Du kan anvende opbevaringsnavne til filer i SharePoint og OneDrive, enten individuelt eller samlet.
De etiketter, du kan se, er blevet tilpasset af din organisation. Hvis du har spørgsmål om, hvilken etiket der skal anvendes, skal du kontakte din helpdesk eller it-afdeling.
Anvende en opbevaringsetiket på et element
I OneDrive eller et SharePoint -bibliotek kan du navnmærke de fleste filer – et Microsoft 365 -dokument, der er oprettet i Word, PowerPoint, Excelosv. eller endda enOneNote -fil. Du kan også mærke ikke-Office filer som f.eks. en PDF-fil).
I et bibliotek kan du også navnmærke en mappe. Når du navniker mappen, anvendes den pågældende opbevaringsetiket på alle filerne i den pågældende mappe.
På en SharePoint liste kan du navnde visse typer elementer.
Anvend en etiket i OneDrive eller SharePoint
-
Markér elementet.
-
I øverste højre hjørne skal du vælge Åbn detaljeruden
-
Under Anvend etiketskal du vælge Vælg en etiket for at åbne listen over indstillinger.
-
Vælg den relevante opbevaringsetiket til dokumentet. (Du kan få mere at vide om forskellene mellem etiketterne ved at pege på hver enkelt af dem for at få vist en beskrivelse af dem og dens opbevaringsperiode).)
-
Hvis indstillingen Gem vises, skal du vælge den.
Angive en standardopbevaringsetiket til SharePoint et dokumentbibliotek
-
Åbn dokumentbiblioteket.
-
Øverst til højre i vinduet skal du vælge ikonet Indstillinger for
-
Vælg Indstillinger for bibliotek.
-
På siden Indstillinger under Tilladelser og administrationskal du vælge Anvend etiket på elementer på denne liste eller dette bibliotek.
-
På siden Anvend etiket skal du vælge rullelisten og derefter vælge den etiket, du vil anvende.
Den etiket, du vælger, anvendes automatisk på alle nye filer, der er føjet til dokumentbiblioteket, fra nu af.
-
Valgfrit: For automatisk at anvende navnet på alle filer, der aktuelt findes i dokumentbiblioteket, skal du vælge Anvend etiket på eksisterende elementer i biblioteket.
-
Vælg Gem.
Bemærk!: Opbevaringsnavne kan overskrives på filniveau. Med andre ord kan du, når du har angivet en standardetiket for et bibliotek, stadig tildele et alternativt navn til et enkelt element eller elementer i biblioteket, hvis det er nødvendigt.
Oprette en visning, der indeholder opbevaringsnavne
I SharePoint(og Teams) – men ikke OneDrive), kan du oprette en visning af det bibliotek, der indeholder kolonnen Etiketter, eller element er en postkolonne. Med denne visning kan du hurtigt se de opbevaringsnavne, der er tildelt til alle elementer, og hvilke elementer der er poster. Bemærk dog, at du ikke kan filtrere visningen efter element er en postkolonne. Sådan opretter du en sådan visning.
Start med at gøre kolonnen Opbevaringsnavn synlig:
-
Øverst i en kolonne skal du vælge pil ned
og derefter vælge Kolonne Indstillinger >Vis/skjul kolonner.
-
I ruden Rediger visningskolonner skal du markere feltet for Opbevaringsnavn.
-
Når du er færdig, skal du vælge Anvend.
Hvis du vil, kan du gemme visningen for at få hurtig adgang på et senere tidspunkt:
-
I højre side af kommandolinjen skal du vælge Visningsindstillinger >Gem visning som:
-
Tildel et navn til visningen.
-
Vælg, om visningen skal være offentlig, så andre kan se den.
-
Vælg Gem.
Nogle handlinger er ikke tilladt for elementer med mærkater
Når et element har et opbevaringsnavn, er nogle handlinger ikke tilladt – afhængigt af de indstillinger, din administrator har valgt.
Hvis du ser en meddelelse SharePoint, at du ikke kan redigere et mærket element, skyldes det, at det er blevet navnmærket en post. Du kan muligvis redigere dette element, hvis du først låser det op. Se næste afsnit for at få vejledning.
Låse en post op
Nogle opbevaringsnavne kan "låse" et element, fordi det er en post, der skal bevares. Dette forhindrer f.eks. at elementet slettes. For ting som kontrakter er dette en vigtig registreringsforanstaltning. Du kan dog muligvis låse elementer op, så de kan revideres eller opdateres med en ny version.
Bemærk!: Om du kan låse et element op, bestemmes af indstillingerne under administratorerne, herunder etiketkonfigurationen, webstedskonfigurationen, og om du har "Bidrage"-tilladelser.
-
Markér det element, du vil låse op, i biblioteket eller listen.
-
I øverste højre hjørne af vinduet skal du vælge Åbn detaljeruden
-
I ruden Detaljer under Poststatus skaldu vælge Låst.
-
Der vises et til/fra-kontrolelement ud for navnet på indstillingen. Klik på til/fra-knappen for at skifte fra Låst til Ulåst.
Når elementet er låst op, kan du redigere det. Når du er færdig med at redigere, kan du også låse elementet igen ved at følge ovenstående trin og slå Poststatus tilLåst igen.
Se også
Administratorer: Sammenlign begrænsningerne for, hvilke handlinger der er tilladte eller blokerede
