Projektstyringsmål: Tilføje personer og tildele dem til opgaver

Tip til projektstyring før du starter…

Hvis du er ny bruger af projektstyring Hvis du er ny bruger af projektstyring, kan du få brug for at bekymre dig om, at du ikke blot tilføjer opgaver, som f. eks. hvor mange personer, der skal byde på dem, og hvordan du kan bruge personers helligdage og ferier, og hvordan og hvor de skal lægge personlige oplysninger som telefonnumre , mailadresser og lønoplysninger.

Her er nogle tip til at komme i gang.

• Lære, hvilke typer ressourcer du kan tildele opgaver    Når du har indsamlet de oplysninger om projektopgaver, du skal bruge, skal du identificere den type ressourcer, du skal bruge.

  • Personaleressourcer    Dette er ressourcer, vi normalt ser som dem, der arbejder på opgaver. Projektledere kalder nogle gange disse for arbejdsressourcer i modsætning til materialer og udstyr.

  • Virksomhedsressourcer    Disse ressourcer er arbejdsressourcer, som administreres og deles på tværs af en organisation. Virksomhedsressourcer bruges med Project Professional.

  • Materialeressourcer    Disse ressourcer omfatter computere eller maskineri, som bruges til at fuldføre arbejdet på opgaver.

  • Standardressourcer    Disse ressourcer angiver medarbejder krav til opgaver og ikke bestemte personer, f. eks tømrere eller udviklere.

• Overvej, hvordan antallet af ressourcer ændrer varigheden Når du placerer flere ressourcer på en opgave, forventer du at afkorte varigheden af en opgave. I mange tilfælde kan det dog tillades, at en person kan have den modsatte effekt ved at tilføje personer til en opgave. Den kan tilføje ekstra omkostninger, ekstra kommunikation og anden ineffektivitet. Designet til en ny opkalds bro går sandsynligvis ikke hurtigere i gang, hvis du fordobler antallet af arkitekter på projektet. Project giver dig mulighed for at styre, hvad der sker med opgavevarigheder, når du har tilføjet opgaver.

• Overvej, hvordan en persons egenskaber påvirker opgavevarigheder En persons oplevelse kan påvirke opgavens varighed direkte. Du kan forvente en person med fem års erfaring for at fuldføre en opgave på mindre tid end en person med to.

Hvis du er erfaren projektleder Efterhånden som projekter bliver større, er der flere ting, du skal tænke på. Nu bekymrer du dig om at bruge ressourcer i andre afdelinger, ansætte leverandører, overvåge en hundrede persons arbejde, oprette rapporter til ledere og mange andre kompleks heder, du endnu ikke har tænkt dig. Heldigvis har Microsoft Project de ekspert værktøjer, du skal bruge.

Her er et par tip, der kan øge din ekspertise.

• Gennemse og justere skøn for varigheden    Brug de oplysninger, du indsamler om dit aktuelle projekt og lignende projekter, til at finjustere skønnet for varigheden. Nøjagtigheden af dine skøn for ressourcekrav (og i sidste ende projektomkostningerne) afhænger i høj grad af nøjagtigheden af dine skøn for opgavens varighed.

• Spore ressourceforløb     Sørg for, at personerne i dit projekt regelmæssigt indsender statusopdateringer for deres opgaver. Visninger og rapporter i Microsoft Project hjælper dig med at holde styr på, hvad hver enkelt udfører på projektet.

• Identificere problemer med ressourceallokering    Project kan hjælpe dig med at identificere, hvornår personer arbejder på for mange opgaver på samme tid.

• Holde øje med de oprindelige planer    De oprindelige planer giver dig et øjebliksbillede af dit projekt, så du sammenligner de aktuelle fremskridt med det, du havde planlagt til at starte med.

• Fordele arbejde ved udjævning    Når personer arbejder på for mange opgaver ad gangen, kan Project justere tildelinger, så der opnås en mere realistisk arbejdsbyrde. En måde at udjævne denne belastning på er ved at distribuere projektarbejdet jævnt.

• Eksportér projektdata til Excel til yderligere analyse Excel kan hjælpe dig, når du har brug for yderligere analyse af projektoplysninger. Du kan for eksempel eksportere opgave-og ressourceoplysninger til Excel for avancerede rapporter for oparbejdet værdi og derefter få vist oplysningerne ved hjælp af minidiagrammer for at se, hvordan omkostninger bruges i forhold til den mængde arbejde, der er fuldført.
  
  
  
  Oplær medarbejdere med nye færdigheder,    der investerer tid og penge for at uddanne deres medarbejdere til nye færdigheder og arbejde på tværs af forskellige miljøer. OpLæring af aktuelle medarbejdere kan være en omkostningseffektiv metode til at forbedre ydeevnen, end du kan bruge i nye personer.