Vytvoření nové databáze

Tento článek popisuje základní proces spuštění Access a vytvoření databáze, která se bude používat na stolních počítačích, ne na webu. Vysvětluje, jak vytvořit desktopovou databázi pomocí šablony a jak vytvořit novou databázi, formuláře, sestavy a další databázové objekty. Vysvětluje také některé techniky, které můžete použít k načtení existujících dat do nové databáze.

V tomto článku

Přehled

Když poprvé otevřete Access nebo zavřete databázi bez zavření Accessu, zobrazí se zobrazení Microsoft Office Backstage.

Zobrazení Backstage je počáteční bod, ze kterého můžete vytvořit novou databázi, otevřít existující databázi, Zobrazit doporučený obsah z Office.com – cokoli, co můžete použít k tomu, abyste mohli provádět přístup k databázovému souboru nebo mimo databázi, a to na rozdíl od databáze.

Vytvoření databáze

Když otevřete Access, zobrazení Backstage zobrazí novou kartu. Nová karta nabízí několik způsobů, jak vytvořit novou databázi:

  • Prázdná databáze    Pokud chcete, můžete začít úplně od začátku. Tato možnost je vhodná, pokud máte velmi konkrétní požadavky na návrh nebo máte existující data, která musíte přizpůsobit nebo přidat.

  • Šablona, která je nainstalovaná s Accessem    Pokud zahájíte nový projekt a chcete začít, zvažte použití šablony. Access se dodává s několika šablonami, které jsou ve výchozím nastavení nainstalované.

  • Šablona Office.com    Kromě šablon, které jsou součástí Accessu, najdete v Office.com mnoho dalších šablon. Už nemusíte otevírat prohlížeč, šablony jsou k dispozici na kartě Nový .

Přidání do databáze

Po práci v databázi můžete přidávat pole, tabulky nebo části aplikací.

Části aplikace jsou funkce, která umožňuje použít několik souvisejících databázových objektů, jako kdyby byly nějaké. Součástí aplikace může být například tabulka a formulář založený na této tabulce. Tabulku a formulář můžete přidat současně pomocí části aplikace.

Můžete také vytvářet dotazy, formuláře, sestavy, makra – všechny databázové objekty, se kterými jste pracovali.

Vytvoření databáze pomocí šablony

Access je dodáván s různými šablonami, které můžete použít jako výchozí. Šablona je databáze připravená k použití, která obsahuje všechny tabulky, dotazy, formuláře, makra a sestavy, které jsou potřeba k provedení určitého úkolu. Například existují šablony, které můžete použít ke sledování problémů, správě kontaktů nebo uchovávání záznamů výdajů. Některé šablony obsahují několik ukázkových záznamů, které vám pomůžou předvést jejich používání.

Pokud to vyhovuje některá z těchto šablon, je obvykle nejrychlejší způsob, jak získat databázi. Pokud ale máte data v jiném programu, který chcete importovat do Accessu, můžete se rozhodnout, že je lepší vytvořit databázi bez použití šablony. V šablonách je struktura dat již definována a může být potřeba k přizpůsobení existujících dat ke struktuře šablony.

  1. Pokud máte databázi otevřenou, klikněte na kartě soubor na Zavřít. Zobrazení Backstage zobrazuje kartu Nový .

  2. Na kartě Nový je k dispozici několik sad šablon, z nichž některé jsou integrovány do Accessu. Další šablony si můžete stáhnout z Office.com. Další informace najdete v další části tohoto článku.

  3. Vyberte šablonu, kterou chcete použít.

  4. Access navrhne název souboru databáze do pole název souboru – Pokud chcete, můžete název souboru změnit. Pokud chcete databázi Uložit do jiné složky, která je zobrazená pod polem název souboru, klikněte na Obrázek tlačítka , přejděte do složky, do které ji chcete uložit, a klikněte na OK. Můžete také vytvořit a propojit databázi s webem služby SharePoint.

