Brug af brevfletning til at sende Access-data til Word

I videoen

Her er den generelle fremgangsmåde til oprettelse af en brevfletning i Word fra Access:

1. Åbn den Access-database, der indeholder de adresser, du vil flette med Word.

2. Hvis navigationsruden ikke er åben, skal du trykke på F11 for at åbne den.

3. Vælg den tabel eller forespørgsel, der indeholder adresserne. Hvis adressefelterne er spredt over flere tabeller, skal du oprette en simpel udvælgelsesforespørgsel, der indeholder de felter, du skal bruge, og vælge den forespørgsel til flettehandlingen.

4. Klik på Brevfletning i gruppen Eksportér under fanen Eksterne data.

5. Dialogboksen Guiden Brevfletning i Microsoft Word åbnes.

   

6. Vælg, om du vil have guiden til at sammenkæde dine adressedata med et eksisterende Word-dokument, eller om du vil starte med et nyt, tomt dokument.

7. Klik på OK.

Word starter og viser fanen Forsendelser og ruden Brevfletning.

1. Du kan gennemgå trinnene i guiden ved at klikke på linkene Næste og Forrige nederst i ruden Brevfletning.

2. I trin 3 i guiden behøver du ikke at vælge modtagerlisten. Det blev besluttet, da du valgte det i Access. Det kan dog være en god ide at finjustere listen ved at klikke på Rediger modtagerliste. I den boks, der åbnes, kan du fjerne individuelle modtagere fra fletningen, anvende filtre, sortere listen osv.

3. I trin 4 i guiden skal du skrive brevet (medmindre du arbejder med et eksisterende dokument).

4. Placer markøren i det dokument, hvor du vil indsætte adressedataene, og klik på Adresseblok, Hilsen eller Flere elementer i ruden Brevfletning for at indsætte Access-dataene i dokumentet. I de felter, der vises, skal du vælge det ønskede format og klikke på Match felter for at sikre, at felterne er matchet korrekt.

5. I trin 5 i guiden skal du klikke på knapperne Næste (>>) og Forrige (<<) for at få vist, hvordan de flettede data ser ud, når du udskriver dokumentet.

6. I trin 6 i guiden skal du klikke på Udskriv og vælge de ønskede udskriftsindstillinger.

7. Gem og luk Word-dokumentet.

   Bemærkninger!: 

   • Hvis du skal vende tilbage og justere nogle af dine indstillinger for fletning, efter du har fuldført guiden, er alle handlingerne tilgængelige på fanen Forsendelser i Word.

   • Hvis du foretager designændringer i Access-databasen, kan det være nødvendigt at justere nogle af indstillingerne for fletning i Word for at få fletningen til at fungere korrekt igen.

   • Guiden til brevfletning er designet omkring at arbejde med adressedata for postadresse. Du kan dog bruge brevfletningsfunktionen til at flette alle typer data med Word, f.eks. lagerposter, opgaver eller det, du gemmer i Access.

Du kan finde flere oplysninger om brevfletningsfunktionerne i Word i følgende artikler:

• Brug af brevfletning til at tilpasse dokumenter

• Opret navne med brevfletning

• Mailfletning i Word