Vytvoření konceptu e-mailové zprávy v aplikaci Copilot for Sales

Když napíšete nový e-mail nebo odpovíte svým zákazníkům e-mailem, Copilot for Sales používá AI k navrhování obsahu, což vám ušetří čas a námahu při sestavování dokonalé zprávy, která posune dohodu vpřed. Vyberte z předdefinovaných kategorií odpovědí nebo zadejte svůj vlastní text a AI vygeneruje navrhovaný obsah. Navrhovaný obsah můžete použít tak, jak je, nebo jej upravit tak, aby vyhovoval vašim potřebám.

Požadavky na licenci

Možnosti uvedené v tomto článku jsou dostupné pouze uživatelům se standardní licencí Copilot for Sales. Pokud máte prémiovou licenci aplikace Copilot for Sales, můžete vidět integrované prostředí v Microsoft Outlook. Další informace najdete v části Vytvoření konceptu e-mailové zprávy pomocí informací o prodeji v Outlooku.

Anatomie navrhovaného obsahu

Podporované jazyky

Seznam podporovaných jazyků najdete v části Podporované jazyky.

E-mail a vlastní prompt musí být v jednom z podporovaných jazyků, aby bylo možné vygenerovat navrhovaný obsah.

Vytvoření e-mailové odpovědi pomocí předdefinovaných kategorií

Návrhy odpovědí můžete získat, když odpovíte na e-mail zákazníka nebo když ho čtete.

1. V Outlooku:

   • Otevřete e-mail zákazníka a vyberte Odpovědět. Ve zprávě banneru v horní části konceptu e-mailu vyberte Použít Copilot.

   • Když čtete e-mail, otevřete podokno Copilot for Sales.

2. Na kartě Klíčové informace o e-mailu vyberte šipku dolů vedle tlačítka Vytvořit koncept e-mailu a poté vyberte předdefinovanou kategorii.

   

3. Zkontrolujte navrhovaný obsah.

   Chcete-li vygenerovat jiný návrh, vyberte Další možnosti a poté vyberte Zkusit znovu.

   Můžete také obnovit navrhovaný obsah na předchozí verzi nebo v případě potřeby upřesnit navrhovaný obsah.

4. Vyberte Přidat do e-mailu k vložení obsahu článku do těla e-mailu.

   Poznámka:

   Stávající obsah v těle e-mailu není nahrazen. Navrhovaný obsah je připojen před existující obsah v těle e-mailu.

   

5. Podle potřeby upravte obsah e-mailu a poté ho odešlete.

Vytvoření e-mailové zprávy pomocí vlastního promptu

Pokud předdefinované kategorie odpovědí nevyhovují vašim požadavkům, můžete zadat vlastní dotaz a vygenerovat navrhovaný obsah.

Navrhovaný obsah e-mailu můžete získat, když odpovíte na e-mail zákazníka, přečtete si e-mail nebo vytvoříte nový e-mail.

1. V Outlooku:

   • Když odpovídáte na e-mail zákazníka nebo vytváříte nový e-mail, vyberte Použít Copilot v bannerové zprávě v horní části konceptu e-mailu.

   • Když čtete e-mail, otevřete podokno Copilot for Sales.

2. Na kartě Klíčové informace o e-mailu vyberte Vytvořit koncept e-mailu.

   

   Poznámka:

   Při psaní nového e-mailu nejsou k dispozici předdefinované kategorie odpovědí. Můžete zadat pouze vlastní prompt nebo vytvořit e-mail pro shrnutí prodejní schůzky.

3. Do textového pole zadejte frázi popisující druh odpovědi, kterou chcete odeslat.

4. Chcete-li použít navrhovaný dotaz, vyberte a poté vyberte dotaz. Více informací: Použijte navrhované výzvy

5. Chcete-li použít uložený dotaz, vyberte a poté vyberte dotaz, který chcete použít. Více informací: Uložte a znovu použijte vlastní výzvy

   

6. Vyberte Vytvořit koncept.

7. Zkontrolujte navrhovaný obsah.

   Chcete-li vygenerovat jiný návrh, vyberte Další možnosti a poté vyberte Zkusit znovu.

   Můžete také obnovit navrhovaný obsah na předchozí verzi nebo v případě potřeby upřesnit navrhovaný obsah.

8. Vyberte Přidat do e-mailu k vložení obsahu článku do těla e-mailu.

   Poznámka:

   Stávající obsah v těle e-mailu není nahrazen. Navrhovaný obsah je připojen před existující obsah v těle e-mailu.

