Úvod k sadám dokumentů

Co je sada dokumentů?

Pro mnoho typů projektů lidé často vytvářet celou sadu související dokumenty. V některých případech může být tato sada dokumentů výsledku projektu, nebo "dodávky." Například společnosti odborné služby Microsoftu vzniknout standardní "rozteč knihy" při odpověď na žádost pro návrh z možných klienta. Kniha rozteč může vždy obsahovat těchto částí s každý úsek přizpůsobit podle specifickým požadavkům určitého projektu:

• Představení společnosti poskytující odborné služby

• Analýza slabých a silných stránek, příležitostí a hrozeb (SWOT)

• Obchodní plán

• Srovnávací analýza společnosti

V jiných případech může tato sada dokumentů pouze představovat různé typy informací, které tvoří podklady většího projektu, a jejich výsledkem je vytvoření nebo dodávka něčeho jiného. Výrobní společnost například může produkovat standardní sadu dokumentů související s konstrukcí, zkouškami a zhotovením jednotlivých vyráběných produktů.

Tyto dokumenty můžou vytvořené ve stejnou dobu nebo v fáze. Dokumenty může vytvořené nebo kontroly uživatelem jeden nebo více lidem. Všechny dokumenty můžou být stejný formát (například dokumenty aplikace Word). Můžete taky může zahrnovat různých formátů souborů (například Wordových dokumentů, poznámkové bloky aplikace OneNote, Powerpointových prezentací, diagramů aplikace Visio, sešitů aplikace excel a tak dál).

Pomocí sad dokumentů se organizace může s těmito situacemi snadněji vypořádat. Sada dokumentů umožňuje uspořádat více souvisejících dokumentů do jednoho zobrazení, prostřednictvím kterého lze s těmito dokumenty pracovat a spravovat je jako jednu entitu. Při vytvoření nové sady dokumentů vlastně vytvoříte nový typ obsahu. Daný typ obsahu bude k dispozici v kolekci webů a pro jiný pracovní produkt složený z více dokumentů můžete nakonfigurovat nový typ obsahu Sada dokumentů.

Po přidání typu obsahu Sada dokumentů do knihovny mohou uživatelé vytvářet nové instance příslušné sady dokumentů stejným způsobem, jako by vytvářeli jeden dokument.

Co lze se sadou dokumentů provádět?

Typ obsahu Sada dokumentů obsahuje několik specifických funkcí, které usnadňují úspěšné vytváření a správu pracovních produktů složených z více dokumentů. Při konfiguraci typu obsahu Sada dokumentů můžete provádět jakékoli z následujících akcí:

• Přizpůsobit úvodní stránka    sady dokumentů, která obsahuje všechny informace, které uživatel musí o této sadě. Na úvodní stránce je stránku webových částí, které můžete nastavit tak, aby zobrazení informací o projektu nebo zdrojů členům týmu, kteří pracují na sadu dokumentů (například časová osa projektu, odkazy na prostředky a tak dál). Taky zobrazí seznam dokumentů, které jste přidali do sady.

• Zadat výchozí obsah    , který chcete automaticky vytvořili a zahrnuté v každé nové instance příslušné sady dokumentů. Můžete mít určité dokumenty automaticky zahrnuty a můžete určit, šablony, které uživatelé používají. Můžete být jisti, že budou dokumenty výchozí správné typů obsahu. Například pokud vaše organizace má značky šablony, které můžete použít pro určité typy komunikace, můžete nahrát tyto při konfiguraci typu obsahu sady dokumentů.

• Zadat povolené typy obsahu,    které lze používat v rámci sady dokumentů (například soubory dokumentů, obrázky, zvuky nebo video).

• Zadat sdílená metadata    a sloupce metadat požadované pro všechny dokumenty v sadě. Výchozí dokumenty jsou automaticky poskytnuty s metadaty při vytvoření sady dokumentů a sdílená metadata lze zobrazit na úvodní stránce.

• Přiřadit pracovní postupy    , který chcete použít pro sadu dokumentů. Pomocí standardní pracovní postupy revize a schválení sady dokumentů a celou sadu dokumentů, která bude jako kdyby to byl jediný soubor projděte kroky pracovního postupu. Vaše organizace kromě toho můžete vytvořit vlastní pracovní postupy programu sady dokumentů.

• Odeslat sady dokumentů    do organizátora obsahu za účelem směrování do cílové složky, na cílový web nebo do cílové knihovny.

Po přidání typu obsahu Sada dokumentů do knihovny mohou uživatelé webu používat známé funkce pro správu dokumentů a speciální funkce sady dokumentů.

Autoři sady dokumentů mohou provádět jakékoli z následujících úloh:

• Rychle a snadno vytvářet nové pracovní produkty složené z více dokumentů pomocí příkazu Nový dokument v knihovně dokumentů

• Vytvářet snímky historie verzí aktuálních vlastností a dokumentů v sadě dokumentů

• Spouštět pracovní postupy pro celou sadu dokumentů nebo jednotlivé položky sady dokumentů za účelem provádění běžných úloh, jako je revize a schválení

• Odesílat e-mailem odkaz na sadu dokumentů

• Pomocí příkazu Odeslat přesouvat nebo kopírovat sadu dokumentů do jiného umístění (cílové umístění musí být nakonfigurováno v Centrální správě)

• Spravovat oprávnění pro sadu dokumentů

Viz také

Vytváření a konfigurace nového typu obsahu sady dokumentů

Vytváření a Správa sad dokumentů

Vlastní nastavení úvodní stránky pro sadu dokumentů