  5. Klikněte na Vytvořit.

    Access vytvoří databázi ze šablony, kterou jste vybrali, a pak otevře databázi. U mnoha šablon se zobrazuje formulář, ve kterém můžete začít zadávat data. Pokud šablona obsahuje ukázková data, můžete jednotlivé záznamy odstranit tak, že kliknete na volič záznamů (šedivé pole nebo pruh nalevo od záznamu) a pak uděláte následující:

    Na kartě Domů klikněte ve skupině Záznamy na Odstranit. Obrázek tlačítka

  6. Pokud chcete začít zadávat data, klikněte do první prázdné buňky ve formuláři a začněte psát. Pomocí Navigační podokno můžete vyhledat další formuláře nebo sestavy, které můžete chtít použít. Některé šablony obsahují navigační formulář, který umožňuje pohyb mezi různými databázovými objekty.

Další informace o práci se šablonami najdete v článku použití šablony k vytvoření desktopové databáze Accessu.

Začátek stránky

Vytvoření databáze bez použití šablony

Pokud nechcete používat šablonu, můžete vytvořit databázi vytvořením vlastních tabulek, formulářů, sestav a dalších databázových objektů. Ve většině případů to zahrnuje jednu nebo obě následující věci:

  • Zadávání, vkládání nebo import dat do tabulky vytvořené při vytvoření nové databáze a následné opakování procesu pomocí nových tabulek, které vytvoříte pomocí příkazu tabulka na kartě vytvořit .

  • Import dat z jiných zdrojů a vytvoření nových tabulek v procesu

Vytvoření prázdné databáze

  1. Na kartě soubor klikněte na Novýa potom na prázdná databáze.

  2. Do pole název souboru zadejte název souboru. Pokud chcete změnit umístění souboru z výchozího, klikněte na Vyhledat umístění pro Obrázek tlačítka databáze (vedle pole název souboru ), přejděte do nového umístění a klikněte na OK.

  3. Klikněte na Vytvořit.

    Access vytvoří databázi s prázdnou tabulkou s názvem Tabulka1 a otevře ji v zobrazení Datový list. Kurzor se umístí do první prázdné buňky ve sloupci kliknutím přidat .

  4. Začněte psát a přidejte data, nebo můžete data vložit z jiného zdroje, jak je popsáno v části kopírování dat z jiného zdroje do tabulky aplikace Access.

Zadávání dat v zobrazení Datový list je navržené tak, aby se velmi podobná práci v excelovém listu. Při zadávání dat se vytvoří struktura tabulky. Když do datového listu přidáte nový sloupec, bude v tabulce definováno nové pole. Access automaticky nastaví datový typ každého pole na základě zadaných dat.

Pokud v této chvíli nechcete zadávat data do Tabulka1, klikněte na zavřít Vzhled tlačítka . Pokud jste v tabulce udělali nějaké změny, Access vás vyzve, abyste změny uložili. Kliknutím na Ano změny uložíte, kliknutím na ne je zahodíte, kliknutím na Zrušit ponecháte tabulku otevřenou.

Tip:  Access vyhledá soubor s názvem blank. accdb ve složce [Install Drive]: \Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. Pokud existuje, je šablona pro všechny nové prázdné databáze ve formátu blank. accdb . Veškerý obsah, který obsahuje, dědí všechny nové prázdné databáze. To je dobrý způsob, jak distribuovat výchozí obsah, jako jsou čísla dílů nebo omezení společnosti a zásady.

Důležité informace: Pokud tabulku Tabulka1 zavřete bez uložení alespoň jednou, odstraní aplikace Access celou tabulku i v případě, že jste do ní zadali data.

Přidání tabulky

Nové tabulky můžete přidat do existující databáze pomocí příkazů ve skupině tabulky na kartě vytvořit .

