druhém (v sériovém číslu) nebo najednou (paralelně). Můžete se dokonce rozhodnout, jestli chcete úkoly účastníků rozdělit do dvou nebo více samostatných fází, a také určit konečné datum splatnosti a/nebo čas, který má každý úkol dokončit. A při každém ručním spuštění pracovního postupu u položky můžete změnit libovolné z těchto nastavení.

  • Pracovní postup přiřadí úkol každému zadanému účastníkovi. Každý účastník si vybere z několika možných odpovědí: schválení nebo odmítnutí položky, vyžádání změny položky, opětovné přiřazení úkolu nebo zrušení nebo odstranění úkolu.

  • Během spouštění pracovního postupu můžete sledovat průběh a provádět úpravy (v případě potřeby) z jedné centrální stránky Stav pracovního postupu.

  • Po dobu 60 dnů po dokončení pracovního postupu je seznam všech událostí pracovního postupu, ke kterým došlo v průběhu tohoto spuštění (nebo instance)pracovního postupu, stále dostupný na stránce Stav pracovního postupu pro neformální referenci.

Pracovní postup Schválení můžete taky použít ke správě procesu schvalování obsahu pro seznam nebo knihovnu. Další informace najdete v části Ovládací prvek tohoto článku.

2. Co nemůže pracovní postup Schválení udělat?

Účastníci pracovního postupu Schválení obvykle nemají povoleno provádět změny v položce, kterou chcete zkontrolovat. Místo toho mohou účastníci požádat o provedení změn položky v průběhu instance pracovního postupu. Pokud chcete přidat pracovní postup, do kterého účastníci vložili komentáře a sledované změny do samotné položky, podívejte se na článek Vše o pracovních postupech Shromáždit názory včásti Viz také.

Pracovní postupy schválení také nejsou navržené tak, aby shromažďovaly podpisy. Pokud chcete pomocí pracovního postupu shromažďovat podpisy v dokumentu Microsoft Wordu, sešitu Microsoft Excelu nebo ve formuláři Microsoft InfoPathu, podívejte se na článek Vše o pracovních postupech Shromáždit podpisyvčásti Viz také.

Začátek segmentu

3. Kdo může tento typ pracovního postupu používat?

Přidání pracovního postupu   Ve výchozím nastavení musíte mít oprávnění Spravovat seznamy pro přidání pracovního postupu. (Skupina Vlastníci má ve výchozím nastavení oprávnění Spravovat seznamy, skupina Členové a skupina Návštěvníci ne.)

Spuštění pracovního postupu   Také ve výchozím nastavení musíte mít oprávnění Upravit položky, abyste začali pracovní postup, který už byl přidán. (Skupina Členové i skupina Vlastníci mají ve výchozím nastavení oprávnění Upravit položky. Skupina Návštěvníci ne.)

Vlastníci se také mohou rozhodnout nakonfigurovat konkrétní pracovní postupy tak, aby je mohli spustit jenom členové skupiny Vlastníci. (Chcete-li to udělat, zaškrtněte políčko Vyžadovat oprávnění ke správě seznamů pro spuštění tohoto pracovního postupu na první stránce formuláře přidružení.)

Začátek segmentu

4. Jak plánujete, přidáte, spustíte a udržujete tento typ pracovního postupu?

Toto jsou základní fáze:

  • PŘED zahájením pracovního postupu (plánování, přidání, spuštění)   
    Před přidáním pracovního postupu naplánujte, kam ho chcete přidat (pro jeden seznam nebo knihovnu nebo pro celou kolekci webů) a podrobnosti o tom, jak bude fungovat. Po přidání a konfiguraci pracovního postupu může pracovní postup spustit každý, kdo má potřebná oprávnění, na konkrétní položce. Pracovní postup se taky může nastavit tak, aby se spouštěl automaticky. Automatické spuštění se aktivuje na základě jedné nebo obou aktivačních událostí: při přidání nebo vytvoření libovolné položky v seznamu nebo knihovně nebo při změně kterékoli položky v seznamu nebo knihovně.

  • PŘI spuštění pracovního postupu (dokončení, sledování, úprava)   
    Během spuštění pracovního postupu dokončí jednotliví účastníci přiřazené úkoly. Účastníkům, kteří nedodrží termíny úkolu, se posílají automatická připomenutí. Průběh pracovního postupu je přitom možné sledovat na centrální stránce Stav pracovního postupu pro tuto konkrétní instanci pracovního postupu. Úpravy pracovního postupu během jeho spuštění je možné provést ze stejné stránky. a v případě potřeby může být pracovní postup zrušen nebo ukončen odtud.

  • PO spuštění pracovního postupu (revize, sestava, změna)   
    Po dokončení pracovního postupu můžete celou historii tohoto spuštění (nebo instance)zkontrolovat až 60 dní na stránce Stav pracovního postupu. Na stejné stránce se vytvářejí statistické sestavy o výkonu této verze pracovního postupu. A konečně, pokud chcete změnit způsob, jakým funkce pracovního postupu funguje, můžete otevřít a upravit formulář přidružení, který jste dokončili při prvním přidání pracovního postupu.

Následující vývojový diagram znázorňuje tyto fáze z pohledu osoby, která přidává nový pracovní postup.

Pracovní postup

V tomto segmentu identifikujeme rozhodnutí, která potřebujete udělat, a informace, které potřebujete sestavit, než přidáte verzi pracovního postupu Schválení.

Pokud už víte, jak přidat tento typ pracovního postupu a potřebujete jenom připomenutí konkrétních kroků, můžete přejít přímo k příslušnému článku Přidat segment (Seznam/knihovna nebo Kolekce webů).

Oddíly v tomto segmentu

  1. Šablony a verze

  2. Představujeme formulář přidružení.

  3. Dvanáct otázek k zodpovězení

1. Šablony a verze

Pracovní postupy, které jsou součástí produktů SharePointu, fungují jako hlavní šablony, na kterých jsou založené konkrétní jednotlivé pracovní postupy, které přidáte do seznamů, knihoven a kolekce webů.

Pokaždé, když přidáte pracovní postup Schválení, například přidáváte verzi šablony pracovního postupu Obecné schválení. Každé verzi zadáte vlastní název a vlastní nastavení, které zadáte ve formuláři přidružení, když přidáte tuto konkrétní verzi. Můžete tak přidat několik pracovních postupů, všechny verze založené na šabloně předlohy pracovního postupu Schválení, ale všechny verze pojmenované a přizpůsobené konkrétnímu způsobu použití. Pojmenované verze se taky označují jako instance pracovního postupu.

Začátek segmentu

2. Představujeme formulář přidružení

Pokaždé, když přidáte novou verzi pracovního postupu založenou na jedné z zahrnutých šablon pracovních postupů, vyplňte formulář přidružení a určete způsob, jakým má nová instance fungovat.

V následující části najdete seznam otázek, které vás připraví na dokončení formuláře přidružení. Nejdřív ale chvíli trvat, než se podíváte na formulář a jeho pole.

První stránka formuláře přidružení

První inicializační formulář

Druhá stránka formuláře přidružení

Formulář pro zadávání informací specifických pro spuštění

Pole v červeném poli na této druhé stránce se také zobrazí v iniiciačním formuláři ,který se zobrazí při každém ručním spuštění pracovního postupu a může být upravován tam pro toto jedno spuštění.

Začátek segmentu

3. Dvanáct otázek k zodpovězení

Jakmile budete mít odpověď na všechny otázky v této části, můžete přidat pracovní postup.

  1. Je to správný typ pracovního postupu?

  2. Jeden seznam nebo knihovna nebo celá kolekce webů? a Jeden typ obsahu nebo všechny typy obsahu?

  3. Co je dobré jméno?

  4. Seznamy úkolů a seznamy historie: Existující nebo nové?

  5. Jak (a kým) může být tento pracovní postup spuštěný?

  6. Zdědí tento pracovní postup taky typy obsahu, které z tohoto typu dědí?

  7. Účastníci: Kteří lidé, v kterém pořadí?

  8. Jaké další informace potřebují účastníci?

  9. Kdy mají být úkoly splatné?

  10. Kdy tento pracovní postup skončí?

  11. Komu je potřeba oznámit?

  12. Bude tento pracovní postup řídit schvalování obsahu?

01. Je to správný typ pracovního postupu?

Existuje několik šablon pracovních postupů, které mají v názvech slovo "Schválení". Tento článek se týká šablony pracovního postupu, která se zobrazí v nabídce jako Schválení – SharePoint 2010. Pokud si nejste jistí, že je tento typ pracovního postupu pro vás nejlepší volbou, přečtěte si část LEARN tohoto článku. Další informace o dalších šablonách pracovních postupů, které jsou k dispozici, najdete v článku o pracovních postupech, které jsou součástí SharePointu,v části Viz také.

Začátek segmentu

02. Jeden seznam nebo knihovna nebo celá kolekce webů? (a) Jeden typ obsahu nebo všechny typy obsahu?

Novou verzi pracovního postupu Schválení můžete mít k dispozici jenom v jednom seznamu nebo knihovně nebo ji můžete nastavit jako dostupnou v celé kolekci webů.

  • Pokud přidáte pracovní postup pro jeden seznam nebo knihovnu, můžete ho nastavit tak, aby se spouštěl buď pro všechny typy obsahu, nebo jenom pro jeden typ obsahu.

  • Pokud ale přidáte pracovní postup pro celou kolekci webů, musíte ho nastavit tak, aby se spouštěl jenom na jednom typu obsahu webu.

Mapa kolekce webů se třemi vysvětlovanými způsoby přidání

Co je typ obsahu?

Každý dokument nebo jiná položka uložená v sharepointovém seznamu nebo knihovně patří k jednomu nebo jinému typu obsahu. Typ obsahu může být stejně základní a obecný jako dokument neboexcelovátabulka nebo vysoce specializovaný na právní smlouvu nebospecifikaci návrhu produktu. Některé typy obsahu jsou ve výchozím nastavení dostupné v sharepointových produktech, ale můžete je přizpůsobit a přidat další, které sami vytvoříte. Další informace najdete v tématu Vytvoření nebo přizpůsobení typu obsahu webu a Přidání typu obsahu do seznamu nebo knihovny.

Začátek segmentu

03. Co je dobré jméno?

Dejte verzi pracovního postupu název, který:

  • Jasně označuje, k čemu se používá.

  • Jasně odlišuje od ostatních pracovních postupů.

Příklad

Představte si, že jste členem skupiny editorů. Vaše skupina chce ke správě odesílání dokumentů od venčích přispěvatelů použít dva různé pracovní postupy schválení:

  • V každém odeslaném dokumentu spustíte první pracovní postup a rozhodnete se, jestli ho chcete přijmout pro proces úprav.

  • Až odeslaný dokument přijmete a upravíte, spustíte druhý pracovní postup v editované verzi a rozhodnete se, jestli ho přijmete jako konečný.

Můžete nazýt první pracovní postup Přijmout schválení odeslání a druhý konečný koncept schválení.

Tip: Jako obvykle je vhodné vytvořit konzistentní zásady vytváření názvů a zajistit, aby všichni, kdo se účastní vašich pracovních postupů, s těmito konvencemi dobře znají.

Začátek segmentu

04. Seznamy úkolů a seznamy historie: Existující nebo nové?

Pracovní postup může používat výchozí seznam úkolů a seznam historie webu, použít jiné existující seznamy úkolů a historie nebo požádat o nové seznamy jenom pro tento pracovní postup.

  • Pokud bude mít váš web mnoho pracovních postupů nebo pokud některé pracovní postupy budou zahrnovat řadu úkolů, zvažte možnost požádat o nové seznamy pro každý pracovní postup. (Správa příliš dlouhých seznamů může zpomalit výkon. Pro systém je rychlejší a jednodušší udržovat několik kratších seznamů než jeden velmi dlouhý.)

  • Pokud budou úkoly a historie tohoto pracovního postupu obsahovat citlivá nebo důvěrná data, která budete chtít oddělit od obecného seznamu Úkolů, měli byste rozhodně označit, že chcete pro tento pracovní postup vytvořit nové samostatné seznamy. (Po přidání pracovního postupu se ujistěte, že jsou pro nové seznamy nastavená příslušná oprávnění.)

Začátek segmentu

05. Jak (a kým) může tento pracovní postup začít?

Pracovní postup je možné nastavit tak, aby byl spuštěn jenom ručně, nebo jenom automaticky nebo v obou těchto sledech:

  • Když ručně spustíte pracovní postup Schválení u určitého dokumentu nebo položky, zobrazí se jiný formulář, iniciační formulář. Iniiciační formulář obsahuje většinu nastavení z druhé stránky formuláře přidružení. Pokud tedy chce osoba, která pracovní postup spustí, změnit libovolné z těchto nastavení (jenom pro aktuální instanci), může to udělat před tím, než klikne na Tlačítko Start. Přejděte na seznam, > položky a > > pracovní postupy a vyberte pracovní postup, který chcete spustit ručně.

  • Při automatickém spuštění samozřejmě není možné prezentovat iniciační formulář, takže se výchozí nastavení zadané ve formuláři přidružení použije beze změn.

Následující obrázek znázorňuje rozdíl mezi ručním a automatickým startem.

Porovnání formulářů pro ruční a automatické spuštění

Všechny změny provedené v iniiciačním formuláři se použijí jenom během aktuální instance pracovního postupu. Pokud chcete změnit trvalé, výchozí nastavení pracovního postupu, upravte původní formulář přidružení, jak je vysvětleno v segmentu CHANGE tohoto článku.

