Formatierung von Excel-Daten bleibt bei Seriendruckvorgängen in Word nicht erhalten

Dieser Artikel ist eine Übersetzung des folgenden englischsprachigen Artikels der Microsoft Knowledge Base:
320473 Excel data does not retain its formatting in mail merge operations in Word

Problembeschreibung

Wenn Sie in Microsoft Word einen Seriendruck durchführen und ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt als Datenquelle für die Empfängerliste verwenden, bleibt bei einigen der numerischen Daten das Format bei der Zusammenführung nicht erhalten.


Dies gilt für formatierte Prozentwerte, Währungswerte und Postleitzahlen wie in der folgenden Tabelle dargestellt:

Format In Excel-Daten In Word-Seriendruckfeld
---------------------------------------------------------
Prozentsatz 50% .5
Währung $12,50 12,5
Postleitzahl 07865 7895

Ursache

Dieses Problem tritt auf, da die Daten in der Empfängerliste in Word im nativen Format erscheinen, in dem Excel sie speichert, ohne die Formatierung, die auf die Zellen im Arbeitsblatt angewendet wird, die die Daten enthalten.

Lösung

Wenden Sie eine der folgenden Methoden an, um dieses Problem zu beheben.

Methode 1

Verwenden Sie Dynamic Data Exchange (DDE), um eine Verbindung zum Excel-Arbeitsblatt herzustellen, das die gewünschten Daten enthält. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:
  1. Starten Sie den Word, und öffnen Sie ein neues (leeres) Dokument.
  2. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Allgemein.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Konvertierung beim Öffnen bestätigen. Klicken Sie anschließend auf OK.
  4. Zeigen Sie im Menü Extras auf Briefe und Sendungen, und klicken Sie anschließend auf Seriendruck-Assistent.
  5. Wählen Sie im Aufgabenbereich Seriendruck den Typ des gewünschten Dokuments aus, und klicken Sie auf Weiter.
  6. Wählen Sie unter Startdokument wählen das gewünschte Startdokument aus, und klicken Sie auf Weiter.
  7. Klicken Sie unter Empfänger wählen auf Vorhandene Liste verwenden und anschließend auf Durchsuchen.
  8. Suchen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen den Ordner, der die Excel-Arbeitsmappe enthält, die Sie als Datenquelle verwenden möchten, markieren Sie die Arbeitsmappe, und klicken Sie auf Öffnen.
  9. Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle bestätigen auf MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls), und klicken Sie anschließend auf OK.
  10. Markieren Sie im Dialogfeld Microsoft Excel unter Benannter oder Zellbereich den Zellbereich oder das Arbeitsblatt mit den gewünschten Daten, und klicken Sie auf OK.
    Hinweis: Ihre Daten werden jetzt im Dialogfeld Seriendruckempfänger mit derselben Formatierung angezeigt wie im Excel-Arbeitsblatt.

Methode 2

Formatieren Sie das Excel-Feld, das die Postleitzahl enthält, als Text. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:
  1. Markieren Sie in Excel die Spalte, die das Feld mit der Postleitzahl enthält.
  2. Klicken Sie im Menü Format auf Zellen.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Zahlen.
  4. Klicken Sie unter Kategorie auf Text und anschließend auf OK.
  5. Speichern Sie die Datenquelle. Setzen Sie dann den Seriendruckvorgang in Word fort.

Informationsquellen

Weitere Informationen finden Sie im folgenden Artikel der Microsoft Knowledge Base:

304387 Die Felder "Datum", "Telefonnummer" und "Währung" werden bei einem Seriendruck in Word mit einer Access- oder Excel-Datenquelle falsch zusammengeführt
Bitte beachten Sie: Bei diesem Artikel handelt es sich um eine Übersetzung aus dem Englischen. Es ist möglich, dass nachträgliche Änderungen bzw. Ergänzungen im englischen Originalartikel in dieser Übersetzung nicht berücksichtigt sind. Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen basieren auf der/den englischsprachigen Produktversion(en). Die Richtigkeit dieser Informationen in Zusammenhang mit anderssprachigen Produktversionen wurde im Rahmen dieser Übersetzung nicht getestet. Microsoft stellt diese Informationen ohne Gewähr für Richtigkeit bzw. Funktionalität zur Verfügung und übernimmt auch keine Gewährleistung bezüglich der Vollständigkeit oder Richtigkeit der Übersetzung.
Eigenschaften

Artikelnummer: 320473 – Letzte Überarbeitung: 25.06.2007 – Revision: 1

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