Oprette og administrere et chatrum i Lync

Navngive dit nye chatrum

Når du opretter et chatrum, skal du give det et entydigt og beskrivende navn.

1. Skriv et navn i feltet Rumnavn i vinduet Opret et rum. Navnet på rummet kan indeholde op til 256 bogstaver, tal eller specialtegn, inklusive mellemrum, i en hvilken som helst kombination.

2. Klik på ikonet Kontrollér navne for at sikre dig, at navnet ikke allerede er taget. Hvis det er taget, bliver du bedt om at vælge et andet navn.

Hvis du beslutter at ændre navnet på rummet senere, bliver det nye navn fremover vist for dig og medlemmer af rummet samt personer, der følger det. Det er en god ide at finde det rigtige navn fra starten og beholde det. Hvis du ændrer det, kan det skabe forvirring for brugere, som har konfigureret meddelelser eller tilføjet rummet under Favoritter.

Skrive en beskrivelse af chatrummet

Når du opretter dit chatrum, skal du klikke på Beskrivelse i vinduet Opret et rum og angive en forklaring på rummets formål. Hold din beskrivelse kort (maks. 256 tegn), og skriv den, så den hjælper andre med at beslutte, om de vil anmode om medlemskab, og om de skal konfigurere meddelelser for at holde styr på, hvad der diskuteres i den. Du kan når som helst ændre beskrivelsen.

Vælge en indstilling for beskyttelse af personlige oplysninger

Alle Lync chatrum har en indstilling for beskyttelse af personlige oplysninger, som styrer, hvem der kan finde og deltage i det. De tre mulige indstillinger er:

• Åbn – Alle kan finde dette rum (via søgning), åbne det og læse og skrive i ("sende til") det. Åbne rum har ikke "medlemskab" som sådan.

• Lukket – Ikke-medlemmer kan finde dette rum og se, hvem der er medlem, men kun medlemmer kan åbne rummet, læse eller skrive til det. (Dette er standardindstillingen). For at deltage i et lukket rum skal brugeren bede en leder af rummet om at blive føjet til medlemslisten. Rumkortet identificerer administratorerne af chatrummet.

• Secret – Ikke-medlemmer vil ikke kunne finde dette rum eller dets rumkort, lære, hvem der har medlemskab i rummet, eller læse eller skrive til det.

Du kan når som helst ændre rummets indstilling for beskyttelse af personlige oplysninger. Hvis du vil have mere at vide om indstillinger for beskyttelse af personlige oplysninger i et chatrum og medlemskab af rum, skal du se Sådan fungerer medlemskab af chatrum i Lync.

Føje webprogrammer til dit chatrum

Afhængigt af hvordan din organisation har besluttet at bruge Lync fast chattjeneste, har du muligvis adgang til en masse nyttige webbaserede programmer, der kan gøre rummet til et meget mere produktivt sted, som dine medlemmer kan bruge tid på. Hvis der er webbaserede programmer tilgængelige for rummet, vil overskriften Tilføjelsesprogram være vist i vinduet Opret et rum. Klik på rullepilen under overskriften, og vælg derefter de webapps, du vil tilføje.

Tilføje eller fjerne administratorer for chatrummet

Som rumadministrator kan du tilføje andre som rumadministratorer, hvis du vil dele administratorforpligtelserne for et rum, du har oprettet. Som der er forklaret nedenfor, skal administratorer vises i mængden af mulige medlemmer af den rumkategori, rummet tilhører.

Hvis du vil tilføje en administrator for et rum, skal du åbne chatrumsvinduet og skrive navnet på vedkommende i feltet Administratorer. Disse rumadministratorer kan ligesom dig tilføje medlemmer og redigere visse indstillinger for rummet. Når du har tilføjet administratorernes navne (adskilt af semikolon), skal du sørge for at klikke på knappen Kontrollér navne for at bekræfte, at Lync kan identificere disse personer. Dine nye administratorer bliver ikke automatisk medlem af rummet, men du skal tilføje dem som medlemmer.

Tilføje eller fjerne medlemmer af chatrummet

Som administrator for rummet kan du styre, hvem der kan deltage i de lukkere eller hemmelige rum, du opretter. Rum med en "åben" indstilling for beskyttelse af personlige oplysninger hverken kræver eller giver mulighed for medlemskab. Det vil sige, at du kan tilføje medlemmer efter eget skøn (igen gælder det, at de skal vises i mængden af mulige medlemmer for den kategori, dit rum tilhører. Du kan også fjerne medlemmer fra rummet. Skriv navnene på de personer, du vil invitere til at blive medlem af rummet, under Medlemmer. Du er automatisk medlem af eventuelle lukkede eller hemmelige rum, du opretter.