Ruční spuštění

Pokud povolíte ruční spuštění, může každý, kdo má potřebná oprávnění, kdykoli spustit pracovní postup u libovolné oprávněné položky.

Výhodou ručního spuštění je, že vy a vaši kolegové můžete pracovní postup spustit jenom v případě, že se rozhodnete, a že při každém spuštění budete mít možnost změnit některá nastavení pomocí iniciačního formuláře.

Rychlý příklad    Pokud chcete pracovní postup spustit jenom u položek, které autor vytvářel mimo váš tým, pak jeho spuštění jenom ručně zamete, aby se automaticky nespouštěl u položek, které jste vy a vaši spoluhráči vy a vaši spoluhráči napsali. (Alternativní řešení: Udržujte jeden seznam nebo knihovnu pro položky od autorů v týmu a samostatný seznam nebo knihovnu pro položky od všech ostatních autorů. Tímto způsobem můžete pracovní postup spustit automaticky, ale jenom v seznamu mimo autory. Další řešení: Přidejte podmínku KDYŽ a nastavte možnost Vytvořeno konkrétní osobou. Další informace najdete v článku Stručný přehled podmínek pracovního postupu.)

Hlavní nevýhodou ručních startů je, že si někdo musí pamatovat, že pracovní postup musí spustit vždy, když je to vhodné.

Automatické spuštění

Pracovní postup můžete nastavit tak, aby byl spuštěn automaticky pomocí kterékoli z následujících událostí:You can set up the workflow to be started automatically by any of the following events:

  • Někdo se pokusí publikovat hlavní verzi položky.

  • Nová položka se vytvoří nebo nahraje do seznamu nebo knihovny.

  • Položka, která už je uložená v seznamu nebo knihovně, se změní.

Výhodou automatického spuštění je, že si nikdo nepamatuje, že by měl pracovní postup spustit. Spustí se pokaždé, když dojde k aktivační události.

Rychlý příklad    Pokud zodpovídáte za přesnost a vhodnou správnost položek v seznamu, můžete do tohoto seznamu přidat pracovní postup Schválení a zadat sami sebe jako jediného účastníka. Můžete nastavit automatické spuštění pracovního postupu při každé změně položky v seznamu a při každém přidání nové položky. Budete tak mít vždycky aktuální informace.

Dvě nevýhody automatických startů:

  • Pracovní postup se nespouštěl pokaždé, když dojde k aktivační události.

  • Na začátku jednotlivé instance nemůžete změnit žádná nastavení.

Další informace o automatickém spuštění pracovního postupu Schválení pokaždé, když se někdo pokusí publikovat hlavní verzi položky, najdete v tomto článku v segmentu Řízení.

Začátek segmentu

06. Zdědí se i typy obsahu, které dědí z tohoto pracovního postupu?

Jenom když přidáte pracovní postup do typu obsahu pro celou kolekci webů, máte možnost přidat pracovní postup také ke všem ostatním typům obsahu v kolekci webů, které dědí z typu obsahu, do který přidáváte pracovní postup.

Poznámky

  • Dokončení operace, která provede všechna další přidání, může trvat dlouhou dobu.

  • Pokud byla dědičnost přerušena u webů nebo podřízených webů, ve kterých chcete tento pracovní postup přidat k dědění typů obsahu, před spuštěním této operace se ujistěte, že jste členem skupiny Vlastníci na každém z těchto webů nebo podřízených webů.

Začátek segmentu

07. Účastníci: Kteří lidé, v kterém pořadí?

Budete muset zadat jméno nebo e-mailovou adresu pro každého člověka, kterému budou úkoly revize přiřazeny.

Jedna fáze nebo více fází?    Můžete zvolit, jestli chcete mít jenom jednu fázi úkolů pro revize, nebo mít více fází. Pokud máte víc než jednu fázi, provede se jednotlivé fáze po druhé.

Paralelní recenze nebo sériové recenze?    Pro účastníky v libovolné fázi můžete zvolit, jestli mají úkoly revize přiřazené všem najednou (paralelně) nebo aby jejich úkoly revize přiřadili jeden po druhém (v sériovém pořadí) v pořadí, které označíte. Sériová možnost může být užitečná, pokud například nastavíte pracovní postup tak, aby skončil po prvním odmítnutí – nebo pokud chcete, aby účastníci mohli v kontextu svých recenzí dál sledovat komentáře předchozích účastníků.

Příklad

Tento jednoduchý scénář ilustruje některé výhody několika fází i sériových hodnocení:

Představte si, že Frank přidá nový pracovní postup Schválení. Chce, aby jeho kolegové Anna a Sean na prvním místě prošečely jednotlivé položky, než si ji sám prošeče. Také chce, aby pracovní postup skončil před vlastní proseřazení, pokud anna nebo Sean položku odmítnou. Frank to může nastavit dvěma způsoby:

  • Pomocí sériového přehledu   Frank nastavuje jednostupňovou sériovou recenzi, ve které jsou Anna a Sean první dva účastníci a je třetí. a vybere možnost Ukončit při prvním odmítnutí.
    V tomto uspořádání musí Anna položku schválit před přiřazením Seanova úkolu a pak ji Sean musí schválit před přiřazením Frankova úkolu. Pokud Anna položku odmítne, nebude k úkolu přiřazen Ani Sean ani Frank. a pokud Anna schválí, ale Sean odmítne, pak pracovní postup ještě skončí před přiřazením Frankova úkolu revize.
    Tady je postup, jak si Frank nastaví jednostupňovou sériovou recenzi.
    Formulář se zvýrazněným nastavením sériové fáze
    Vybraná možnost Ukončit při prvním odmítnutí

  • Pomocí dvou fází   Pokud Chce Frank, aby Anna a Sean přiřadili svoje recenze najednou, aby Sean nemusí čekat, až anna skončí, než bude moci začít, může v pracovním postupu nastavit dvě fáze: první paralelní fázi pro hodnocení Anny a Seana a druhou samostatnou fázi jenom pro svou vlastní recenzi. Znovu vybere možnost Ukončit při prvním odmítnutí. Druhá fáze začne až po dokončení první fáze. takže pokud Anna nebo Sean položku odmítnou, frankův úkol revize se nikdy nepřiřadí.
    Tady je postup, jak Frank nastaví svou dvoustupňovou paralelní recenzi.
    Formulář se zvýrazněným nastavením paralelní fáze
    Vybraná možnost Ukončit při prvním odmítnutí

Tady jsou diagramy obou řešení.

Sériový pracovní postup a dvoufázový pracovní postup vedle sebe

Externí účastníci    Existuje zvláštní postup pro zahrnutí účastníků, kteří nejsou členy vaší sharepointové organizace. V tomto procesu funguje člen webu jako proxy server pro externího účastníka.

Tady je diagram tohoto procesu:

Vývojový diagram procesu zahrnutí externího účastníka

Přiřadit jeden úkol každé celé skupině nebo jednomu úkolu jednotlivým členům skupiny?    Pokud mezi účastníky pracovního postupu zahráte adresu skupiny nebo distribuční seznam, můžete nastavit, aby pracovní postup přiřadí jeden úkol každému členu skupiny nebopřiřadí celou skupinu jenom jeden úkol (ale přesto každému členu pošle oznámení o tomto jediném úkolu). Pokud je k celé skupině přiřazen jenom jeden úkol, může kterýkoli člen skupiny tento jeden úkol uplatnit a dokončit. (Pokyny k uplatnění skupinového úkolu najdete v segmentu Dokončení tohoto článku.)

Začátek segmentu

08. Jaké další informace účastníci potřebují?

Ve formuláři přidružení je textové pole, ve kterém můžete zadat pokyny, podrobnosti o požadavcích, zdrojích atd.

Dvě věci, které můžete zahrnout:

  • Kontaktní informace pro případ, že mají účastníci potíže nebo dotazy.

  • Pokud pracovní postup přiřadí každé skupině nebo distribučnímu seznamu jenom jeden úkol, zmiňte se tady, že jeden člen každé takové skupiny by si měl úkol před dokončením nárokovat. Ostatní členové skupiny tak neztrácejte čas tím, že začátkuje stejný úkol. Podrobnosti o uplatnění skupinového úkolu najdete v segmentu Dokončení tohoto článku.

Začátek segmentu

09. Kdy jsou úkoly splatné?

Můžete určit, kdy mají být úkoly pracovního postupu splatné, a to buď dvěma způsoby, nebo oběma způsoby:

Podle data kalendáře    Můžete zadat jedno datum kalendáře, do kterého mají být všechny úkoly splatné.

  • Pokud nastavíte automatické spuštění pracovního postupu, obvykle byste tuto možnost neměli používat. Je to proto, že zadaná hodnota data se automaticky neupraví vzhledem k aktuálnímu datu při každém automatickém spuštění pracovního postupu.

Podle doby trvání úkolu    Můžete zadat počet dnů, týdnů nebo měsíců, které jsou povolené pro dokončení každého úkolu, počínaje přiřazením úkolu.

  • Termín termínu splatnosti kalendáře přepíše zadanou dobu trvání úkolu. To znamená: Pokud je dnes 10. června a dnes mám přiřazený úkol, který má třídenní dobu trvání, ale má také termín termínu splatnosti kalendáře z 11. června, bude úkol splatný 11. června (termín termínu splatnosti kalendáře) a ne 13. června (konec třídenní doby trvání).

Začátek segmentu

10. Kdy tento pracovní postup skončí?

Abyste předešli plýtvání časem, který jste strávili zbytečnými revizemi, můžete se rozhodnout, že pracovní postup skončí okamžitě (před zadaným nebo počítaným termínem splatnosti), když dojde k jedné ze dvou událostí:

  • Každý účastník položku odmítne.

  • Položka se změní libovolným způsobem.

Poznámka: Pracovní postup nemůže začít u aktuálně rezervováné položky. Po spuštění pracovního postupu ale můžete položku pro kontrolu zaškrtnutou, aby se chránila před změnami. (Dokud se ale tato položka znovu nezaškrtnutá, nemůže na ní začít žádný jiný pracovní postup.)

Začátek segmentu

11. Komu je potřeba oznámit?

V poli KOPIE můžete na druhé stránce formuláře přidružení zadat jména nebo adresy pro každého, kdo by měl být upozorněn při každém spuštění nebo ukončení tohoto pracovního postupu.

  • Když sem zadáte jméno, přiřazení úkolu pracovního postupu této osobě nebude mít za následek.

  • Když je pracovní postup zahájen ručně, osoba, která ho spustí, dostane oznámení o zahájení a ukončení, aniž by bylo nutné v tomto poli zadat.

  • Když se pracovní postup spustí automaticky, osoba, která ho původně přidala, dostane oznámení o zahájení a ukončení, aniž by bylo nutné v tomto poli zadat.

Začátek segmentu

12. Bude tento pracovní postup řídit schvalování obsahu?

Můžete mít seznamy nebo knihovny, ve kterých chcete, aby se nové položky a/nebo nové verze aktuálních položek přezkušovaly na přesnost jejich obsahu nebo na vhodnost jejich formuláře a stylu, než budou viditelné všem, kdo mají k seznamu přístup. Tento typ procesu revize se nazývá schválení obsahu.

V produktech SharePointu můžete použít pracovní postup Schválení, aby byl proces schvalování obsahu ještě jednodušší a efektivnější. Další informace najdete v tomto článku v části Řízení schvalování obsahu.

Co bude dál?

Pokud jste připravení přidat nový pracovní postup Schválení do seznamu, knihovny nebo kolekce webů, přejděte k příslušnému segmentu přidat(seznam/knihovna nebo kolekce webů)tohoto článku.

Můžete mít seznamy a knihovny, ve kterých chcete, aby se nové položky a/nebo nové verze aktuálních položek před zobrazením všem, kdo mají k seznamu přístup, zviditelnit, zda mají obsah nebo vhodnost jejich formuláře a stylu. Tento typ procesu revize se nazývá schválení obsahu.

V produktech SharePointu můžete schválení obsahu řídit ručně bez pracovního postupu. Pracovní postup schválení SharePointu ale může proces ještě snadněji a efektivněji usnadnit.

Pokud ještě nejste seznámeni s funkcemi správy verzí a schvalování obsahu v produktech SharePointu, doporučujeme začít s přehledem následujících článků:

Existují dva způsoby, jak může pracovní postup Schválení řídit proces schvalování obsahu, a to každý způsob přidružený k jednomu ovládacímu prvku ve formulářích přidružení, které vyplníte při prvním přidání pracovního postupu. Pracovní postup můžete použít pro jeden nebo oba.

Řízení publikování hlavních verzí

V oblasti Možnosti zahájení na první stránce formuláře přidružení je možnost Spustit tento pracovní postup a schválit publikování hlavní verze položky. Tady je několik tipů:

  • Tato možnost je dostupná jenom pro pracovní postup Schválení, který běží na všech typech obsahu v jednom seznamu nebo knihovně, a ne pro pracovní postup, který běží jenom s položkami jednoho typu obsahu.

  • Aby byla tato možnost dostupná, musí být pro seznam nebo knihovnu na stránce Nastavení verzí povoleno schválení obsahu a na stejné stránce musí být vybraná možnost Vytvořit hlavní a podverdní verze (koncept).

  • Pokud vyberete tuto možnost, dvě možnosti, které ji následují, se stanou nedostupné: Spusťte tento pracovní postup při vytvoření nové položky a Spustit tento pracovní postup při změně položky.

  • Pokud vyberete tuto možnost, pracovní postup se automaticky spustí u položky jenom v případě, že se někdo pokusí publikovat hlavní verzi této položky.

