Flytte data fra Excel til Access

I denne artikel kan du se, hvordan du kan flytte dine data fra Excel for at få adgang til og konvertere dine data til relationstabeller, så du kan bruge Microsoft Excel og Access sammen. Access er bedst til at indsamle, gemme, forespørge på og dele data, og Excel er bedst til at beregne, analysere og visualisere data.

To artikler, der bruger Access eller Excel til at administrere dine data og de10 vigtigste grunde til at bruge Access med Excel, diskuterer, hvilket program der er bedst egnet til en bestemt opgave, og hvordan du bruger Excel og Access sammen for at oprette en praktisk løsning.

Når du flytter data fra Excel til Access, er der tre grundlæggende trin til processen.

tre grundlæggende trin

Bemærk!: Du kan finde oplysninger om datamodellering og relationer i Access i grundlæggende oplysninger om database design.

Trin 1: Importér data fra Excel til Access

Import af data er en handling, der kan gå meget mere problemfrit, hvis du tager et stykke tid for at forberede og rense dine data. Import af data er ligesom at flytte til et nyt hjem. Hvis du rydder og organiserer dine ejendele, før du bevæger dig, er det meget nemmere at afregne ind i dit nye hjem.

Rengør dine data, før du importerer

Før du importerer data til Access, er det en god ide at:

  • Konvertere celler, der indeholder ikke-Atom data (dvs. flere værdier i én celle) til flere kolonner. For eksempel skal en celle i kolonnen "færdigheder", der indeholder flere færdigheds værdier, såsom "C#-programmer," "VBA-programmering" og "webdesign", være brudt ud for at adskille kolonner, der kun indeholder én færdigheds værdi.

  • Brug kommandoen TRIM til at fjerne foranstillede, efterstillede og flere integrerede mellemrum.

  • Fjern tegn, der ikke udskrives.

  • Find og ret stave-og tegnsætningsfejl.

  • Fjern dublerede rækker eller dublerede felter.

  • Sørg for, at kolonner med data ikke indeholder blandede formater, især tal, der er formateret som tekst eller datoer formateret som tal.

Du kan finde flere oplysninger i følgende emner i hjælp til Excel:

Bemærk!: Hvis din datarensning skal være kompleks, eller du ikke har tid eller ressourcer til at automatisere processen på egen hånd, kan du overveje at bruge en tredjepartsleverandør. Hvis du vil have mere at vide, skal du søge efter "data rengørings software" eller "data kvalitet" i din foretrukne søgemaskine i din webbrowser.

Vælg den bedste datatype, når du importerer

Under importen i Access skal du vælge et par mulige valg, så du kan modtage nogle få (eventuelle) Konverteringsfejl, der kræver manuel indgriben. I følgende tabel opsummeres det, hvordan Excel-talformater og Access-datatyper konverteres, når du importerer data fra Excel til Access, og der vises nogle tip til de bedste datatyper, du kan vælge i guiden Importér regneark.

Excel-talformat

Access-datatype

Kommentarer

Bedste praksis

Tekst

Tekst, notat

Datatypen Access Text gemmer alfanumeriske data op til 255 tegn. Datatypen Access-Memo gemmer alfanumeriske data op til 65.535 tegn.

Vælg Memo for at undgå at afkorte data.

Tal, procent, brøk, videnskabelig

Tal

Access har en datatype af typen tal, der varierer afhængigt af egenskaben Feltstørrelse (byte, heltal, langt heltal, enkelt, dobbelt, decimal).

Vælg dobbelt for at undgå fejl i datakonverteringen.

Dato

Dato

Access og Excel bruger begge de samme serielle dato numre til at gemme datoer. I Access er datointervallet større: fra-657.434 (1. januar 100 A.D.) til 2.958.465 (31. december 9999 A.D.).

Da Access ikke genkender 1904-datosystemet (bruges i Excel til Macintosh), skal du konvertere datoerne i Excel eller Access for at undgå forvirring.

Hvis du vil have mere at vide, skal du se ændre datosystem, format eller tocifret Årstals fortolkning og importere eller oprette en kæde til data i en Excel-projektmappe.

Vælg dato.

Klokkeslæt

Klokkeslæt

Access og Excel både gemmer Tidsværdier ved hjælp af den samme datatype.

Vælg tid, som normalt er standard.

Valuta, revision

Valuta

I Access gemmer datatypen valuta som 8-byte-tal med præcision til fire decimaler og bruges til at lagre økonomiske data og til at forhindre afrunding af værdier.

Vælg valuta, som normalt er standard.

Boolesk værdi

Ja/Nej

Access bruger-1 for alle ja-værdier og 0 for alle Nej-værdier, hvorimod Excel bruger 1 for alle sande værdier og 0 for alle falsk-værdier.

Vælg Ja/Nej, som automatisk konverterer underliggende værdier.

Link

Link

Et link i Excel og Access indeholder en URL-adresse eller webadresse, som du kan klikke på og følge.

Vælg link, ellers kan Access bruge datatypen tekst som standard.

Når dataene er i Access, kan du slette Excel-dataene. Husk at sikkerhedskopiere den oprindelige Excel-projektmappe først, før du sletter den.

