Denne artikel indeholder
Oversigt over brugerroller
En brugerrolle er en foruddefineret kategori, der kan tildeles til brugere på grundlag af deres stilling eller nogle andre kriterier. Roller bruges typisk til at præsentere tilpassede versioner eller visninger af en formularskabelon for forskellige typer brugere. Du kan strømline dine forretningsprocesser og optimere indsamling af data ved at føje brugerroller til din formularskabelon for at styre, hvad brugerne kan se, når de åbner en formular, der er baseret på din formularskabelon. Forestil dig f.eks., at du designer formularskabelonen til et tilladelsesprogram, hvis formularer skal bruges af følgende typer brugere:
- Elektriske entreprenører, der skal ansøge om tilladelse
- Modtagende agenter, der kontrollerer, at kontrahenternes ansøgninger indeholder de nødvendige oplysninger
- Administratorer, der gennemser de indsendte tilladelsesansøgninger til godkendelse
I stedet for at designe tre formularskabeloner for hver type bruger og administrere data fra alle disse formularer kan du designe én formularskabelon, hvis formularer indsamler alle dataene og tilføjer en brugerrolle for hver type bruger. Brugerrollen bestemmer, hvilke data der vises via brugerdefinerede visninger, der er baseret på hver type bruger.
Bemærk
Brugerroller bør ikke bruges til at begrænse adgangen til følsomme data i en formular. Selvom du gør en formularskabelon skrivebeskyttet eller skjuler visse kontrolelementer, der er baseret på brugerroller, kan brugerne potentielt bruge et tekstredigeringsprogram som f.eks. Microsoft Notesblok til at få vist eller redigere formularskabelonfilen (.xsn) og få adgang til disse data.
Scenarier for brug af brugerroller
Der er mange scenarier, hvor brugerroller er en fordel for dine brugere. Med brugerroller kan du f.eks.:
- Vise en entydig visning for hver brugerrolle Du kan designe en formularskabelon, så forskellige visninger af den pågældende formularskabelon vises, afhængigt af hvem der udfylder formularen. Du kan f.eks. designe en visning for elektriske entreprenører, der ansøger om en tilladelse, en visning for agenter, der modtager tilladelsesansøgningerne, og en visning for de administratorer, der gennemser alle oplysningerne. Hver visning viser kun de data, der er relevante for hver brugerrolle.
- Vis en anden sektion for hver brugerrolle Du kan designe en formularskabelon, der viser forskellige sektioner, afhængigt af hvem der udfylder formularen. Eksempelvis kan en sektion i en formularskabelon til udgiftsrapportering, der kun gælder for medarbejdere, vises, når en medarbejder åbner formularen. En anden sektion, der kun gælder for ledere, der godkender udgiftsrapporten, kan vises, når en leder åbner formen .
- Angive datavalidering for et felt, der er baseret på hver brugerrolle Du kan designe en formularskabelon, så der anvendes forskellig datavalidering på et kontrolelement, der er bundet til et bestemt felt, afhængigt af brugerrollen for den person, der udfylder formularen. Du kan f.eks. angive den maksimale udgiftsværdi for en chef til én grænse og angive den maksimale værdi for det samme tekstfelt højere for en administrator. Hvis en leder udfylder formularen og overstiger beløbet, vises en dialogboks. Hvis en administrator udfylder formularen, accepterer tekstfeltet en værdi, der ellers ville blive afvist, hvis en leder udfyldte formularen.
- Sende formulardata til en ekstern datakilde, der er baseret på hver brugerrolle Du kan f.eks. designe din formularskabelon, så elektriske entreprenører, der skal ansøge om tilladelse, kun kan indsende deres udfyldte formularer til en webtjeneste, og modtagende agenter kan kun sende deres formularer til en SQL-database. Administratorer kan sende deres formulardata til en database og i en mail, hvis programmet er blevet godkendt, eller de kan sende deres formulardata til en database, hvis programmet er blevet afvist.
Oprette og tildele brugerroller
Når du opretter en ny brugerrolle, kan du tildele brugere den på følgende måder:
- Ved at angive brugernavne fra en Microsoft Active Directory-katalogtjeneste (f.eks. "sales\andrew"). Hvis du vil angive et brugernavn i en Active Directory-katalogtjeneste, skal formularskabelonen oprettes i og publiceres på et Microsoft Windows-netværk, der bruger Active Directory.
