Tip til, hvordan publikationer gøres personlige

De fleste kunder sætter pris på at blive husket i butikker og restauranter, som de ofte - ikke bare at blive kaldt ved navn, men at være kendt af deres præferencer. De kan f.eks. modtages med en af følgende:

"Kan du huske, hvordan du bad os om at give dig besked, når de nye prøver ankommer? De er her, og vi har dem i din yndlingsfarve!"

"Jeg har gemt dit yndlingsbord til dig, og laksen, som du nød så meget sidste gang, er på specialmenuen i dag."

Hvorfor tilpasse?

Kunder kan normalt godt lide at blive husket og hjulpet – hvis der ikke af anden grund, fordi de får, hvad de ønsker hurtigere på den måde. Denne form for personlig opmærksomhed skaber kundeloyalitet. Når butikker og restauranter holder tæt styr på kundernes interesser, reagerer kunderne normalt ved at vende tilbage og bruge mere tid og flere penge der.

Forsendelser kan fungere på samme måde. Når du medtager indhold i en adresse, der adresserer dine kunders specifikke interesser, er kunderne meget mere tilbøjelige til at være opmærksomme og svare.

Indsaml de kundeoplysninger, du har brug for

Det er klart, at det kan være en kompleks opgave at spore individuelle kunders interesser og egenskaber. Du skal indsamle oplysningerne, gemme dem i en formular, som du nemt kan hente, og filtrere dem efter egenskaber, der giver mening for din virksomhed, og som kan hjælpe dig med at få mest mulig ud af din forsendelsesinvestering. Jo mere præcist du kan identificere kunder, der deler fælles interesser, jo større er det sandsynlige afkast af din investering.

Microsoft Office Publisher kan hjælpe. Du kan angive kundedataene i en database, som du opretter direkte i Microsoft Publisher eller i andre programmer, f.eks. Excel, Outlook, Outlook med Business Contact Manager og Access. Du kan også bruge lister, du køber, f.eks. lister fra Microsoft List Builder.

Når du har indsamlet oplysningerne, kan du analysere dem for at finde ud af, hvad dine bedste kunder har til fælles, gruppere kunder efter deres affiniteter og tilpasse dine forsendelser for at henlede opmærksomheden på deres specifikke interesser.

Konfiguration af datafilen

De adresser og personlige oplysninger, du føjer til publikationer, skal komme fra et sted. Derfor er det første trin i forberedelsen af en rundsendelse at oprette en datafil, der indeholder kontaktoplysninger om dine kunder. Til din datafil kan du bruge et Microsoft Office Excel-regneark, en Microsoft Office Word-tabel, en Microsoft Office Access-database eller endda en Microsoft Office Outlook-mappe med kontakter. Adresselisten oprettes ud fra denne datafil.

Når du konfigurerer datafilen, skal du huske på følgende (når du læser listen igennem, henvises der til følgende billede, som viser kolonner i et Excel-regneark og fletfelterne på to sider af et postkort):

• Typer af oplysninger i kolonner Hver kolonne i datafilen svarer til én oplysning, du vil føje til en publikation. Hvis du f.eks. vil tilføje en kundes adresse og en personlig note til hver kopi af et postkort, du udskriver, skal du have kolonner i datafilen til navn, adresse, by, stat, postnummer og en personlig note.
• Én post pr. række Hver række i datafilen indeholder oplysninger, der sendes til én kopi af publikationen. Alle oplysningerne i række 2 i Excel-regnearket flyttes f.eks. til det postkort, du sender til kunde 1, alle oplysningerne i række 3 sendes til det postkort, du sender til kunde 2 osv.
• Tilføje felter i din publikation Hvis du vil bruge oplysningerne i datafilen, skal du placere felter i publikationen – ét felt for hver oplysning, der skal vises. Hvis du f.eks. vil udskrive navn, postadresse, by, stat, postnummer og en personlig note på hver kopi af et postkort, skal postkortpublikationen indeholde et felt for hver af disse oplysninger.

Tilføje en adresseblok og en hilsen

Både en trykt adresseblok på et nyhedsbrev (i stedet for en fast adresseetiket) og en hilsen, der indeholder kundens navn, er enkle tilpasningsteknikker, der angiver, at din forsendelse er beregnet specifikt til hver modtager.

Tilføj en adresseblok med navn, adresse og andre oplysninger

1. Klik på Adresseblok i gruppen Skriv & Indsæt felter under fanen Forsendelser.

2. Markér de adresseelementer, du vil medtage, i dialogboksen Indsæt adresseblok, og klik derefter på OK.

   Bemærk

   Hvis navnene på datafelterne i datakilden ikke svarer til navnene på de felter, som Publisher bruger til adresseblokken, skal du muligvis klikke på Match felter i dialogboksen Indsæt adresseblok . I dialogboksen Match felter skal du bruge rullelisten for at markere felterne fra din datakilder, så de svarer til felterne i Publisher.

Tilføj en hilsen

1. Klik på Hilsen i gruppen Skriv & Indsæt felter under fanen Forsendelser.

2. I dialogboksen Indsæt hilsen skal du vælge formatet for hilsenen, som omfatter starthilsenen, navneformatet og følgende tegnsætning. Eller skriv et nyt element i hvert tekstfelt.

3. Skriv den tekst, der skal vises i de tilfælde, hvor Publisher ikke kan fortolke modtagerens navn – f.eks. når datakilden ikke indeholder noget for- eller efternavn for en modtager, men kun et firmanavn.