Du kan få mere at vide i emnet importere eller oprette en kæde til data i en Excel-projektmappe iAccess Hjælp.

Automatisk tilføje data på den nemme måde

Et almindeligt problem Excel-brugere har tilføjet data med de samme kolonner i ét stort regneark. For eksempel har du muligvis en løsning til aktiv opfølgning, der er startet i Excel, men nu har du vokset til at inkludere filer fra mange arbejdsgrupper og afdelinger. Disse data kan være i forskellige regneark og projektmapper eller i tekstfiler, der er datakilde kilder fra andre systemer. Der er ingen brugergrænseflade kommando eller nem måde at tilføje lignende data i Excel.

Den bedste løsning er at bruge Access, hvor du nemt kan importere og tilføje data i én tabel ved hjælp af guiden Importér regneark. Du kan desuden føje mange data til én tabel. Du kan gemme import handlingerne, tilføje dem som planlagte Microsoft Outlook-opgaver og endda bruge makroer til at automatisere processen.

Trin 2: normalisering af data ved hjælp af guiden Tabelanalyse

Når du første gang overblik, kan du få vist en uoverskuelig opgave ved at gå gennem processen med at normalisering af dine data. Heldigvis er normalisering af tabeller i Access en proces, der er meget nemmere, takket være guiden Tabelanalyse.

guiden til tabelanalyse

1. Træk de markerede kolonner til en ny tabel, og Opret relationer automatisk

2. Brug kommando kommandoer til at omdøbe en tabel, tilføje en primær nøgle, oprette en eksisterende kolonne til en primær nøgle og annullere den seneste handling

Du kan bruge denne guide til følgende:

  • Konvertere en tabel til et sæt mindre tabeller og automatisk oprette en primær og fremmed nøgle-relation mellem tabellerne.

  • Føj en primær nøgle til et eksisterende felt, der indeholder entydige værdier, eller Opret et nyt ID-felt, der brugerdatatypen Autonummerering.

  • Opret automatisk relationer for at gennemtvinge referentiel integritet med kaskadevise opdateringer. Overlappende sletninger tilføjes ikke automatisk for at forhindre utilsigtede sletning af data, men du kan nemt tilføje overlappende sletninger på et senere tidspunkt.

  • Søg i nye tabeller efter overflødige eller duplikerede data (f. eks den samme kunde med to forskellige telefonnumre), og Opdater dette efter behov.

  • Opret en sikkerhedskopi af den oprindelige tabel, og Omdøb den ved at føje "_OLD" til navnet. Derefter opretter du en forespørgsel, der rekonstruere den oprindelige tabel med det oprindelige tabelnavn, så alle eksisterende formularer eller rapporter, der er baseret på den oprindelige tabel, fungerer sammen med den nye tabelstruktur.

Hvis du vil have mere at vide, skal du se normalisering af dine data ved hjælp af Tabelanalyse.

Trin 3: oprette forbindelse til Access-data fra Excel

Når dataene er blevet normaliseret i Access, og der er oprettet en forespørgsel eller tabel, der rekonstruere de oprindelige data, er det en enkle forbindelse til Access-dataene fra Excel. Dine data er nu i Access som en ekstern datakilde, og det kan derfor være forbundet til projektmappen via en dataforbindelse, som er en objektbeholder med oplysninger, der bruges til at finde, logge på og få adgang til den eksterne datakilde. Forbindelsesoplysninger gemmes i projektmappen og kan også gemmes i en forbindelsesfil, f. eks en Office data forbindelsesfil (ODC) (. odc-filtypenavn) eller en fil med en datakildenavn (. DSN-filtypenavn). Når du har oprettet forbindelse til eksterne data, kan du også automatisk opdatere (eller opdatere) din Excel-projektmappe fra Access, når dataene opdateres i Access.

Hvis du vil have mere at vide, skal du se importere data fra eksterne datakilder (Power-forespørgsel).

Få dine data ind i Access

I dette afsnit gennemgås følgende faser for normalisering af dine data: opdele værdier i kolonnerne sælger og adresse i de mest alminde de mest alminde stykker, opdele relaterede emner i deres egne tabeller, kopiere og indsætte disse tabeller fra Excel til Få adgang til, oprette vigtige relationer mellem de nyligt oprettede Access-tabeller og oprette og køre en simpel forespørgsel i Access for at returnere oplysninger.

Eksempeldata i en formular, der ikke er normaliseret

Følgende regneark indeholder ikke-Atom værdier i kolonnen sælger og adresse kolonnen. Begge kolonner skal opdeles i to eller flere separate kolonner. Dette regneark indeholder også oplysninger om sælgere, produkter, kunder og ordrer. Disse oplysninger bør også opdeles yderligere efter emne i separate tabeller.