- Ved at angive grupper fra en Active Directory-katalogtjeneste. Du kan f.eks. angive en maildistributionsliste, der indeholder navnene på alle medlemmer af marketingteamet. Hvis du vil angive en gruppe i en Active Directory-katalogtjeneste, skal formularskabelonen oprettes i og publiceres på et Microsoft Windows-netværk, der bruger Active Directory.
- Ved at angive en værdi, der kommer direkte fra et felt i formularen. Feltet kan hente data fra Active Directory, eller brugeren kan angive data i et kontrolelement, der er bundet til dette felt. Hvis formularskabelonen f.eks. indeholder tekstfeltet Administrator , kan du knytte en bestemt brugerrolle til det felt, som tekstfeltet er bundet til.
Når du har tilføjet en brugerrolle, kan du angive den som en af følgende:
Standardrolle Brugere, der ikke er tildelt en eksisterende brugerrolle, tildeles automatisk den brugerrolle, der er angivet som standardrollen. Standardrollen bruges også til brugere, der er en del af en gruppe, men som arbejder offline. Én brugerrolle er altid angivet som standard.
Initiativtagerrolle Hvis du vil anvende en bestemt brugerrolle på brugere, der åbner formularen for første gang, kan du angive en initiativtagerrolle. Du kan f.eks. definere en initiativtagerrolle med navnet "Entreprenør", der gælder for brugere, der udfylder nye ansøgningsformularer for tilladelser. En bruger, der er tildelt en anden brugerrolle, tildeles automatisk rollen som entreprenør, når han eller hun åbner en ny ansøgningsformular om tilladelse. Men næste gang brugeren åbner den samme formular, bruger Microsoft Office InfoPath personens tildelte brugerrolle i stedet for initiativtagerrollen.
Hvis du har tildelt roller til brugere, der er baseret på en kombination af brugernavne, grupper eller værdier fra et felt, når en bruger åbner en formular, der er baseret på din formularskabelon, bestemmer InfoPath den rolle, der skal tildeles den pågældende bruger, i følgende rækkefølge:
Brugerens navn er en værdi i et felt i formularskabelonen.
Brugerens navn er i Active Directory.
Brugeren er medlem af en Active Directory-gruppe.
Bemærk
Hvis brugeren er medlem af flere grupper, og du tildeler brugerroller, der er baseret på en gruppe, kontrollerer InfoPath medlemslisten for hver gruppe i den rækkefølge, som gruppen er angivet i dialogboksen Administrer brugerroller . Hvis brugeren f.eks. er medlem af både den modtagende agentgruppe og administratorgruppen, og administratorgruppen er angivet før den modtagende agentgruppe, tildeles brugeren administratorgruppens brugerrolle.
Hvis ingen af ovenstående er sande, bruges standardrollen.
Når du har defineret brugerrollerne for formularskabelonen, kan du oprette en regel, der automatisk skifter visning på basis af brugerens rolle. Du kan f.eks. oprette en lederbrugerrolle og derefter oprette en regel, der automatisk skal skifte til ledervisningen, når en bruger, der er tildelt rollen som leder, åbner formularen. Du kan også oprette reglen først og derefter definere brugerrollerne som en del af processen med at oprette reglen.
Du kan også variere et kontrolelements funktionsmåde ud fra en brugerrolle. Du kan f.eks. kun aktivere et kontrolelement for en bestemt brugerrolle, mens andre brugerroller kan se dataene i kontrolelementet, men de kan ikke ændre dem. Muligheden for at begrænse, hvem der kan angive data i et kontrolelement baseret på brugerroller, er en måde at sikre, at de data, der indtastes i et kontrolelement, kommer fra en legitim kilde. Du kan f.eks. have et afkrydsningsfelt for godkendelse i en formularskabelon til et tilladelsesprogram, som kun medlemmer af administratorbrugerrollen kan vælge, hvilket angiver, at tilladelsen er godkendt. Brugere, der er tildelt andre brugerroller, f.eks. kontrahenter, der sender programmerne, kan kun se afkrydsningsfeltet, men de kan ikke markere eller fjerne markeringen i det.