Obrázek pásu karet aplikace Access

Vytvoření tabulky, zahájení v zobrazení Datový list    V zobrazení Datový list můžete ihned zadat data a umožnit tak aplikaci Access vytvořit strukturu tabulky na pozadí. Názvy polí jsou přiřazeny číselně (pole1, pole2 atd.) a Access automaticky nastaví datový typ každé pole na základě zadaných dat.

  1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Tabulky na Tabulka. Obrázek tlačítka

    Access vytvoří tabulku a vybere první prázdnou buňku ve sloupci kliknutím přidat .

  2. Na kartě pole klikněte ve skupině Přidat & odstranit na typ pole, které chcete přidat. Pokud požadovaný typ nevidíte, klikněte na Další pole Obrázek tlačítka .

  3. Access zobrazí seznam běžně používaných polí. Klikněte na požadovaný typ pole a Access přidá nové pole do datového listu v místě kurzoru.

    Pole můžete přesunout přetažením. Když pole přetáhnete v datovém listu, zobrazí se svislý panel pro vložení, ve kterém bude pole umístěno.

  4. Chcete-li přidat data, začněte psát do první prázdné buňky nebo vložte data z jiného zdroje, jak je popsáno v části zkopírování dat z jiného zdroje do tabulky aplikace Access.

  5. Pokud chcete přejmenovat sloupec (pole), poklikejte na záhlaví sloupce a zadejte nový název.

    Každé pole by mělo mít výstižný název, abyste mohli sdělit, co obsahuje v podokně seznam polí .

  6. Pokud chcete sloupec přesunout, kliknutím na jeho záhlaví ho vyberte a pak ho přetáhněte na požadované místo. Můžete taky vybrat několik souvislých sloupců a pak je přetáhnout na nové místo najednou. Pokud chcete vybrat více sousedních sloupců, klikněte na záhlaví prvního sloupce a pak podržte SHIFT a klikněte na záhlaví posledního sloupce.

Vytvoření tabulky v návrhovém zobrazení    V návrhovém zobrazení vytvoříte strukturu tabulky. Potom přepněte do zobrazení Datový list, kde můžete zadávat data, nebo zadat data pomocí jiné metody, jako je vložení nebo import.

  1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině tabulky nanávrh tabulky. Obrázek tlačítka

  2. Pro každé pole v tabulce napište název do sloupce název pole a v seznamu datový typ vyberte datový typ.

  3. Pokud chcete, můžete pro každé pole ve sloupci Popis zadat popis. Popis se zobrazí na stavovém řádku, když se kurzor nachází v tomto poli v zobrazení Datový list. Popis se používá taky jako text na stavovém řádku pro všechny ovládací prvky ve formuláři nebo sestavě, které vytvoříte přetažením pole z podokna seznam polí , a pro všechny ovládací prvky, které pro toto pole vytvoříte, když použijete Průvodce formulářem nebo Průvodce sestavou.

  4. Po přidání všech polí tabulku uložte:

    • Na kartě Soubor klikněte na možnost Uložit.

  5. Data můžete v tabulce kdykoli začít, když přepnete do zobrazení Datový list a kliknete na první prázdnou buňku. Můžete taky vkládat data z jiného zdroje, jak je popsáno v části zkopírování dat z jiného zdroje do tabulky aplikace Access.

Nastavení vlastností pole v návrhovém zobrazení    Bez ohledu na to, jak jste tabulku vytvořili, je vhodné zkontrolovat a nastavit vlastnosti polí. Některé vlastnosti jsou v zobrazení Datový list dostupné, ale některé vlastnosti lze nastavit pouze v návrhovém zobrazení. Chcete-li přepnout do návrhového zobrazení, klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku v navigačním podokně a potom klikněte na příkaz návrhové zobrazení. Pokud chcete zobrazit vlastnosti pole, klikněte na pole v návrhové mřížce. Vlastnosti se pod návrhovou mřížkou zobrazují v části Vlastnosti pole.