  • V libovolném seznamu nebo knihovně může být jenom jeden pracovní postup Schválení, který se používá pro schvalování publikování hlavních verzí. Pokud se pokusíte pro tuto funkci určit druhý pracovní postup ve stejném seznamu nebo knihovně, zobrazí se výzva k výběru jednoho nebo druhého pracovního postupu.

Ovládací prvek není založený na verzích

V oblasti Povolit schválení obsahu na druhé stránce formuláře přidružení je možnost Aktualizovat stav schválení po dokončení pracovního postupu (pomocí tohoto pracovního postupu můžete řídit schvalování obsahu).

Tato možnost je dostupná ve formuláři bez ohledu na to, jestli je v seznamu nebo knihovně vyžadováno schválení obsahu. V každém případě se hodnota v poli Schválení položky aktualizuje na základě výsledku pracovního postupu.

Pomocí této možnosti můžete:

  • Pracovní postup vždy spusťte ručně nebo

  • Vyberte jednu nebo více možností automatického spuštění na první stránce formuláře přidružení nebo

  • Povolit ruční i automatické spuštění

Ovládací prvek obsahu pro weby publikování na webu

Ovládací prvek obsahu je specializovaný proces na webech, které publikuje stránky na webu. Proto je k dispozici specializovaný pracovní postup Schválení publikování pro použití na webech publikování a také šablona webu (s názvem Web publikování s pracovním postupem), která obsahuje verzi tohoto pracovního postupu, která je už přizpůsobená pro použití ve webovém publikování.

Co bude dál?

Pokud jste připravení přidat nový pracovní postup Schválení do seznamu, knihovny nebo kolekce webů, přejděte k příslušnému segmentu přidat(seznam/knihovna nebo kolekce webů)tohoto článku.

Pokud ještě nejste obeznámeni s přidáváním pracovních postupů, může být užitečné zkontrolovat segment LEARN i segment PLÁN v tomto článku, než budete pokračovat v postupu v tomto segmentu.

Oddíly v tomto segmentu

  1. Než začnete

  2. Přidání pracovního postupu

1. Než začnete

Abyste mohli přidat pracovní postup, musí být v pořádku dvě věci:Two matters need be in order before you can add a workflow:

E-mail    Aby pracovní postup mohl posílat e-mailová oznámení a připomenutí, musí být pro váš sharepointový web povolený e-mail. Pokud si nejste jistí, že to už bylo hotové, podívejte se na správce SharePointu. Další informace najdete v tématu SharePoint 2013 Krok za krokem: Nastavení nastavení odchozích e-mailů.

Oprávnění    Výchozí nastavení SharePointu vyžaduje, abyste měli oprávnění Spravovat seznamy k přidávání pracovních postupů pro seznamy, knihovny nebo kolekce webů. (Skupina Vlastníci má ve výchozím nastavení oprávnění Spravovat seznamy. Skupiny Členové a Návštěvníci ne. Další informace o oprávněních najdete v tomto článku v segmentu LEARN.)

Začátek segmentu

2. Přidání pracovního postupu

Postupujte takto:

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, pro kterou chcete přidat pracovní postup.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna.

    Poznámka: Název karty se může lišit podle typu seznamu nebo knihovny. Například v seznamu kalendářů má karta název Kalendář.

  3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.

  4. Na stránce Nastavení pracovního postupu v části Zobrazit přidružení pracovního postupu tohoto typu určete, jestli má pracovní postup běžet na dokumentu, seznamu nebo složce, a potom klikněte na Přidat pracovní postup.

  5. Vyplňte první stránku formuláře přidružení.
    (Postupujte podle pokynů na obrázku.)

    Přidání základních informací pracovního postupu s vyznačenými oddíly

    Popisek číslo jedna

    Typ obsahu

    Nechte výchozí výběr jako Všenebo vyberte konkrétní typ obsahu.

    Popisek číslo dvě

    Šablona

    Vyberte šablonu Schválení – SharePoint 2010.

    Poznámka: Pokud se šablona Schválení – SharePoint 2010 v seznamu nezobrazuje, požádejte správce SharePointu, aby zjistil, jestli je aktivovaná pro vaši kolekci webů nebo pracovní prostor. Pokud jste správce, přejděte na Nastavení webu >funkce kolekce webů > aktivovat pracovní postupy.

    Popisek číslo tři

    Name (Název)

    Zadejte název tohoto pracovního postupu. Název identifikuje tento pracovní postup uživatelům tohoto seznamu nebo knihovny.

    Návrhy pojmenovávání pracovního postupu najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

    Popisek číslo čtyři

    Seznam úkolů

    Vyberte seznam úkolů, který chcete použít s tímto pracovním postupem. Můžete vybrat existující seznam úkolů nebo kliknout na Nový seznam úkolů a vytvořit nový seznam.

    Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu úkolů (na rozdíl od výběru existujícího) najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

    Popisek číslo pět

    History List

    Vyberte seznam historie, který chcete použít s tímto pracovním postupem. Můžete vybrat existující seznam historie nebo kliknutím na Historie pracovního postupu (nový) vytvořit nový seznam.

    Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu historie (na rozdíl od výběru existujícího) najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

    Popisek číslo šest

    Možnosti spuštění

    Určete, jakým způsobem nebo způsoby můžete tento pracovní postup spustit.

    Informace o výběru možností spuštění najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

    Informace o použití pracovního postupu k řízení schvalování obsahu, včetně publikování hlavních verzí, najdete v tomto článku v segmentu Řízení.

    • Všimněte si, že možnost Spustit tento pracovní postup ke schválení publikování hlavní verze položky se nezobrazí, pokud přidáváte pracovní postup jenom pro jeden typ obsahu. 

    • Všimněte si také, že pokud vyberete Spustit tento pracovní postup aschválíte publikování hlavní verze položky, tato dvě následující zaškrtávací políčka budou nedostupná.

  6. Pokud jsou všechna nastavení v tomto formuláři tak, jak chcete, klikněte na Další.

  7. Vyplňte druhou stránku formuláře přidružení.
    (Postupujte podle pokynů na obrázku.)

    Poznámka: Produkty SharePointu vám představí první několik možností na této druhé stránce formuláře přidružení – čísla 1 až 7 na následujícím obrázku, od schvalovatelů po kopie pokaždé, když pracovní postup spustíte ručně, abyste mohli tyto možnosti změnit jenom pro tuto instanci.

    Výchozí hodnoty pro přidání pracovního postupu s vyznačenými poli

    Popisek číslo jedna

    Přiřadit

    Zadejte jména nebo adresy osob, které má pracovní postup přiřadit k úkolům.

    • Pokud budou úkoly přiřazeny po jednom (v sériovém číslu)   
      Zadejte jména nebo adresy v pořadí, ve kterém mají být úkoly přiřazeny.

    • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně (paralelně)   
      Na pořadí jmen nebo adres nezáleží.

    • Pokud přiřazování úkolu někomu mimo vaši organizaci SharePointu   
      Další informace o zahrnutí mimo účastníky najdete v tomto článku v části Dokončení.

    Popisek číslo dvě

    Pořadí:

    Určete, jestli mají být úkoly přiřazeny po jednom (v sériovém číslu) nebo všechny najednou (paralelně).

    Další informace o použití sériového pořadí a paralelního pořadí najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

    Popisek číslo tři

    Přidání nové fáze

    Přidejte všechny fáze, které chcete za první fáze, kterou jste právě nakonfigurovali.

    • Pokud chcete odstranit celou fázi, klikněte na pole Přiřadit k této fázi a stiskněte kombinaci kláves CTRL+DELETE.

    Další informace o použití více fází najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

    Popisek číslo čtyři

    Rozbalení skupin

    • Pokud chcete každému členu každé skupiny, kterou zadáte do pole Přiřadit, přiřadit jeden úkol, zaškrtněte toto políčko. (Každý člen skupiny dostane oznámení o úkolu a každý člen bude mít k dokončení vlastního úkolu.)

    • Pokud chcete, aby se k každé celé skupině, kterou zadáte do pole Přiřadit, přiřadil jenom jeden úkol,zrušte zaškrtnutí tohoto políčka. (Každý člen skupiny dostane oznámení o úkolu, ale kterýkoli člen může požadovat a dokončit jeden úkol jménem celé skupiny. Pokyny k uplatnění skupinového úkolu najdete v segmentu Dokončení tohoto článku.)

    Popisek číslo pět

    Žádost

    Všechny texty, které sem zahráte, se zahrnou do každého oznámení o úkolu, které pracovní postup odešle. Nezapomeňte zahrnout další pokyny nebo zdroje, které můžou účastníci potřebovat, včetně těchto:

    • Kontaktní informace.

    • Pokud je to vhodné, poznámka o jednotlivých úkolech přiřazených celým skupinám nebo distribučním seznamům. (Pokyny k uplatnění skupinového úkolu najdete v segmentu Dokončení tohoto článku.)

    Popisek číslo šest

    Termíny splatnosti a doby trvání úkolů

    Zadejte konečné datum splnění celého pracovního postupu nebo zadejte počet dnů, týdnů nebo měsíců povolených pro dokončení každého úkolu od okamžiku přiřazení.

    • Pokud se tento pracovní postup někdy spustí automaticky, je obvykle vhodné nechat pole Termín termínu pro všechny úkoly prázdné a použít dvě pole doby trvání k řízení termínu splatnosti. V iniciačním formuláři můžete vždy zadat přesné termíny splatnosti, pokud a kdy pracovní postup spustíte ručně.

    Další informace o tom, kdy použít termíny splatnosti a kdy použít dobu trvání úkolu, najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

    Popisek číslo sedm

    KOPIE

    Zadejte jména nebo e-mailové adresy všech lidí, kteří mají být upozorněni při každém spuštění nebo ukončení pracovního postupu.

    • Když sem zadáte název, nebude zadání úkolu pracovního postupu.

    • Když je pracovní postup zahájen ručně, osoba, která ho spustí, dostane oznámení o zahájení a zastavení, aniž by bylo nutné v tomto poli zadat.

    • Když se pracovní postup spustí automaticky, osoba, která ho původně přidala, dostane oznámení o zahájení a zastavení, aniž by bylo nutné v tomto poli zadat.

    Popisek číslo osm

    Ukončení pracovního postupu

    Vyberte ani jednu nebo obě tyto možnosti.

    Další informace o těchto možnostech najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

    Popisek číslo devět

    Povolení schválení obsahu

    Toto políčko zaškrtněte, pokud budete ke správě schválení obsahu používat tento pracovní postup.

    Další informace o řízení schvalování obsahu pomocí pracovního postupu, včetně publikování hlavních verzí, najdete v tomto článku v segmentu Řízení.

  8. Pokud máte všechna nastavení na této stránce tak, jak chcete, klikněte na Uložit a vytvořte pracovní postup.

Pokud ještě nejste obeznámeni s přidáváním pracovních postupů, může být užitečné zkontrolovat segment LEARN i segment PLÁN v tomto článku, než budete pokračovat v postupu v tomto segmentu.

Oddíly v tomto segmentu

  1. Než začnete

  2. Přidání pracovního postupu

1. Než začnete

Abyste mohli přidat pracovní postup, musí být v pořádku dvě věci:Two matters need be in order before you can add a workflow:

E-mail    Aby pracovní postup mohl posílat e-mailová oznámení a připomenutí, musí být pro váš web povolený e-mail. Pokud si nejste jistí, že to už bylo hotové, podívejte se na správce SharePointu. Další informace najdete v tématu SharePoint 2013 Krok za krokem: Nastavení nastavení odchozích e-mailů.

Oprávnění    Výchozí nastavení SharePointu vyžaduje, abyste měli oprávnění Spravovat seznamy k přidávání pracovních postupů pro seznamy, knihovny nebo kolekce webů. (Skupina Vlastníci má ve výchozím nastavení oprávnění Spravovat seznamy. Skupiny Členové a Návštěvníci ne. Další informace o oprávněních najdete v tomto článku v segmentu LEARN.)

Začátek segmentu

2. Přidání pracovního postupu

Postupujte takto:

  1. Přejděte na domovskou stránku kolekce webů(ne na domovskou stránku webu nebo podřízeného webu v kolekci).

  2. Klikněte na ikonu Nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom klikněte na Nastavení webu.

  3. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Galerie návrhářůwebů na Typy obsahu webu.

  4. Na stránce Typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, pro který chcete přidat pracovní postup.

    Poznámka: Pracovní postup přidaný do celé kolekce webů se musí přidat jenom pro položky jednoho typu obsahu.

    Typy obsahu dokumentu s vyznačeným typem

    1. Na stránce pro vybraný typ obsahu klikněte v části Nastavenína Nastavení pracovního postupu.
      Odkaz Nastavení pracovního postupu v oddílu Nastavení

    2. Na stránce Nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz Přidat pracovní postup.
      Odkaz Přidat pracovní postup

    3. Vyplňte první stránku formuláře přidružení.
      (Postupujte podle pokynů na obrázku.)

    Stránka nastavení pracovního postupu

    Popisek číslo jedna

    Šablona

    Vyberte šablonu Schválení – SharePoint 2010.

    Poznámka: Pokud se šablona Schválení – SharePoint 2010 v seznamu nezobrazuje, požádejte správce SharePointu, aby zjistil, jestli je aktivovaná pro vaši kolekci webů nebo pracovní prostor. Pokud jste správce, přejděte na Nastavení webu > funkce kolekce webů > aktivovat pracovní postupy.

    Popisek číslo dvě

    Name (Název)

    Zadejte název tohoto pracovního postupu. Název identifikuje tento pracovní postup uživatelům této kolekce webů.

