Verwalten von Downloadeinstellungen für freigegebene E-Mail-Ordner im Exchange-Cachemodus in Outlook

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Beachten Sie, dass Sie über ein Profil verfügen, das im Exchange-Cachemodus in Microsoft Outlook 2010 oder einer höheren Version konfiguriert ist. Wenn Sie ihrem Profil das freigegebene Postfach oder den freigegebenen Ordner eines anderen Benutzers hinzufügen, werden standardmäßig alle Ordner in dem freigegebenen Postfach, auf das Sie Zugriff haben, in Ihren lokalen Cache heruntergeladen. Dies ist eine Änderung gegenüber Microsoft Office Outlook 2007, in der standardmäßig nur Nicht-E-Mail-Ordner aus freigegebenen Postfächern zwischengespeichert werden.

Der folgende Screenshot zeigt den freigegebenen Posteingangsordner eines Benutzers. Sie können feststellen, dass dieser Ordner in Outlook zwischengespeichert wird, da auf der status leiste Verbunden angezeigt wird, wenn dieser Ordner im Navigationsbereich ausgewählt ist.

E-Mail-Ordner enthalten in der Regel mehr Elemente als E-Mail-Ordner. In den Versionen von Outlook vor Outlook 2010 wurden standardmäßig nur Nicht-E-Mail-Ordner zwischengespeichert. Aufgrund von Hardwareverbesserungen, höheren Datenträgergrößen und -geschwindigkeiten wurde die Auswirkung des lokalen Zwischenspeicherns von mehr Daten verringert. Daher wurden spätere Versionen von Outlook so geändert, dass sie standardmäßig auch E-Mail-Ordner zwischenspeichern.

Die Arbeit mit freigegebenen Ordnern, die lokal heruntergeladen werden, bietet eine bessere Leistung. Dies liegt daran, dass Outlook die Ordnerdaten von der lokalen Festplatte liest, anstatt eine Verbindung mit dem Microsoft Exchange Server herzustellen, um die freigegebenen Ordner abzurufen. Die Leistung, die durch die Verwendung lokal zwischengespeicherter Ordner erzielt wird, ist noch deutlicher, wenn sich die freigegebenen Ordner in einem Exchange Online Postfach in Microsoft 365 befinden.

Auswirkung von zwischengespeicherten freigegebenen Ordnern auf die Größe der Outlook-Offlinedatendatei (OST)

Wenn Outlook für das Herunterladen freigegebener Ordner konfiguriert ist, werden die Inhalte der freigegebenen Ordner in Ihrer lokalen Offline-Outlook-Datendatei (OST) gespeichert. Wenn die freigegebenen Ordner viele Elemente oder große Anlagen enthalten, kann die Größe Ihrer OST-Datei erheblich anwachsen.

Wenn Sie über Berechtigungen für ein Websitepostfach verfügen und die Option Freigegebene Ordner herunterladen in Outlook aktiviert ist, wird der Inhalt des Websitepostfachs mit Ihrer lokalen OST-Datei synchronisiert. Dies kann auch zu einer Vergrößerung der OST-Datei führen.

Weitere Informationen zu großen Outlook-Datendateien und zur Leistung finden Sie unter Möglicherweise treten Anwendungspausen auf, wenn Sie über eine große Outlook-Datendatei verfügen.

Wenn die Größe Ihrer OST-Datei durch Richtlinien eingeschränkt wird, kann das Zwischenspeichern freigegebener Ordner dazu führen, dass die Ost-Dateigrößenbeschränkung erreicht wird. Weitere Informationen zu Richtlinien, mit denen Administratoren die Größe von Outlook-Datendateien einschränken können, finden Sie unter Konfigurieren des Größenlimits für Dateien (PST) und (OST)-Dateien in Outlook.

