Year-End Schließungsverfahren in der Bestandssteuerung in Microsoft Dynamics GP

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie das Jahr schließen und Ihre Bestandsdatensätze für das neue Geschäftsjahr in der Bestandssteuerung in Microsoft Dynamics GP vorbereiten.

Gilt für: Microsoft Dynamics GP
Ursprüngliche KB-Nummer: 872713

Verfahren zum Abschluss des Inventars zum Jahresende

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Jahr zu schließen und Ihre Bestandsdatensätze für das neue Geschäftsjahr vorzubereiten. Mit Abschluss eines Jahres wird die gesamte zusammengefasste Menge im laufenden Jahr (Kosten- und Umsatzbeträge) in den Transaktionsverlauf für die Artikel übertragen, für die Sie einen zusammengefassten Vertriebsverlauf beibehalten haben. Das Feld "Menge verkauft" für jeden Artikel ist auf 0 (null) festgelegt. Mit diesen Schritten wird auch der Betrag im Feld "Anfangsmenge" jedes Artikels in das Feld Menge bei Hand an jedem Standort aktualisiert.

Weitere Ressourcen

• Weitere Informationen finden Sie in den Tipps zum Year-End schließen.
• Weitere Informationen finden Sie im Year-End Fragen und Antworten.

Zusammenfassungsschritte

1. Alle Transaktionen für das Jahr buchen.
2. Stimmen Sie die Bestandsmengen ab.
3. Schließen Sie die Anzahl des physischen Bestands ab, und veröffentlichen Sie dann alle Anpassungen.
4. Drucken zusätzlicher Berichte.
5. Erstellen Sie eine Sicherung.
6. Schließen Sie das Jahr.
7. Schließen Sie die Geschäftsperioden für die Bestandsreihe (optional).
8. Erstellen Sie eine endgültige Sicherung.

Schritt 1: Buchen aller Transaktionen für das Jahr

Stellen Sie sicher, dass alle Rechnungs-, Verkaufsauftragsverarbeitungs- und Bestandstransaktionen für das aktuelle Jahr eingegeben und dann gebucht wurden, bevor Sie das Jahr schließen. Dies ist richtig, sodass die historischen Informationen für das Jahr, in dem Sie schließen, korrekt sind, und die Jahresangaben für das neue Jahr genau angegeben werden. Wenn Sie Transaktionen für zukünftigen Zeitraum eingeben möchten, bevor Sie das Jahr schließen, erstellen Sie einen neuen Batch mit neuen Transaktionen. Posten Sie den Batch jedoch erst, nachdem das Jahr geschlossen wurde.

Schritt 2: Abstimmen der Bestandsmengen

Stimmen Sie die Mengen für alle Artikel ab, indem Sie das Fenster Bestandsmengen abgleichen verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Bestandssteuerungsdaten im Laufe des Jahres nicht beschädigt wurden. Führen Sie den folgenden Schritt aus, um das Fenster Bestandsmengen abstimmen zu öffnen:

• Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Extras, zeigen Sie auf Dienstprogramme, zeigen Sie auf Bestand, und wählen Sie dann Abstimmen aus.

Wenn während des Abgleichs Unterschiede gefunden werden, werden die Mengen angepasst. Wenn Anpassungen vorgenommen werden, werden sie im Abgleichsbericht wiedergegeben. Darüber hinaus sind alle Seriennummern und Losnummern enthalten, die für die angepassten Artikel hinzugefügt wurden. Wenn Sie diese Seriennummern und Losnummern ändern möchten, können Sie das Fenster Elementtransaktionseintrag verwenden. Geben Sie Reduzierungsanpassungstransaktionen ein, um die vorhandenen Seriennummern und die vorhandenen Losnummern zu entfernen. Geben Sie dann erhöhen Sie Die Anpassungstransaktionen ein, um die richtigen Seriennummern und die richtigen Losnummern einzugeben. Um das Fenster Elementtransaktionseintrag zu öffnen, zeigen Sie im Menü Transaktionen auf Bestand, und wählen Sie dann Transaktionseintrag aus.