    Návrhy pojmenovávání pracovního postupu najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

    Popisek číslo tři

    Seznam úkolů

    Vyberte seznam úkolů, který chcete použít s tímto pracovním postupem. Můžete vybrat existující seznam úkolů nebo kliknout na Nový seznam úkolů a vytvořit nový seznam.

    Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu úkolů (na rozdíl od výběru existujícího) najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

    Popisek číslo čtyři

    History List

    Vyberte seznam historie, který chcete použít s tímto pracovním postupem. Můžete vybrat existující seznam historie nebo kliknutím na Historie pracovního postupu (nový) vytvořit nový seznam.

    Informace o důvodech pro vytvoření nového seznamu historie (na rozdíl od výběru existujícího) najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

    Popisek číslo pět

    Možnosti spuštění

    Určete, jakým způsobem nebo způsoby můžete tento pracovní postup spustit.

    Informace o výběru možností spuštění najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

    Popisek číslo šest

    Chcete přidat tento pracovní postup k podřízeným typům obsahu?

    Určete, jestli má být tento pracovní postup přidaný k (přidruženému) ke všem ostatním typům obsahu webu a seznamu, které dědí z tohoto typu obsahu.

    • Dokončení operace, která provede všechna další přidání, může trvat dlouhou dobu.

    • Pokud byla dědičnost přerušena u webů nebo podřízených webů, ve kterých chcete tento pracovní postup přidat k dědění typů obsahu, před spuštěním této operace se ujistěte, že jste členem skupiny Vlastníci na každém z těchto webů nebo podřízených webů.

  5. Pokud jsou všechna nastavení na této stránce tak, jak chcete, klikněte na Další.

  6. Vyplňte druhou stránku formuláře přidružení.
    (Postupujte podle pokynů na obrázku.)

    Poznámka: produktySharePoint vám při každém ručním spuštění pracovního postupu zobrazí první několik možností na této druhé stránce formuláře přidružení – čísla 1 až 7 na následujícím obrázku, od schvalovatelů po kopie pokaždé, když pracovní postup spustíte ručně, abyste mohli tyto možnosti změnit jenom pro tuto instanci.

    Výchozí hodnoty pro přidání pracovního postupu s vyznačenými poli

    Popisek číslo jedna

    Přiřadit

    Zadejte jména nebo adresy osob, které má pracovní postup přiřadit k úkolům.

    • Pokud budou úkoly přiřazeny po jednom (v sériovém číslu)   
      Zadejte jména nebo adresy v pořadí, ve kterém chcete úkoly přiřadit.

    • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně (paralelně)   
      Na pořadí jmen nebo adres nezáleží.

    • Pokud přiřazování úkolu někomu mimo vaši organizaci SharePointu   
      Další informace o zahrnutí mimo účastníky najdete v tomto článku v části Dokončení.

    Popisek číslo dvě

    Pořadí:

    Určete, jestli mají být úkoly přiřazeny po jednom (v sériovém číslu) nebo všechny najednou (paralelně).

    Další informace o použití sériového pořadí a paralelního pořadí najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

    Popisek číslo tři

    Přidání nové fáze

    Přidejte všechny fáze, které chcete za první fáze, kterou jste právě nakonfigurovali.

    • Pokud chcete odstranit celou fázi, klikněte na pole Přiřadit k této fázi a stiskněte kombinaci kláves CTRL+DELETE.

    Další informace o použití více fází najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

    Popisek číslo čtyři

    Rozbalení skupin

    • Pokud chcete každému členu každé skupiny, kterou zadáte do pole Přiřadit, přiřadit jeden úkol, zaškrtněte toto políčko. (Každý člen skupiny dostane oznámení o úkolu a každý člen bude mít k dokončení vlastního úkolu.)

    • Pokud chcete, aby byl k celé skupině, kterou zadáte do pole Přiřadit, přiřazen jenom jeden úkol, zrušte zaškrtnutí tohoto políčka. (Každý člen skupiny dostane oznámení o úkolu, ale kterýkoli člen může požadovat a dokončit jeden úkol jménem celé skupiny. Pokyny k uplatnění skupinového úkolu najdete v segmentu Dokončení tohoto článku.)

    Popisek číslo pět

    Žádost

    Všechny texty, které sem zahráte, se zahrnou do každého oznámení o úkolu, které pracovní postup odešle. Nezapomeňte zahrnout další pokyny nebo zdroje, které můžou účastníci potřebovat, včetně těchto:

    • Kontaktní informace.

    • Pokud je to vhodné, poznámka o jednotlivých úkolech přiřazených celým skupinám nebo distribučním seznamům. (Pokyny k uplatnění skupinového úkolu najdete v segmentu Dokončení tohoto článku.)

    Popisek číslo šest

    Termíny splatnosti a doby trvání úkolů

    Zadejte konečné datum splnění celého pracovního postupu nebo zadejte počet dnů, týdnů nebo měsíců povolených pro dokončení každého úkolu od okamžiku přiřazení.

    • Pokud se tento pracovní postup někdy spustí automaticky, je obvykle vhodné nechat pole Termín termínu pro všechny úkoly prázdné a použít dvě pole doby trvání k řízení termínu splatnosti. V iniciačním formuláři můžete vždy zadat přesné termíny splatnosti, pokud a kdy pracovní postup spustíte ručně.

    Další informace o tom, kdy použít termíny splatnosti a kdy použít dobu trvání úkolu, najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

    Popisek číslo sedm

    KOPIE

    Zadejte jména nebo e-mailové adresy všech lidí, kteří mají být upozorněni při každém spuštění nebo ukončení pracovního postupu.

    • Když sem zadáte název, nebude zadání úkolu pracovního postupu.

    • Když je pracovní postup zahájen ručně, osoba, která ho spustí, dostane oznámení o zahájení a zastavení, aniž by bylo nutné v tomto poli zadat.

    • Když se pracovní postup spustí automaticky, osoba, která ho původně přidala, dostane oznámení o zahájení a zastavení, aniž by bylo nutné v tomto poli zadat.

    Popisek číslo osm

    Ukončení pracovního postupu

    Vyberte ani jednu nebo obě tyto možnosti.

    Další informace o těchto možnostech najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

    Popisek číslo devět

    Povolení schválení obsahu

    Toto políčko zaškrtněte, pokud budete ke správě schválení obsahu používat tento pracovní postup.

    Další informace o řízení schvalování obsahu pomocí pracovního postupu, včetně publikování hlavních verzí, najdete v tomto článku v segmentu Řízení.

  7. Pokud máte všechna nastavení na této stránce tak, jak chcete, klikněte na Uložit a vytvořte pracovní postup.

Co bude dál?

Pokud jste připravení, přejděte do segmentu START tohoto článku a spusťte první instanci a otestujte nový pracovní postup.

Pracovní postup je možné nastavit tak, aby byl spuštěn jenom ručně, automaticky nebo v obou těchto sledech:

  • Každý, kdo má potřebná oprávnění, může kdykoli ručně.

  • Automaticky pokaždé, když nastane zadaná aktivační událost. To znamená, že když se položka přidá do seznamu nebo knihovny nebo když se položka v seznamu změní jakýmikoli způsobem a/nebo když se někdo pokusí publikovat hlavní verzi položky).
    (Aktivační událost nebo události jsou zadané na první stránce formuláře přidružení během původního přidružení a konfigurace pracovního postupu. Další informace najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.)

Poznámka: Pracovní postup nemůže začít u aktuálně rezervováné položky. Po spuštění pracovního postupu ale můžete položku pro kontrolu zaškrtnutou, aby se chránila před změnami. (Dokud se ale tato položka znovu nezaškrtnutá, nemůže na ní začít žádný jiný pracovní postup.)

Oddíly v tomto segmentu

  1. Automatické spuštění pracovního postupu

  2. Ruční spuštění pracovního postupu

  3. Ruční spuštění ze seznamu nebo knihovny

  4. Ruční spuštění z aplikace Microsoft Office

1. Spuštění pracovního postupu automaticky

Pokud je pracovní postup nakonfigurovaný tak, aby se spustil automaticky, spustí se při každém spuštění události pracovní postup u položky, která ji aktivoval.

Když se pracovní postup spustí, přiřadí prvnímu úkolu nebo úkolům oznámení o úkolu každému uživateli. Zároveň odesílá oznámení o zahájení (odlišná od oznámení o úkolech) osobě, která pracovní postup původně přidala, a komukoli, kdo je uvedený v poli KOPIE na druhé stránce formuláře přidružení.

Poznámka: Když se přidá nový pracovní postup, který se spustí automaticky, mělo by se pole Termín termínu pro všechny úkoly na druhé stránce formuláře přidružení obvykle nechat prázdné, protože žádná zadaná explicitní hodnota data se automaticky neupraví vzhledem k datu, kdy se pracovní postup spustí pokaždé. Další informace najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

Začátek segmentu

2. Ruční spuštění pracovního postupu

Poznámka o oprávněních    Obvykle musíte mít oprávnění Upravit položky pro spuštění pracovního postupu. (Ve výchozím nastavení mají tato oprávnění skupina Členové i skupina Vlastníci, ale skupina Návštěvníci ho nemá. Vlastník ale může také v závislosti na pracovním postupu vyžadovat oprávnění Spravovat seznamy pro uživatele, kteří pracovní postup spustí. Pokud zvolíte tuto možnost, mohou vlastníci v podstatě určit, že konkrétní pracovní postup mohou spustit jenom oni a další vlastníci. Další podrobnosti najdete v části Další informace v tomto článku.)

Dvě místa, od které můžete začít

Pracovní postup můžete spustit ručně z jednoho ze dvou míst:

  • Ze seznamu nebo knihovny, kde je položka uložená

  • Zevnitř samotné položkyse otevře aplikace Microsoft Office, ve které byla vytvořena. (Všimněte si, že to musí být nainstalovaný program, a ne verze webové aplikace.)

Zbývající dva oddíly v tomto segmentu obsahují pokyny pro obě metody.

Začátek segmentu

3. Začněte ručně ze seznamu nebo knihovny

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je uložená položka, na které chcete pracovní postup spustit.

  2. Klikněte na tři tečky vedle názvu položky a potom v dialogovém okně klikněte na tři tečky a otevřete nabídku položek a v rozevírací nabídce klikněte na Pracovní postupy.

  3. Na stránce Pracovní postupy: Název položky klikněte v části Spustit novýpracovní postup na pracovní postup, který chcete spustit.
    Odkaz na spuštění pracovního postupu

  4. Na stránce Change a Workflow (Změnit pracovní postup) proveďte v iniciačním formuláři všechny změny, které chcete použít u této konkrétní instance pracovního postupu.

    Poznámka: Změny provedené tady v iniiciačním formuláři se používají jenom během aktuální instance pracovního postupu. Pokud chcete udělat nějaké změny, které se použijí při každém spuštění pracovního postupu, nebo pokud chcete změnit nastavení pracovního postupu, která se v tomto formuláři nezobrazují, podívejte se na segment CHANGE tohoto článku.

    Inicializační formulář

    Popisek číslo jedna

    Přiřadit

    Proveďte všechny změny v seznamu lidí, které má pracovní postup přiřadit k úkolům.

    • Pokud budou úkoly přiřazeny po jednom   
      Zadejte jména nebo adresy v pořadí, ve kterém mají být úkoly přiřazeny.

    • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně   
      Na pořadí jmen nebo adres nezáleží.

    • Pokud přiřazování úkolu někomu mimo vaši organizaci SharePointu   
      Další informace o zahrnutí mimo účastníky najdete v části Dokončení tohoto článku.

    Popisek číslo dvě

    Pořadí:

    Ujistěte se, že specifikace, zda mají být úkoly přiřazeny po jednom (v sériovém číslu), nebo všechny najednou (paralelně) jsou tak, jak je chcete.

    Další informace o použití sériového pořadí a paralelního pořadí najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

    Popisek číslo tři

    Přidání nové fáze

    Přidejte nebo přidejte všechny fáze, které chcete mít nad rámec těch, které jsou aktuálně nakonfigurované.

    • Pokud chcete odstranit celou fázi, klikněte na pole Přiřadit k této fázi a stiskněte kombinaci kláves CTRL+DELETE.

    Další informace o použití více fází najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

    Popisek číslo čtyři

    Rozbalení skupin

    • Pokud chcete každému členu každéskupiny, kterou zadáte do pole Přiřadit, přiřadit jeden úkol, zaškrtněte toto políčko. (Každému členu skupiny se zobrazí oznámení o úkolu a každý člen bude mít k dokončení vlastního úkolu.)

    • Pokud chcete, aby se k každé celé skupině, kterou zadáte do pole Přiřadit, přiřadil jenom jeden úkol,zrušte zaškrtnutí tohoto políčka. (Každý člen skupiny dostane oznámení o úkolu, ale kterýkoli člen může požadovat a dokončit jeden úkol jménem celé skupiny. Pokyny k uplatnění skupinového úkolu najdete v segmentu Dokončení tohoto článku.)

    Popisek číslo pět

    Žádost

    Všechny texty, které sem zahráte, se zahrnou do každého oznámení o úkolu, které pracovní postup odešle. Nezapomeňte zahrnout další pokyny nebo zdroje, které můžou účastníci potřebovat, včetně těchto:

    • Kontaktní informace pro otázky a problémy

    • V případě, že je to k dispozici, poznámka o jednotlivých úkolech přiřazených celým skupinám nebo distribučním seznamům (Pokyny k uplatnění skupinového úkolu najdete v segmentu Dokončení tohoto článku.)