Ab der Outlook 2016 Version gilt das Feature E-Mail herunterladen für die Vergangenheit für Ihr Postfach und für freigegebene Postfächer. Dadurch wird verhindert, dass die OST-Datei zu groß wird. Ein Administrator hat jedoch möglicherweise einen Registrierungswert implementiert, um das vorherige Verhalten rückgängig machen. Um dies zu ermitteln, suchen Sie nach dem DisableSyncSliderForSharedMailbox Registrierungswert. Wenn der Wert vorhanden ist und auf 1 festgelegt ist, gibt dies an, dass der gesamte Inhalt freigegebener Postfächer mit Ihrer lokalen OST-Datei synchronisiert wird. Dies ist das Verhalten, wenn die Registrierungswerte CacheOthersMail und DownloadSharedFolders nicht auf 0 festgelegt sind.

Weitere Informationen zum Registrierungswert DisableSyncSliderForSharedMailbox finden Sie unter Nur einige E-Mails werden synchronisiert.

Hinweis: In den Früheren Versionen von Outlook als Outlook 2016 wurde das Feature E-Mail herunterladen für die frühere Version als E-Mail bezeichnet, um offline zu bleiben.

Die beste Leistung des Outlook-Clients kann von Benutzer zu Benutzer variieren, je nach Konfiguration, Anzahl der freigegebenen Ordner, auf die zugegriffen wird, Speicherort dieser freigegebenen Postfächer usw. Nur durch Tests mit und ohne die Standardmäßigen Downloadoptionen für freigegebene Ordner können die optimalen Einstellungen für jeden Benutzer bestimmt werden.

Registrierungswerte, Gruppenrichtlinie und Einstellungen des Office-Anpassungstools zum Ändern der Downloadeinstellungen

Das Standardverhalten zum Herunterladen freigegebener Ordner kann mithilfe von Gruppenrichtlinien und Registrierungseinstellungen geändert werden. Einige dieser Richtlinien und Registrierungswerte haben möglicherweise die Leistung von freigegebenen Ordnern in früheren Versionen von Outlook oder als sich die freigegebenen Ordner in Exchange Server lokalen Postfächern befanden, verbessert. Diese Leistungssteigerungen können jedoch in den aktuellen Outlook-Versionen oder nach dem Verschieben von Postfächern in Microsoft 365-Cloudmandanten verloren gehen. Wenn bei der Verwendung freigegebener Ordner in Outlook Leistungsprobleme auftreten, muss ein Administrator ermitteln, ob solche Gruppenrichtlinien und Registrierungswerte für Ihre organization festgelegt sind, und die Leistung in Outlook ohne diese testen.

Es gibt Einstellungen, die steuern, wie Outlook freigegebene Ordner verwendet, und andere, die verwendet werden können, um das Zwischenspeichern aller freigegebenen Ordner zu deaktivieren.

Einstellungen, die steuern, wie Outlook freigegebene Ordner verwendet

Der CacheOthersMail Registrierungswert kann so konfiguriert werden, dass nur Nicht-E-Mail-Ordner zwischengespeichert werden, z. B. die Ordner Kalender, Kontakte und Aufgaben. Wenn dieser Wert konfiguriert ist, sind die Elemente in E-Mail-Ordnern nicht verfügbar, wenn Sie offline in Outlook arbeiten. Elemente in Nicht-E-Mail-Ordnern sind jedoch weiterhin verfügbar.

Schlüssel:

<HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Officexx.0>\Outlook\Cached Mode

oder

<HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Officexx.0>\Outlook\Cached Mode

Der <Platzhalter xx.0> stellt die Version von Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 oder Outlook für Microsoft 365, 15.0 = Office 2013) dar.

Name: CacheOthersMail
Typ: DWORD:
Wert: 0

Der Standardwert ist 1.

Nachdem das Zwischenspeichern von freigegebenen E-Mail-Ordnern deaktiviert wurde, wird die status-Leiste in Outlook online angezeigt, wenn Sie einen freigegebenen E-Mail-Ordner im Navigationsbereich auswählen, wie im folgenden Screenshot gezeigt.

