Lister og biblioteker indeholder ofte følsomme oplysninger, såsom markedsføringskampagne budgetter eller personale initiativer. Det kan være vigtigt, at du kun har "officielle" versioner af elementer eller filer, der er synlige for bestemte brugere.
Du kan kræve godkendelse af et element eller en fil, før indholdet bliver synligt for bestemte brugere. Ved at kræve godkendelse kan organisationer anvende et betydeligt kvalitetsniveau og sikkerhed til følsomt indhold.
Du kan oprette lister i Microsoft SharePoint, liste-appen i Microsoft 365 eller teams. Hvis du vil have mere at vide, skal du se tilføje listeelementer. Få mere at vide om at komme i gang med lister i Microsoft teams.
Angive, at elementerne på en liste skal godkendes
-
Gå til den liste, du vil kræve godkendelse for.
-
Vælg indstillinger
og derefter Listeindstillinger. -
Vælg Indstillinger for versioneri sektionen generelle indstillinger .
-
I sektionen godkendelse af indhold skal du vælge Ja som svar på Kræv godkendelse af indhold for sendte elementer? I sektionen Versionshistorik for element skal du angive, om du vil oprette versioner, hver gang et element redigeres. Du kan også vælge at begrænse antallet af versioner, der bevares.
-
I sektionen sikkerhed for kladdeelement skal du afgøre, hvilke brugere der kan se kladdeelementer på listen.
Tip!: Hvis du har brug for godkendelse af indhold for en liste eller et bibliotek, der allerede indeholder elementer, er alle elementer i biblioteket markeret som godkendt.
-
Du kan vælge en af følgende:
-
Brugere, der kan læse elementer på listen.
-
Kun brugere, der kan redigere elementer på listen.
-
Kun brugere, der kan godkende elementer på listen, og elementets forfatter.
-
-
Vælg OK.
Godkendelsesstatus
Hvis nogen sender et element til en liste eller et bibliotek, der kræver godkendelse, er det i ventende status, indtil en person (som mindst har tilladelsesniveauet Administrer lister) godkender det. Mens det afventer godkendelse, forbliver den afventende status.
Når et element er afventende status, er det normalt kun varens afsender og de personer, der har tilladelse til at administrere lister og biblioteker, der kan se det. Når status ændres fra afventer til godkendt, bliver den synlig for alle, der har tilladelse til at få vist listen eller biblioteket.
Afviste artikler forbliver på listen eller i biblioteket, indtil afsenderen – eller en anden person, der har de nødvendige tilladelser – sletter dem. Alle elementer eller filer, der allerede findes på listen eller i biblioteket, tildeles automatisk godkendt status.
Vigtigt!: Hvis sikkerheden i websteds biblioteket er konfigureret til at tillade, at alle brugere kan læse elementer, kan alle, der har læsetilladelse til webstedet, se alle elementer på listen eller i biblioteket, uanset om elementerne er i godkendt status.
Angive elementer i et SharePoint-bibliotek, der kræver godkendelse
Bemærk!: Kun brugere med tilladelsen Fuld kontrol eller design kan ændre indstillingerne for SharePoint-biblioteket.
-
Gå til det SharePoint-bibliotek, du vil kræve godkendelse for.
-
Vælg indstillinger
og derefter Indstillinger for bibliotek.Hvis du ikke kan se disse menupunkter, skal du vælge bibliotek, og i gruppen Indstillinger skal du vælge
Indstillinger for bibliotek.
-
Vælg indstillinger for versionerunder generelle indstillingerfor at åbne siden Indstillinger for versioner .
-
I sektionen godkendelse af indhold skal du vælge Ja som svar på Kræv godkendelse af indhold for sendte elementer? I sektionen Versionshistorik for dokument skal du angive, om du vil SharePoint oprette versioner, når en fil redigeres. Du kan også vælge at begrænse antallet af versioner, der bevares.
-
I sektionen sikkerhed for kladdeelement skal du afgøre, hvilke brugere der kan se kladdeelementer i dokumentbiblioteket.
Tip!: Hvis du har brug for godkendelse af indhold for en liste eller et bibliotek, der allerede indeholder elementer, er alle elementer i biblioteket markeret som godkendt.
-
Du kan vælge en af følgende:
-
Brugere, der kan læse elementer på listen.
-
Kun brugere, der kan redigere elementer på listen.
-
Kun brugere, der kan godkende elementer på listen, og elementets forfatter.
-
-
Vælg OK.