    Popisek číslo šest

    Termíny splatnosti a doby trvání úkolů

    Zadejte konečné datum splnění celého pracovního postupu nebo zadejte počet dnů, týdnů nebo měsíců povolených pro dokončení každého úkolu od okamžiku přiřazení.

    Další informace o tom, kdy použít termíny splatnosti a kdy použít dobu trvání úkolu, najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

    Popisek číslo sedm

    KOPIE

    Proveďte všechny doplňky nebo odebrání, které chcete. Mějte na paměti, že:

    • Když sem zadáte název, nebude zadání úkolu pracovního postupu.

    • Protože pracovní postup spouštíte ručně, dostanete oznámení o zahájení a zastavení bez ohledu na to, jestli jste v tomto poli uvedeni.

  5. Pokud máte všechna nastavení v iniciačním formuláři tak, jak chcete, klikněte na Spustit a spusťte pracovní postup.

Pracovní postup přiřadí první úkol nebo úkoly a mezitím odešle oznámení o zahájení vám a komukoli, kdo je uvedený v poli KOPIE iniiciační formuláře.

Začátek segmentu

  1. Otevřete položku v nainstalované aplikaci Office na počítači.

  2. V otevřené položce klikněte na kartu Soubor, klikněte na Uložit & Odeslata potom klikněte na pracovní postup, který chcete u položky spustit.

  3. Pokud se zobrazí následující zpráva s oznámením, že pracovní postup vyžaduje, aby byl soubor sesouškem, klikněte na tlačítko Pro přihlášení.

  4. Klikněte na velké tlačítko Spustit pracovní postup.

  5. Na stránce Change a Workflow (Změnit pracovní postup) proveďte v iniciačním formuláři všechny změny, které chcete použít u této konkrétní instance pracovního postupu.

    Poznámka: Změny provedené tady v iniiciačním formuláři se používají jenom během aktuální instance pracovního postupu. Pokud chcete udělat nějaké změny, které se použijí při každém spuštění pracovního postupu, nebo pokud chcete změnit nastavení pracovního postupu, která se v tomto formuláři nezobrazují, podívejte se na segment CHANGE tohoto článku.

    Inicializační formulář

Popisek číslo jedna

Přiřadit

Proveďte všechny změny v seznamu lidí, které má pracovní postup přiřadit k úkolům.

  • Pokud budou úkoly přiřazeny po jednom (v sériovém číslu)   
    Zadejte jména nebo adresy v pořadí, ve kterém mají být úkoly přiřazeny.

  • Pokud budou všechny úkoly přiřazeny současně (paralelně)   
    Na pořadí jmen nebo adres nezáleží.

  • Pokud přiřazování úkolu někomu mimo vaši organizaci SharePointu   
    Další informace o zahrnutí mimo účastníky najdete v tomto článku v části Dokončení.

Popisek číslo dvě

Pořadí:

Ujistěte se, že specifikace, zda mají být úkoly přiřazeny po jednom (v sériovém číslu), nebo všechny najednou (paralelně) jsou tak, jak je chcete.

Další informace o použití sériového pořadí a paralelního pořadí najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

Popisek číslo tři

Přidání nové fáze

Přidejte nebo přidejte všechny fáze, které chcete mít nad rámec těch, které jsou aktuálně nakonfigurované.

  • Pokud chcete odstranit celou fázi, klikněte na pole Přiřadit k této fázi a stiskněte kombinaci kláves CTRL+DELETE.

Další informace o použití více fází najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

Popisek číslo čtyři

Rozbalení skupin

  • Pokud chcete každému členu každéskupiny, kterou zadáte do pole Přiřadit, přiřadit jeden úkol, zaškrtněte toto políčko. (Každému členu skupiny se zobrazí oznámení o úkolu a každý člen bude mít k dokončení vlastního úkolu.)

  • Pokud chcete, aby se k každé celé skupině, kterou zadáte do pole Přiřadit, přiřadil jenom jeden úkol,zrušte zaškrtnutí tohoto políčka. (Každý člen skupiny dostane oznámení o úkolu, ale kterýkoli člen může požadovat a dokončit jeden úkol jménem celé skupiny. Pokyny k uplatnění skupinového úkolu najdete v segmentu Dokončení tohoto článku.)

Popisek číslo pět

Žádost

Všechny texty, které sem zahráte, se zahrnou do každého oznámení o úkolu, které pracovní postup odešle. Nezapomeňte zahrnout další pokyny nebo zdroje, které můžou účastníci potřebovat, včetně těchto:

  • Kontaktní informace pro otázky a problémy.

  • V případě, že je to k dispozici, poznámka o jednotlivých úkolech přiřazených k celým skupinám nebo distribučním seznamům. (Pokyny k uplatnění skupinového úkolu najdete v segmentu Dokončení tohoto článku.)

Popisek číslo šest

Termíny splatnosti a doby trvání úkolů

Zadejte konečné datum splnění celého pracovního postupu nebo zadejte počet dnů, týdnů nebo měsíců povolených pro dokončení každého úkolu od okamžiku přiřazení.

Další informace o tom, kdy použít termíny splatnosti a kdy použít dobu trvání úkolu, najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.

Popisek číslo sedm

KOPIE

Proveďte všechny doplňky nebo odebrání, které chcete. Mějte na paměti, že:

  • Když sem zadáte název, nebude zadání úkolu pracovního postupu.

  • Protože pracovní postup spouštíte ručně, zobrazí se oznámení o zahájení a zastavení bez ohledu na to, jestli jste v tomto poli uvedeni nebo ne.

  1. Pokud máte nastavení v iniciačním formuláři tak, jak chcete, klikněte na Start a spusťte pracovní postup.

Pracovní postup přiřadí první úkol nebo úkoly a mezitím odešle oznámení o zahájení vám a komukoli, kdo je uvedený v poli KOPIE iniiciační formuláře.

Co bude dál?

  • Pokud je tento pracovní postup spuštěný poprvé, ostatní účastníci můžou k dokončení přiřazených úkolů potřebovat informace a pomoc. (Může se jim hodit segment Dokončení tohoto článku.)

  • Také je dobré zkontrolovat, jestli účastníci dostávají e-mailová oznámení, a hlavně, že oznámení nejsou špatně zpracována filtry nevyžádané pošty.

  • A samozřejmě můžete mít jeden nebo více úkolů pracovního postupu, které můžete provést sami. Podrobnosti o tom, jak je dokončit, najdete v tomto článku v části Dokončení.

  • Informace o tom, jak můžete sledovat průběh aktuální instance pracovního postupu, najdete v tomto článku v segmentu MONITOR.

Pokud jste úkol v pracovním postupu Schválení přiřadili poprvé, může být užitečné tento segment článku před dokončením úkolu zkontrolovat v plném rozsahu. Budete tak vědět o všech možnostech, které vám mohou být otevřené.

Poznámka: Pokud víte, že vám byl přiřazen úkol pracovního postupu, ale oznámení se neobjevil ve složce Doručená pošta e-mailu, ujistěte se, že vám filtr nevyžádané pošty oznámení nepřiřadil špatně. Pokud to tak je, upravte odpovídajícím způsobem nastavení filtru.

Nejdřív se ujistěte, že máte správný článek.

Různé typy pracovních postupů vyžadují různé akce úkolů.

Než tedy začnete, ujistěte se, že úkol, který jste přiřadili, je skutečně úkol pracovního postupu Schválení, a ne úkol pro jiný typ pracovního postupu.

Vyhledejte text Schvalte prosím na libovolném z těchto míst:

  • V řádku Předmět oznámení úkolu
    Oznámení o úkolu s vyznačeným textem Schvalte dokument

  • Na panelu zpráv v položce, která se má
    Kontrolovaná položka s vyznačeným textem Schvalte dokument

  • V názvu úkolu na stránce Stav
    pracovního postupu Úkol v seznamu stránky Stav pracovního postupu s vyznačeným textem Schvalte dokument

Pokud v těchto umístěních nevidíte text Schválit, obraťte se na osobu, která pracovní postup zahájila nebo původně přidala, a zjistěte, na které šabloně pracovního postupu je založená – nebo jestli se jedná o vlastní pracovní postup. Odkazy na články o tom, jak používat další typy pracovních postupů, které jsou součástí produktů SharePointu, najdete v části Viz také v tomto článku.

Pokud je vaším úkolem úkol Schválení, pokračujte v čtení.

Oddíly v tomto segmentu

  1. Přehled procesu

  2. Přístup k položce a formuláři úkolu z úkolu oznámení

  3. Přístup k položce a formuláři úkolu ze seznamu nebo knihovny

  4. Kontrola položky

  5. Dokončení a odeslání formuláře úkolu

  6. Oznámení po schádku

  7. Deklarace a dokončení skupinového úkolu (nepovinné)

  8. Žádost o změnu položky (nepovinné)

  9. Opětovné přiřazení úkolu schválení někomu jinému (nepovinné)

  10. Dokončení úkolu jménem externího účastníka (nepovinné)

1. Přehled procesu

Když máte úkol přiřazený v pracovním postupu, obvykle o úkolu zjistíte jedním ze tří způsobů:When you're assigned a task in a workflow, you usually find out about the task in one of three ways:

  • Obdržíte oznámení o úkolu e-mailu.

  • Otevřete dokument Microsoft Office a zobrazí se panel zpráv, který vás informuje o tom, že vám byl přiřazen související úkol.

  • Zkontrolujete sharepointový web a zjistíte, že je vám aktuálně přiřazen jeden nebo více úkolů.

Když zjistíte, že vám byl přiřazen úkol pracovního postupu Schválení, obvykle provádíte dvě věci:

  • Kontrola položky    Zjistěte, jestli můžete položku schválit v aktuálním stavu.

  • Dokončení úkolu    Výsledky revize odešlete pomocí formuláře úkolu.

Do dokončení úkolu se proto často podílejí následující tři položky:

  • The oznámení (which you receive as email)

  • Položka odeslaná ke schválení (kterou otevřete a zkontrolujte)

  • Formulář úkolu (který otevřete, dokončíte a odešlete)

Tady je to, jak tyto tři položky vypadají.

Oznámení, kontrolovaná položka a formulář úkolu

Poznámka: Tlačítko Otevřít tento úkol na pásu karet v úkolu oznámení se zobrazí jenom v případě, že se zpráva otevře v plné nainstalované verzi Outlooku a ne při otevření ve webové aplikaci Outlook Web Access.

Začátek segmentu

2. Přístup k položce a formuláři úkolu z úkolu oznámení

Postupujte takto:

  1. V seznamu oznámení klikněte v pokynech k dokončení tohoto úkolu na odkaz na položku.

  2. V otevřené položce klikněte na panelu zpráv na tlačítko Otevřít tento úkol.

Otevření položky a formuláře úkolu z e-mailového oznámení

Poznámka: Tlačítko Otevřít tento úkol na pásu karet v úkolu oznámení se zobrazí jenom v případě, že se zpráva otevře v plné nainstalované verzi Outlooku a ne při otevření ve webové aplikaci Outlook Web Access.

Začátek segmentu

3. Přístup k položce a formuláři úkolu ze seznamu nebo knihovny

Postupujte takto:

  1. V seznamu nebo knihovně, kde je položka, kterou chcete zkontrolovat, uložená, klikněte na odkaz Probíhá přidružený k položce a pracovnímu postupu.

  2. Na stránce Stav pracovního postupu klikněte na název úkolu.

  3. Ve formuláři úkolu klikněte v okně Tento úkol pracovního postupu na panel zpráv na odkaz na položku.

Otevření položky a formuláře úkolu ze seznamu či knihovny

Začátek segmentu

4. Zkontrolujte položku

V tomto příkladu je položka dokument microsoft wordu.

Tip: Pokud se jedná o skupinový úkol , tedy jeden úkol přiřazený celé skupině nebo distribučnímu seznamu, aby mohl úkol dokončit jeden člen skupiny pro celou skupinu, je vhodné si úkol před prohlédněte. Tímto způsobem snížíte pravděpodobnost, že si článek prohlédněte i jiný člen vaší skupiny. Pokyny najdete v části Oddíl 7 v tomto segmentu, Deklarace identity a dokončení skupinového úkolu.

Položka otevřená pro kontrolu se zobrazenými žlutými panely

Všimněte si dvou žlutých pruhů zpráv v horní části dokumentu:

  • Server jen pro čtení   Tento dokument je otevřený v režimu jen pro čtení – to znamená, že dokument můžete přečíst, ale nemůžete v dokumentu dělat žádné změny.
    (Všimněte si, že při dokončení úkolu pracovního postupu Schválení obvykle přímo v položce neudělíte žádné změny. Místo toho pomocí formuláře úkolu zaregistrujete všechny odpovědi.)

  • Úkol pracovního postupu   Až budete chtít odpověď zaregistrovat ve formuláři úkolu, klikněte na tlačítko Otevřít tento úkol.

Začátek segmentu

5. Vyplňte a odešlete formulář úkolu.

Formulář úkolu pro úkol pracovního postupu Schválení vypadá nějak takhle.

Formulář úkolu pracovního postupu Schválení

Všimněte si, že první dvě položky( Odstranit položku a Tento úkol pracovního postupu platí pro název položky)se ve formuláři úkolu nezobrazí, když jsou otevřené z položky pro revize.

Popisek číslo jedna

Odstranit položku

Pokud chcete tento úkol odstranit z aktuální instance pracovního postupu, klikněte na toto tlačítko.

  • Odstraněním úkolu se odstraní položka, která se má zkontrolovat.