9. Podle potřeby upravte obsah e-mailu a poté ho odešlete.

Osvědčené postupy vlastního textu

Zde je několik osvědčených postupů pro psaní vlastního promptu:

• Zachovávejte stručnost: Přestože modul AI zvládne delší texty, kratší texty se používají snadněji a mohou vám pomoci získat cílené odpovědi.

• Buďte konkrétní: Čím konkrétnější v dotazu budete, tím cílenější bude odpověď. Například místo otázky „Jaké je vaše oblíbené jídlo?“ můžete se zeptat „Jaký je váš oblíbený druh mexického jídla?“

• Používejte kontext: Nezapomeňte do textu zahrnout relevantní kontext, aby umělá inteligence lépe pochopila, na co se ptáte.

• Vyhněte se používání osobních zájmen: Nezahrnujte do výzev osobní zájmena (například „já“, „můj“).

• Nepište nevhodné výrazy: Umělá inteligence používá univerzální jazykový model a může generovat odpovědi na širokou škálu výzev. Vždy je dobré, aby vaše výzvy byly vhodné pro obecnou cílovou skupinu.

Použití navržených výzev

Když zadáte vlastní dotaz, vygeneruje se navrhovaného dotazu na základě kontextu vašeho e-mailu. Můžete vybrat navrhovanou výzvu a přidat ji do textového pole vlastní výzvy. Můžete také přidat další informace nebo další dotazy.

1. Otevřete Copilot for Sales a vyberte Vytvořit koncept e-mailu.

2. Vyberte a zobrazte návrhy výzvy.

3. Vyberte výzvu, kterou chcete použít.

   

4. Přidejte další podrobnosti nebo další výzvy.

5. Vyberte Vytvořit koncept.

Uložení a opětovně použití vlastních promptů

Když vytvoříte e-mailovou zprávu pomocí vlastního promptu, můžete jej uložit pro budoucí použití. Tím ušetříte čas a úsilí, když potřebujete odeslat podobné zprávy více příjemcům. Můžete uložit až tři prompty a v případě potřeby je znovu použít.

Uložení vlastního promptu

1. Generování navrhovaného obsahu pomocí vlastního promptu.

2. V horní části navrhovaného obsahu umístěte ukazatel myši na dotaz a poté vyberte ikonu hvězdičky .

   

   Prompt je uložen a zobrazen v části Oblíbené, když vytvoříte novou e-mailovou zprávu pomocí vlastního promptu.

   

Použití uloženého promptu

1. Otevřete Copilot for Sales a vyberte Vytvořit koncept e-mailu.

2. Vyberte a vyberte dotaz, který chcete použít.

   

Odebrání uloženého promptu

Můžete uložit maximálně tři prompty. Pokud chcete uložit více promptů, musíte odebrat existující prompt.

1. Otevřete Copilot for Sales a vyberte Vytvořit koncept e-mailu.

2. V sekci Oblíbené vyberte ikonu hvězdičky u promptu, který chcete odebrat.

   Případně můžete vygenerovat navrhovaný obsah pomocí uloženého promptu a poté vybrat ikonu hvězdičky vedle promptu.

   

Vylepšení navrhovaného obsahu o další příležitost

Pokud používáte kategorii odpovědí (Udělat návrh nebo Řešit problém), která používá záznam příležitosti ke generování navrhovaného obsahu, zobrazí se zpráva, že vygenerovaný obsah je založen na příležitosti. Pokud existuje více příležitostí souvisejících s kontaktem, budete mít možnost vybrat jinou příležitost k regeneraci obsahu.

Pokud existuje více příležitostí souvisejících s kontaktem, AI vybere tu nejrelevantnější příležitost. Můžete vybrat jinou příležitost, pokud dříve vybraná příležitost není správná, a poté znovu vygenerovat navrhovaný obsah.

Pokud již model AI neidentifikuje žádné další otevřené příležitosti, nezobrazí se žádná možnost pro výběr příležitosti.

1. Vygenerujte navrhovanou odpověď pomocí vhodné kategorie odpovědí. Ve zprávě v dolní části navrhované odpovědi vyberte Změnit.

   

2. V části Relevantní příležitost zvolte příležitost, na kterou má vygenerovaný obsah odkazovat.

   

   Poznámka:

   • Copilot for Sales zobrazuje příležitosti, které souvisejí s kontakty v e-mailu.

   • Informace zobrazené pod příležitostmi se zobrazují tak, jak je upravil váš správce. Další informace: Výběr klíčových polí pro mini zobrazení

3. Vyberte Vytvořit nový koncept.

   Na základě vybrané příležitosti se vygeneruje nová odpověď.