Schritt 3: Abschließen einer physischen Bestandsanzahl und anschließendes Veröffentlichen von Anpassungen

1. Verwenden Sie das Fenster "Stock Calendar Maintenance", um Informationen darüber einzurichten und dann zu verwalten, wann die Bestandszählung durchgeführt werden kann und welche Tage gezählt werden, wenn das System vorgeschlagene Datumsangaben für die nächste Bestandsanzahl für eine bestimmte Artikel-Website-Kombination berechnet. Führen Sie den folgenden Schritt aus, um das Fenster "Stock Calendar Maintenance" zu öffnen:
   • Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Extras, zeigen Sie auf Setup, zeigen Sie auf Bestand, und wählen Sie dann Aktienkalender aus.
2. Das Fenster "Stock Count Cycle Assignment" kann verwendet werden, wenn Sie vielen Elementen eine Bestandsanzahlhäufigkeit zuweisen möchten. Zeigen Sie zum Öffnen des Fensters Zuweisung des Lagerbestandszyklus im Menü Karten auf Bestand, und wählen Sie dann Zählungszykluszuweisung aus.
3. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Bestandsanzahl. Ein Zeitplan für die Bestandsanzahl ist eine Liste der spezifischen Elemente an einem bestimmten Standort, die während einer bestimmten Anzahl gezählt werden. Wenn Sie einen Zeitplan für die Bestandszählung starten, wird die menge erfasst, die für jede Zeile im Zeitplan für die Bestandsanzahl vorhanden ist. Später werden die tatsächlichen Anzahlmengen mit den erfassten Werten verglichen, um Standardvarianztransaktionen zu erstellen. Während dieses Vorgangs können Aktienzählungsformulare gedruckt werden. Um das Fenster Lagerbestandszeitplan zu öffnen, zeigen Sie im Menü Transaktionen auf Bestand, und wählen Sie dann Stock Count Schedule (Zeitplan für die Bestandsanzahl) aus.
4. Verwenden Sie das Fenster Stock Count Entry , um Informationen zu den Ergebnissen Ihrer Aktienanzahl einzugeben. Wenn Sie eine Bestandsanzahl verarbeiten, werden Varianztransaktionen erstellt. Wenn das Kontrollkästchen Autopost Stock Count Variances aktiviert ist, werden die Transaktionen ebenfalls gebucht. Um das Fenster Stock Count Entry zu öffnen, zeigen Sie im Menü Transaktionen auf Bestand, und wählen Sie dann Stock Count Entry aus. Anstatt Schritt 3 auszuführen, können Sie Ihre Anpassungseinträge manuell erstellen. Dazu drucken Sie eine Checkliste für den physischen Bestand mithilfe des Fensters Bestandsaktivitätsberichte, und führen Sie dann eine physische Anzahl Ihrer Bestandselemente durch, um zu überprüfen, ob die menge auf der Hand für alle Artikel korrekt ist. Um das Fenster Bestandsaktivitätsberichte zu öffnen, zeigen Sie im Menü Berichte auf Bestand, und wählen Sie dann Aktivität aus.

Wenn Unterschiede bestehen, geben Sie die erforderlichen Anpassungen im Fenster Elementtransaktionseintrag ein, und buchen Sie dann die Transaktionen. Um das Fenster Elementtransaktionseintrag zu öffnen, zeigen Sie im Menü Transaktionen auf Bestand, und wählen Sie dann Transaktionseintrag aus.

Schritt 4: Drucken zusätzlicher Berichte

Drucken Sie alle zusätzlichen Berichte, die Sie für die Planung oder für Ihre permanenten Datensätze benötigen. Die vorgeschlagenen Berichte lauten wie folgt:

• Aktienstatusbericht
• Bericht "Kaufbelege"
• Umsatzbericht
• Transaktionsverlaufsbericht
• Seriennummernliste
• Losnummernliste

Um auf die Berichtspalette zuzugreifen, zeigen Sie im Menü Berichte auf Bestand. Verwenden Sie Auswahlen aus der Palette "Bestandsberichte", um diese Berichte zu drucken. Wenn Sie beabsichtigen, verkaufsverkaufte Kaufbelege während des Abschlussprozesses zum Jahresende zu entfernen, empfehlen wir Ihnen, den Kaufbelegbericht auszudrucken, um die zu entfernenden Belege zu überprüfen.

Schritt 5: Erstellen einer Sicherung

Erstellen Sie eine Sicherung aller Unternehmensdaten!
Dies ist richtig, sodass Sie sich schnell erholen können, wenn während des Abschlussverfahrens zum Jahresende eine Stromschwankung oder ein anderes Problem auftritt.

Schritt 6: Schließen des Jahres

Wählen Sie dazu im Menü Microsoft Dynamics GPdie Option Extras aus, zeigen Sie auf Routinen, zeigen Sie auf Bestand, und wählen Sie Jahresendabschluss aus.

