Bedste fremgangsmåder i Outlook: skrive flot mail

Bedste fremgangsmåder i Outlook: skrive flot mail

Denne artikel indeholder

Opgaver

Gør ikke dette

Sådan bruger du distributionslister og kontaktpersongrupper (DLs)

Sådan bruger du indbyggede kommentarer

Hvornår skal jeg bruge Bcc?

Forberedelse af ferie

Opgaver

Følgende regler hjælper dine mails med at se professionelt ud og få din besked på hele siden.

  1. Læs meddelelsen, før du sender den.

  2. Gør dit emne beskrivende og handlingsorienteret. For eksempel: "ledere: Send din tavle Retreat-datoer" indeholder både gruppens navn og en handling, så modtagerne hurtigt kan se, hvad de skal udføre. Andre nyttige præfikser omfatter "Tip:" og "handling påkrævet."

  3. Hvis du har brug for en handling, skal du angive, hvad der skal være på emnelinjen.

  4. Skift meddelelsens emne, hvis samtalens emne ændres.

  5. Hold alle meddelelser korte og relevante.

  6. Organiser indholdet af din besked fra de vigtigste til mindste.

  7. Overvej at bruge fed skrift på vigtige oplysninger.

  8. Sæt handlingspunkter eller spørgsmål på separate linjer , så de skiller sig ud og bliver bemærket.

  9. Fed persons navne ved at stille spørgsmål. For eksempel: "Ryan: Hvad er projektets status?" Hvis du bruger Outlook 2016 med Microsoft 365, skal du overveje at bruge @Mentions.

  10. Begræns antallet af personer , som du sender en meddelelse til, hvem der har brug for at læse den.

    • Skriv de personer, der skal have besked, på CC -linjen.

    • Skriv de personer, der skal besvare eller udføre handlinger på linjen til .

  11. Brug en signatur , når det er relevant, men Behold din signatur enkel, kort, professionel og om muligt uden grafik.

  12. Hvis du ønsker et øjeblikkeligt svar, skal du ikke sende mails. Ring, eller send en chatbesked.

  13. Hvis du er i en mail samtale, der har mere end 10 meddelelser uden en løsning, kan du overveje at ringe til eller konfigurere et møde for at diskutere problemet. Mail er ikke altid et effektivt medie til at løse komplekse problemer.

  14. Kvittér for modtagelsen af meddelelser, der kræver et mere omfattende svar. Hvis du har for travlt til at svare med et klart svar med det samme, skal du fortælle afsenderen, at du undersøger problemet og vil svare inden for et bestemt tidsrum eller en dato. Markér meddelelsenfor at minde dig selv om svar senere.

  15. Brug høj prioritet ( Ikonet Høj prioritet i Outlook ) forsigtigt.

    Bemærk!: Selvom du har oprettet en forsinket Send-regel, kan du markere en meddelelse med høj prioritet , at den sendes med det samme.

  16. Hvis du beder om et spørgsmål, og der er flere personer, der kan svare, skal du vælge kun én person i stedet for at sende dit spørgsmål til en gruppe.

Nøglen til at skrive gode mails er at empathize med modtagerne.

Opfølgning: Markering med flag ved afsendelse

Når du sender en meddelelse til en person , som du skal bruge et svar fra, skal du gøre følgende:

  1. Markér den til dig selv, når du er på Send.

  2. Ændre navnet på den markerede mail opgave i opgavepanelet til at starte med opfølgning.

  3. Markér det med kategorien @Venter.

Når du tager disse tre trin, ved du, at din næste handling er at sende en ny meddelelse eller se efter et svar.

Tip    Det er ofte mere effektivt at minde dig selv om at sende endnu en meddelelse end at markere meddelelsen med flag for modtageren. På samme måde skal du, når du lover at gøre noget i en meddelelse, markere det med flag til dig selv, så du har en opgave i opgavepanelet til at minde dig om det.

Øverst på siden

Gør ikke dette

  1. Brug ikke brevpapir.

  2. Du skal ikke medtage din chef i alle meddelelser, du sender.

  3. Send ikke en meddelelse, når du er vred. Det er bedre at skrive den, gemme den i mappen kladder og vende tilbage til den senere.

  4. Du skal ikke forvente et hurtigt svar, når du sender lange meddelelser (mere end to afsnit).

  5. Send ikke en opfølgende meddelelse, der er mindre end en dag efter den første meddelelse. Hvis du ikke kan høre i tide, kan du prøve at bruge telefonen eller chatten.

  6. Du må ikke bruge kvitteringer for læsning eller kvitteringer for modtagelse i alle meddelelser, du sender. Brug dem kun, hvis du er i tvivl, om dine modtagere modtager meddelelsen.

  7. Du skal ikke tilføje flag eller høj prioritet Ikonet Høj prioritet i Outlook alle de meddelelser, du sender. Modtagerne begynder bare at ignorere dem.

  8. Brug ikke store bogstaver.

  9. Send ikke vedhæftede filer – Send links i stedet.

  10. Udvid ikke distributionslister eller kontaktgrupper. Hvis du udvider distributionslister, bliver meddelelser sværere at læse, og de får dem til at gå ind i de forkerte mailmapper.