Angive, at elementer eller filer på en liste eller i et bibliotek skal godkendes
Hvis nogen sender et element eller en fil til en liste eller et bibliotek, der kræver godkendelse, er det afventer status, indtil en person, der har de nødvendige tilladelser til at gøre det, godkender det. Mens det afventer godkendelse, forbliver den afventende status.
Når et element eller en fil er afventer status, er det som regel den, der har afsenderen af elementet eller filen, og de personer, der har tilladelse til at administrere lister og biblioteker, der kan se den. Når status ændres fra afventer til godkendt, bliver den synlig for alle, der har tilladelse til at få vist listen eller biblioteket. Afviste artikler forbliver på listen eller i biblioteket, indtil afsenderen – eller en anden person, der har de nødvendige tilladelser – sletter dem. Alle elementer eller filer, der allerede findes på listen eller i biblioteket, tildeles automatisk godkendt status.
Vigtigt!: Hvis sikkerheden i websteds biblioteket er konfigureret til at tillade, at alle brugere kan læse elementer, kan alle, der har læsetilladelser til webstedet, se alle elementer på listen eller i biblioteket, uanset om elementerne er godkendt som status.
Kun personer, der har tilladelsen Fuld kontrol eller design, kan ændre liste-eller Biblioteksindstillinger.
Sådan konfigurerer du påkrævet godkendelse af elementer eller filer
-
Hvis websteds listen eller-biblioteket ikke allerede er åbent, skal du vælge navnet i ruden hurtig start.
-
På båndet skal du vælge fanen bibliotek i gruppen Biblioteks værktøjer eller Listeværktøjer .
-
Hvis du arbejder i et bibliotek, skal du vælge Indstillinger for bibliotek. Hvis du arbejder på en liste, skal du vælge Listeindstillinger. I dette eksempel åbnes siden Indstillinger for bibliotek .
-
Vælg Indstillinger for versionerunder generelle indstillinger. Siden Indstillinger for versioner åbnes.
-
I sektionen godkendelse af indhold skal du vælge Ja som svar på indstillingen kræver godkendelse af indhold for sendte elementer? spørgsmål.
-
I sektionen sikkerhed for kladdeelement skal du afgøre, hvilke brugere der kan se kladdeelementer i dokumentbiblioteket. I dette eksempel er det kun brugere, der kan godkende elementer (og elementets forfatter) , der er markeret.
-
Vælg OK.
I følgende eksempel vises godkendte elementer i et bibliotek, efter at indstillingen Kræv godkendelse af indhold blev angivet til Ja. Da disse filer allerede var i biblioteket, godkendes de automatisk.
Fjerne godkendelseskrav fra en websteds liste eller et bibliotek
Din organisation kan på et senere tidspunkt finde det upraktisk eller unødvendigt at kræve godkendelse for hver fil i en bestemt liste eller et bestemt bibliotek. Dette krav er ikke kun en efterspørgselsperiode fra den person, der skal tildele eller nægte godkendelse, men det forhindrer også personer i nemt at samarbejde om en fil eller et element. Hvis du finder ud af, at din organisation ikke længere skal have hvert element eller en fil godkendt, kan du fjerne behovet.
Sådan fjernes kravet om godkendelse af elementer eller filer på en liste eller i et bibliotek
-
Hvis websteds listen eller-biblioteket ikke allerede er åbent, skal du vælge navnet i ruden hurtig start.
-
På båndet skal du vælge fanen bibliotek i gruppen Biblioteks værktøjer eller fanen liste i gruppen Listeværktøjer .
-
Hvis du arbejder i et bibliotek, skal du vælge Indstillinger for bibliotek. Hvis du arbejder på en liste, skal du vælge Listeindstillinger. I dette eksempel åbnes siden Indstillinger for bibliotek .
-
Vælg Indstillinger for versionerunder generelle indstillinger. Siden Indstillinger for versioner åbnes.
-
I sektionen godkendelse af indhold skal du vælge Nej som svar på indstillingen kræver godkendelse af indhold for sendte elementer? spørgsmål. Der vises en advarselsdialogboks.
-
Hvis du vil lukke meddelelsen, skal du vælge OK.
-
Hvis du vil lukke dialogboksen versionsindstillinger , skal du vælge OK. Når du vender tilbage til din liste eller dit bibliotek, er godkendelses status ikke længere tilgængelig på siden. Alle brugere, der har tilladelse til at få vist listen eller biblioteket, kan se alt indhold, der er placeret der.
Hvis du vil have mere at vide, skal du se godkende eller afvise elementer eller filer på en websteds liste eller i et bibliotek.