Wenn ein Jahr geschlossen wird, werden die folgenden Aufgaben ausgeführt:

• Überträgt die gesamte zusammengefasste Aktuelle Jahresmenge (Kosten- und Umsatzbeträge) in den Transaktionsverlauf für die Artikel, für die Sie den zusammengefassten Verkaufsverlauf beibehalten haben.
• Updates den Betrag im Feld "Anfangsmenge" des Artikels in das Feld Menge bei Hand an jedem Standort ein. Bestimmte Berichte, z. B. der Umsatzbericht, verwenden den Betrag im Feld Anfangsmenge für Berichtsberechnungen.
• Nullt das Feld "Menge verkauft" im Wartungsfenster "Artikelmengen" für jeden Standort.
• Entfernt Kaufbelege und Den Kostenänderungsverlauf für verkaufte Artikel.
• Entfernt nicht mehr unterstützte Elemente aus den Artikeldatensätzen, die verkauft wurden.
• Entfernt alle Lotattribute aus den Datensätzen von losnummerierten Elementen, wenn sie verkauft wurden.
• Updates die Standardkosten der einzelnen Artikel zu den aktuellen Kosten, wenn Sie entweder die fifo periodische Methode oder die regelmäßige LIFO-Bewertungsmethode verwenden.
• Verwendet das Fenster Bestand Year-End Schließen, um das Jahr zu schließen.

Die folgenden Optionen sind verfügbar:

• Entfernen: Nicht mehr unterstützte Elemente

  Wenn Sie das Kontrollkästchen Nicht mehr unterstützte Artikel aktivieren, werden alle nicht mehr ausgeführten Artikel, die einen Saldo von Null (d. h. keine Menge) aufweisen, während des Abschlussprozesses des Jahres aus allen IV-Tabellen entfernt. Elemente können über das Fenster Elementwartung als nicht mehr unterstützt festgelegt werden. Nicht mehr unterstützte Artikel, die eine Menge von 0 (mit Ausnahme von Kitkomponenten) zur Hand haben und keine nicht gebuchten Transaktionen aufweisen, werden aus dem Modul Bestand entfernt. Wenn Sie das Modul Dienstanrufverwaltung verwenden, bestimmen Sie, ob nicht mehr bereitgestellte Elemente in nicht geposteten Dienstdokumenten vorhanden sind. Wenn in nicht geposteten Dienstdokumenten nicht mehr unterstützte Elemente vorhanden sind, müssen die Dokumente vor dem Fortfahren gepostet werden. Der Bericht "Auftragsverarbeitung", der Bericht "Rechnungsstellung" oder der Bericht "Bestellverarbeitung" und "Anfragen" können weiterhin Informationen zu diesen nicht mehr eingestellten Artikeln anzeigen. Sie können jedoch keine Nachschlagevorgänge für die Elementnummer durchführen, da sie aus der Elementmastertabelle entfernt wurde. Wenn Sie einen Bericht drucken oder sich nach dem nicht mehr eingestellten Element erkundigen möchten, müssen Sie den Artikel in den Artikelnummerbereich aufnehmen.

  Hinweis

  Wenn Sie diese Option auswählen, entfernen Sie die nicht mehr ausgeführten Elemente. Darüber hinaus entfernen Sie den gesamten Bestandsverlauf für die Elemente. Sie können für diese Elemente keinen Drillback im Bestandsverlauf durchführen.

• Entfernen: Verkaufsbelege und Kostenänderungsverlauf vor [Datum]

  Wenn Sie das Kontrollkästchen Verkaufte Belege aktivieren, werden alle verkauften Belege, deren Menge empfangene Beträge und verkaufte Mengen gleich sind, entfernt. (Datensätze werden aus dem IV10200 entfernt, die als verkauft gekennzeichnet sind [RCPTSOLD=1] und die entsprechenden Datensätze aus dem IV10201 [verknüpft durch IV10201. RCTSEQNM = IV10200. SRCRCTSEQNM].) Es handelt sich um einen optionalen Schritt, der möglicherweise nicht jedes Jahr ausgeführt wird. Diese Werte können hilfreich sein, wenn Artikel über Die Rechnungsstellung zurückgegeben werden. Daher sollten Sie die Kaufbelege nicht aus der Datei entfernen.

  Entfernen Sie in Microsoft Dynamics GP: Verkaufsbelege und Kostenänderungsverlauf vor. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verkaufsbelege und Kostenänderungsverlauf vor, um alle verkauften Kaufbelege und historischen Kostenänderungen für Artikel zu entfernen, die durchschnittliche unbefristete, last in, first out (LIFO) unbefristet oder die periodische FiFO-Bewertungsmethode (First In, First Out, FIFO) verwenden, und geben Sie dann ein Datum ein. Die verkauften Belege, Details zum Verkauften der Menge und historische Kostenänderungen mit Datumsangaben, die vor dem eingegebenen Datum liegen, werden entfernt.

• Remove: Sold Lot Attributes

  Wenn Sie das Kontrollkästchen Attribute der verkauften Los aktivieren, werden die Werte für verkaufte Losnummern entfernt. Sie können z. B. den Wert Rot für das Lot-Attribut Color entfernen, wenn Sie alle losnummerierten Artikel verkauft haben, denen der Wert Rot zugewiesen wurde.

