Anvende et filter for at få vist udvalgte poster i en Access-database

Filtrering er en praktisk måde kun at få vist de data, der skal vises i Access-databaser. Du kan bruge filtre til at vise bestemte poster i en formular, rapport, forespørgsel eller dataark eller til kun at udskrive bestemte poster fra en rapport, tabel eller forespørgsel. Ved at anvende et filter kan du begrænse dataene i en visning uden at ændre designet af det underliggende objekt.

I denne artikel

Sådan er filtre nyttige

Da visningen, du får, efter at du har anvender et filter, kun indeholder poster med de værdier, du har valgt, forbliver resten af dataene skjult, indtil du rydder filteret.

Bemærk!: Kolonner i dataark og kontrolelementer i formularer og rapporter, der er bundet til udtryk, understøtter ikke filtrering.

Der findes flere typer filtre, og nogle af dem er nemme at anvende og fjerne. Access indeholder nogle almindelige filtre, der er indbygget i hver visning. Tilgængeligheden af filterkommandoer afhænger af feltets type og værdier.

Hvis du f.eks. vil have vist posterne for de personer, hvis fødselsdage falder i løbet af en bestemt måned, skal du klikke på kolonnen Fødselsdato, på fanen Hjem i gruppen Sortér & Filter, klikke på Datofiltre og derefter vælge den påkrævede datoperiode.

Filtrering af et datofelt

1. De filtre, der er tilgængelige for dig, afhænger af datatypen i den valgte kolonne.

2. Alle datoer i periodefilter ignorerer dags- og årsdelen af datoværdierne.

I denne filtrerede visning kan du kun se de poster, hvor månedsdelen af feltet Fødselsdato er angivet til april.

Fødselsdato filtreret efter april

1. Filterikonet i kolonneoverskriften og postnavigatorlinjen angiver, at den aktuelle visning filtreres i kolonnen Fødselsdato.

2. Når du holder musen over kolonneoverskriften i dataarkvisningen, kan du se det aktuelle filterkriterium.

Bemærk!:  Når du anvender et filter på en kolonne, der allerede er filtreret, fjernes det forrige filter automatisk. Selvom kun et enkelt filter kan være gældende for et felt ad gangen, kan du angive et andet filter for hvert felt i visningen.

Hvis du f.eks. vil se navnene på de kontakter, der bor i Storbritannien, hvis fødselsdage falder i april, kan du filtrere tabellen Kontakter i feltet LandOmråde og også i feltet Fødselsdato. Når du filtrerer flere felter i en enkelt visning, kombineres filtrene ved hjælp af operatoren AND, sådan her:

LandOmråde = Storbritannien OG fødselsdato = april

Sådan gendannes ufiltreret visning: Fjern filtrene. Hvis du fjerner et filter midlertidigt, fjernes det fra visningen, så du kan skifte tilbage til den oprindelige, ufiltrerede visning.

Hvis du vil skifte mellem de filtrerede og ufiltrerede visninger, skal du klikke på Til/fra-filter i gruppen &fanen Hjem.

Sådan fjerner du et filter permanent fra en visning: Ryd filteret. Du kan få mere at vide om, hvordan du rydder filtre, i afsnittet Ryd et filter.

Filterindstillingerne træder i kraft, indtil du lukker objektet, også selvom du skifter til en anden visning af objektet. Med andre ord: Hvis du filtrerer en formular i dataarkvisning, vil filterindstillingerne stadig være i kraft, selvom du skifter til formularvisning eller layoutvisning, og de vil fortsat være gældende, indtil du lukker formularen. Hvis du gemmer objektet, mens filteret anvendes, vil det være tilgængeligt, næste gang du åbner objektet. Du kan få mere at vide om at gemme et filter i afsnittet Gem et filter i denne artikel.

Toppen af siden

Vælg og anvend en filtertype

Du kan vælge mellem flere forskellige filtre, der er klar til brug, til en datatype. Disse filtre er tilgængelige som menukommandoer i følgende visninger: Dataark, formular, rapport og layout. Ud over disse filtre kan du også filtrere en formular eller et dataark ved at udfylde en formular (kaldet Filtrer efter formular).

Hvis du ønsker mere fleksibilitet, og hvis du er fortrolig med at skrive udtryk, kan du oprette dine egne filtre ved hjælp af indstillingerne på fanen Filtrer dokument.

Vælg mellem følgende typer filtre:

Almindelige filtre:Sådan filtrerer du efter bestemte værdier eller et værdiområde.

