Projektstyringsmål: Kommunikere projektoplysninger

Kommunikere med dit team

Det er ofte svært at kommunikere projektoplysninger, uanset om det involverer at hente statusoplysninger fra dit team eller at kommunikere projektstatus til ledere.

Få mere at vide om, hvornår og hvordan du kan kommunikere og rapportere projektoplysninger. Ellers bevares det effektive samarbejde, og projektets succes kan være i fare.

Du kan finde flere artikler i denne serie af projektstyringsvejledninger i Vejkortet for projektstyring.

Tip til projektstyring, før du går i gang. . .

  • Få vist dine interessenter    Før et projekt starter, skal du finde ud af, hvem dine interessenter er. En sikker måde at gå i gang med at bruge et projekt på er at glemme en vigtig person, der er på farten/ingen go-effekt på dit projekt.

  • Få en kommunikations plan til at gå tidligt    Design kommunikations strategier og-processer til dit projekt, før projektet starter. Det er endnu bedre, hvis der vises kommunikations processer som en opgave på de første linjer i projektet, så denne kritiske del af samarbejdet bliver alles forpligtelser.

  • Kommuniker ofte    Indsamling af oplysninger om opgavestatus én gang en uge er om ret til at overskrive problemer, før de eskaleres. Hvis du kommunikerer oftere end det, kan teammedlemmerne holde op med at sende opdateringer på grund af den ekstra tid i at forberede dem.

  • Søg efter problemer    Hvis alt ser ud til at være i gang, fordi du ikke har hørt noget negativt, er du formentlig gået i gang. Selv de bedste kørsels projekter har problemer. Dit arbejde er at finde dem, før de vokser til større problemer.

  • Brug relevant teknologi    Forstå det teammedlem og de involverede parters kommunikations behov. For eksempel kan teammedlemmer, der rapporterer om opgavestatus, bruge mail eller Project online, mens en chef måske foretrækker et godt diagram eller en pivottabel. Her er en liste over programmer, du kan bruge som hjælp i kommunikation.

Program

Fordele

Ulemper

Project

  • Har indbyggede præsentationsværktøjer til alle de involverede parters niveau.

  • Har let forstået tidslinje-og team planlægnings visninger.

  • Eksporterer data til Excel og Visio for at kommunikere komplekse data.

  • Dit firma bruger muligvis ikke Project.

  • De projekter, din virksomhed arbejder på, kan være for små til at kunne drage fordel af effektiv planlægnings software.

Project Online

  • Bedst til avanceret kommunikation og rapportering af projektoplysninger på tværs af en organisation.

  • Kan sammenligne status for flere projekter eller for en oversigt over projekter.

  • Mindre virksomheder kan have brug for hjælp til konsulenter til at installere og bruge Project online.

Excel

  • Project kan eksportere data til Excel til avanceret analyse, f. eks ANAVA og analyse af oparbejdet værdi.

  • Ideelt til tidlig planlægning af projekter eller over leverancer på højt niveau, der senere kan føjes til Project.

  • Excel mangler automatiserede planlægningsfunktioner til mere komplekse projekter.

Word

  • Ideelt i indlednings fasen, når du har brug for at dele planlægnings dokumenter som budgetter og leverancer.

  • Ikke ideelt til visuelle præsentationer for administrerende interessenter. Brug Excel, Visio, PowerPoint eller projects egen rapport funktionalitet i stedet.

SharePoint

  • Tilbyder synkroniseringsfunktioner uden Project Server. En ændring i én opgaveliste afspejles i det andet.

PowerPoint

  • Ideelt til at have påvirket præsentationer for ledende interessenter.

  • Analytikere og teknikere kan have flere detaljerede diagrammer til kompleks budgetanalyse.

Visio

  • Kan vise for mange oplysninger for en chefs publikum. Brug projects egne rapporteringsfunktioner i stedet.

Microsoft Teams

  • Ideelt til teams på forskellige steder. Du kan dele projektoplysninger med chat, tale, video eller under onlinemøder.

  • Kan kræve, at en IT-afdeling installerer.

Kommunikere projektoplysninger

Kontrollér statusopdateringer fra Project online

Hvis dit team bruger Project online, kan du hente opdateringer til opgavestatus fra serveren, før du kommunikerer med dit team om status for projektet.

Følg udviklingen i forhold til tidsplanen – fra begynder- til ekspertniveau

Der er enkle måder at registrere fremskridt på, og der er flere komplekse måder. Find ud af, hvordan det fungerer bedst for dit projekt og dit team.

Kommuniker oplysninger om oparbejdet værdi

Hentning af oplysninger om oparbejdet værdi er en mere avanceret, men meget effektiv og trinvis vejledning i at finde frem til det gode og dårlige projekts ydeevne. De kendsgerninger, du erhverver fra dette er, hvad dine interessenter vil se.

Opret en projektrapport

Med Project kan du oprette og tilpasse overstregning af grafiske rapporter for alle de projektdata, du ønsker, uden at bruge andre programmer. Når du arbejder på projektet, ændres rapporterne, så de afspejler de seneste oplysninger – der kræves ingen manuelle opdateringer!

Synkronisere med en SharePoint-opgaveliste

Team medlemmer kan se planen og opdatere deres arbejde i SharePoint, og du kan se ændringerne i Project. Og omvendt.

Brug Microsoft 365

Kommuniker projektoplysninger ved hjælp af Microsoft 365. Så længe du arbejder på en computer med internetforbindelse, kan du arbejde på dine dokumenter i de fulde versioner af Word, Excel, PowerPoint eller OneNote – når du vil, og hvor som helst.

Publicere opgaveændringer på serveren

Når du foretager ændringer i opgaver, skal du publicere disse ændringer i Project online, så alle har de relevante oplysninger for at fortsætte arbejdet.

Kommuniker med Microsoft teams

Hvis andre ikke kan komme til et møde, kan du bruge teams til at dele projektoplysninger. Del PowerPoint-slides, Excel-ark eller en OneNote-notesbog for at dele projektplaner. Andre kan deltage i onlinemøder i deres Office, derhjemme eller ved at bruge deres mobil enhed.

Gå tilbage til Vejkortet for projektstyring

Bemærk!:  Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Var disse oplysninger nyttige? Her er artiklen på engelsk, så du kan sammenligne.

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×