Introduktion til forespørgsler

Prøv det!

Brug forespørgsler til at svare på forretningsspørgsmål eller andre spørgsmål baseret på data, og til nemt og hurtigt at lave flere opdateringer eller til at slette oplysninger fra databasen.

Hvad er forespørgsler?

I Access er forespørgsler ligesom spørgsmål, du stiller, for at finde relaterede eller meget specifikke oplysninger i din database.

I forespørgsler bruger man nogle gange kun data fra én tabel og andre gange fra mere end én. Det kan f.eks. være, at du kun vil finde en kontakts telefonnummer, hvilket kræver en simpel forespørgsel af et telefonnummerfelt for en bestemt person i en tabel over kontakter. Eller du kan kombinere data fra mere end én tabel, f.eks. kundeoplysninger og ordreoplysninger, for at se, hvad en kunde har bestilt.

En forespørgsel er et databaseobjekt i Access. Den gemmer ikke data. I stedet for viser den data, som er gemt i tabeller, og den gør de data tilgængelige for dig, så du kan arbejde med dem. En forespørgsel kan vise data fra én eller flere tabeller, fra andre forespørgsler eller fra en kombination af de to. For eksempel:

• Få vist data med en udvælgelsesforespørgsel. Find og få vist oplysninger fra én eller flere tabeller ved at angive kriterier, som dataene skal opfylde, og specificer, hvilke værdier, der skal vises. For eksempel beder du måske om at se alle produkter, som er produceret af Tailspin Toys.

• Angiv kriterier, og søg på farten. Opret genanvendelige forespørgsler, der altid beder dig om søgekriterier. Du kan f.eks. oprette en forespørgsel, der beder brugeren om navnet på den leverandør, der skal søges efter, og derefter viser alle de produkter, der er erhvervet fra den pågældende leverandør.

• Opdater eller tilføj data baseret på forespørgsel. Forespørg efter data, og brug derefter resultaterne til automatisk at angive eller opdatere oplysninger. Hvis Tailspin Toys f.eks. har tilføjet "TT" til begyndelsen af alle sine produkters navne, skal du søge efter alle virksomhedens produkter og derefter opdatere produktnavnene, så hver indtastning begynder med "TT" – alt sammen via en opdateringsforespørgsel.

• Slet data, der er baseret på en forespørgsel. Find oplysninger eller poster, og slet dem derefter. Hvis Tailspin Toys eksempelvis ikke længere kan købes, og firmaets produkter ikke længere kan købes, kan du finde alle deres produkter og automatisk slette dem fra de relevante tabeller.

Brug guiden Forespørgsel til at oprette en udvælgelsesforespørgsel, der viser oplysninger i Dataarkvisning.

Opret en forespørgsel

1. Vælg Opret > Guiden Forespørgsel.

2. Vælg Guiden Simpel forespørgsel, og vælg så OK.

3. Vælg den tabel eller forespørgsel, der indeholder feltet, og tilføj derefter feltet til listen Valgte felter. Når du er færdig, vælg Næste.

   Tilføj lige så mange felter, du ønsker fra så mange tabeller, du ønsker.

   Hvis du har tilføjet et talfelt

   Hvis du har tilføjet talfelter, bliver du spurgt, om du ønsker, at forespørgslen skal vise detaljerede oplysninger eller opsummerede data. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

   • Hvis du vil se individuelle poster, skal du vælge Detaljer, og derefter Næste. Spring til trin 4.

   • Hvis du vil have vist opsummerede numeriske data, for eksempel gennemsnit, skal du vælge Opsummering, og derefter vælge Opsummeringsindstillinger. Angiv, hvilke felter der skal opsummeres, og hvordan du vil have data opsummeret. Der vises kun talfelter. Vælg en funktion for hvert talfelt:

     • Sum   Forespørgslen viser summen af alle værdierne i feltet.

     • Gns    Forespørgslen viser gennemsnittet af alle værdierne i feltet.

     • Min    Forespørgslen viser den mindste værdi i feltet.

     • Max   Forespørgslen viser den største værdi i feltet.

   • Hvis du ønsker, at forespørgselsresultatet skal vise en optælling af posterne i en datakilde, skal du vælge Tæl poster i tabelnavn for den tabel.

     Hvis du tilføjede et felt til dato/tid

     Guiden Forespørgsel spørger, hvordan du vil gruppere datoværdierne. Antag for eksempel, at du har tilføjet et talfelt, f.eks pris og et felt til dato/tid, f.eks transaktionstid, til forespørgslen, og derefter har angivet i dialogboksen Opsummeringsindstillinger, at du gerne vil have vist en gennemsnitsværdi af prisfeltet. Fordi du tilføjede et felt til dato/tid, ville du kunne beregne opsummeringsværdier for hver enkel dato-/tidsværdi, for hver dag, måned, kvartal eller år.

     Vælg det tidsinterval, du ønsker, til at gruppere dato- og tidsværdier, og vælg så Næste.

     Bemærk!: I Designvisning har du flere muligheder for at gruppere dato- og tidsværdier.

4. Giv forespørgslen en titel.

5. Angiv, om du vil åbne forespørgslen (i Dataarkvisning) eller redigere forespørgslen (i Designvisning). Vælg derefter Udfør.

Vil du have mere?

Oprette og køre en opdateringsforespørgsel

Kursus i Excel

Kursus i Outlook