Filtrer eftermarkering: Hvis du vil filtrere alle rækker i en tabel, der indeholder en værdi, der svarer til en valgt værdi i en række, skal du filtrere dataarkvisningen.

Filtrere efter formular:Sådan filtrerer du efter flere felter i en formular eller et dataark, eller hvis du forsøger at finde en bestemt post.

Avanceret filter:For at filtrere type, hvor du definerer brugerdefinerede filterkriterier.

Bemærk!: Hvis du ikke kan se filterkommandoerne i nogen af visningerne, har designeren af formularen eller databasen muligvis deaktiveret filtrering. Kontakt designeren for at få hjælp.

Almindelige filtre

Med undtagelse af OLE-objektfelter og felter, der viser beregnede værdier, tilbyder alle felttyper almindelige filtre. Listen over tilgængelige filtre afhænger af det valgte felts datatype og værdier.

Højreklik på det felt, du vil filtrere. Hvis du vil filtrere på flere kolonner eller kontrolelementer, skal du enten markere og filtrere hver kolonne eller hvert kontrolelement separat eller bruge en avanceret filterindstilling. Se afsnittene Filtrer efterformular og Avancerede filtre i denne artikel, hvis du vil have mere at vide.

Hvis du f.eks. vil se de filtre, der er tilgængelige for feltet Fødselsdato, skal du klikke på Filtrer under fanen Hjem i gruppen &Filtrer

Generelle datofiltre

1. Hvis du vil filtrere efter bestemte værdier, skal du bruge afkrydsningsfeltlisten. Listen viser alle de værdier, der aktuelt vises i feltet.

2. Hvis du vil filtrere efter et værdiinterval, skal du klikke på et af disse filtre og angive de påkrævede værdier. Hvis du f.eks. vil se fødselsdage, der ligger mellem den aktuelle dato og slutningen af året, skal du klikke på Mellemog derefter angive de relevante start- og slutdatoer i dialogboksen Mellem. Hvis du vil se alle fødselsdage, der falder på en bestemt dato, skal du klikke på datoen, og alle fødselsdage, der falder på den pågældende dato, vises.

Det er vigtigt at bemærke, at værdierne i et datofelt har indvirkning på listen over typespecifikke filtre. Hvis den seneste datoværdi i et datofelt er inden for de seneste to år, får du vist en længere, mere detaljeret filterliste. Hvis ingen af datoerne i et felt er mindre end to år gamle, får du vist den kortere filterliste.

Lister over generelle lange og korte datofiltre

Bemærk!: Typespecifikke filtre er ikke tilgængelige for ja/nej-, OLE-objekt- og vedhæftede filer-felter. Værdilisten er ikke tilgængelig for notatfelter eller for felter, der indeholder RTF-tekst.

Anvend et almindeligt filter

  1. Åbn en tabel, forespørgsel, formular eller rapport i en af følgende visninger: Dataark, formular, rapport eller layout.

  2. Sørg for, at visningen ikke allerede er filtreret. Kontrollér, at enten det ufiltrerede eller nedtonede ikon Intet filter findes på postvælgeren.

    Tip!: Hvis du vil fjerne alle filtre for et bestemt objekt, skal du klikke på Avanceret i gruppen & På fanen Hjem og derefter klikke på Ryd alle filtre.

  3. Klik et vilkårligt sted i den kolonne eller det kontrolelement, der svarer til det første felt, du vil filtrere, og klik på Filtrer under fanen Hjem i gruppen & Filter

Sådan anvender du et almindeligt filter: Peg på filtrene Tekst (eller Tal eller Dato), og klik derefter på det ønskede filter. Filtre som f.eks. Er ligmed og Mellem beder dig om at angive de nødvendige værdier.

Tip!:  Visse tegn, f.eks. *, %og ?, har en særlig betydning, når de er angivet i et filtertekstfelt. Eksempelvis repræsenterer * en streng med tegn, så strengen a* matcher enhver streng, der begynder med en, og ikke kun strengen a*. Hvis du vil se bort fra den særlige betydning af et tegn, skal du omslutte det med kantede parenteser [], som dette: a[*]. Databaser, der bruger ANSI-89-standarden behandler *, ?, [, ], !, -, og # som specialtegn. Databaser, der bruger ANSI-92-standarden behandler %, _, [, ], ^og - som specialtegn. Du kan bruge begge standarderne med Access, men du kan ikke blande de to standarder (f.eks. ?a*) i et bestemt udtryk.

Sådan anvender du et filter baseret på feltværdier: Fjern markeringen i afkrydsningsfelterne ud for de værdier, du ikke vil filtrere, og klik derefter på OK.

