Det kan være en udfordring at vide, hvem der kan arbejde på dit projekt, når du arbejder på tværs af flere projekter.
Hvis du tildeler de samme personer til flere projekter eller bruger delte ressourcer i projektet, hjælper det at kombinere alle ressourceoplysningerne til en enkelt central fil kaldet et ressourcepulje. Ressourcepuljen er også nyttig til at identificere opgave konflikter og få vist tidsfordeling for hvert projekt.
Opret en ressourcepulje
Bemærk!: Hvis du bruger Project Professional, og der findes ressourcer i organisationens virksomhedsressourcepulje, behøver du ikke at oprette en anden ressourcepulje. Se tilføje ressourcer til virksomhedsressourcepuljen for at få flere oplysninger.
-
Åbn Project, klik på tomt projekt > ressource .
-
Klik på pilen ud for team planlægning , og klik på Ressourceark.
-
Klik på Tilføj ressourcer , og Importér eksisterende ressourceoplysninger.
Hvis du vil angive oplysninger om nye personer, skal du klikke på arbejdsressource og tilføje ressourcenavn og-detaljer.
Bemærk!: Hvis du bruger Project Professional med Project Server, har du adgang til virksomhedsressourcerne. Hvis du vil have mere at vide om projektversioner, skal du se sammenligning af projektversioner. Virksomhedens ressourceliste administreres normalt af en administrator, og hver projektleder kan tilføje fra disse ressourcer til deres projekter.
Når du har oprettet en delt ressourcepulje, bliver oplysningerne for hvert delte projekt hentet fra denne ressourcepulje, og alle oplysninger som opgaver, omkostningssatser og tilgængelighed er på dette centrale sted.
Brug ressourcepuljen
-
Åbn ressourcepuljeprojektet.
-
Åbn det projekt, der deler ressourcer fra puljen, og klik på ressource > ressourcepulje > dele ressourcer.
-
Klik på Anvend ressourcer, og klik derefter på det ressourcepulje projekt, du åbnede i trin 1, i feltet fra .
-
Klik på pulje har fortrinsret , hvis du vil have oplysninger i ressourcepuljen til at tilsidesætte eventuelle modstridende oplysninger fra dit (delefil) projekt.
Eller
Klik på delings funktionen har fortrinsret, hvis du vil have oplysninger i dit projekt til at tilsidesætte eventuelle modstridende oplysninger fra ressourcepuljen.
-
Klik på OK.
Du kan nu bruge ressourcerne til dit projekt. Alle ressourcer i projektet føjes automatisk til puljen.
-
Hvis du vil se listen over delte ressourcer, skal du klikke på opgave> Gantt-diagram > Ressourceark.
Arbejde med oplysninger om Ressourceforbrug
Du kan få vist og opdatere ressourcepuljefilen fra dit aktuelle projekt (delefil). Det er en god ide at opdatere og få vist ressourcer med jævne mellemrum for at få de seneste oplysninger om tildelinger og dens indvirkning på dine projekter.
Bemærk!: Hvis du vil redigere en ressourcepuljefil direkte, skal du have læse-og skriveadgang til filen. Ellers kan du kun få vist ressourceforbruget og udføre ændringer i dit projekts ressourcer.
-
Åbn projekt delefil.
-
I det felt, der vises, skal du klikke på Åbn ressourcepulje for at få vist tildelinger på tværs af alle dele filer. Dette åbner ressourcepuljen som en skrivebeskyttet fil.
-
Hvis du vil se tildelinger på tværs af projekter, der deler ressourcepuljen, skal du klikke på opgave > Gantt-diagram > ressourceforbrug.
Tip!: Ressourcenavne, der vises med rød, angiver ressource overallokering.
Du kan opdatere med nye ressourcer, opdatere det samlede planlagte og arbejds oplysningerne. Få mere at vide om at tildele personer til opgaver.
-
Når du har foretaget nogen opdateringer, skal du klikke på ressource > ressourcepulje > Opdater ressourcepulje.
