Formateringen bevares ikke i Excel-data i forbindelse med brevfletningshandlinger i Word

Symptomer

Hvis du foretager en brevfletning i Microsoft Word, og du bruger et Microsoft Excel-regneark som datakilde for modtagerlisten, mistes formateringen for nogle af de numeriske data, når de flettes.

Dette problem gælder for formaterede procenter, valutaværdier og postnumre, som vist i følgende tabel:

Format I Excel-data I Word-fletfelt
----------------------------------------------------
Procent 50 % ,5
Valuta USD 12,50 12,5
Postnummer 07865 7895

Årsag

Dette problem opstår, fordi data i modtagerlisten i Word vises i det oprindelige format, som Excel gemmer det i, uden den formatering, der er anvendt i de regnearksceller, hvor dataene kommer fra.

Løsning

Du kan løse problemet med en af følgende metoder.

Metode 1

Brug DDE (Dynamic Data Exchange) til at oprette forbindelse til det Excel-regneark, der indeholde de data, du vil bruge. Det kan du gøre ved at benytte følgende fremgangsmåde:
  1. Start Word, og åbn derefter et nyt, tomt dokument.
  2. Klik på Indstillinger i menuen Funktioner, og klik derefter på fanen Generelt.
  3. Marker afkrydsningsfeltet Bekræft konvertering ved åbning, og klik derefter på OK.
  4. Peg på Breve og forsendelser i menuen Funktioner, og klik derefter på guiden Brevfletning.
  5. Vælg den type dokument, du vil arbejde med, i opgaverude Brevfletning, og klik derefter på Næste.
  6. Vælg det udgangsdokument, du vil bruge, under Vælg udgangsdokument, og klik derefter på Næste.
  7. Klik på Brug en eksisterende liste under Vælg modtagere, og klik derefter påGennemse.
  8. Find den mappe, der indeholder det Excel-regneark, du vil bruge som datakilde, i dialogboksen Vælg datakilde, marker regnearket, og klik derefter på Åbn.
  9. Klik på MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) i dialogboksen Bekræft datakilde, og klik derefter på OK.
  10. Vælg det celleområde eller regneark, der indeholder de data, du vil bruge, under Navngivet område eller celleområde i dialogboksen Microsoft Excel, og klik derefter på OK.
    BEMÆRK! Dine data vises nu i dialogboksen Brevfletning – modtagere med den samme formatering, som du kan se i Excel-regnearket.

Metode 2

Formater det Excel-felt, som indeholder postnummeret som tekst. Det kan du gøre ved at benytte følgende fremgangsmåde:
  1. Marker den kolonne i Excel, som indeholder postnummerfeltet.
  2. Klik på Celler i menuen Formater.
  3. Klik på fanen Tal.
  4. Klik på Tekst under Kategori, og klik derefter på OK.
  5. Gem datakilden. Fortsæt derefter med brevfletning i Word.

Referencer

Du kan finde flere oplysninger ved at klikke på nedenstående artikelnummer for at få vist artiklen i Microsoft Knowledge Base:

304387 Felterne Dato, Telefonnummer og Valuta flettes forkert, når du bruger en Access- eller Excel-datakilde i Word 2002 eller Word 2003

Egenskaber

Artikel-id: 320473 – Seneste udgave 25. feb. 2008 – Udgave 1

Feedback