Grundlæggende opgaver i en Access-skrivebordsdatabase

I denne artikel

• Vælge en skabelon

• Opret en database fra bunden

• Tilføj en tabel

• Kopiere og indsætte data

• Importér eller sammenkæd til data

• Organisere data med Tabelanalyse

• Næste trin

Vælge en skabelon

Access-skabeloner har indbyggede tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter, der er klar til brug. Et udvalg af skabeloner er det første, du bemærker, når du starter Access, og du kan søge online efter flere skabeloner.

1. Klik på Filer >Nyi Access.

2. Vælg en skabelon til en skrivebordsdatabase, og skriv et navn til din database under Filnavn.Hvis du ikke kan se en skabelon, der fungerer for dig,skal du bruge feltet Søg i skabeloner online.

3. Du kan enten bruge standardplaceringen, som Access viser under feltet Filnavn, eller du kan klikke på mappeikonet for at vælge en.

4. Klik på Opret.

Afhængigt af skabelonen kan det være nødvendigt at gøre et af følgende for at komme i gang:

• Hvis access viser en logondialogboks med en tom liste over brugere:

  1. Klik på Ny bruger.

  2. Udfyld formularen Brugeroplysninger.

  3. Klik på & Luk.

  4. Vælg det brugernavn, du lige har angivet, og klik derefter på Logon.

• Hvis Der vises en sikkerhedsadvarsel på meddelelseslinjen, og du har tillid til skabelonens kilde, skal du klikke på Aktivér indhold. Hvis databasen kræver logon, skal du logge på igen.

Du kan finde flere oplysninger i oprette en Access-skrivebordsdatabase ud fra en skabelon.

Opret en database fra bunden

Hvis ingen af skabelonerne passer til dine behov, kan du starte med en tom skrivebordsdatabase.

1. I Access skal du klikke på Ny > tom skrivebordsdatabase.

2. Skriv et navn til databasen i feltet Filnavn.

3. Du kan enten bruge standardplaceringen, som Access viser under feltet Filnavn, eller du kan klikke på mappeikonet for at vælge en.

4. Klik på Opret.

Tilføj en tabel

I en database gemmes dine oplysninger i flere relaterede tabeller. Sådan opretter du en tabel:

1. Når du åbner databasen for første gang, får du vist en tom tabel i dataarkvisning, hvor du kan tilføje data. Hvis du vil tilføje en anden tabel, skal du klikke på fanen Opret > Tabel. Du kan enten begynde at angive data i det tomme felt (celle) eller indsætte data fra en anden kilde som f.eks. en Excel-projektmappe.

2. Hvis du vil omdøbe en kolonne (et felt), skal du dobbeltklikke på kolonneoverskriften og derefter skrive det nye navn.

1. Klik på Filer > Gem.

• Hvis du vil tilføje flere felter, skal du skrive kolonnen Klik for at tilføje.

• Hvis du vil flytte en kolonne, skal du markere den ved at klikke på dens kolonneoverskrift og derefter trække den til den ønskede position. Du kan også markere sammenhængende kolonner og trække dem alle til en ny placering.

Du kan finde flere oplysninger i Introduktion til tabeller.

Kopiere og indsætte data

Du kan kopiere og indsætte data fra et andet program som f.eks. Excel eller Word i en Access-tabel. Dette fungerer bedst, hvis dataene er adskilt i kolonner. Hvis dataene er i et tekstbehandlingsprogram, f.eks. Word, skal du enten bruge mærker til at adskille kolonnerne eller konvertere til et tabelformat, før du kopierer.

1. Hvis dataene skal redigeres, f.eks. adskille fulde navne i fornavne og efternavne, skal du gøre det først i kildeprogrammet.

2. Åbn kilden, og kopiér (Ctrl+C) dataene.

3. Åbn den Access-tabel, hvor du vil tilføje dataene i dataarkvisning, og indsæt dem (Ctrl+V).

4. Dobbeltklik på hver kolonneoverskrift, og skriv et beskrivende navn.

5. Klik på > Gem, og giv den nye tabel et navn.

   Bemærk!:  Access angiver datatypen for hvert felt ud fra de oplysninger, du indsætter i den første række i hver kolonne, så sørg for, at oplysningerne i de følgende rækker svarer til den første række.

Importér eller sammenkæd til data

Du kan enten importere data fra andre kilder, eller du kan oprette en kæde til dataene fra Access uden at flytte oplysningerne fra det sted, hvor de er gemt. Sammenkædning kan være en god mulighed, hvis du har flere brugere, der opdaterer dataene, og du vil sikre dig, at du får vist den nyeste version, eller hvis du vil spare lagerplads. Du kan vælge, om du vil sammenkæde eller importere data for de fleste formater. Se Importér eller sammenkæd til data i en anden Access-database for at få flere oplysninger.

Processen varierer en smule afhængigt af datakilden, men disse instruktioner hjælper dig i gang:

1. Klik på det dataformat, du vil importere fra eller oprette en kæde til, under fanen Eksterne data. Hvis du ikke kan se det rigtige format, skal du klikke på Mere.

1. Følg vejledningen i dialogboksen Hent eksterne data.

Når du sammenkæder, er nogle formater tilgængelige som skrivebeskyttede. Her er de eksterne kilder, som du kan importere data eller linke fra:

Du kan få mere at vide under Importér eller opret en kæde til data i en anden Access-database.

Organisere data med Tabelanalyse

Du kan bruge guiden Tabelanalyse til hurtigt at identificere overflødige data. Guiden gør det derefter nemt at organisere dataene i separate tabeller. Access bevarer den oprindelige tabel som en sikkerhedskopi.

1. Åbn den Access-database, der indeholder den tabel, du vil analysere.

2. Klik på Databaseværktøjer > Analysér tabel.

   De første to sider i guiden indeholder et kort selvstudium med eksempler. Hvis du ser et afkrydsningsfelt med navnet Vis introduktionssider?skal du markere afkrydsningsfeltet og derefter klikke på Tilbage to gange for at se introduktionen. Hvis du ikke vil se introduktionssiderne igen, skal du fjerne markeringen Vis introduktionssider?

Toppen af siden

Næste trin

Resten af designprocessen varierer, afhængigt af hvad du vil gøre, men du bør sandsynligvis overveje at oprette forespørgsler, formularer, rapporter og makroer. Disse artikler kan hjælpe:

• Introduktion til tabeller

• Introduktion til forespørgsler

• Oprette en Access-formular

• Introduktion til rapporter i Access

• Beskyt dine data med processer til sikkerhedskopiering og gendannelse

Toppen af siden