  • Pokud úkol odstraníte, bude tato akce zachytána jako odmítnutí dokumentu (a zaznamenaná v historii jako). Takže pokud je pracovní postup nakonfigurovaný tak, aby končí při prvním odmítnutí, pak odstranění úkolu ukončí pracovní postup.

  • Odstraněný úkol se už v oblasti Úkoly na stránce Stav pracovního postupu nezobrazí. (Odstranění a následné automatické odmítnutí se ale stále zaznamenávají v oblasti Historie stránky.)

    Poznámka: Pokud jste tuto instanci pracovního postupu nezačáte, možná budete chtít před odstraněním úkolu zkontrolovat osobu, která ji s ním spouští.

Popisek číslo dvě

Tento úkol pracovního postupu platí pro název položky.

Pokud chcete položku otevřít a zkontrolovat, klikněte na odkaz tady.

Popisek číslo tři

Stav, Vyžádaný, Sloučené komentáře, Termín termínu splatnosti

V těchto čtyřech polích nemůžete upravovat ani měnit položky, ale informace v nich můžou být užitečné.

Všimněte si, že pole Sloučené komentáře obsahuje nejen další pokyny k dokončení úkolu, ale také všechny komentáře od účastníků, kteří už dokončili své úkoly v této instanci pracovního postupu.

Stejně tak se po odeslání vlastního formuláře všechny komentáře, které zahrnete do pole Komentáře (4), zobrazí v poli Sloučené komentáře i pro další účastníky.

Popisek číslo čtyři

Komentáře

Jakýkoli text, který sem zadáte, se zaznamená do historie pracovních postupů a zobrazí se také v poli Sloučené komentáře (3) pro další účastníky.

Popisek číslo pět

Schválení

Pokud chcete položku schválit, zadejte nejdřív komentáře, které chcete přidat do pole Komentáře (4), a klikněte na toto tlačítko.

Popisek číslo šest

Odmítnout

Pokud chcete položku odmítnout, zadejte nejdřív komentáře, které chcete přidat do pole Komentáře (4), a klikněte na toto tlačítko.

Popisek číslo sedm

Zrušit

Pokud chcete formulář úkolu zavřít bez uložení změn nebo odpovědí, klikněte na toto tlačítko. Úkol zůstane neúplný a přiřazený vám.

Popisek číslo osm

Požádat o změnu

Pokud chcete požádat o změnu položky, kterou chcete zkontrolovat, klikněte na toto tlačítko.

Obrázek formuláře, ve kterém zadáte podrobnosti žádosti, a další pokyny najdete v části 8 v tomto segmentu: Žádost o změnu položky.

Poznámka: U některých úkolů pracovního postupu může být tato možnost vypnutá.

Popisek číslo devět

Opětovné přiřazení úkolu

Pokud chcete úkol Schválení znovu přiřadit někomu jinému, klikněte na toto tlačítko.

Obrázek stránky, na které zadáte podrobnosti o opětovném přiřazení, a další pokyny najdete v části 7 v tomto segmentu a znovu přidáte úkol Schválení někomu jinému.

Poznámka: U některých úkolů pracovního postupu může být tato možnost vypnutá.

Začátek segmentu

6. Oznámení po schádku

Pokud je úkol nebo celá instance pracovního postupu po termínu dokončení, oznámení se automaticky posílají na:

  • Osoba, které je úkol přiřazený

  • Osoba, která pracovní postup zahájila (nebo pokud bylo zahájení automatické, osobě, která pracovní postup původně přidala)

Začátek segmentu

7. Deklarace a dokončení skupinového úkolu (nepovinné)

Pokud je k celé skupině, do které patříte, přiřazen jenom jeden úkol, může kterýkoli člen skupiny tento jeden úkol za celou skupinu uplatnit a dokončit.

Než položku prohlédněte, můžete si úkol nárokovat. Jakmile si úkol vymááte, přiřadí se vám a žádný jiný člen skupiny ho nebude moci dokončit. (Takto potřebnou práci udělá jenom jeden člověk.)

  1. Na stránce Stav pracovního postupu namiřte kurzor na název úkolu přiřazeného skupině, dokud se nezobrazí šipka.

  2. Klikněte na šipku, klikněte na Upravit položku a potom ve formuláři úkolu klikněte na tlačítko Nárokovat úkol.
    Postup převzetí úkolu skupiny

Když se stránka Stav pracovního postupu aktualizuje, uvidíte, že úkol už není přiřazený skupině, ale konkrétně vám.

Později, pokud chcete úkol znovu uvolnit skupině, aniž byste ho dokončili, použijte stejný postup k návratu do formuláře úkolu, ale teď klikněte na tlačítko Uvolnit úkol.

Tlačítko Uvolnit úkol na formuláři úkolu

Začátek segmentu

8. Požádejte o změnu položky (nepovinné)

Než začnete s tímto procesem, nezapomeňte, že pracovní postup může být nastavený tak, aby okamžitě skončil, pokud dojde ke změně položky. Může být vhodné se podívat na osobu, která pracovní postup zahájila nebo původně přidala, abyste se ujistili, že je všechno v pořádku, aby byla provedena změna, a aby pracovní postup v tomto okamžiku skončil.

Možnost žádosti o změnu ukážeme tak, že ji zavedeme do scénáře:

Nejdřív si představte, že se jmenujete Frank.

Představte si, že kolegyně jménem Anna zahájila pracovní postup Schválení na dokumentu, který vytvořila.

Když si prohlédněte Nový dokument Anny, máte pocit, že úvod je moc dlouhý.

V dolní části formuláře úkolu pracovního postupu kliknete na tlačítko Požádat o změnu a pak tento formulář dokončíte.

Formulář žádosti o změnu položky

Popisek číslo jedna

Požádat o změnu od

Zadejte jméno nebo e-mailovou adresu osoby, od které žádáte o změnu.

(Pokud chcete poslat žádost osobě, která s tímto spuštěním pracovního postupu začala , nebo pokud se pracovní postup spouštěl automaticky, osobě, která tento pracovní postup schválení původně přidala, můžete toto pole nechat prázdné.)

Popisek číslo dvě

Nová žádost

Popište změnu, kterou chcete udělat, a zadejte všechny informace, které bude člověk, který změnu provedl, potřebovat. (Jakýkoli text, který sem zadáte, se přidá do oblasti Sloučené komentáře.)

Popisek číslo tři

Nová doba trvání

Proveďte jednu z těchto tří věcí:

  • Jak zachovat stávající termín termínu splatnosti    Nechejte toto pole prázdné.

  • Pokud chcete termín splatnosti úplně odebrat    Zadejte číslo 0.

  • Zadání nového termínu termínu splatnosti    Zadejte sem číslo a do následujícího pole zadejte jednotky doby trvání. Společně tyto dvě položky identifikují období před termínem dokončení úkolu změny.

Popisek číslo čtyři

Nové jednotky doby trvání

Pokud zadáte novou dobu trvání úkolu, použijte toto pole společně s polem Nová doba trvání k identifikaci období před termínem dokončení úkolu. (Například: 3 dny nebo 1 měsíc nebo 2 týdny.)

Pokud máte všechny položky formuláře tak, jak chcete, klikněte na Odeslat a váš aktuální úkol je označený jakoDokončeno. (Ale ještě jste to neudělali. Úkol schválení se vám znovu přiřadí, až Anna úkol změny dokončí).

Mezitím Anna dostane následující e-mailové oznámení:

Oznámení odeslané při požadavku na změnu položky

Anna může po pouhých pohledech na řádek Předmět (číslo 1 na obrázku) zjistit, že se jedná o běžné oznámení o schválení, ale o žádost o změnu položky. Najde informace o konkrétní změně, která byla požadována, v části Požadovaná změna textu (číslo 2).

Anna položku rezervuje, provede požadované změny, uloží změny a vrátí ji zpátky.

Pak přejde na stránku Stav pracovního postupu a otevře svůj úkol žádosti o změnu z oblasti Úkoly tam.


Formulář odeslaný po provedení požadované změny

Anna přidá do pole Komentáře všechny informace, které chce, a pak klikne na Odeslat odpověď. Pracovní postup provede dvě akce:

  • Označí anna úkol žádosti o změnu jako dokončený.

  • Přiřadí vám nový úkol schválení (s komentáři Anny přidaný do pole Sloučené komentáře) a pošle vám oznámení o tomto úkolu.

Teď můžete pokračovat a dokončit svůj přehled o změněné položce.

Mezitím se všechny tyto akce sledují a zobrazují v části Historie pracovního postupu na stránce Stav pracovního postupu, jak ukazuje následující obrázek.

Stránka Historie pracovního postupu zobrazující akce požadavku na změnu

Tady je diagram celého procesu.

Vývojový diagram požadavku na změnu

Začátek segmentu

9. Opětovné přiřazení úkolu schválení někomu jinému (nepovinné)

Pokud chcete, aby úkol pracovního postupu, který vám byl přiřazen, dokončil někdo jiný, klikněte ve formuláři úkolu pracovního postupu na tlačítko Znovu přiřadit úkol.

Tento formulář se zobrazí.

Formulář nového přiřazení úkolu

Popisek číslo jedna

Opětovné přiřazení úkolu

Zadejte jméno nebo adresu osoby, které chcete úkol přiřadit.

Pokud chcete přiřadit tento úkol osobě, která pracovní postup zahájila, nebo pokud se pracovní postup spouštěl automaticky, osobě, která tento pracovní postup původně přidala, nechte toto pole prázdné.

Popisek číslo dvě

Nová žádost

Zadejte všechny informace, které bude muset osoba, které úkol přiřadíte, dokončit. (Jakýkoli text, který sem zadáte, se přidá do oblasti Sloučené komentáře.)

Popisek číslo tři

Nová doba trvání

Proveďte jednu z těchto tří věcí:

  • Jak zachovat stávající termín termínu splatnosti    Nechejte toto pole prázdné.

  • Pokud chcete termín splatnosti úplně odebrat    Zadejte číslo 0.

  • Zadání nového termínu termínu splatnosti    Zadejte sem číslo a do následujícího pole zadejte jednotky doby trvání. Společně tyto dvě položky identifikují období před termínem dokončení úkolu změny.

Popisek číslo čtyři

Nové jednotky doby trvání

Pokud zadáte novou dobu trvání úkolu, použijte toto pole společně s polem Nová doba trvání k identifikaci období před termínem dokončení úkolu. (Například: 3 dny nebo 1 měsíc nebo 2 týdny.)

Po dokončení formuláře klikněte na Odeslat. Úkol je označený jako Dokončeno, novému úkolu je přiřazena osoba, která je za úkol teď odpovědná, a odesílá se oznámení o úkolu.

Všechny nové informace, které jste dodali, jsou v oznámení o novém úkolu zahrnuté do textu Delegovat podle (číslo 1 na následujícím obrázku).

Oznámení znovu přiřazeného úkolu

Mezitím se všechny tyto změny sledují a zobrazují v částech Úkoly a historie na stránce Stav pracovního postupu, jak je vidět tady.

Oblasti Úkoly a Historie na stránce Stav pracovního postupu u znovu přiřazeného úkolu

Začátek segmentu

10. Dokončení úkolu jménem externího účastníka (nepovinné)

Existuje zvláštní postup pro zahrnutí účastníků, kteří nejsou členy vaší sharepointové organizace. V tomto procesu funguje člen webu jako proxy server pro externího účastníka:

  1. Na druhé stránce formuláře přidružení zadejte e-mailovou adresu externího účastníka do příslušné fáze Přiřadit.

  2. Pracovní postup ve skutečnosti přiřadí úkol externího účastníka členovi webu, který pracovní postup spustí – nebo pokud se pracovní postup spustí automaticky, členovi, který pracovní postup původně přidal. Tato osoba, které je úkol skutečně přiřazen, slouží jako proxy server pro externího účastníka.

  3. Tomuto členovi webu se zobrazí oznámení o úkolu s pokyny k odeslání kopie položky, kterou chcete zkontrolovat externímu účastníkovi. (Externí účastník mezitím dostane kopii oznámení o úkolu, která může fungovat jako užitečné upozornění nebo upozornění.)

  4. Člen webu, kterému je úkol skutečně přiřazen, odešle kopii položky externímu účastníkovi.

  5. Externí účastník položku proše recenze a odešle zpět svoji odpověď členovi webu.

  6. Když přijde odpověď externího účastníka, dokončí člen webu úkol jménem externího účastníka.

Tady je diagram procesu.

Vývojový diagram procesu zahrnutí externího účastníka

Centrální umístění, ze kterého můžete sledovat, upravit nebo zastavit spuštěný pracovní postup, je stránka Stav pracovního postupu pro tuto instanci pracovního postupu.

Nejdřív vám ukážeme, jak se na tuto stránku dostanete, a pak vám ukážeme, jak používat možnosti a informace, které tam najdete. Nakonec vám ukážeme další dvě stránky, kde můžete získat další informace o monitorování.

Oddíly v tomto segmentu

  1. Přístup na stránku Stav pracovního postupu

  2. Sledování průběhu pracovního postupu na stránce Stav pracovního postupu

  3. Změna aktivních úkolů (úkoly, které už jsou přiřazené)

  4. Změna budoucích úkolů (úkoly, které ještě nejsou přiřazeny)

  5. Zrušení nebo ukončení tohoto pracovního postupu

  6. Zjistěte, které pracovní postupy běží na položce.

  7. Sledování pracovních postupů pro celou kolekci webů

1. Přístup na stránku Stav pracovního postupu

V seznamu nebo knihovně, kde se položka nachází, klikněte na odkaz Probíhá pro položku a pracovní postup, které chcete.