Pokud chcete zobrazit popis každé vlastnosti pole, klikněte na ni a přečtěte si popis v poli vedle seznamu vlastností v části Vlastnosti pole. Podrobnější informace získáte kliknutím na tlačítko Nápověda.

V následující tabulce jsou popsány některé vlastnosti pole, které se obvykle upravují.

Vlastnost

Popis

Velikost pole

V případě polí typu text tato vlastnost nastavuje maximální počet znaků, které lze v poli Uložit. Maximální hodnota je 255. V případě polí typu číslo Tato vlastnost nastaví typ čísla, které bude uloženo (dlouhé celé číslo, dvojité atd.). Abyste úložiště dat nejúčinnějším způsobem vynechali, doporučujeme přidělit nejmenší množství místa, které pro data budete potřebovat. Pokud se vaše potřeby změní, můžete hodnotu upravit nahoru.

Formátování

Tato vlastnost nastavuje způsob zobrazení dat. Neovlivňuje skutečná data uložená v poli. Můžete vybrat předdefinovaný formát nebo zadat vlastní formát.

Vstupní maska

Pomocí této vlastnosti můžete určit vzorek pro všechna data, která budou zadána do tohoto pole. To pomůže zajistit, aby všechna data byla správně zadaná, a aby obsahovala požadovaný počet znaků. Nápovědu k vytváření vstupních masek zobrazíte kliknutím Tlačítko Tvůrce na pravé straně pole vlastnosti.

Výchozí hodnota

Pomocí této vlastnosti můžete určit výchozí hodnotu, která se zobrazí v tomto poli při každém přidání nového záznamu. Pokud máte třeba pole Datum a čas, ve kterém chcete vždy zaznamenat datum, kdy byl záznam přidán, zadejte jako výchozí hodnotu "Date ()" (bez uvozovek).

Povinné

Tato vlastnost určuje, zda je v tomto poli vyžadována hodnota. Pokud tuto vlastnost nastavíte na Ano, Access neumožňuje přidat nový záznam, dokud nebude pro toto pole zadána hodnota.

Začátek stránky

Zkopírování dat z jiného zdroje do tabulky aplikace Access

Pokud jsou data aktuálně uložená v jiném programu, jako je Excel, můžete je zkopírovat a vložit do tabulky aplikace Access. Obecně to funguje nejlépe, pokud jsou data už rozdělená do sloupců, stejně jako v excelovém listu. Pokud jsou vaše data v textovém editoru, je vhodné sloupce dat oddělit pomocí tabulátoru nebo data převést na tabulku v textovém editoru před jejich zkopírováním. Pokud vaše data potřebují nějaké úpravy nebo manipulace (například oddělení úplných názvů do křestního jména a příjmení), můžete to udělat před kopírováním dat, obzvláště pokud nejste obeznámeni s Accessem.

Když vložíte data do prázdné tabulky, Access nastaví datový typ každého pole podle toho, jaký druh dat ho najde. Pokud například vložené pole neobsahuje žádné hodnoty kalendářních dat, aplikace Access použije pro toto pole datový typ datum a čas. Pokud vložené pole obsahuje pouze slova Ano a ne, použije aplikace Access datový typ Ano/ne.

Access pojmenuje pole podle toho, co najde v prvním řádku vložených dat. Pokud je první řádek vkládaných dat podobný řádkům, který následuje, Access určí, že první řádek je součástí dat a přiřadí pole Obecná jména (F1, F2 atd.). Pokud se první řádek vložených dat nepodobá řádkům, které následují, Access určí, že první řádek se skládá z názvů polí. Access pojmenuje pole a neobsahují první řádek dat.

