Jak používat funkci hromadné korespondence v aplikaci Word k vytvoření a tisk formulářových dopisů, které používají data z listu aplikace Excel

Vložení slučovacích polí

Vložte slučovací pole, které chcete sloučit jména, adresy a další informace ze zdroje dat. Chcete-li vložit pole hromadné korespondence, postupujte takto:

1. V hlavním dokumentu klepněte na místo, kam chcete vložit pole.

2. Vložte některou z následujících akcí:
   

   • Blok adresy se název, adresa a další informace:
     

     1. Klepněte na položku blok adresy.

     2. V dialogovém okně Vložit blok adresy vyberte prvky adresy, které chcete zahrnout a požadované formáty a klepněte na tlačítko OK. Nápovědu k jednotlivým možnostem klepněte na otazník a poté klepněte na možnost.
        
        

     3. Nápovědu k jednotlivým možnostem klepněte na otazník a poté klepněte na možnost. Pokud se zobrazí dialogové okno Shoda polí , může být aplikace Word nemůže najít některé informace potřebné pro blok adresy. Klepněte na šipku vedle tlačítka
        (není k dispozici)a vyberte pole ze zdroje dat, které odpovídá poli požadovanému pro hromadnou korespondenci.

   • Řádek s pozdravem:
     

     1. Klepněte na položku řádek s pozdravem.

     2. Vyberte formát řádku s pozdravem, který zahrnuje oslovení, formát jména a následnou interpunkci.

     3. Vyberte text, který chcete zobrazit v případech, ve kterých aplikace Word nelze interpretovat jméno příjemce. Například Word nelze zobrazit jméno, pokud zdroj dat obsahuje žádné první nebo poslední název příjemce, ale pouze název společnosti.
        

     4. Klepněte na tlačítko OK

     5. Pokud se zobrazí dialogové okno Shoda polí , může být aplikace Word nemůže najít některé informace potřebné pro řádek s pozdravem. Klepněte na šipku vedle položky (Není spárováno)a vyberte pole ze zdroje dat, které odpovídá poli požadovanému pro hromadnou korespondenci.

   • Další pole s informacemi:
     

     1. Klepněte na tlačítko Další položky.

     2. Použijte jednu z následujících metod:
        

        • Klepněte na Pole adresy , chcete-li vybrat z polí adresy, která budou automaticky namapována k odpovídajícím polím ve zdroji dat, i když pole zdroje dat nemají stejný název jako vaše pole.

        • Klepněte na Pole databáze , chcete-li vybrat z polí, která převezmou data přímo ze sloupce v databázi.

     3. V seznamu pole klepněte na požadované pole.

     4. Klepněte na tlačítko Vložita potom klepněte na tlačítko Zavřít.

     5. Pokud se zobrazí dialogové okno Shoda polí , aplikaci Word není možné najít některé informace potřebné k vložení pole. Klepněte na šipku vedle položky (Není spárováno)a vyberte pole ze zdroje dat, které odpovídá poli požadovanému pro hromadnou korespondenci.
        
        Poznámka: Pokud vložíte pole ze seznamu Databázová pole a později přepnete na zdroj dat, který neobsahuje sloupec se stejným názvem, nelze vložit informace z daného pole do sloučeného dokumentu.

   • Elektronická razítka:
     
     Chcete-li přidat elektronické razítko, musíte nejprve nainstalovat program pro elektronická razítka, například takový, který si můžete zakoupit od jiného poskytovatele na webu. Chcete-li použít elektronické razítko, postupujte takto:

     1. Klepněte na tlačítko elektronické razítko.
        
        Pokud nemáte nainstalován program pro elektronická razítka, Word zobrazí výzvu k jeho instalaci a nabídne připojení k webu Microsoft Office:

        Tisk razítka Online
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

     2. Vložte razítko podle pokynů programu.

   • Chcete-li přidat elektronické razítko, musíte nejprve nainstalovat program pro elektronická razítka, například takový, který si můžete zakoupit od jiného poskytovatele na webu. Chcete-li použít elektronické razítko, postupujte takto: poštovní čárový kód: musíte vybrat typ písmeno nebo obálky, který podporuje čárový kód POSTNET. Chcete-li použít poštovní čárový kód, postupujte takto:

     1. Klepněte na tlačítko poštovní čárový kód.

     2. V dialogovém okně Vložit poštovní čárový kód vyberte příslušná pole adresy.
        
        Poznámka: Poštovní čárový kód možnost se zobrazí, pouze pokud používáte jazykovou verzi aplikace Word pro USA.

     3. Opakujte kroky a b pro všechna pole, která chcete vložit. Poznámky:
        

        • Jste nelze znaky slučovacích polí ("") nebo vložit pomocí příkazu Symbol v nabídce Vložit .

        • Jestliže se slučovací pole zobrazí ve složených závorkách, například {MERGEFIELD Město}, zobrazuje aplikace Word místo výsledků polí kódy polí. Toto nastavení neovlivní sloučení, ale pokud chcete zobrazit výsledky místo, klepněte pravým tlačítkem na kód pole a v místní nabídce klepněte na příkaz Přepnout zobrazení polí .

     Například používáte ukázkovou databázi uvedenou dříve, váš dopis obsahovat pole AddressBlock a GreetingLine a proto zobrazí první stránka podobná následující:

     26. února 2002
     
     Blok adresy
     
     GreetingLine
     
     Napište dopis zde.
     