Hvis du vil filtrere efter en eller kun nogle få af værdierne på en lang liste, skal du først fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet (Markér alt) og derefter vælge de ønskede værdier.

Sådan filtrerer du for Null-værdier (en null-værdi angiver fravær af data) i tekst-, tal- og datofelter: Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet (Markér alle) på afkrydsningsfeltlisten, og markér derefter afkrydsningsfeltet ud for (Tomme).

Filtrere efter markering

Hvis du vil se alle de rækker i en tabel, der indeholder en værdi, der svarer til værdien i en række, kan du hurtigt filtrere dataarkvisningen ved at vælge en bestemt værdi og derefter klikke på kommandoen Markering. Rullelisten viser de tilgængelige filtreringsindstillinger. Disse indstillinger varierer afhængigt af datatypen for den valgte værdi. Du kan også få adgang til indstillingerne for markeringsfilteret ved at højreklikke på den specifikke celle.

Hvis f.eks. værdien 21-02-1967 aktuelt er valgt i feltet Fødselsdato, skal du klikke på Markering i gruppen & Filter under fanen Hjem for at få vist filteret efter markeringskommandoer og derefter vælge filtreringsindstillingen.

Valgbaseret filterliste

Listen over kommandoer afhænger også af, hvor meget af værdien der er markeret. Hvis du f.eks. kun vælger nogle af tegnene i værdien, får du vist en anden liste over kommandoer, afhængigt af hvilken del af feltet du har valgt.

Filtre, der er baseret på delvist markeret felt

1. Filtrer ved hjælp af starten af en feltværdi...

2. ... midten af en feltværdi...

3. ... eller slutningen af en feltværdi.

Bemærk!: Filtrering efter en delvis markering er ikke tilgængelig for felter med flere værdier. Kommandoen Markering er ikke tilgængelig for vedhæftede filer.

Hvis du vil fjerne et filter, skal du klikke på Til/fra-filter i gruppen & Filter under fanen Hjem eller klikke på Avanceret og klikke på Ryd alle filtre.

Anvende et filter baseret på en markering

  1. Åbn en tabel, forespørgsel, formular eller rapport i en af følgende visninger: Dataark, formular, rapport eller layout.

  2. Sørg for, at visningen ikke allerede er filtreret. Kontrollér, at enten det ufiltrerede eller nedtonede ikon Intet filter findes på postvælgeren.

  3. Gå til den post, der indeholder den værdi, du vil bruge som en del af filteret, og klik derefter inde i kolonnen (i dataarkvisning) eller kontrolelementet (i formular-, rapport- eller layoutvisning).

For at filtrere baseret på en delvis markering; vælg de ønskede tegn, klik på Markering i gruppen & filter under fanen Hjem, og klik derefter på det filter, du vil anvende.

Filtrer efter formular

Dette filter er nyttigt, når du vil filtrere på flere felter i en formular eller et dataark, eller hvis du forsøger at finde en bestemt post. Access opretter en tom formular eller et dataark, der svarer til den oprindelige formular eller det oprindelige dataark, og gør det derefter muligt at udfylde så mange af felterne, som du vil. Når du er færdig, finder Access de poster, der indeholder de angivne værdier.

Bemærk!: Du kan ikke angive feltværdier for felter med flere værdier ved hjælp af filter efter formular eller for felter med datatypen Notat, Link, Ja/Nej eller OLE-objekt, selvom du kan angive værdier for andre felter i postsættet.

Hvis du f.eks. vil finde alle kundeposter, hvor kontaktpersonens titel er Ejer,og den pågældende person er placeret enten i Portland eller i Eugene,skal du åbne dataarket eller formularen Kunder og klikke på Avanceret under fanen Hjem i gruppen Sortér & Filter ogderefter klikke på Filtrer efter formular.

Angiv det første sæt af værdier, klik derefter på fanen Eller nederst i dataarket eller formularen, og angiv derefter det næste sæt af værdier. Bemærk, at hvis du ønsker, at en feltværdi skal fungere som et filter uafhængigt af andre feltværdier, skal du angive denne værdi på fanen Søg efter og hver Eller-fane. Hver eller fane repræsenterer et alternativt sæt filterværdier.

Sådan får du kun vist de poster, der matcher dit input:    Klik Til/fra-filter i gruppen & Filter under fanen Hjem.

Anvende et filter ved at udfylde en formular

  1. Åbn en tabel eller forespørgsel i dataarkvisning eller en formular i formularvisning.

  2. Kontrollér, at visningen ikke allerede er filtreret. Kontrollér, at enten det ufiltrerede eller nedtonede ikon Intet filter findes på postvælgeren.

