Vejledning til beskyttelse af personlige oplysninger for personlig indsigt

Personlig indsigt i Microsoft Viva Insights hjælper dig med at finde muligheder for at opbygge bedre vaner og få kontrollen over din tid tilbage. I denne artikel beskrives det, hvordan Viva Insights bruger personlige data til personlig indsigt, hvor de gemmes på, og hvordan de er designet til at beskytte disse data. Det beskrives også, hvordan Viva Insights overholder GDPR-reglerne. 

Centrale principper

• Som Viva Insights-bruger er det kun dig, der kan se dine egne data.
• Dine data gemmes og beregnes i din Exchange Online-postkasse.
• Du kan til enhver tid tilmelde dig og framelde dig.
• Personlig indsigt i Viva Insights viser dig ingen personligt identificerbare oplysninger om kollegaer ud over det, du allerede kan se i Outlook og Teams.

Hovedpunkter for beskyttelse af personlige oplysninger

• Personlig indsigt i Viva Insights er ikke designet til at muliggøre evaluering, sporing, automatiseret beslutningstagning, profilering eller overvågning. Viva Insights giver dig personlig indsigt via Viva Insights-appen i Microsoft Teams og på internettet, Outlook-tilføjelsesprogrammet Insights, Viva digest-mails, orienteringsmails og indbyggede forslag i Outlook. Personlig indsigt i Viva Insights har ingen mekanisme eller indstilling, der giver andre end dig adgang til de tilpassede oplysninger, der vises via disse overflader, medmindre du målrettet og uafhængigt deler dem. Personlige indsigtsdata, der leveres af Viva Insights, kan ikke bruges til automatiseret beslutningstagning eller til profilering.
• Personlig indsigt i Viva Insights giver ikke medarbejdere adgang til nye personligt identificerbare oplysninger om andre kolleger. Viva Insights konverterer data til personlig indsigt ved at foretage beregninger på oplysninger, som du genererer blot ved at udføre din arbejdsdag. De fleste af de data, du ser i personlig indsigt fra Viva Insights, er simpelthen en samling af oplysninger, som du allerede har adgang til, men som du ikke hurtigt kan udføre beregninger på uden understøttelse.
• Personlig indsigt i Viva Insights-data behandles og gemmes i medarbejderens Exchange Online-postkasse. Viva Insights behandler data fra disse kilder for at få personlig indsigt: Exchange Online-mail- og -kalenderdata, chat- og opkaldssignaler fra Skype for Business og fra Teams. Viva Insights gemmer og behandler disse data i hver medarbejders Exchange Online-postkasse.
• Personlig indsigt i Viva Insights understøtter overholdelse af den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR). Microsoft har designet Personlig indsigt i Viva Insights til at understøtte din organisations behov for at følge GDPR-kravene.

Her kan du se personlig indsigt

Personlig indsigt i Viva Insights:

• Viva Insights i Teams og på internettet
• Viva Insights i Outlook
• Orienteringsmails i Outlook
• Oversigtsmails i Outlook
• Indbyggede forslag i Outlook

Beskyttelse af personlige oplysninger i Viva Insights-appen i Teams og på internettet

Når data behandles i appen Microsoft Viva Insights, beskytter Microsoft medarbejdernes personlige oplysninger og overholder fuldt ud lokale bestemmelser, f.eks. den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR). Viva Insights beskytter personlige oplysninger på følgende måder:

• Privat og privat – indhold i din indsigt er personligt, privat og kun tilgængeligt for dig. Ingen andre i din organisation har adgang til den.
• Alles data holdes private – Viva Insights indeholder ikke nye personligt identificerbare oplysninger om andre i din organisation. Indsigter og handlinger er baseret på oplysninger, der genereres af dig og din organisation blot ved at udføre jeres almindelige arbejdsdag. Din indsigt er baseret på oplysninger, som du allerede har adgang til, men som ikke hurtigt kan samles uden hjælp.
• Postkassesikkerhed – Viva Insights bruger Exchange Online-mail- og kalenderdata og behandler og gemmer indsigt eller handlinger i din Exchange Online-postkasse, så datasikkerhed er indbygget og håndhæves af Exchange.
• GDPR-kompatibel – Microsoft overholder GDPR, når indsigt og handlinger leveres i appen.

Sådan fungerer det

Den personlige indsigt og handlinger i Microsoft Viva Insights-appen er baseret på dine Exchange Online-postkassedata, f.eks. mail- og kalenderdata. Indsigterne er afledt af data, der allerede er tilgængelige for dig i din Exchange Online-postkasse. Hvis du f.eks. vil fastlægge, hvilke forpligtelser du har givet andre, kan du manuelt vurdere hver mail i din postkasse. Appen Viva Insights sparer dig blot fra denne kedelige proces.

Datatyper

Viva Insights giver personlig indsigt med følgende typer data. 

