Úvod do Accessu

Začínáme s databázemi

Fotka zařízení Surface Book

Vyzkoušejte to!

Databáze a webové aplikace mohou vracet velké firemní výhody. Návrh databáze je důležitý pro dosažení vašich cílů, bez ohledu na to, jestli chcete spravovat informace o zaměstnancích, poskytovat týdenní sestavy pro data nebo sledovat objednávky zákazníků. Investice do pochopení návrhu databáze vám pomůže vytvořit databáze, které fungují poprvé a které se vejdou na změny.

Důležité informace: Webové aplikace pro Access se liší od databází v počítači. Tento článek se nezabývá návrhem webové aplikace.

Pojmy a termíny

Pojďme začít učením některých základních termínů a konceptů. Chcete-li navrhnout užitečnou databázi, vytvořte tabulky, které se zaměřují na jeden předmět. V tabulkách zachytíte všechna data potřebná pro daný předmět do polí, která obsahují nejmenší možnou jednotku dat.

Relační databáze

Databáze, ve které jsou data rozdělená do tabulek, což je takový typ tabulek. Každá tabulka obsahuje pouze jeden předmět, třeba zákazníky (jednu tabulku) nebo produkty (jinou tabulku).

Záznamy a pole

Úložiště pro samostatná data v tabulce Řádky (nebo záznamy) ukládají jednotlivé jedinečné datové body, například jméno zákazníka. Sloupce (nebo pole) izolují informace o jednotlivých datových bodech do nejnižší možné jednotky – název může být jednoho sloupce a příjmení může být jiné.

Primární klíč:

Hodnota, která zajistí jedinečnost každého záznamu. Můžete mít například dva zákazníky se stejným názvem, Elizabeth Andersen. Jeden ze záznamů Elizabeth Andersen má jako primární klíč hodnotu 12 a druhý má primární klíč 58.

Vztahy rodič-potomek

Běžné relace mezi tabulkami Jeden zákazník může mít například více objednávek. Nadřazené tabulky mají primární klíče. Podřízené tabulky obsahují cizí klíče, což jsou hodnoty z primárního klíče, které ukazují, jak jsou záznamy podřízené tabulky propojené s nadřazenou tabulkou. Tyto klíče jsou propojené relací.

Co je to dobrý vzhled databáze?

Dva principy dobrého návrhu databáze:

  • Vyvarujte se zdvojených informací (neboli redundantních dat). To zabírají místo a zvyšuje pravděpodobnost chyb.

  • Zkontrolujte, jestli jsou data správná a úplná. Neúplné nebo chybné toky informací v dotazech a sestavách

Pomoc s těmito problémy:

  • Rozdělení informací databáze do tabulek podle předmětu s úzkým fokusem Vyvarujte se zdvojení informací ve více tabulkách. (Jména zákazníků by například měla být jenom v jedné tabulce.)

  • Spojit se s tabulkami pomocí kláves namísto duplikování dat.

  • Zahrnují procesy, které podporují a zaručují přesnost a integritu informací databáze.

  • Navrhněte databázi pomocí svých požadavků na zpracování dat a vytváření sestav.

Chcete-li zlepšit dlouhodobé využitelnost databází, postupujte takto:

Krok 1: zjištění účelu databáze

Než začnete, vytvořte pro databázi cíl.

Chcete-li zachovat zaměření návrhu, Shrňte účel databáze a často na Shrnutí. Pokud chcete například vytvořit malou databázi pro domovskou firmu, můžete psát něco jednoduchého, například "databáze zákazníků uchovává seznam informací o zákaznících pro účely vytváření zásilek a sestav". Pro podnikovou databázi můžete potřebovat několik odstavců k popisu, kdy a jak budou lidé v různých rolích používat databázi a její data. Vytvořte konkrétní a podrobnou misi, která se bude vztahovat na celý proces návrhu.

Krok 2: vyhledání požadovaných informací a jejich uspořádání

Shromážděte všechny typy informací, které chcete nahrát, například názvy produktů a čísla objednávek.

Začněte s existujícími informacemi a způsoby sledování. Můžete třeba v hlavní knize aktuálně evidovat nákupní objednávky nebo informace o zákaznících uchovávat v papírových formulářích. Pomocí těchto zdrojů můžete zobrazit informace, které právě zaznamenáváte (například všechna pole ve formulářích). Tam, kde neshromažďujete důležité informace, si myslíte o tom, jaké samostatné informace potřebujete. Jednotlivé datové typy se stanou polem v databázi.

Nemějte obavy, že si svůj první seznam dokonalý – můžete v průběhu času doladit. Vezměte však v úvahu všechny lidi, kteří tyto informace používají, a požádejte o jejich nápady.