  3. Klik på Avanceret i gruppen & På fanen Hjem, og klik derefter på Filtrer efter formular i genvejsmenuen.

  4. Afhængigt af om du arbejder i dataarkvisning eller formularvisning, skal du gøre et af følgende:

    Dataarkvisning: Klik på den første række i den kolonne, du vil filtrere, klik på den pil, der vises, og vælg derefter en værdi. Hvis du vil tilføje flere værdier, skal du blot klikke på fanen Eller nederst i dataarket og vælge en anden værdi.

    Formularvisning:Klik på den pil, der vises i kontrolelementet, og vælg den værdi, der skal filtreres efter. Hvis du vil tilføje flere værdier, skal du klikke på fanen Eller nederst i formularen og vælge en anden værdi.

    Tip!: Du kan ikke angive feltværdier for felter med flere værdier ved hjælp af filteret efter formular, men du kan angive værdier for et felt med ikke-flere værdier i postsættet.

    • Brug operatoren eller operatoren til at angive en liste over mulige værdier for et felt. Du kan f.eks. angive "Portland" eller "Oregon" i feltet By for at filtrere efter poster, der indeholder en af værdierne.

    • Hvis du vil filtrere baseret på status for et kontrolelement, f.eks. et afkrydsningsfelt eller en knap, skal du klikke på kontrolelementet, så det er i den ønskede tilstand. Hvis kontrolelementet skal returneres til en neutral position, så det ikke bruges som et kriterium for filtrering af poster, skal du sikre dig, at det ikke er tilgængeligt (vises nedtonet).

    • Hvis du vil filtrere efter poster, der har null(manglende), ikke-null, tomme (tomme eller ""), eller ikke-tomme værdier, skal du skrive Is Null,Is Not Null,""eller Not "" i feltet.

  5. Hvis du vil angive to alternative sæt kriterier, f.eks. for kun at se navnene på kontakter, hvis LandOmråde-værdi er USA, og hvis fødselsdage falder i april, kan du gøre et af følgende:

    • Hvis du vil hente alle de poster, der opfylder et af flere sæt kriterier, skal du angive kriterierne ved at angive det første sæt kriterier, klikke på fanen Eller og derefter angive det næste sæt kriterier. Bemærk, at hvis du ønsker, at en feltværdi skal fungere som et filter uafhængigt af andre feltværdier, skal du angive denne værdi på fanen Søg efter og hver Eller-fane. Med andre ord repræsenterer fanen Søg efter og hver Eller et alternativt sæt filterværdier.

    • Bemærk også, at hver gang du føjer et feltkriterium til fanen Eller, opretter Access en anden Eller-fane. Dette giver dig mulighed for at angive flere "eller" kriterier. Filteret returnerer alle poster, der indeholder alle de værdier, der er angivet under fanen Søg efter, eller alle de værdier, der er angivet på den første Eller-fane eller alle de værdier, der er angivet på den anden Eller-fane osv.

Hvis du vil fjerne et filter og vise alle poster, skal du klikke på Til/fra-filteret igen.

Hvis du vil ændre et filter efter formular, skal du klikke påAvanceret og derefter klikke på Filtrer efter formular igen. Det aktuelle filterkriteriesæt vises.

Avanceret filter

Nogle gange kan det være en god ide at anvende et filter, der er en avanceret filtertype, og så skal du muligvis selv skrive filterkriteriet. For eksempel for at finde poster, der indeholder datoer, der forekommer i løbet af de seneste syv dage eller de seneste seks måneder.

Brug af avancerede filtre kræver skriveudtryk. Udtryk ligner formler i Excel og de kriterier, du angiver, når du designer en forespørgsel.

Et eksempel på, hvor du kan bruge et avanceret filter, er at finde navnene på de kontakter, hvis fødselsdage er sket i løbet af de seneste syv dage. Når du anvender et avanceret filter, kan du begrænse resultaterne yderligere til dem, hvis land/område er USA.

Anvende et avanceret filter

  1. Åbn en tabel, forespørgsel, formular eller rapport i en af følgende visninger: Dataark, formular, rapport eller layout.

  2. Sørg for, at visningen ikke allerede er filtreret. Kontrollér, at Intet filter vises nedtonet (er ikke tilgængeligt) på postnavigatorlinjen. Hvis postnavigatorlinjen ikke er synlig, skal du klikke på Avanceret i gruppen Sortér &-filter under fanen Hjem og derefter klikke på Ryd alle filtre (hvis Ryd alle filtre vises nedtonet, er der ingen filtre i kraft).