• Postkassedata – Mail-, kalender-, chat- og opkaldsaktivitet, som du genererer ved hjælp af Microsoft 365, f.eks. tid, du bruger på møder eller mails, du sender til en bestemt person eller gruppe.
• Trinvise data – Data, der ellers ikke ville være tilgængelige for dig, men som præsenteres i en samlet form, som er udviklet til at beskytte enkeltpersoners personlige oplysninger.

Postkassedata

Postkassedata repræsenterer oplysninger, som du allerede har adgang til blot ved at udføre dit arbejde, f.eks. sende mails, arrangere møder eller chatte med kollegaer. Viva Insights behandler og viser oplysningerne på måder, der gør det muligt at handle på. 

Viva Insights giver f.eks. visninger, der giver dig mulighed for hurtigt at forstå, hvor meget tid du bruger på møder og i mail hver dag, hvem du samarbejder mest med, hvem du er ved at miste kontakten med, og hvem du har indgået forpligtelser og anmodninger over for. 

Du kan handle ud fra disse oplysninger. Du beslutter måske, at du bruger for meget tid på møder, f.eks. og har et personligt mål om at holde mere effektive møder. 

Personlig indsigt er afledt af data, der allerede er tilgængelige for dig på følgende steder:

• Din Exchange Online-postkasse
• Din aktivitet i OneDrive- og SharePoint-dokumenter
• Din chat- og opkaldsoversigt fra Teams og fra Skype for Business

Viva Insights anvender blot nogle grundlæggende beregninger og regler for at gøre disse data mere anvendelige. Postkassedata gemmes direkte i din Exchange Online-postkasse. 

Hvis du f.eks. vil finde ud af, hvilke kolleger der har sendt dig flest mails i løbet af den seneste uge, kan du teknisk set gøre det uden Viva Insights ved manuelt at tælle mails fra kolleger i din indbakke. På samme måde kan du bestemme dine kollegaers gennemsnitlige svartid på mails, du sender dem, ved hjælp af oplysningerne i tidsstemplet, der er tilgængelige i din postkasse. Viva Insights sparer dig for besværet med at skulle udføre disse kedelige beregninger. 

Trinvise data

I nogle få tilfælde giver Personlig indsigt i Viva Insights dig anonymiserede oplysninger om andre personer, som de ellers ikke ville have haft adgang til, f.eks. for læsningsrater for mails. 

Læste priser for mails

Viva Insights sporer procentdelen af modtagere, der har åbnet en mail (i Outlook-tilføjelsesprogrammet) for mails, som du har sendt til fem eller flere personer. 

For at bevare beskyttelsen af personlige oplysninger sporer Viva Insights ikke læsehastigheder for meddelelser, der sendes til færre end fem personer. Viva Insights viser heller ikke læserater på "0 procent" eller "100 procent", da det ville give folk mulighed for at drage endelige konklusioner om individuelle kollegers handlinger. I stedet vises læseprocenten i disse tilfælde som et område, der omfatter en tærskelværdi, der afhænger af antallet af modtagere af mailen. 

Dette målepunkt beregnes på baggrund af "læs"-flaget i Exchange Online. For nogle personer markeres meddelelser som "læst", når du åbner en meddelelse i indholdsruden i Outlook. For andre skal du muligvis dobbeltklikke for at åbne meddelelsen og markere den som "læst".

Du kan styre denne indstilling i dine Outlook-indstillinger. For at vise disse signaler i afsenderens postkasse kopieres det "læste" flag i Microsoft 365-miljøet og leveres derefter til afsenderens postkasse. 

GDPR-overholdelse

Som det er tilfældet med den fulde Microsoft 365-pakke, hjælper Viva Insights med at understøtte overholdelse af GDPR-krav. Viva Insights understøtter f.eks. følgende:

• Beskyt og beskyt brugernes personlige oplysninger – Indsigt kræver en Exchange Online-licens, og alle data gemmes i medarbejdernes Exchange Online-postkasse. De beregnede målepunkter, f.eks. opgaver, føjes til postkassen. Appen Viva Insights opfylder derfor denne forpligtelse i kraft af, at Exchange Online også opfylder forpligtelsen:

  • Microsoft udtrækker ikke kundedata i Exchange Online til reklamer.
  • Microsoft videregiver ikke frivilligt Exchange Online-kundedata til retshåndhævende myndigheder.
  • Microsoft opfylder alle krav i forbindelse med kryptering af Exchange Online-data og implementerer kontrolforanstaltninger for at reducere sikkerhedsrisici og hjælpe med at sikre forretningskontinuitet, som beskrevet i ISO 27001 og 27018.

• Underret brugere i tilfælde af, at der registreres et brud – Microsoft underretter kundernes kontakter vedrørende beskyttelse af personlige oplysninger inden for 72 timer efter, at Microsoft bliver opmærksom på et brud på standarddriftsprocedurerne for Microsoft 365-hændelsesrespons.

• Imødekomme brugeranmodninger (DSR'er) om at eksportere, slette eller begrænse behandling af personlige oplysninger – Microsoft understøtter brugeranmodninger, f.eks. anmodninger om eksport af eller sletning af data.

Du kan finde flere oplysninger under overholdelse af GDPR.