Zobrazit zdroj dat v navrhovaném obsahu

V navrhovaném obsahu zobrazte informace o datech získaných z vašeho CRM a Office 365, jako jsou kontakty, příležitosti, obchodní vztah a e-mail.

Data CRM použitá v navrhovaném obsahu jsou zobrazena modrou barvou. Vyberte obsah pro zobrazení informací o datech CRM. Můžete také otevřít záznam v CRM a zobrazit jeho úplné údaje výběrem na kartě záznamu CRM.

E-mailová data použitá v navrhovaném obsahu se zobrazí s čísly citací. Výběrem čísla citace zobrazíte informace o použitém obsahu e-mailu.

V navrhovaném obsahu se zobrazí následující informace:

• Z CRM:

  • Kontakt

  • Obchodní vztah

  • Příležitost

  • Produkt

  • Aktivita

• Z Office 365:

  • Dostupnost

  • Email

Upřesnění navrhovaného obsahu

Po vygenerování navrhovaného obsahu můžete výsledky dále upřesnit poskytnutím nové dotazu, který vychází z předchozího návrhu. To vám umožní vyladit vaše e-mailové odpovědi podle vašich potřeb a preferencí. Například: Formálněji, zkrátit to nebo navrhnout schůzku příští týden.

1. Vygenerujte navrhovanou odpověď pomocí vhodné kategorie odpovědí.

2. Vyberte Upravit koncept.

3. V části Přidat údaje zadejte změny, které chcete v obsahu provést, a poté vyberte Aktualizovat. Poskytněte například 10% slevu na další nákup.

4. Zkontrolujte navrhovaný obsah.

   Chcete-li vygenerovat jiný návrh, vyberte Další možnosti a poté vyberte Zkusit znovu.

   Můžete také obnovit navrhovaný obsah na předchozí verzi nebo v případě potřeby upřesnit navrhovaný obsah.

5. Vyberte Přidat do e-mailu k vložení obsahu článku do těla e-mailu.

   Poznámka:

   Stávající obsah v těle e-mailu není nahrazen. Navrhovaný obsah je připojen před existující obsah v těle e-mailu.

6. Podle potřeby upravte obsah e-mailu a poté ho odešlete.

Nastavení délky navrhovaného obsahu

Délku navrhovaného obsahu můžete nastavit jako krátkou, střední nebo dlouhou. Výchozí délka je střední.

1. Vygenerujte navrhovanou odpověď pomocí vhodné kategorie odpovědí.

2. Vyberte Upravit koncept.

3. V sekci Délka vyberte délku obsahu, kterou chcete použít, a vyberte Aktualizovat.

4. Zkontrolujte navrhovaný obsah.

   Chcete-li vygenerovat jiný návrh, vyberte Další možnosti a poté vyberte Zkusit znovu.

   Můžete také obnovit navrhovaný obsah na předchozí verzi nebo v případě potřeby upřesnit navrhovaný obsah.

5. Vyberte Přidat do e-mailu pro vložení obsahu do textu e-mailu nebo Kopírovat obsah, když čtete e-mail.

   Existující obsah v textu e-mailu není nahrazen. Navrhovaný obsah je připojen před existující obsah v těle e-mailu.

6. Podle potřeby upravte obsah e-mailu a poté ho odešlete.

Úprava stylu navrhovaného obsahu

Po vygenerování navrhovaného obsahu můžete upravit styl obsahu podle vztahu se zákazníkem nebo podle toho, co vám vyhovuje. Pomáhá vám být produktivnější a psát lepší e-maily. Můžete například změnit styl z profesionálního na formální.

1. Vygenerujte navrhovanou odpověď pomocí vhodné kategorie odpovědí.

2. Vyberte Upravit koncept.

3. V sekci Úprava tónu vyberte tón, který chcete použít, a vyberte Aktualizovat.

4. Zkontrolujte navrhovaný obsah.

   Chcete-li vygenerovat jiný návrh, vyberte Další možnosti a poté vyberte Zkusit znovu.

   Můžete také obnovit navrhovaný obsah na předchozí verzi nebo v případě potřeby upřesnit navrhovaný obsah.

5. Vyberte Přidat do e-mailu pro vložení obsahu do textu e-mailu nebo Kopírovat obsah, když čtete e-mail.

   Poznámka:

   Stávající obsah v těle e-mailu není nahrazen. Navrhovaný obsah je připojen před existující obsah v těle e-mailu.