Potom si promyslete, co chcete z databáze použít a typy sestav nebo korespondence, které chcete vytvořit. Potom se ujistěte, že jste si zachytávání informací potřebných k uspokojení těchto cílů. Pokud třeba chcete, aby sestava, která zobrazuje prodej podle regionů, je potřeba sbírat data o prodeji na regionální úrovni. Zkuste sestavu načrtnout skutečnými informacemi, které byste chtěli vidět. Potom vytvořte seznam dat potřebných k vytvoření sestavy. Stejnou akci proveďte pro korespondenci nebo další výstupy z databáze.

Příklad

Předpokládejme, že zákazníkům udělíte příležitost vyjádřit se k pravidelným aktualizacím e-mailů (nebo z nich) a chcete vytisknout seznam uživatelů, kteří se přihlásili. Potřebujete sloupec odeslat E-mail v tabulce Customer s povolenými hodnotami Ano a ne.

Abyste mohli dostávat e-maily, potřebujete e-mailovou adresu, která taky vyžaduje pole. Pokud chcete zahrnout správné oslovení (například pan, paní nebo MS), zadejte pole oslovení. Pokud chcete zákazníky adresovat podle křestního jména v e-mailech, přidejte pole křestní jméno.

Tip: Nezapomeňte všechny informace rozdělit na nejmenší užitečnou část, například křestní jméno a příjmení pro tabulku Customer. Obecně řečeno, pokud chcete řadit, vyhledávat, počítat nebo vykazovat data na základě položky s informacemi (třeba příjmení zákazníka), byste měli tuto položku Uložit do samostatného pole.

Krok 3: rozdělení informací do tabulek

Rozdělení informací na hlavní entity nebo předměty, jako jsou produkty, zákazníci a objednávky. Každý předmět se změní na tabulku.

Po dokončení seznamu požadovaných informací Určete hlavní entity (nebo subjekty), které potřebujete uspořádat. Vyvarujte se duplikování dat mezi entitami. Předběžná verze pro databázi prodeje výrobků může například vypadat takto:

Snímek informací, které jsou seskupené do předmětů

Hlavní entity: zákazníci, dodavatelé, produkty a objednávky. Seznámení s těmito čtyřmi tabulkami: jeden pro fakta o zákaznících, jeden pro fakta týkající se dodavatelů atd. Je možné, že se nejedná o finální návrh, ale je to dobrý počáteční bod.

Poznámka: Nejlepší databáze obsahují více tabulek. Vyvarujte Temptation k umístění všech údajů do jedné tabulky. Výsledkem bude duplicitní informace, větší velikost databáze a další chyby. Navrhněte záznam jednotlivých skutečností jenom jednou. Pokud najdete opakující se informace, jako je třeba adresa dodavatele, vytvořte novou strukturu databáze a umístěte tyto informace do samostatné tabulky.

Pokud chcete zjistit, proč více tabulek je lepší než méně, zvažte následující tabulku:

Výstřižek obrazovky dat produktů a dodavatelů

Každý řádek obsahuje informace o produktu i jeho dodavateli. Vzhledem k tomu, že se může stát, že máte mnoho produktů od stejného dodavatele, musí být informace o jménu a adrese dodavatele mnohokrát opakovány. Toto zabírají místo na disku. Místo toho zaznamenejte informace o dodavateli pouze jednou do samostatné tabulky Dodavatelé a pak tuto tabulku propojte s tabulkou Produkty.

Druhý problém s tímto návrhem je zřejmý, když potřebujete upravit informace o dodavateli. Předpokládejme, že potřebujete změnit adresu dodavatele. Protože se zobrazuje na mnoha místech, můžete adresu omylem změnit na jednom místě, ale nezapomeňte ji změnit v ostatních. Když zaznamenáte, že adresa dodavatele bude tento problém řešit pouze na jednom místě.

Nakonec Předpokládejme, že je k dispozici pouze jeden produkt dodávaný společností Coho Winery a chcete tento produkt odstranit, ale zachovat jeho název a adresu. Jak by tento návrh odstranil záznam produktu bez ztráty informací o dodavateli? Nemůžete. Vzhledem k tomu, že každý záznam obsahuje kromě skutečností týkajících se dodavatele fakta, není možné odstranění odstranit, aniž by bylo odstraněno druhé. Pokud chcete, aby se tato fakta oddělila, rozdělte tuto tabulku do dvou: první pro informace o produktu a druhou pro informace o dodavateli. Po odstranění záznamu produktu se odstraní pouze fakta týkající se produktu – ne fakta týkající se dodavatele.