Um den CacheOthersMail Registrierungswert festzulegen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Konfigurieren Sie die Windows-Registrierung manuell.
• Steuern Sie die Registrierungseinstellung mithilfe eines Gruppenrichtlinie.
• Stellen Sie die Einstellung Cache für freigegebene E-Mail-Ordner mithilfe des Office-Anpassungstools (OCT) bereit.

Manuelles Konfigurieren der Windows-Registrierung

Um das Zwischenspeicherungsverhalten für freigegebene Ordner in Outlook 2013 oder höheren Versionen zu ändern, können Sie Ihrem Outlook-Client einen Registrierungswert hinzufügen oder einen Registrierungswert bearbeiten, sofern vorhanden.

1. Beenden Sie Outlook.

2. Wählen Sie Windows-Taste+R aus, um ein Dialogfeld Ausführen zu öffnen.

3. Geben Sie regedit.exe ein, und klicken Sie dann auf OK.

4. Suchen Sie den Registrierungsschlüssel, und wählen Sie ihn aus: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\xx.0\Outlook\Cached Mode

   Der Platzhalter xx.0 stellt die Version von Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 oder Outlook für Microsoft 365, 15.0 = Office 2013) dar.

   Hinweis

   Wenn der Schlüssel für den Cachemodus nicht vorhanden ist, erstellen Sie ihn, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

   1. Wählen Sie den Outlook-Schlüssel aus.
   2. Zeigen Sie im Menü Bearbeiten auf Neu, und wählen Sie dann Schlüssel aus.
   3. Geben Sie Cached Mode ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
   4. Wählen Sie die Taste Cachemodus aus, und fahren Sie dann mit Schritt 5 fort.

5. Zeigen Sie im Menü Bearbeiten auf Neu, und wählen Sie dann DWORD-Wert aus.

6. Geben Sie CacheOthersMail ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.

7. Wählen Sie im Menü Bearbeiten die Option Ändern aus.

8. Geben Sie 0 ein, um nur freigegebene Ordner ohne E-Mail zwischenzuspeichern, oder 1 , um alle freigegebenen Ordner zwischenzuspeichern, und wählen Sie dann OK aus.

9. Beenden Sie die Registrierungs-Editor.

10. Starten Sie Outlook.

Steuern der Registrierungseinstellung mithilfe eines Gruppenrichtlinie

Der Registrierungsschlüsselwert, der zum Ändern des Standardverhaltens des Zwischenspeicherns freigegebener Ordner in Outlook erforderlich ist, kann mithilfe einer Gruppenrichtlinie-Einstellung konfiguriert werden. Diese Schritte werden in der Regel von einem Active Directory-Administrator ausgeführt.

Die Standard-Gruppenrichtlinie Vorlagendateien für Outlook enthalten die Richtlinieneinstellung, die diese Funktionalität steuert. Dies sind Outlk16.admx und Outlk16.adml für Outlook 2016, Outlook 2019 und Outlook für Microsoft 365 sowie Outlk15.admx und Outlk15.adml für Outlook 2013.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Registrierungseinstellung mithilfe der Outlook Gruppenrichtlinie-Vorlage bereitzustellen:

1. Laden Sie die entsprechenden Vorlagendateien aus dem Microsoft Download Center herunter:

   • Für Office 2016, Office 2019 oder Outlook für Microsoft 365: Administrative Vorlagendateien (ADMX/ADML) und Office-Anpassungstool für Microsoft 365 Apps for Enterprise, Office 2019 und Office 2016
   • Für Office 2013: Office 2013 Administrative Vorlagendateien (ADMX/ADML) und Office-Anpassungstool