Sælger

Ordre-id

Ordredato

Produkt-id

Plukke

Pris

Kundenavn

Adresse

Telefon

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell Saint Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Cornell Saint Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4,50

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard EM Vejle, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Fourth Coffee

7007 Cornell Saint Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell Saint Redmond, WA 98199

425-555-0201

Oplysninger i de mindste dele: Atom data

Når du arbejder med dataene i dette eksempel, kan du bruge kommandoen tekst til kolonne i Excel til at adskille de "Atom" dele af en celle (f. eks adresse, by, stat og postnummer) i diskrete kolonner.

I følgende tabel vises de nye kolonner i det samme regneark, når de er blevet opdelt for at få alle værdierne Atom. Bemærk, at oplysningerne i kolonnen Sælger er blevet opdelt i efter navn og kolonnerne fornavn, og at oplysningerne i adresse kolonnen er blevet opdelt i adresserne adresse, by, stat og POSTnummer. Disse data er i "første normal formular".

Efternavn

Fornavn

 

Adresse

By

Stat

Postnummer

Li

Yale

2302 Harvard EM

Bellevue

WA

98227

Adams

Ellen

1025 Columbia-cirkel

Kirkland

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvard EM

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell Skt. Redmond

Redmond

WA

98199

Opdele data i organiserede emner i Excel

De flere tabeller med eksempeldata, der følger, viser de samme oplysninger fra Excel-regnearket, efter det er blevet opdelt i tabeller for sælgere, produkter, kunder og ordrer. Tabel designet er ikke endeligt, men det er på det rigtige spor.

Tabellen sælgere indeholder kun oplysninger om salgsmedarbejdere. Bemærk, at hver post har et entydigt ID (sælger-ID). Værdien fra sælger-ID bruges i tabellen Ordrer til at forbinde ordrer til sælgere.

Sælgere

Sælger-ID

Efternavn

Fornavn

101

Li

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

Tabellen produkter indeholder kun oplysninger om produkter. Bemærk, at hver post har et entydigt ID (produkt-ID). Værdien for produkt-ID bruges til at knytte produktoplysninger til tabellen Ordredetaljer.

Varer

Produkt-id

Pris

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25 %

Tabellen kunder indeholder kun oplysninger om kunder. Bemærk, at hver post har et entydigt ID (kunde-ID). Kunde-ID-værdien bruges til at knytte kundeoplysninger til tabellen Ordrer.

Kunder

Kunde-id

Navn

Adresse

By

Stat

Postnummer

Telefon

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard EM

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia-cirkel

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell Skt

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Tabellen Ordrer indeholder oplysninger om ordrer, sælgere, kunder og produkter. Bemærk, at hver post har et entydigt ID (ordre-ID). Nogle af oplysningerne i denne tabel skal opdeles i en ekstra tabel, der indeholder Ordredetaljer, så tabellen ordrer kun indeholder fire kolonner – det entydige ordre-ID, Ordredato, sælger-ID og kunde-ID. Den tabel, der vises her, er endnu ikke opdelt i tabellen Ordredetaljer.

Ordrer

Ordre-id

Ordredato

Sælger-ID

Kunde-id

Produkt-id

Plukke

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Ordreoplysninger, såsom produkt-ID og antal, flyttes fra tabellen Ordrer og gemmes i en tabel med navnet Ordredetaljer. Vær opmærksom på, at der er 9 ordrer, så det gør det fornuftigt, at der er 9 poster i denne tabel. Bemærk, at tabellen Ordrer har et entydigt ID (ordre-ID), som du kan referere til fra tabellen Ordredetaljer.

Det endelige design af tabellen Ordrer skal se således ud:

Ordrer

Ordre-id

Ordredato

Sælger-ID

Kunde-id

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Tabellen Ordredetaljer indeholder ingen kolonner, der kræver entydige værdier (dvs. der er ingen primær nøgle), så det er i orden, at en eller flere kolonner indeholder "redundante" data. Der skal dog være helt identiske to poster i denne tabel (denne regel gælder for alle tabeller i en database). I denne tabel skal der være 17 poster – der svarer til et produkt i en enkelt ordre. For eksempel i ordre 2349 består tre C-789-produkter af en af de to dele af hele ordren.

Tabellen Ordredetaljer bør derfor se ud som følger:

Ordredetaljer

Ordre-id

Produkt-id

Plukke

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Kopiere og indsætte data fra Excel i Access

Nu hvor oplysningerne om sælgere, kunder, produkter, ordrer og Ordredetaljer er blevet brudt ind i separate emner i Excel, kan du kopiere disse data direkte til Access, hvor de bliver til tabeller.

Opret relationer mellem Access-tabellerne og kørsel af en forespørgsel

Når du har flyttet dine data til Access, kan du oprette relationer mellem tabeller og derefter oprette forespørgsler for at returnere oplysninger om forskellige emner. Du kan for eksempel oprette en forespørgsel, der returnerer ordre-id'et og navnene på sælgerne for ordrer, der er angivet mellem 3/05/09 og 3/08/09.

Du kan også oprette formularer og rapporter for at gøre det nemmere at skrive data og salgsanalyse.

Har du brug for mere hjælp?

Du kan altid spørge en ekspert i Excel Tech Community, få support i Answers community eller foreslå en ny funktion eller forbedring i Excel User Voice.

Har du brug for mere hjælp?

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×