V tomto příkladu je položka dokument s názvem Koncept keynotu a pracovní postup je Schválení 3.

Kliknutí na odkaz stavu pracovního postupu

Otevře se stránka Stav pracovního postupu.

Poznámky: 

  • Pokud seznam nebo knihovna obsahuje velký počet položek, můžete pomocí řazení nebo filtrování najít položku, kterou hledáte rychleji. Pokud zjistíte, že opakovaně seřazení nebo filtrování probíhá stejným způsobem, může být užitečné vytvořit vlastní zobrazení, které toto konkrétní uspořádání automatizuje.

  • Pokud se chcete dostat na stránku Stav pracovního postupu, můžete taky kliknout na odkaz Zobrazit stav tohoto pracovního postupu v e-mailovém oznámení o spuštění nebo na odkaz Zobrazit historii pracovního postupu v e-mailovém oznámení "dokončil" pro konkrétní instanci, kterou zajímáte.

Začátek segmentu

2. Pomocí stránky Stav pracovního postupu můžete sledovat průběh pracovního postupu.

Tady pod obrázkem každé části stránky Stav pracovního postupu najdete monitorovací otázky, na které oddíl odpovídá.

Oddíl Informace o pracovním postupu

Oddíl Informace o pracovním postupu stránky Stav pracovního postupu

Odpovědi na otázky:

  • Kdo zahájil tuto instanci pracovního postupu?

  • Kdy byla tato instance spuštěna?

  • Kdy došlo k poslední akci v této instanci?

  • Na které položce je tato instance spuštěná?

  • Jaký je aktuální stav této instance?

Oddíl Úkoly

Oddíl Úkoly stránky Stav pracovního postupu

Odpovědi na otázky:

  • Které úkoly už byly vytvořeny a přiřazeny a jaký je jejich aktuální stav?

  • Které úkoly už byly dokončené a jaký byl výsledek pro každý z těchto úkolů?

  • Jaké je termíny splatnosti pro každý úkol, který už byl vytvořen a přiřazen?

Úkoly, které byly odstraněny, a úkoly, které ještě nebyly přiřazeny, se v této části nezobrazují.

Oddíl Historie pracovního postupu

Oddíl Historie pracovního postupu na stránce Stav pracovního postupu

Odpovědi na otázky:

  • K jakým událostem už došlo v této instanci pracovního postupu?

  • Všimněte si, že v této oblasti se nezobrazují poslané úkoly a oznámení o schytácích úkolech.

Začátek segmentu

3. Změna aktivních úkolů (úkoly, které už byly přiřazeny)

Existují dva způsoby, jak změnit úkoly, které už jsou přiřazené, ale ještě nejsou dokončené:

  • Změna jednoho aktivního úkolu

  • Změna všech aktivních úkolů

Změna jednoho aktivního úkolu

Oprávnění   Pokud chcete změnit jeden úkol, který je přiřazený někomu jinému než vám, musíte mít oprávnění Spravovat seznamy. (Skupina Vlastníci má ve výchozím nastavení oprávnění Spravovat seznamy. Skupiny Členové a Návštěvníci ne. Je tedy možné mít například oprávnění, která umožňují spustit pracovní postup, ale ne provádět změny v úkolu jiného účastníka.)

Pokud máte potřebná oprávnění:

  1. V seznamu Úkoly klikněte na název úkolu.
    Kliknutí na název úkolu v seznamu

  2. Formulář úkolu slouží k dokončení, odstranění nebo opětovnému přiřazení úkolu.

Podrobnější pokyny k použití formuláře úkolu najdete v části Dokončení tohoto článku.

Změna všech aktivních úkolů

Oprávnění    Všechny čtyři odkazy příkazů na následujícím obrázku se zobrazí na stránce Stav pracovního postupu každého, kdo má oprávnění Spravovat seznamy. První tři odkazy se zobrazí na stránce osoby, která zahájila instanci pracovního postupu, ale odkaz Ukončit tento pracovní postup se nezobrazí, pokud tato osoba nemá taky oprávnění Spravovat seznamy. (Skupina Vlastníci má ve výchozím nastavení oprávnění Spravovat seznamy. Skupiny Členové a Návštěvníci ne.)

  1. V oblasti těsně pod vizualizací pracovního postupu klikněte na odkaz Aktualizovat aktivní úkoly schválení.

  2. Proveďte změny ve formuláři, který se otevře, a klikněte na OK.

    • Zprávy, které odrážejí vaše změny, se posílají lidem, kterým jsou v tomto spuštění aktuálně přiřazeny úkoly.

    • Na úkoly, které jste už dokončili nebo odstranili a úkoly zatím nepřiřadili, se změny provedené v tomto formuláři neovlivnily.

    • Pokud chcete udělat změny úkolů, které ještě nejsou přiřazené, podívejte se na následující část Změna budoucích úkolů.

Formulář pro změny aktivních úkolů

Popisek číslo jedna

Doba trvání na úkol, jednotky doby trvání

  • Jak zachovat stávající termín termínu splatnosti    Ponechejte dobu trvání na úkol prázdnou a u jednotek doby trvání nic nezměníte.

  • Odebrání termínu splatnosti tak, aby žádné    Do pole Doba trvání na úkol zadejte číslo 0.

  • Přesunutí termínu splatnosti prodloužením doby trvání úkolu    Pomocí obou polí doby trvání můžete zadat počet a typ jednotek, o které chcete dobu trvání prodloužit.

Popisek číslo dvě

Žádost

  • Změna textu žádosti    V textovém poli proveďte požadované změny.

  1. Pokud máte všechna pole ve formuláři tak, jak chcete, klikněte na OK.

Aktualizují se všechny aktivní úkoly v aktuální instanci.

Začátek segmentu

4. Změna budoucích úkolů (úkoly, které ještě nejsou přiřazeny)

Oprávnění    Všechny čtyři odkazy příkazů na následujícím obrázku se zobrazí na stránce Stav pracovního postupu každého, kdo má oprávnění Spravovat seznamy. První tři odkazy se zobrazí na stránce osoby, která zahájila instanci pracovního postupu, ale odkaz Ukončit tento pracovní postup se nezobrazí, pokud tato osoba nemá taky oprávnění Spravovat seznamy. (Skupina Vlastníci má ve výchozím nastavení oprávnění Spravovat seznamy. Skupiny Členové a Návštěvníci ne.)

  1. Na stránce Stav pracovního postupu klikněte v oblasti pod vizualizací pracovního postupu na odkaz Přidat nebo aktualizovat schvalovateče schválení.

  2. Proveďte změny ve formuláři, který se otevře, a potom klikněte na AKTUALIZOVAT.

    Poznámka: Změny provedené v tomto formuláři nemají vliv na úkoly, které jste už vytvořili a přiřadili.

Formulář pro změny budoucích úkolů

Popisek číslo jedna

Účastníci, Objednávka, Rozbalit skupiny

  • Přidání nebo odebrání účastníků nebo změna pořadí úkolů    Přidejte, odeberte nebo uspořádejte pořadí jmen nebo adres účastníků vpoli Účastníci.

  • Pokud chcete odebrat celou fázi,    klikněte na pole Přiřadit pro tuto fázi a stiskněte CTRL+DELETE.

Poznámka: Pomocí zaškrtávacího políčka Rozbalit skupiny můžete určit, jestli mají být uvedené distribuční skupiny přiřazeny jenom jednomu úkolu pro celou skupinu nebo jeden úkol na člena.

Další informace o použití těchto polí najdete v tomto článku v segmentu PLÁN a příslušném segmentu Přidat(Seznam/knihovna nebo Kolekce webů).

Popisek číslo dvě

Žádost

  • Změna textu žádosti    Proveďte požadované změny textu v poli.

Popisek číslo tři

Termín splatnosti pro všechny úkoly, doba trvání na úkol, jednotky doby trvání

  • Změna nebo odebrání termínu splatnosti kalendáře    Odstraňte existující datum a potom zadejte nové, nebo pokud chcete konkrétní termín termínu splatnosti úplně odebrat, nechejte pole prázdné. (Do tohoto pole nezadáte nulu. Toto pole musí obsahovat hodnotu kalendářního data nebo musí být prázdné.)

  • Chcete-li zachovat existující dobu trvání    Ponechejte dobu trvání na úkol prázdnou a u jednotek doby trvání nic nezměníte.

  • Odebrání doby trvání tak, aby žádná    Do pole Doba trvání na úkol zadejte číslo 0.

  • Prodloužení doby trvání úkolu    Pomocí obou polí doby trvání můžete zadat počet a typ jednotek, o které chcete dobu trvání prodloužit. (Další informace o nastavení termínů a doby trvání termínů splatnosti najdete v tomto článku v segmentu PLÁN.)

  1. Pokud máte všechna pole ve formuláři tak, jak chcete, klikněte na OK.

Všechny budoucí úkoly v aktuální instanci budou odrážet vaše změny.

Začátek segmentu

5. Zrušení nebo ukončení tohoto spuštění pracovního postupu

Existují dva způsoby, jak zastavit spuštěnou instanci pracovního postupu před dokončením:

  • Zrušení pracovního postupu    Všechny úkoly se zruší, ale zůstanou v oblasti Úkoly na stránce Stav pracovního postupu.

  • Ukončení pracovního postupu    Všechny úkoly se zruší a odstraní se z oblasti Úkoly na stránce Stav pracovního postupu. (Stále se ale promítnou do oblasti Historie pracovního postupu.)

Postupujte podle pokynů pro obě metody.

Zrušit (všechny úkoly byly zrušeny, ale zachované v seznamu Úkolů i v historii)

Oprávnění    Všechny čtyři odkazy příkazů na následujícím obrázku se zobrazí na stránce Stav pracovního postupu každého, kdo má oprávnění Spravovat seznamy. První tři odkazy se zobrazí na stránce osoby, která zahájila instanci pracovního postupu, ale odkaz Ukončit pracovní postup se nezobrazí, pokud tato osoba nemá taky oprávnění Spravovat seznamy. (Skupina Vlastníci má ve výchozím nastavení oprávnění Spravovat seznamy. Skupiny Členové a Návštěvníci ne.)

Pokud už není aktuální instance pracovního postupu potřebná, můžete ji zastavit.

  • Na stránce Stav pracovního postupu klikněte v oblasti pod vizualizací pracovního postupu na odkaz Zrušit všechny úkoly schválení.

  • Kliknutím na tlačítko Ano potvrďte změny.

Odkaz Zrušit všechny úkoly

Všechny aktuální úkoly se zruší a pracovní postup skončí stavem Zrušeno. Zrušené úkoly jsou pořád uvedené v oblasti Úkoly i v oblasti Historie pracovního postupu.

Ukončit (všechny úkoly odstraněné ze seznamu Úkolů, ale zachované v historii)

Oprávnění    Všechny čtyři odkazy příkazů na následujícím obrázku se zobrazí na stránce Stav pracovního postupu každého, kdo má oprávnění Spravovat seznamy. První tři odkazy se zobrazí na stránce osoby, která zahájila instanci pracovního postupu, ale odkaz Ukončit tento pracovní postup se nezobrazí, pokud tato osoba nemá taky oprávnění Spravovat seznamy. (Skupina Vlastníci má ve výchozím nastavení oprávnění Spravovat seznamy. Skupiny Členové a Návštěvníci ne.)

Pokud dojde k chybě nebo pokud se pracovní postup zastaví a neodpoví, může být ukončen.

Na stránce Stav pracovního postupu klikněte v oblasti pod vizualizací pracovního postupu na Ukončit tento pracovní postup a kliknutím na Ano to potvrďte.

Všechny úkoly vytvořené pracovním postupem se zruší a odstraní se z oblasti Úkoly na stránce Stav pracovního postupu, i když se pořád projeví v oblasti Historie pracovních postupů. Pracovní postup končí stavem Zrušený pracovní postup.

Začátek segmentu

6. Zjistěte, které pracovní postupy běží na položce.

Na stránce Pracovní postupy pro libovolnou položku najdete seznam pracovních postupů, které jsou na této položce aktuálně spuštěné.

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je položka uložená.

  2. Přejděte na název položky, klikněte na zobrazenou šipku a v rozevírací nabídce klikněte na Pracovní postupy.

  3. Na stránce Pracovní postupy: Název položky najdete v části Spuštěné pracovní postupy seznam instancí aktuálně spuštěných na položce.

Poznámka: Všimněte si, že více instancí jedné verze pracovního postupu nemůže běžet na stejné položce současně. Příklad: Byly přidány dva pracovní postupy založené na šabloně Schválení. Jedno se jmenuje Schválení plánu a druhé se jmenuje Schválení rozpočtu. U kterékoli položky najednou může být spuštěná jedna instance schválení plánu a schválení rozpočtu, ale ne dvě instance žádného pracovního postupu.

Začátek segmentu

7. Sledování pracovních postupů pro celou kolekci webů

Správci kolekce webů můžou na první pohled zobrazit:

  • Kolik pracovních postupů založených na každé šabloně pracovního postupu aktuálně existuje v kolekci webů.

  • Jestli je každá šablona pracovního postupu aktuálně aktivní nebo neaktivní v kolekci webů.

  • Kolik instancí verzí pracovních postupů založených na jednotlivých šablonách pracovního postupu aktuálně běží v kolekci webů.

Uděláte to takto:

  1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů(ne domovskou stránku webu nebo podřízeného webu v kolekci).

  2. Klikněte na ikonu Nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom klikněte na Nastavení webu.

  3. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Správa webuna Pracovní postupy.

Otevře se stránka Pracovní postupy a zobrazí se informace.