Pokud Access přiřadí názvy obecných polí, měli byste pole co nejdříve přejmenovat, abyste předešli nejasnostem. Postupujte takto:

  1. Stisknutím kombinace kláves CTRL + S tabulku uložte.

  2. V zobrazení Datový list poklikejte na záhlaví jednotlivých sloupců a zadejte název popisného pole pro každý sloupec.

  3. Tabulku znovu uložte.

Poznámka: Pole můžete přejmenovat taky tak, že přejdete do návrhového zobrazení a upravíte názvy polí tam. Chcete-li přepnout do návrhového zobrazení, klikněte pravým tlačítkem myši na tabulku v navigačním podokně a klikněte na příkaz návrhové zobrazení. Pokud chcete přepnout zpátky do zobrazení Datový list, poklikejte na tabulku v navigačním podokně.

Začátek stránky

Import, přidání nebo propojení dat z jiného zdroje

Možná máte data, která jsou uložená v jiné aplikaci, a chcete je importovat do nové tabulky nebo je přidat do existující tabulky v Accessu. Nebo můžete pracovat s lidmi, kteří mají data v jiných programech, a vy s ní chcete pracovat v Accessu. V obou těchto způsobů usnadňuje Access práci s daty z jiných zdrojů. Data můžete importovat z excelového listu, z tabulky v jiné databázi Accessu, ze seznamu SharePointu nebo z různých zdrojů. Proces, který se použije, se mírně liší podle toho, jaký máte zdroj, ale můžete začít tímto postupem.

  1. V Accessu klikněte na kartě externí data ve skupině importovat & odkaz na příkaz pro typ importovaného souboru.

    Skupina Importovat a propojit na kartě Externí data

    Pokud třeba importujete data z excelového listu, klikněte na Excel. Pokud požadovaný typ programu nevidíte, klikněte na Další.

    Poznámka: Pokud ve skupině importovat & odkaz nemůžete najít správný typ formátu, možná budete muset spustit program, ve kterém jste původně vytvořili data, a pak tento program použít k uložení dat v běžném formátu souboru (jako je třeba Textový soubor s oddělovači ), než budete moct data importovat do Accessu.

  2. V dialogovém okně Načíst externí data klikněte na Procházet , najděte zdrojový datový soubor nebo do pole název souboru zadejte úplnou cestu ke zdrojovému datovému souboru.

  3. Klikněte na požadovanou možnost (všechny programy umožňují import a v části Určete, jak a kam chcete data ukládat do aktuální databáze. Můžete vytvořit novou tabulku, která používá importovaná data nebo (v některých programech): data můžete připojit k existující tabulce nebo vytvořit propojenou tabulku, která bude mít odkaz na data ve zdrojové aplikaci.

  4. Pokud se spustí průvodce, postupujte podle pokynů na několika dalších stránkách průvodce. Na poslední stránce průvodce klikněte na Dokončit.

    Pokud importujete objekty nebo propojit tabulky z Accessové databáze, zobrazí se dialogové okno importovat objekty nebo propojit tabulky . Vyberte požadované položky a klikněte na OK.

    Přesný postup závisí na tom, jestli se rozhodnete importovat, připojit nebo propojit data.

  5. Access zobrazí dotaz, jestli chcete uložit podrobnosti operace importu, kterou jste právě dokončili. Pokud si myslíte, že budete tuto stejnou operaci importu provádět znovu, klikněte na Uložit kroky importua zadejte podrobnosti. Potom můžete operaci v budoucnu snadno zopakovat kliknutím na uložené importy Obrázek tlačítka ve skupině importovat & propojení na kartě externí data . Pokud podrobnosti o operaci nechcete uložit, klikněte na Zavřít.

Pokud jste se rozhodli importovat tabulku, Access importuje data do nové tabulky a potom zobrazí tabulku ve skupině tabulky v navigačním podokně. Pokud se rozhodnete připojit data k existující tabulce, data se přidají do tabulky. Pokud se rozhodnete propojit data, Access vytvoří odkazovanou tabulku ve skupině tabulky v navigačním podokně.