4. Klik på OK.

   Bemærk

   Hvis navnene på datafelterne i datakilden ikke svarer til navnene på de felter, som Publisher bruger til hilsenen, skal du muligvis klikke på Match felter i dialogboksen Hilsen . I dialogboksen Match felter skal du bruge rullelisten for at markere felterne fra din datakilder, så de svarer til felterne i Publisher.

Føj et billede til en adresse

Du kan føje et billede til en adresseblok samt til et hvilket som helst område i publikationen. Hvilket billede der vises, kan varieres, så det passer til kundens varemærkeinteresse, alder, køn eller andre datafelter, du sporer.

1. Klik på det område i publikationen, hvor du vil indsætte fletfeltet til et billede (f.eks. ud for adresseblokken).
2. Klik påFeltet Indsæt billede i gruppen >Skriv & Indsæt felter under fanen Forsendelser.
3. I dialogboksen Indsæt billedfelt skal du vælge det felt, der svarer til fotooplysningerne i datafilen, og derefter klikke på OK.
   I Publisher indsættes et fletfelt i en billedramme i publikationen ved det valgte indsætningspunkt. Du kan ændre størrelsen på eller flytte billedrammen.

Tilføjelse af noter og links

Hvis du har konfigureret din datafil til at gemme relevante personlige oplysninger om dine kunder, som beskrevet i Tip til adresselister, kan du bruge de indsamlede oplysninger til at levere indhold, der er specifikt målrettet dine kunders interesser. Levering af indhold, der passer til kundernes interesser, er en effektiv form for tilpasning. Du kan f.eks.:

• Skræddersy separate forsendelser efter køn Annoncer en ny produktlinje til kun mænd eller kun kvinder ved at medtage hver kundes køn ("mand" eller "kvinde") i din adresseliste, og filtrer derefter efter hvert køn, eller filtrer blot listen efter de forskellige poster i feltet Titel ("Hr." og "Ms."). Du kan medtage en URL-adresse (på udskrift) eller linke direkte til en webside (i en mail) for hvert køn, der beskriver deres muligheder. Det gør du ved at føje den relevante URL-adresse til hver post i en kolonne, der er angivet til dette formål.
• Fokuser på modtagere i en bestemt alder Giv kunder besked om produkter eller tjenester, der passer til disse kunders livsfase (f.eks. planlægning af pensionering i 20'erne kontra planlægning af tilbagetrækning i 50'erne) ved at indsamle dine kunders fødselsdatoer som fødselsår (f.eks. "1945").
  Hvis du vil tilbyde en kampagnegave til alle kunder, hvis fødselsdag falder inden for den aktuelle måned, kan du indsamle deres fødselsdatoer som måned, dag, år (f.eks. "1. januar 2008").
• Brug købsoversigt Send særlige meddelelser til dem, der har foretaget de seneste større køb, eller giv kunderne besked, når du har nye modeller af deres foretrukne varemærker. Hvis du sporer deres specifikke køb, kan du sortere din datafil for at identificere købshistorikken for varemærket, når du får en ny forsendelse af produktlinjen, eller for at informere dem om relaterede produkter, som andre kunder har købt ("Kunder, der har købt din vare, fandt også denne vare nyttig").

Tilføj en personlig note

Du kan sende en tilpasset sms til hvert kundesegment, der har fælles interesser. Det gør du ved at føje et felt (eller en kolonne) til datafilen, der skal indeholde disse meddelelser, og derefter føje den relevante meddelelse til hver post (eller række). Du kan knytte en bestemt meddelelse til kunder, der har samme køn, som har samme alder eller fødselsdato, eller som har foretaget køb inden for de seneste seks måneder. Du kan finde flere oplysninger om forberedelse af din adresseliste under Tip til adresselister.

1. Klik på et tekstfelt i publikationen, hvor du vil have, at tilpassede oplysninger skal vises. Du kan også klikke på Tegn tekstfelt på fanen Hjem og derefter trække et rektangel i den ønskede størrelse.

   • Hvis der allerede er tekst i tekstfeltet, og du vil erstatte den pågældende tekst, skal du også markere den.
   • Hvis der allerede er tekst i tekstfeltet, og du vil beholde teksten, skal du placere markøren der, hvor du vil indsætte den tilpassede meddelelse.

2. I opgaveruden Brevfletning skal du klikke på det relevante fletfelt på listen i opgaveruden.

Tilføj et personligt link

Du kan medtage et link, der peger dine kunder til en webside, der adresserer deres særlige interesser eller attributter. Du kan føje kunders navne eller andre datafelter til teksten i linket for at gøre det helt personligt.

1. Klik på Indsæt personligt tilpasset link i gruppen Skriv & Indsæt felter under fanen Forsendelser.

2. I dialogboksen Indsæt personligt link skal du skrive den tekst, der skal vises, og adressen på det websted, som modtagerne skal gå til, når de klikker på linket.

3. Hvis du vil bruge et datafelt i den viste tekst, skal du klikke på den viste tekst og derefter klikke på det datafelt, du vil indsætte, på listen til højre.

   Bemærk

   Hvis du indsætter et datafelt, kan du angive en erstatningsvisningstekst og webadresse for alle tomme poster, der svarer til det indsatte datafelt. Markér afkrydsningsfelterne Brug standardtekst til tomme poster og Brug standardlink til tomme poster efter behov, og skriv derefter erstatningsteksten og webadressen.