Co bude dál?

Pokud je tato verze pracovního postupu spuštěna poprvé, můžete k zobrazení událostí v instanci použít pokyny v segmentu REVIZE tohoto článku a zjistit, jestli pracovní postup funguje tak, jak chcete.

Po dokončení instance pracovního postupu můžete zkontrolovat události zaznamenané v její historii. (K záznamu můžete přistupovat pro libovolnou instanci až 60 dní po dokončení instance.)

Důležité informace: Všimněte si, že historie pracovního postupu je k dispozici jenom pro neformální odkazy. Nelze ho použít k oficiálním auditům ani k jinému právnímu, důkaznímu účelu.

Můžete taky spouštět sestavy o celkovém výkonu pracovního postupu napříč instancemi.

Oddíly v tomto segmentu

  1. Kontrola událostí v nejnovější instanci

  2. Historie instancí Accessu po dobu až 60 dnů

  3. Vytváření sestav výkonu pracovního postupu

1. Kontrola událostí v nejnovější instanci

Dokud položka zůstane ve stejném seznamu nebo knihovně a dokud se stejný pracovní postup znovu nespouštěl u stejné položky, bude možné k historii nejnovější instance přistupovat ze seznamu nebo knihovny.

Pokud chcete zobrazit stránku Stav pracovního postupu pro nejnovější instanci pracovního postupu spouštěné na libovolné položce:

  • V seznamu nebo knihovně, kde se položka nachází, klikněte na odkaz stavu pro položku a pracovní postup, které chcete použít.

V tomto příkladu je položka dokument s názvem Koncept Keynote a pracovní postup je Nový schválení dokumentu.

Kliknutí na odkaz stavu pracovního postupu

Na stránce Stav pracovního postupu se oddíl Historie pracovního postupu nachází v dolní části.

Oddíl Historie pracovního postupu na stránce Stav pracovního postupu

Začátek segmentu

2. Historie instancí Accessu po dobu až 60 dnů

Co když chcete zkontrolovat historii instance po tom, co na stejné položce znovu spustíte stejný pracovní postup?

Ve skutečnosti to můžete udělat až 60 dní, a to ze dvou vstupních bodů: seznamu nebo knihovny nebo oznámení o dokončení pracovního postupu.

Ze seznamu nebo knihovny

  1. Přejděte do seznamu nebo knihovny, kde je položka uložená.

  2. Přejděte na název položky, klikněte na zobrazenou šipku a v rozevírací nabídce klikněte na Pracovní postupy.

  3. Na stránce Pracovní postupy: Název položky klikněte v části Dokončené pracovní postupy na název nebo stav instance pracovního postupu, kterou chcete zkontrolovat.

    Seznam Dokončené pracovní postupy na stránce Pracovní postupy položky Otevře se stránka Stav pracovního postupu pro tuto instanci.

Z oznámení o dokončení pracovního postupu

  • Otevřete oznámení o dokončení pracovního postupu pro instanci, kterou chcete zkontrolovat, a klikněte na odkaz Zobrazit historii pracovních postupů.


Oznámení o dokončení pracovního postupu se zvýrazněným odkazem na historii Otevře se stránka Stav pracovního postupu pro tuto instanci.

Pokud chcete zachovat všechna oznámení o dokončení, můžete vytvořit pravidlo Outlooku. Nastavte pravidlo pro zkopírování všech příchozích zpráv, které mají na řádku Předmět dokončený text, do vlastní samostatné složky. (Ujistěte se, že vaše pravidlo Outlooku zkopíruje příchozí zprávy a nepřesoudí je jednoduše nebo se nezobrazí ani ve složce Doručená pošta.)

Začátek segmentu

3. Vytváření sestav výkonu pracovního postupu

Pokud se chcete dozvědět, jak jedna z vašich verzí pracovního postupu obecně – v průběhu času a více instancí – můžete vytvořit jednu nebo obě předdefinované sestavy:

  • Sestava doby trvání aktivity    V této sestavě se můžete podívat na průměry, jak dlouho trvá dokončení každé aktivity v pracovním postupu a jak dlouho trvá dokončení každého úplného spuštění nebo instance tohoto pracovního postupu.

  • Zrušení a chybová zpráva    V této sestavě můžete zjistit, jestli se pracovní postup před dokončením často ruší, nebo jestli narazíte na chyby.

Vytvoření dostupných sestav pro pracovní postup

  1. V seznamu nebo knihovně klikněte ve sloupci Stav pro tento pracovní postup na odkaz s informacemi o stavu.
    Kliknutí na stav pracovního postupu

  2. Na stránce Stav pracovního postupu klikněte v části Historie pracovního postupuna Zobrazit sestavy pracovního postupu.
    Kliknutí na odkaz Zobrazit sestavy pracovních postupů v části Historie pracovního postupu

  3. Vyhledejte pracovní postup, pro který chcete zobrazit sestavu, a klikněte na název sestavy, kterou chcete zobrazit.
    Kliknutí na odkaz Sestava dob trvání činnosti

  4. Na stránce Vlastní nastavení buď uchovejte nebo změňte umístění, kde se má soubor sestavy vytvořit, a potom klikněte na OK.

    Kliknutí na tlačítko OK k umístění uložení souboru Sestava se vytvoří a uloží do zadaného umístění.

  5. Po dokončení sestavy můžete kliknout na odkaz zobrazený na následujícím obrázku a zobrazit ji. V opačném případě dokončete a zavřete dialogové okno kliknutím na OK. (Až budete chtít sestavu zobrazit, najdete ji později v umístění, které jste zadali v předchozím kroku.)
    Zobrazení sestavy kliknutím na odkaz

Co bude dál?

Pokud pracovní postup funguje přesně tak, jak chcete, máte všechno nastavené tak, abyste ho začali používat.

Pokud chcete změnit, jak to funguje, podívejte se na segment CHANGE tohoto článku.

Po spuštění první instance nového pracovního postupu Schválení a zobrazení výsledků můžete chtít provést jednu nebo více změn způsobu konfigurace pracovního postupu.

V budoucnu můžete také chtít provést další změny konfigurace.

Nakonec můžete v určité chvíli pracovní postup zakázat na kratší nebo delší dobu, ale neodebírat ho – nebo ho můžete opravdu chtít úplně odebrat.

Oddíly v tomto segmentu

  1. Změna trvalého nastavení pracovního postupu

  2. Zakázání nebo odebrání pracovního postupu

1. Změna trvalého nastavení pracovního postupu

Pokud chcete provést trvalé změny nastavení existujícího pracovního postupu, otevřete a upravte formulář přidružení, který jste původně použili k jeho přidání.

Pokud je pracovní postup spuštěný jenom v jednom seznamu nebo knihovně

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, ve které je pracovní postup spuštěný.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna.

    Poznámka: Název karty se může lišit podle typu seznamu nebo knihovny. Například v seznamu kalendářů má karta název Kalendář.

  3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.

  4. Na stránce Nastavení pracovního postupu klikněte v části Název pracovního postupu (kliknutímmůžete změnit nastavení) na název pracovního postupu, pro který chcete změnit nastavení.

    Poznámka: Pokud se v seznamu nezobrazuje pracovní postup Schválení, který chcete použít, může být přidružený jenom k jednomu typu obsahu. Pracovní postupy, které se zobrazí v tomto seznamu, řídí tyto pracovní postupy jsou nakonfigurované tak, aby se spouštěly u položek tohoto ovládacího prvku typu umístěného těsně pod seznamem. (Viz obrázek.) Kliknutím na možnosti typu obsahu v rozevírací nabídce zjistíte, který z nich zobrazí požadované pracovní postupy. Až se v seznamu zobrazí pracovní postup, který chcete použít, klikněte na jeho název.

  5. Na stejných dvou stránkách formuláře přidružení, které byly původně použity k přidání pracovního postupu, proveďte a uložte požadované změny.

    Další informace o polích a ovládacích prvcích ve formuláři přidružení najdete v tomto článku v segmentu PLÁN a příslušném segmentu přidat(seznam/knihovna nebo kolekce webů).

Pokud je pracovní postup spuštěný ve všech seznamech a knihovnách v kolekci webů

  1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů(ne domovskou stránku webu nebo podřízeného webu v kolekci).

  2. Klikněte na ikonu Nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom klikněte na Nastavení webu.

  3. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Galerie návrhářůwebů na Typy obsahu webu.

  4. Na stránce Typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, na kterém je pracovní postup spuštěný.
    Typy obsahu dokumentu s vyznačeným typem

  5. Na stránce pro vybraný typ obsahu klikněte v části Nastavenína Nastavení pracovního postupu.
    Odkaz Nastavení pracovního postupu v oddílu Nastavení

  6. Na stránce Nastavení pracovního postupu klikněte v části Název pracovního postupu (kliknutímmůžete změnit nastavení) na název pracovního postupu, pro který chcete změnit nastavení.
    Odkaz na změnu nastavení pracovního postupu

  7. Na stejných dvou stránkách formuláře přidružení, které byly původně použity k přidání pracovního postupu, proveďte a uložte požadované změny.

    Další informace o polích a ovládacích prvcích ve formuláři přidružení najdete v tomto článku v segmentu PLÁN a příslušném segmentu přidat(seznam/knihovna nebo kolekce webů).

Začátek segmentu

2. Zakázání nebo odebrání pracovního postupu

Pokud je pracovní postup spuštěný jenom v jednom seznamu nebo knihovně

  1. Otevřete seznam nebo knihovnu, ve které je pracovní postup spuštěný.

  2. Na pásu karet klikněte na kartu Seznam nebo Knihovna.

    Poznámka: Název karty se může lišit podle typu seznamu nebo knihovny. Například v seznamu kalendářů má karta název Kalendář.

  3. Ve skupině Nastavení klikněte na Nastavení pracovního postupu.

  4. Na stránce Nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz Odebrat, Blokovat nebo Obnovit pracovní postup.

  5. Pomocí formuláře na stránce Odebrat pracovní postupy můžete pracovní postupy zakázat, znovu povolit nebo odebrat.
    Formulář na stránce Odebrat pracovní postupy

Ve formuláři je pět sloupců:

  • Pracovní postup    Název pracovního postupu

  • Instance    Počet instancí pracovního postupu aktuálně spuštěného u položek

  • Povolit    Možnost, která umožňuje, aby pracovní postup pokračoval v normálním provozu.

  • Žádné nové instance    Možnost, která umožňuje dokončení všech aktuálně spuštěných instancí pracovního postupu, ale zakáže pracovní postup tím, že ho znepřístupní spuštění všech nových instancí. (Tato akce je reverzibilní. Pokud chcete pracovní postup později znovu povolit, vraťte se na tuto stránku a vyberte Povolit.)

  • Odebrat    Možnost, která odebere pracovní postup ze seznamu nebo knihovny úplně. Všechny spuštěné instance se okamžitě ukončí a sloupec pro tento pracovní postup se už na stránce seznamu nebo knihovny nezobrazí. (Tato akce není reverzibilní.)

Pokud je pracovní postup spuštěný ve všech seznamech a knihovnách v kolekci webů

  1. Otevřete domovskou stránku kolekce webů(ne domovskou stránku webu nebo podřízeného webu v kolekci).

  2. Klikněte na ikonu Nastavení Tlačítko Nastavení pro veřejný web SharePointu Online a potom klikněte na Nastavení webu.

  3. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Galeriena Typy obsahu webu.

  4. Na stránce Typy obsahu webu klikněte na název typu obsahu webu, na kterém je pracovní postup spuštěný.
    Typy obsahu dokumentu s vyznačeným typem

  5. Na stránce pro vybraný typ obsahu klikněte v částiNastavenína Nastavení pracovního postupu.
    Odkaz Nastavení pracovního postupu v oddílu Nastavení

  6. Na stránce Nastavení pracovního postupu klikněte na odkaz Odebrat, Blokovat nebo Obnovit pracovní postup.

  7. Pomocí formuláře na stránce Odebrat pracovní postupy můžete pracovní postupy zakázat, znovu povolit nebo odebrat.
    Formulář na stránce Odebrat pracovní postupy

Ve formuláři je pět sloupců:

  • Pracovní postup    Název pracovního postupu

  • Instance    Počet instancí pracovního postupu aktuálně spuštěného u položek

  • Povolit    Možnost, která umožňuje, aby pracovní postup pokračoval v normálním provozu.

  • Žádné nové instance    Možnost, která umožňuje dokončení všech aktuálně spuštěných instancí pracovního postupu, ale zakáže pracovní postup tím, že ho znepřístupní spuštění všech nových instancí. (Tato akce je reverzibilní. Pokud chcete pracovní postup později znovu povolit, vraťte se na tuto stránku a vyberte Povolit.)

  • Odebrat    Možnost, která odebere pracovní postup z kolekce webů úplně. Všechny spuštěné instance se okamžitě ukončí a sloupec pro tento pracovní postup se už na stránce seznamu nebo knihovny nezobrazí. (Tato akce není reverzibilní.)

Co bude dál?

Pokud jste provedli nějaké změny, spusťte testovací instanci pracovního postupu a zkontrolujte, jak se změny mají.

Další přizpůsobení

Existuje celá řada způsobů, jak dále přizpůsobit pracovní postupy, které jsou součástí sharepointových produktů.

Můžete dokonce vytvářet vlastní pracovní postupy od začátku.

Můžete použít některý z následujících programů nebo všechny tyto programy:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Přizpůsobte si formuláře, akce a chování pracovního postupu.

  • Microsoft Visual Studio    Vytvořte si vlastní akce pracovního postupu.

Další informace najdete v nápovědě k Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

×