6. Podle potřeby upravte obsah e-mailu a poté ho odešlete.

Obnova navrhovaného obsahu

Při generování nového navrhovaného obsahu můžete navrhovaný obsah obnovit na předchozí verzi buď výběrem Zkusit znovu, nebo upřesněním.

Navrhovaný obsah nelze obnovit na předchozí verzi v následujících scénářích:

• Změníte příležitost a vytvoříte nový koncept.

• Změníte schůzku a vytvoříte nový koncept.

• Když je vygenerován pouze první koncept.

Obnovovat lze pouze na předchozí koncept. Můžete například obnovit koncept č. 2 z konceptu č. 3, ale ne do konceptu č. 1.

Chcete-li obnovit navrhovaný obsah na jeho předchozí verzi, vyberte Další možnosti a poté vyberte Obnovit poslední verzi.

Přidání nebo odebrání návrhů schůzky

Ve výchozím nastavení není čas schůzky součástí navrhovaného obsahu. Pokud zákazník požádal o schůzku v určitou dobu a uvedl totéž v e-mailu, je čas schůzky zahrnut do navrhovaného obsahu. Čas schůzky zobrazený v navrhovaném obsahu je ve vašem časovém pásmu.

Přidat návrh času schůzky

Pokud chcete mít schůzku se zákazníkem, můžete do navrhovaného obsahu zahrnout čas schůzky. Navrhovaný čas schůzky je založen na třech prvních dostupných časových slotech ve vašem kalendáři. Můžete si vybrat jeden nebo více časových úseků schůzky, které chcete zahrnout do navrhovaného obsahu.

1. Vygenerujte navrhovaný obsah pomocí vhodné kategorie odpovědí.

2. Vyberte Upravit koncept.

3. V části Navrhnout čas schůzky vyberte čas schůzky, který chcete zahrnout do navrhovaného obsahu.

   

4. Vyberte Aktualizovat.

Odebrat návrh času schůzky

1. Vygenerujte navrhovaný obsah pomocí vhodné kategorie odpovědí.

2. Vyberte Upravit koncept.

3. V části Navrhnout čas schůzky vymažte vybraný čas schůzky.

4. Vyberte Aktualizovat.

Nastavení jazyka navrhovaného obsahu

Jazyk navrhovaného obsahu je určen následovně:

• Pokud odpovídáte na e-mail, jazyk navrhovaného obsahu je stejný jako jazyk e-mailu.
• Pokud vytváříte nový e-mail a ke generování navrhovaného obsahu používáte vlastní prompt, jazyk navrhovaného obsahu je stejný jako jazyk vlastního promptu.

V některých případech můžete chtít generovat navrhovaný obsah v jiném jazyce. Můžete například chtít generovat navrhovaný obsah v jazyce zákazníka.

Jazyk navrhovaného obsahu můžete nastavit jako jeden z podporovaných jazyků. Výchozí jazyk je nastaven na angličtinu.

1. Vygenerujte navrhovanou odpověď pomocí vhodné kategorie odpovědí.

2. Vyberte Upravit koncept.

3. V sekci Jazyk konceptu vyberte jazyk, který chcete použít, a vyberte Aktualizovat.

4. Zkontrolujte navrhovaný obsah.

   Chcete-li vygenerovat jiný návrh, vyberte Další možnosti a poté vyberte Zkusit znovu.

   Můžete také obnovit navrhovaný obsah na předchozí verzi nebo v případě potřeby upřesnit navrhovaný obsah.

5. Vyberte Přidat do e-mailu pro vložení obsahu do textu e-mailu nebo Kopírovat obsah, když čtete e-mail.

   Existující obsah v textu e-mailu není nahrazen. Navrhovaný obsah je připojen před existující obsah v těle e-mailu.

6. Podle potřeby upravte obsah e-mailu a poté ho odešlete.

Vytvoření e-mailu se souhrnem prodejní schůzky

Po setkání se svými zákazníky často posíláte e-mail se shrnutím vaší interakce, relevantními úkoly nebo dalšími kroky a datem další komunikace. Ruční vytvoření shrnutí schůzky a sestavení všech poznámek a akcí provedených během schůzky zabere určitý čas a často se stane, že na něj nedojde.

Se Copilot for Sales můžete shrnout svou poslední přepsanou schůzku Teams se svými obchodními kontakty a odeslat ji e-mailem, kdykoli vytvoříte nový e-mail nebo odpovíte na e-mail vašeho zákazníka.

1. V Outlooku:

   • Otevřete schůzku v Outlooku a vyberte Kontaktovat účastníky>Odpovědět všem e-mailem na kartě Schůzky. Ve zprávě v horní části konceptu e-mailu vyberte Použít Copilot.