2. Extrahieren Sie die admintemplates_32bit.exe- oder admintemplates_64bit.exe-Datei in einen Ordner auf Ihrem Computer.

3. Kopieren Sie die für Ihre Outlook-Version geeignete Datei in den Ordner C:\Windows\PolicyDefinitions:

   Für Office 2016, Office 2019 oder Outlook für Office 36: Outlk16.admx
   Für Office 2013: Outlk15.admx

4. Kopieren Sie die für Ihre Outlook-Version geeignete Datei an den Speicherort C:\Windows\PolicyDefinitions\xx-xx , wobei xx-xx ein Name der Sprachkultur ist. Für Englisch (USA) lautet der Name der Sprachkultur beispielsweise en-us. Weitere Informationen zu Sprachkulturnamen finden Sie unter Table of Language Culture Names, Codes, and ISO Values [C++].

   Für Office 2016, Office 2019 oder Outlook für Office 36: Outlk16.adml
   Für Office 2013: Outlk15.adml

   Hinweis: Die ADML-Datei muss aus dem richtigen Sprachordner kopiert werden.

5. Starten Sie die Gruppenrichtlinie Object Editor oder die Gruppenrichtlinie Management Console.

   Gruppenrichtlinien können auf verschiedene Active Directory-Objekte wie Organisationseinheiten (OE) angewendet werden. Überprüfen Sie Ihre Windows-Dokumentation, um die Gruppenrichtlinien für die gewünschten Objekte festzulegen.

6. Erweitern Sie im Gruppenrichtlinie Object Editor oder in der Gruppenrichtlinie Management Console unter Benutzerkonfigurationadministrative Vorlagen, erweitern Sie Ihre Version von Microsoft Outlook, erweitern Sie Outlook-Optionen, und wählen Sie dann den Knoten Stellvertretungen aus.

   

7. Doppelklicken Sie unter Delegaten auf Zwischenspeicherung freigegebener E-Mail-Ordner deaktivieren.

8. Um die Standardeinstellung zu rückgängig machen, wählen Sie Deaktiviert und dann OK aus. Wenn Sie zur nicht standardmäßigen Einstellung wechseln möchten, nur Nicht-E-Mail-Ordner zwischenzuspeichern, wählen Sie Aktiviert und dann OK aus.

   Die Richtlinieneinstellung wird auf alle Outlook-Clientinstallationen angewendet, wenn die Aktualisierung der Gruppenrichtlinie Einstellung repliziert wird.

9. Um diese Änderung zu testen, geben Sie an der Eingabeaufforderung ein gpupdate /force , und drücken Sie die EINGABETASTE.

10. Starten Sie registrierung Editor auf dem betroffenen Clientcomputer, und überprüfen Sie, ob der CacheOthersMail Registrierungswert auf dem Client vorhanden ist und den Wert 0 aufweist:

Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office<xx.0>\Outlook\Cached Mode

Der <Platzhalter xx.0> stellt die Version von Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 oder Outlook für Microsoft 365, 15.0 = Office 2013) dar.

Name: CacheOthersMail Type: DWORD: Value: x

Dabei ist x 1 bis rückgängig machen auf das Standardverhalten oder 0, wenn die nicht standardmäßige Einstellung nur auf Nicht-E-Mail-Ordner zwischengespeichert wird.

Wenn diese Registrierungsdaten in der Registrierung angezeigt werden, bedeutet dies, dass die einstellung Gruppenrichtlinie auf den Client angewendet wurde.

11. Starten Sie Outlook, um zu überprüfen, ob diese Änderung implementiert wurde.

Bereitstellen der Cacheeinstellung für freigegebene E-Mail-Ordner mithilfe des Office-Anpassungstools (OCT)

Verwenden Sie die integrierte Einstellung im OCT, um die Einstellung Cache für freigegebene E-Mail-Ordner in Outlook 2013 oder höher bereitzustellen.