Začátek stránky

Přidání části aplikace

K přidání funkcí do existující databáze můžete použít část aplikace. Část aplikace může být jednoduchá jako jedna tabulka nebo může obsahovat několik souvisejících objektů, jako je tabulka a vázaný formulář.

Například část aplikace komentáře se skládá z tabulky s polem ID automatického čísla, datového pole a pole typu Memo. Můžete ho přidat do libovolné databáze a použít ho tak, jak je, nebo s minimálním přizpůsobením.

  1. Otevřete databázi, do které chcete přidat část aplikace.

  2. Klikněte na kartu vytvořit .

  3. Ve skupině šablony klikněte na části aplikace. Otevře se seznam dostupných částí.

  4. Klikněte na část aplikace, kterou chcete přidat.

Začátek stránky

Otevření existující databáze Accessu

  1. Na kartě Soubor klikněte na možnost Otevřít.

  2. V dialogovém okně otevřít vyhledejte databázi, kterou chcete otevřít.

  3. Udělejte jednu z těchto věcí:

    • Poklikejte na databázi a otevřete ji ve výchozím režimu uvedeném v dialogovém okně Možnosti aplikace Access nebo v režimu nastaveném zásadami pro správu.

    • Kliknutím na otevřít otevřete databázi pro sdílený přístup ve víceuživatelském prostředí, abyste se vy i ostatní uživatelé mohli číst a zapisovat do databáze.

    • Klikněte na šipku vedle tlačítka otevřít a potom kliknutím na otevřít jen pro čtení otevřete databázi, abyste ji mohli zobrazit jen pro čtení, abyste ji mohli prohlížet, ale ne upravovat. Ostatní uživatelé si budou moct číst a zapisovat do databáze.

    • Klikněte na šipku vedle tlačítka otevřít a pak kliknutím na otevřít s výhradním přístupem otevřete databázi pomocí výhradního přístupu. Pokud máte databázi otevřenou s výhradním přístupem, obdrží kdokoli, kdo se pokouší otevřít databázi, zprávu "soubor se už používá".

    • Klikněte na šipku vedle tlačítka otevřít a potom klikněte na otevřít exkluzivní pro čtení a otevřete databázi jen pro čtení. Ostatní uživatelé mohou databázi otevřít, ale budou omezeni na režim jen pro čtení.

Poznámka: Můžete přímo otevřít datový soubor v externím formátu souboru, například dBASE, Microsoft Exchange nebo Excel. Můžete taky přímo otevřít nějaké Zdroj dat ODBC, jako je Microsoft SQL Server. Access automaticky vytvoří novou databázi Accessu ve stejné složce, ve které je datový soubor, a přidá odkazy na jednotlivé tabulky v externí databázi.

Tipy

  • Chcete-li otevřít některou z naposledy otevřených databází, klikněte na kartě soubor na položku Poslednía potom klikněte na název souboru pro tuto databázi. Access otevře databázi pomocí stejných nastavení možností, která měla při posledním otevření. Pokud se seznam naposledy použitých souborů nezobrazí, klikněte na kartě soubor na Možnosti. V dialogovém okně Možnosti aplikace Access klikněte na nastavení klienta. V části zobrazenízadejte počet dokumentů, které se mají zobrazit v seznamu Poslední dokumenty, maximálně 50.

    V navigačním panelu zobrazení Backstage můžete zobrazit také poslední databáze, a to pro přístup dvěma kliknutím: 1 ) k poslední databázi, kterou chcete otevřít. V dolní části karty nedávné zaškrtněte políčko rychle přistupovat k tomuto počtu posledních databází a pak upravte počet databází, které se mají zobrazit.

  • Pokud otevřete databázi kliknutím na příkaz otevřít na kartě soubor , můžete zobrazit seznam zástupců databází, které jste předtím otevřeli kliknutím na Moje nedávné dokumenty v dialogovém okně otevřít .

Začátek stránky

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×