     S pozdravem
     
     Zadejte své jméno
     
     

   Poznámka: Můžete také panel nástrojů Hromadná korespondence k vložení polí hromadné korespondence, práci s hlavní dokument hromadné korespondence nebo Spustit hromadnou korespondenci. Chcete-li zobrazit panel nástrojů Hromadná korespondence , přejděte v nabídce Nástroje na příkaz Dopisy a korespondence a potom klepněte na příkaz Zobrazit panel nástrojů Hromadná korespondence.
   
   
   Panel nástrojů Hromadná korespondence obsahuje další příkazy, které nejsou zahrnuty v podoknech úloh Průvodce hromadnou korespondencí. Například můžete použít nabídky Vložit pole na panelu nástrojů Hromadná korespondence k vložení polí aplikace Word pro ovládání procesu sloučení. Můžete například vložit pole IF, které vloží text pouze v případě, že určité sloučené pole obsahuje určitou hodnotu.
   
   Můžete také klepnout Kontrola chyb , chcete-li spustit hromadnou korespondenci a oznámit všechny chyby obsažené v hlavním dokumentu aplikace Word.

Změna formátu sloučených dat

Chcete-li formátovat slučovaná data, třeba formátovat slučovací pole v hlavním dokumentu. Neformátujte data ve zdroji dat, protože toto formátování není po sloučení dat v dokumentu zachováno. Chcete-li změnit formát sloučených dat, postupujte takto:

1. V hlavním dokumentu vyberte pole obsahující informace, které chcete formátovat, včetně znaků ohraničujících slučovací pole (<> <>).

2. V aplikaci Word 2003 a starších verzích aplikace Word klepněte na příkaz písmo v nabídce Formát a potom vyberte požadované možnosti.
   
   V aplikaci Word 2007 klepněte možnost v rozevíracím seznamu Motiv písma ve skupině písmo na kartě Domů .

Formát pomocí kódů polí

Chcete-li stanovit další aspekty formátování, stiskněte klávesy ALT + F9 zobrazte kódy polí a potom přidejte parametry do slučovacích polí. Při práci s poli přepínač je zvláštní instrukce, která způsobí určitou akci dojít. Obecně je přepínač přidán do pole změnit výsledek.

Příklady použití přepínačů:

• Chcete-li zobrazit číslo 34987.89 jako $34,987.89, přidejte přepínač Formát čísel (\ #).

• Chcete-li vytisknout jména klientů velkými písmeny, přidejte přepínač formátu (\ *).

• Chcete-li Ujistěte se, zda má sloučené informace stejné písmo a velikost písma, jakou použijete na slučovací pole, přidejte přepínač Charformat (\ *).

Upravit jednotlivé dopisy

Nastavení jednotlivých položek vlastně dokončíte sloučení a upravíte požadované informace, které chcete ve výsledném sloučeném dokumentu. Chcete-li to provést, postupujte takto:

1. Klepněte na tlačítko Upravit jednotlivé dopisy.

2. V dialogovém okně Sloučit do nového dokumentu vyberte záznamy, které chcete sloučit.

3. Klepněte na tlačítko OK
   
   Aplikace Word vytvoří a otevře nový sloučený dokument. Hlavní dokument zůstane také otevřen a přepnete zpět do Pokud chcete změnit všechny dokumenty.

4. Přejděte na informace, které chcete upravit a proveďte požadované změny.

5. Vytisknout nebo uložit dokument stejným způsobem jako jiný běžný dokument.

Tisk dopisů

Vytisknout písmena, použijte jednu z následujících metod:

• Pokud jste položky přizpůsobili a sloučený dokument je aktivní, postupujte takto:
  

  1. V aplikaci Word 2003 a starších verzích aplikace Word klepněte na tlačítko Tisk v nabídce soubor .
     
     V aplikaci Word 2007 klepněte na Tlačítko Microsoft Officea potom klepněte na tlačítko Tisk.

  2. Vyberte požadované možnosti.

• Pokud chcete tisknout přímo z Průvodce hromadnou korespondencí, postupujte takto:
  

  1. V kroku 6 Průvodce hromadnou korespondencí (dokončení hromadné korespondence) klepněte na tlačítko Tisk.

  2. V dialogovém okně Sloučit na tiskárnu použijte jednu z následujících metod a klepněte na tlačítko OK:
     

     • Chcete-li vytisknout všechny dokumenty, klepněte na tlačítko vše.

     • Chcete-li vytisknout dokument zobrazený v okně dokumentu, klepněte na tlačítko aktuální záznam.

     • Chcete-li vytisknout oblast dokumentů, klepněte na možnosta potom zadejte čísla záznamů do polí od a do .

  3. V dialogovém okně Tisk vyberte požadované možnosti.

Uložení sloučených dopisů pro pozdější použití

Pokud chcete sloučené dopisy upravit nebo je uložit pro pozdější použití, můžete je sloučit do jediného dokumentu. Chcete-li to provést, postupujte takto:

1. Klepněte na tlačítko Upravit jednotlivé dopisy.

2. V dialogovém okně Sloučit do nového dokumentu použijte jednu z následujících metod a klepněte na tlačítko OK:
   

   • Chcete-li sloučit všechny dokumenty, klepněte na tlačítko vše.

   • Chcete-li sloučit dokument zobrazený v okně dokumentu, klepněte na aktuální záznam.

   • Pokud chcete sloučit oblast dokumentů, klepněte na možnosta potom zadejte čísla záznamů do polí od a do .

3. Aplikace Word se otevře jediný nový dokument, který obsahuje všechny jednotlivé dopisy. Potom můžete uložit dokument pro pozdější použití stejným způsobem jako jiný běžný dokument.