Tip!: Hvis Opdater ressourcepulje ikke er tilgængelig fra dit projekt, har du muligvis åbnet ressourcepuljefilen i læse-og skrivetilstand. Luk og genåbn ressourcepuljen i læsetilstand.
Stop deling af ressourcer
Hvis projektet deler ressourcer fra en ressourcepulje eller fra en anden Project-fil, kan du afbryde forbindelsen til den anden fil. Ressourcer med tildelinger i projektfilen forbliver i projektet, efter at filen er blevet koblet fra ressourcepuljen eller en anden Project-fil, men de andre ressourcer fra ressourcepuljen eller en anden fil er ikke længere tilgængelige.
Bemærk!: Normalt ønsker du ikke, at opgavetildelinger bevares inden for ressourcepulje , når du afbryder delefil. Tildelinger bevares dog, hvis du afbryder din delefil fra ressourcepuljen, når ressourcepuljen ikke er åben, eller hvis du ikke gemmer ressourcepuljen, når du afbryder dele filen. Hvis du vil fjerne de beholdte opgaver fra puljen, skal du fjerne dele filen fra ressourcepuljefilen, og alle oplysninger om opgavetildelinger slettes fra ressourcepuljen uden at påvirke den tidligere delefil. Hvis der allerede er leftover opgaver i din ressourcepulje, skal du genoprette forbindelse mellem dele filen og ressourcepuljen og afbryde den igen.
Afbryd den aktive dele filer fra ressourcepuljen
Du kan afbryde den aktive projektfil fra ressourcepuljen eller en anden fil, som den har forbindelse til, og dele ressourcer med.
-
Åbn den ressourcepulje, der indeholder de ressourcer, du deler.
-
I dialogboksen Åbn ressourcepulje skal du klikke på Åbn ressourcepulje Læs/skriv, så du kan ændre ressourceoplysninger. Husk, at når du åbner puljen med læse-og skrivetilladelse, forhindrer andre i at opdatere puljen med nye oplysninger.
-
Åbn projektet.
-
Vælg ressource > ressourcepulje > dele ressourcer.
-
Klik på Anvend egne ressourcer, og klik derefter på OK.
-
Gem begge projektfiler.
Få mere at vide om ressourcepuljer
En ressourcepulje gør det nemmere for dig at administrere personer eller udstyr, der er tildelt opgaver i mere end én projektfil. Ressourcepuljen centraliserer ressourceoplysninger, såsom Ressourcenavn, anvendt kalender, Ressourceenheder og tabeller over omkostningssatser.
Hvert projekt, der bruger ressourcer fra ressourcepuljen, kaldes et delefil.
Tip!: Opret en ny (separat) Project-projektfil udelukkende til ressourceoplysninger. Det vil gøre det nemmere for dig at administrere ressourceoplysninger og opgavetildelinger mellem dele filerne og ressourcepuljen.
før en ressourcepulje oprettes, indeholder hvert projekt sine egne ressourceoplysninger. Nogle af disse oplysninger kan overlappe eller endog være i konflikt med oplysninger om de samme ressourcer, der bruges i andre projekter.
når der er oprettet en delt ressourcepulje, kommer ressourceoplysningerne i hvert projekt fra den enkelte ressourcepulje. Tildelingsoplysninger samt omkostningssatser og tilgængelighed for alle ressourcer er placeret ét centralt sted.
det er også nemmere at se ressourceoverallokeringer, der er forårsaget af modstridende tildelinger på tværs af mere end ét projekt.
Nogle af de næste trin
-
Du er muligvis interesseret i at tilføje personer og tildele dem til opgaver.
-
Arbejder du med at holde et stort projekt organiseret? Prøv at oprette et hovedprojekt for at sammenkæde flere projekter.
-
Hvis du har undret dig om effekten af ressourceallokering til dit projekt, kan du se nærmere på afsnittet om, hvordan ressourcetildelingeropfører sig i planen.