Krok 4: převedení informací do sloupců

Rozhodněte se, jaké informace potřebujete do jednotlivých tabulek Uložit. Tato samostatná data se stanou poli v tabulce. Tabulka zaměstnanci může například obsahovat pole jako příjmení, jméno a datum přijetí.

Po výběru předmětu pro databázovou tabulku by sloupce v tabulce měly obsahovat jenom fakta o tomto jednom předmětu. Tabulka produktů by například měla ukládat fakta pouze o produktech – nikoli o jejich dodavatelích.

Chcete-li zjistit, jaké informace má tabulka sledovat, použijte seznam, který jste vytvořili dříve. Tabulka Zákazníci může například obsahovat jméno, příjmení, adresu, odeslání e-mailu, oslovení a e-mailovou adresu. Každý záznam (zákazník) v tabulce obsahuje stejnou sadu sloupců, takže pro každého zákazníka uložíte přesně stejné informace.

Vytvořte první seznam a pak ho zkontrolujte a zužte. Uvědomte si, že informace přerušíte do nejmenších možných polí. Pokud má například váš počáteční seznam adresu jako pole, rozdělte se na adresu, město, stát a PSČ, nebo pokud jsou vaši zákazníci globální, na ještě více polí. Takto můžete například korespondence ve správném formátu nebo sestavu objednávky podle státu.

Po upřesnění sloupců dat v jednotlivých tabulkách můžete vybrat primární klíč jednotlivých tabulek.

Krok 5: Určení primárních klíčů

Zvolte primární klíč pro každou tabulku. Primární klíč, například ID produktu nebo ID objednávky, jednoznačně identifikuje každý záznam. Pokud nemáte zřejmý jedinečný identifikátor, vytvořte ho pomocí Accessu.

Potřebujete nějaký způsob, jak jednoznačně identifikovat každý řádek v každé tabulce. Mějte na paměti dřívější příklad, kde mají dva zákazníci stejný název? Protože sdílejí název, je třeba každý z nich samostatně identifikovat.

Každá tabulka by měla obsahovat sloupec (nebo sadu sloupců), který jedinečně identifikuje každý řádek. Toto se označuje jako primární klíč a často jde o jedinečné číslo, například identifikační číslo zaměstnance nebo sériové číslo. Access používá primární klíče k rychlému přidružování dat z více tabulek a k spojování dat.

Někdy se primární klíč skládá ze dvou nebo více polí. Například tabulka Rozpis objednávek, která uchovává řádkové položky pro objednávky, může ve svém primárním klíči používat dva sloupce: ID objednávky a ID výrobku. Pokud primární klíč používá více než jeden sloupec, je také nazýván složený klíč.

Výstřižek obrazovky tabulky produkty

Pokud už máte jedinečný identifikátor pro informace v tabulce, například čísla produktů, která jednoznačně identifikují jednotlivé produkty v katalogu, použijte to, ale jenom v případě, že hodnoty splňují tato pravidla pro primární klíče:

  • Identifikátor bude pro každý záznam vždycky odlišný. V primárním klíči nejsou povolené duplicitní hodnoty.

  • Pro položku je vždy hodnota. Každý záznam v tabulce musí mít primární klíč. Pokud používáte více sloupců k vytvoření klíče (jako je rodina a číslo dílu), musí být vždy přítomny obě hodnoty.

  • Primární klíč je hodnota, která se nemění. Vzhledem k tomu, že jsou některé z klíčů odkazovány jinými tabulkami, každá změna primárního klíče v jedné tabulce znamená, že na ni zůstane změna všude. Časté změny zvyšují riziko chyb.

Pokud neznáte jednoznačný identifikátor, použijte jako primární klíč libovolné jedinečné číslo. Můžete například každé objednávce přiřadit jedinečné číslo objednávky pro účely identifikace objednávky.

Tip: Pokud chcete jako primární klíč vytvořit jedinečné číslo, přidejte sloupec s datovým typem Automatické číslo. Datový typ Automatické číslo automaticky přiřadí každému záznamu jedinečnou číselnou hodnotu. Tento typ identifikátoru neobsahuje žádné faktické informace popisující řádek, který představuje. Je ideální použít jako primární klíč, protože se nezmění číslo – na rozdíl od primárního klíče, který obsahuje fakta týkající se řádku, třeba telefonního čísla nebo jména zákazníka.

Chcete se dozvědět víc?

Pokyny pro pojmenování polí, ovládacích prvků a objektů

Úvod do tabulek

Školení k Excelu

Školení k Outlooku

Poznámka:  Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát vědět, jestli vám informace pomohly? Pokud chcete, můžete se podívat na anglickou verzi článku.

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×