  11. Brug ikke sarcasm. Dit humor kan være misforståt.

  12. Du skal ikke skrive noget, du gerne vil have, at alle i virksomheden kan læse. Du ved aldrig, hvor din e-mail-meddelelse kan blive afsluttet.

  13. Brug ikke kursiv eller meget kunstneriske skrifttyper, der er svære at læse.

  14. Du må ikke bruge røde skrifttyper, da de er svære at læse og kan fortolkes som kritiske.

  15. Du må ikke sende et svar til alle på en distributionsliste eller en kontaktgruppe, hvor du bliver bedt om at fjerne den. Aldrig.

Øverst på siden

Regler for kontaktgrupper og distributionslister (DLs)

  • Hvis du besvarer en stor kontaktgruppe, skal du følge alle mail DOS-og gør ikke dette.

  • Hvis du har brug for flere oplysninger fra en enkelt person eller er ved at undersøge problemet hver for sig, skal du svare på hele distributionslisten for at give alle besked om, at du svarer og derefter svarer på dem hver for sig. Husk at besvare distributionslisten, når problemet er blevet løst med opløsningen.Hvis du gør det, kan du få en løsning, der skal refereres til af andre personer på distributionslisten.

Sådan omdirigeres personer

Hvis nogen sender en meddelelse til en distributionsliste, som du er medlem af, og meddelelsen bliver bedre besvaret af en anden eller en anden distributionsliste, skal du gøre følgende:

  1. Svar med den rigtige distributionsliste eller person på linjen til .

  2. Send svar til den rigtige distributionsliste eller person.

  3. Undlad at indsætte den oprindelige distributionsliste på Bcc-linjen , da din meddelelse ikke filtreres af andres regler. Lad snarere distributionslisten stå på linjen til eller CC .

Sådan fjerner du fra en DL

Hvis du modtager en mail fra en distributionsliste, som du ikke vil være på, skal du sende en meddelelse til netværksadministratoren eller til ejeren af distributionslisten og bede om at blive fjernet. Svar ikke på hele distributionslisten. Hvis du vil finde ejeren af DL-listen, skal du dobbeltklikke på navnet på distributionslisten.

Øverst på siden

Sådan bruger du indbyggede kommentarer

Tilføjelse af indbyggede kommentarer til e-mail, du modtager, er en nem måde at besvare spørgsmål og svare direkte på problemer på. Det anses for at være den bedste fremgangsmåde at gøre følgende:

  1. I din meddelelse skal du nævne, at du kommenterer. Medtag for eksempel "Se yderligere kommentarer nedenfor".

  2. Få din tekst til at skille sig ud fra den oprindelige meddelelse. Her er nogle forslag:

    • Ændre skriftfarven

    • Før dit navn eller initialer i kantede parenteser, f. eks. [Melissa], [MM]

    • Ændre skrifttypen til kursiv eller fed eller begge dele

  3. Slet ikke noget, du ikke har skrevet.

Billede

Øverst på siden

Hvornår skal jeg bruge Bcc?

Brug funktionen Bcc til at fjerne personer fra en mail samtale, når du finder ud af, at de ikke længere har brug for den ekstra mail, eller hvis samtale emnet er blevet ændret.

Hvis du for eksempel er en af fem personer, der modtager et spørgsmål, og du vil besvare det, skal du flytte de andre fire personer til Bcc -linjen og angive noget som "Bcc'ing Joe, Jeff, James og Jennifer. Her er svaret... " Fremtidige meddelelser vises derefter kun mellem dig og den oprindelige afsender.

Du må ikke bruge Bcc til at lade tredjepart (såsom din chef) vide om en følsom meddelelse. Bcc -modtageren kan muligvis ikke finde ud af, at han eller hun har modtaget et Bcc og kan besvare alle, og det udsætte sig for, at vedkommende har modtaget et Bcc. Dette kan ske på tværs af Sneaky adfærd på din side.

I stedet for at bruge Bcc til at informere en tredjepart om et problem, skal du videresende meddelelsen, når du har sendt den.

Øverst på siden

Forberedelse af ferie

Hvis du bruger Outlook med Microsoft 365, en Outlook.com-, Hotmail.com-eller Live.com-konto eller en Microsoft Exchange-konto, kan du oprette en fraværs meddelelse for at fortælle personer i organisationen, at du ikke er til stede.

Som en bedste fremgangsmåde skal du følge rådgivningen i Tilføj tid væk fra Office til kollegaers Outlook-kalendere.

Hvis du eller din administrator har oprettet en delt ferie kalender, skal du sørge for at publicere din ferie her. Hvis alle bruger den delte kalender, behøver du ikke at sende en separat mødeindkaldelse, så alle kan se, at du ikke er til stede, da den artikel, der henvises til tidligere, foreslår, men en mail kan fungere som en god påmindelse.

Om forfatteren

Patricia Eddy er den indledende indholds skriver til Outlook. Patricia Eddy er den indledende indholds skriver til Outlook på skrivebordet. Hun er en tidligere Outlook MVP og forfatteren af flere bøger om meget gamle versioner af Outlook. Hun bor i Seattle, hvor hun nyder at læse og spille guitarer.

Øverst på siden

Bemærk!:  Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Var disse oplysninger nyttige? Her er artiklen på engelsk, så du kan sammenligne.

Har du brug for mere hjælp?

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×