  3. Klik på Avanceret i gruppen & under fanen Hjem, og klik derefter på Avanceret filter/Sortér i genvejsmenuen.

  4. Tilføj de felter, du vil filtrere på, i gitteret.

  5. Angiv et kriterium i rækken Kriterier for hvert felt. Kriterierne anvendes som et sæt, og kun de poster, der opfylder alle kriterierne i rækken Kriterier, vises. Hvis du vil angive alternative kriterier for et enkelt felt, skal du skrive det første kriterium i rækken Kriterier og det andet kriterium i rækken Eller osv.

    Tip!: 

    • Hele sættet af kriterier i rækken Eller anvendes som et alternativ til sættet af kriterier i rækken Kriterier. Alle kriterier, der skal anvendes på begge sæt kriterier, skal indtastes i både rækken Kriterier og rækken Eller. Klik på Til/fra-filter for at få vist de filtrerede rækker.

    • En god måde at lære at skrive kriterier på er at anvende et almindeligt filter eller et filter baseret på markering, der giver et resultat, der er tæt på det, du leder efter. Derefter skal du, når filteret er anvendt på visningen, få vist fanen Filtrer objekt

Specialkommandoer under fanen Filtrer dokument

Der er to specielle kommandoer tilgængelige under fanen Filtrer dokument. Når du højreklikker et vilkårligt sted over designgitteret under fanen, er kommandoerne Indlæs fra forespørgsel og Gem som forespørgsel tilgængelige i genvejsmenuen.

Indstillinger for specialfilter

Kommandoen Indlæs fra forespørgsel indlæser designet af en valgt forespørgsel i gitteret. Dette giver dig mulighed for at bruge forespørgselskriterierne som filterkriterier.

Med kommandoen Gem som forespørgsel kan du gemme filterindstillingerne som en ny forespørgsel.

Toppen af siden

Skifte mellem filtreret og ufiltreret visning af dine data

Hvis du vil skifte til den ufiltrerede visning af data, skal du fjerne filtrene ved at klikke på Filtreret på postnavigatorlinjen for at vende tilbage til den fulde visning.

Når du fjerner de aktuelle filtre, fjernes filtrene midlertidigt fra alle felterne i visningen. Hvis du f.eks. først anvender filtre i felterne LandOmråde og Fødselsdato og derefter fjerner filtrene, kan du se alle posterne igen.

Hvis du vil genanvende de seneste filtre, skal du klikke på Ikke filtreret på postnavigatorlinjen.

Toppen af siden

Ryd et filter

Ryd et filter, når du ikke længere har brug for det. Når du rydder et filter, slettes det fra visningen, og du kan ikke længere genanvende det ved at klikke på Ikke filtreret på statuslinjen. Du kan rydde et enkelt filter fra et enkelt felt eller fjerne alle filtre fra alle felter i visningen.

  • Sådan rydder du et enkelt filter fra et enkelt felt: Højreklik på den filtrerede kolonne eller det filtrerede kontrolelement, og klik derefter på Ryd filter fra feltnavn.

  • Hvis du vil rydde alle filtre fra alle felter, skal du klikke på Avanceret i gruppen & under fanen Hjem og derefter klikke på Ryd alle filtre i genvejsmenuen.

Toppen af siden

Gem et filter

Det kan være nyttigt at gemme et filter, hvis du skal bruge det igen. De filterindstillinger, der er gældende på det tidspunkt, hvor du lukker en tabel, forespørgsel, formular eller rapport, gemmes automatisk sammen med objektet, og de kan anvendes igen. Som standard anvendes filterindstillingerne dog ikke automatisk for dig, når du næste gang åbner objektet.

Hvis du vil sikre, at de aktuelle filtre automatisk anvendes, når du næste gang åbner en tabel, forespørgsel, formular eller rapport, fra objektets egenskabsark, skal du angive egenskaben FilterOnLoad for objektet til Ja. Egenskaben FilterOnLoad anvendes, næste gang du åbner objektet. Når du ændrer denne indstilling, skal du lukke objektet og åbne det igen for at anvende den nye indstilling.

Bemærk!: Egenskabsindstillingen FilterOnLoad anvendes kun, når objektet indlæses. Hvis du angiver denne egenskab for et objekt i designvisning og derefter skifter til en anden visning, medfører det ikke, at indstillingen anvendes. Du skal lukke og genåbne objektet, for at ændringerne af egenskabsindstillingen FilterOnLoad træder i kraft.

Toppen af siden

Har du brug for mere hjælp?

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

×