1. Wählen Sie Start aus, geben Sie cmd in das Feld Suche starten ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

2. Geben Sie an der Eingabeaufforderung den Pfad zu Ihren Office-Installationsdateien gefolgt von "/admin" ein, z. B. den folgenden, und drücken Sie dann die EINGABETASTE:

   \\Server\share\Office\Setup.exe /admin

3. Wählen Sie im Dialogfeld Produkt auswählen die Option Neue Setupanpassungsdatei für das folgende Produkt erstellen aus.

4. Wählen Sie im Dialogfeld Produkt auswählen das Office-Produkt aus, und klicken Sie dann auf OK.

5. Wählen Sie im Navigationsbereich des OCT die Option Benutzereinstellungen ändern aus, erweitern Sie Ihre Version von Microsoft Outlook, erweitern Sie Outlook-Optionen, und wählen Sie dann Stellvertretungen aus.

6. Doppelklicken Sie auf Zwischenspeicherung freigegebener E-Mail-Ordner deaktivieren.

7. Um die Standardeinstellung zu rückgängig machen, wählen Sie Deaktiviert und dann OK aus. Wenn Sie zur nicht standardmäßigen Einstellung wechseln möchten, nur Nicht-E-Mail-Ordner zwischenzuspeichern, wählen Sie Aktiviert und dann OK aus.

8. Führen Sie alle verbleibenden Aufgaben im OCT aus, und speichern Sie dann Ihre MSP-Datei.

9. Stellen Sie Office mit dieser MSP-Datei bereit.

Einstellungen zum Deaktivieren der Zwischenspeicherung freigegebener Ordner

Es ist möglich, die Zwischenspeicherung für freigegebene Ordner in allen Profilen im Cachemodus zu deaktivieren. Dies schließt freigegebene E-Mail-Ordner und freigegebene Nicht-E-Mail-Ordner ein. Die Einstellung ist sowohl im OCT als auch in der vorlage Gruppenrichtlinie verfügbar.

OKT

Im OCT für Outlook 2013 und höher lautet die Einstellung, die die Zwischenspeicherung für alle freigegebenen Ordner steuert, den Namen Freigegebene Ordner herunterladen, die keine E-Mail-Ordner sind. Es befindet sich unter Ändern von Benutzereinstellungen> Ihre Version von Microsoft Outlook-Kontoeinstellungen>>Exchange>Cached Exchange Mode.

Wenn das OCT verwendet wird, um diese Einstellung zu deaktivieren, wird der folgende Registrierungsschlüsselwert auf Outlook-Clients konfiguriert:

Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<xx.0>\Outlook\Cached Mode

Der <Platzhalter xx.0> stellt die Version von Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 oder Outlook für Microsoft 365, 15.0 = Office 2013) dar.

Name: DownloadSharedFolders
Typ: DWORD
Wert: 0

Wenn der Wert des Registrierungsschlüssels auf 0 festgelegt ist, gibt dies an, dass eine nicht standardmäßige Einstellung konfiguriert wurde.

Gruppenrichtlinie-Vorlage

In der Gruppenrichtlinie-Vorlage für Outlook 2013 und höher lautet die Einstellung, die das Zwischenspeichern aller freigegebenen Ordner steuert, den Namen Freigegebene Ordner ohne E-Mail herunterladen. Es befindet sich unter Benutzerkonfiguration>Administrative Vorlagen> Ihre Version von Microsoft Outlook-Kontoeinstellungen>>Exchange>Cached Exchange Mode.

Wenn Sie eine Gruppenrichtlinie verwenden, um diese Einstellung zu deaktivieren, wird der folgende Registrierungsschlüsselwert auf Outlook-Clients konfiguriert:

Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\<xx.0>\Outlook\Cached Mode

Der <Platzhalter xx.0> stellt die Version von Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 oder Outlook für Microsoft 365, 15.0 = Office 2013) dar.

Name: DownloadSharedFolders
Typ: DWORD
Wert: 0

Wenn der Wert auf 0 festgelegt ist, gibt dies an, dass eine nicht standardmäßige Einstellung konfiguriert wurde.