Hvis du ikke vil give dine kontakter besked om, at de er blevet gjort til medlemmer af dit nye rum, skal du vælge knappen Ingen invitationer sendt til medlemmer. Ellers vises meddelelser på listen Ny (ligesom en kontaktmeddelelse) i visningen Chatrum i Lync hovedvindue, afhængigt af den tilsvarende indstilling for den overordnede rumkategori, som rummet identificeres med.

Bekræfte indstillinger for dit chatrum

Når du har valgt de relevante indstillinger som beskrevet ovenfor, skal du klikke på knappen Opret .

Hvem er administrator for et chatrum?

Du kan administrere et Lync chatrum under disse betingelser:

• Du har oprettet et chatrum, hvilket automatisk gør dig til administrator for chatrummet.

• Du har fået tilladelser som rumadministrator af den Lync administrator.

• Du er blevet udnævnt til administrator for et chatrum af vedkommende, der har oprettet rummet.

• Du har tilladelser som administrator for et chatrum. Dette giver dig mulighed for at administrere alle chatrum i de Lync miljøer, du styrer.

Hvis du er administrator for et chatrum, står dit navn i feltet Administratorer på kortet for rummet.

Som administrator for et rum styrer du de fleste indstillinger for de chatrum, du administrerer. Foruden at oprette dine egne faste chatrum kan du ændre rummets niveau for beskyttelse af personlige oplysninger, give ansvar til flere administratorer for rummet samt tilføje eller fjerne medlemmer. Du kan ændre navne og beskrivelser for de rum, du administrerer, og du kan tilføje flere webprogrammer i rummets miljø, hvis administratoren af Lync har gjort disse tilgængelige. Du kan også deaktivere et rum, hvorved medlemmerne låses ude af rummet.

I denne tabel kan du se, hvilke handlinger du kan foretage og ikke kan foretage som rumadministrator.

Du kan udføre dine administratoropgaver for rum på siden Rediger et rum. Sådan kommer du dertil:

1. I Lync hovedvindue skal du klikke på ikonet Chatrum for at få vist visningen af chatrum.

1. Klik på pivotnavnet Medlem af for at se en liste over de rum, du har adgang til.

2. Hold markøren over ikonet Chatrum på listen for det rum, hvis indstillinger du vil ændre.

3. Klik på ikonet Åbn rum .

4. Klik på knappen Mere (nederste højre hjørne i chatrumsvinduet).

5. Klik på Administrer dette rum.

1. Du er nu på siden Rediger et rum, hvor du kan ændre rummets indstillinger, sådan som det er beskrevet tidligere. Når du er færdig, skal du klikke på Udfør ændringer.

Om chatrumskategorier

En Lync chatrum "kategori" er en samling af rum karakteristika, der kan anvendes på flere rum for bekvemmelighed. En ejendomsvirksomhed kan f.eks. finde det nyttigt at oprette en kategori af lokaler, der er specifikt til brug for salgsteamet, en anden kategori for den juridiske afdeling, en anden for ledelsesteamet osv. Hver rumkategori kan have særskilte politikker for opbevaring af poster, en påkrævet indstilling for beskyttelse af personlige oplysninger osv. Alle rum, der deltager i den pågældende rumkategori, arver disse egenskaber.

Konceptet rumkategori påvirker medlemskab af rummet samt indstillinger. Når Microsoft Lync 2013 Fast chattjeneste installeres første gang, opretter din Lync administrator en liste over potentielle deltagere i chatrummet. Når denne liste er konfigureret, kan administratoren oprette underkategorier baseret på organisationens behov. Omfanget af en bestemt underkategori identificerer alle de brugere og grupper, der kan være medlemmer af et chatrum i den pågældende kategori. Hvis administratoren f.eks. indstiller omfanget af en rumkategori til contoso.com, kan enhver gruppe eller bruger på Contoso tilføjes som medlem af rummene i den pågældende underkategori. Hvis omfanget er angivet til Salg, er det kun grupper og brugere på denne distributionsliste, der kan tilføjes som medlemmer.

Hvis du som rumadministrator har flere rumkategorier, er disse kategorier angivet i vinduet Opret et rum. Vælg den kategori, hvis indstillinger og medlemskab du vil bruge.