   • Když vytváříte nový e-mail, otevřete podokno Copilot for Sales nebo vyberte ve zprávě banneru v horní části e-mailu Použít Copilot.

2. Na kartě Klíčové informace o e-mailu vyberte Vytvořit koncept e-mailu.

   V části Další možnosti vyberte Shrnout prodejní schůzku. V seznamu se zobrazí pět nedávno přepsaných schůzek. Vyberte schůzku, kterou chcete shrnout.

   Tip

   Můžete umístit ukazatel myši na schůzku a výběrem otevřít souhrn schůzky v Teams.

   

3. Zkontrolujte navrhovaný obsah.

   Chcete-li vygenerovat jiný návrh, vyberte Další možnosti a poté vyberte Zkusit znovu.

   V případě potřeby změňte schůzku, která se používá k vytvoření shrnutí.

4. Vyberte Přidat do e-mailu k vložení obsahu článku do těla e-mailu.

   

   Poznámka:

   Stávající obsah v těle e-mailu není nahrazen. Navrhovaný obsah je připojen před existující obsah v těle e-mailu.

5. Podle potřeby upravte obsah e-mailu a poté ho odešlete.

Změna schůzky použité k vytvoření shrnutí

Můžete si vybrat z nedávných zaznamenaných schůzek Teams, které jste měli s prodejním kontakty na e-mailu.

1. Ve zprávě v dolní části navrhovaného obsahu vyberte Změnit.

   

2. V části Vybrat schůzku ke shrnutí vyberte schůzku, kterou chcete shrnout do vygenerovaného obsahu.

   Tip

   Můžete umístit ukazatel myši na schůzku a výběrem otevřít souhrn schůzky v Teams.

   

3. Vyberte Vytvořit nový koncept.

   Nový obsah je generován na základě vybrané schůzky.

Sdílet názory

Pokud máte nějakou zpětnou vazbu k navrhovanému obsahu, můžete ji sdílet výběrem příslušné ikony v dolní části každého návrhu. Vaše zpětná vazba je cenná a využíváme ji ke zlepšení funkčnosti.

1. V dolní části navrhovaného obsahu vyberte nebo .

   Po výběru ikony se zobrazí odkaz Řekněte nám více.

2. Vyberte odkaz k otevření formuláře zpětné vazby.

3. Zadejte své odpovědi do formuláře zpětné vazby a poté vyberte Poslat.

Moderování textu

Moderování textu používá strojově podporovanou klasifikaci, která pomáhá odhalit potenciálně nevhodný obsah a odmítnout ho, když použijete vlastní prompt ke generování navrhovaného obsahu nebo upřesňujete již vygenerovaný navrhovaný obsah. Vyjadřuje pravděpodobnost každé kategorie. Tato funkce používá trénovaný model k identifikaci možného urážlivého, hanlivého nebo diskriminačního jazyka. To zahrnuje slang, zkrácená slova, urážlivá a záměrně nesprávně napsaná slova.

Pokud zadáte text, který obsahuje nežádoucí nebo nevhodný obsah (potenciální přítomnost jazyka, který by mohl být považován za sexuálně explicitní, obscénní, pro dospělé nebo urážlivý), navrhovaný obsah se nevygeneruje a zobrazí se chybová zpráva.

Jak se generuje navrhovaný obsah?

Copilot for Sales používá AI ke generování navrhovaného obsahu e-mailů. Copilot, trénovaný na velkém množství textových ukázek z internetu, generuje nový obsah, který vypadá a zní podobně jako text napsaný člověkem.

Je generován pokaždé původní obsah, ale ne vždy je fakticky správný. Základní technologie navíc využívá umělou inteligenci, která je trénována na široké škále internetových zdrojů. Některé návrhy mohou obsahovat pochybný nebo nevhodný obsah. Je vaší odpovědností upravit vygenerované návrhy tak, aby vaše odpověď byla přesná a vhodná.

Jaká data se shromažďují pro navrhování e-mailových odpovědí?

Když otevřete panel Copilot for Sales, když čtete e-mail nebo odpovídáte na e-mail, AI při vygenerování odpovědi zohledňuje následující informace:

• Kontakty, předmět a tělo e-mailu

• Data CRM propojená přes Copilot for Sales

• Kategorie odpovědi, kterou jste vybrali, nebo vlastní prompt, který jste zadali

Pokud se e-mailový kontakt neshoduje s kontaktem v CRM, nebudou do AI motoru odeslána žádná data CRM.