• Update: Standardkosten des Artikels

  Wenn Sie das Kontrollkästchen Standardkosten des Artikels aktivieren, werden die Standardkosten für alle Elemente, denen die fifo periodische Bewertungsmethode oder die periodische Bewertungsmethode LIFO zugewiesen wurde, automatisch angepasst, um die aktuellen Kosten der einzelnen Artikel oder den Betrag widerzuspiegeln, den Sie zuletzt für den Artikel bezahlt haben. Wenn Sie für das Modul Fertigung registriert sind, können Sie das Kontrollkästchen Standardkosten des Artikels nicht aktivieren.

  Hinweis

  Wenn Sie auswählen, dass die Standardkosten eines Artikels während des Inventur-Year-End Abschlussprozesses für Standardkostenelemente aktualisiert werden sollen, muss das Standardkosten-Neubewertungskonto an einem der beiden unten aufgeführten Speicherorte aufgefüllt werden, damit der Year-End Abschlussprozess abgeschlossen werden kann. Wenn das Konto nicht aufgefüllt ist, wird der Ausnahmebericht mit der Liste der Elemente gedruckt, die aufgefüllt werden müssen, bevor Sie den Abschluss des Jahresendes verarbeiten können.

  1. Karten > Bestandselementkonto >> (für jeden regelmäßigen Artikel)
  2. Microsoft Dynamics GP > Tools > richten > Buchungskonten-Bestandsserien >>ein.

Wenn Sie alle gewünschten Optionen ausgewählt haben, wählen Sie Prozess aus, um den Abschlussprozess zum Jahresende zu starten. Wenn das Jahr geschlossen wird, können Sie keine Posten posten, Mengen abstimmen, Bewertungsmethoden ändern oder Dezimalstellen für Elemente ändern.

Schritt 7: Schließen der Geschäftsjahre für die Bestandsreihe (optional)

Sie können das Fenster Fiscal Perioden Setup verwenden, um Geschäftsperioden zu schließen, die für das Jahr noch geöffnet sind. Führen Sie den folgenden Schritt aus, um das Fenster Geschäftszeiträume einrichten zu öffnen:

• Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools, zeigen Sie auf Setup, zeigen Sie auf Unternehmen, und wählen Sie dann Geschäftsperioden aus. Es verhindert, dass Transaktionen versehentlich in den falschen Zeitraum oder das falsche Jahr gebucht werden.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Transaktionen für den Zeitraum und das Jahr für alle Module vor Abschluss der Geschäftsperioden gebucht haben. Wenn Sie später Transaktionen in einem bereits abgeschlossenen Geschäftszeitraum buchen müssen, müssen Sie zum Fenster Fiscal Period Setup zurückkehren, um den Zeitraum erneut zu öffnen, bevor Sie die Transaktion buchen können.

Schritt 8: Erstellen einer endgültigen Sicherung

Erstellen Sie eine endgültige Sicherung der Unternehmensdatendateien, und bewahren Sie sie in einem sicheren, dauerhaften Speicher auf. Es gibt Ihnen eine permanente Aufzeichnung der finanziellen Lage des Unternehmens zum Zeitpunkt des Abschlusses des Jahres.

Tipps zum Bestandsabschluss am Jahresende

• Der Jahresendabschluss muss abgeschlossen werden, bevor Transaktionen für das neue Jahr gebucht wurden.
• Sie haben die Möglichkeit, das Kontrollkästchen Nicht mehr unterstützte Artikel , das Kontrollkästchen Verkaufte Belege oder das Kontrollkästchen Verkaufte Losattribute zu aktivieren. Wenn Sie diese Kontrollkästchen aktivieren, werden alle Elemente, verkauften Belege und verkauften Losattribute, die einen Saldo von Null aufweisen, während des Abschlussprozesses des Jahres entfernt.
• Wenn Sie das Kontrollkästchen Standardkosten des Artikels aktualisieren aktivieren, werden die Standardkosten für alle Elemente, denen die fifo periodische Bewertungsmethode oder die periodische Bewertungsmethode LIFO zugewiesen wurde, automatisch angepasst, um die aktuellen Kosten der einzelnen Artikel widerzuspiegeln. Die aktuellen Kosten sind der Betrag, den Sie zuletzt für den Artikel bezahlt haben.
• Es gibt keinen Abschlussbericht zum Jahresende für den Bestand.

Häufig gestellte Fragen zum Inventar des Jahresendes

F1: Wie werden die durchschnittlichen Kosten eines Artikels im Laufe des Jahres und während des Abschlussprozesses zum Jahresende aktualisiert, wenn Sie die Durchschnittliche unbefristete Bewertungsmethode verwenden?

A1: Wenn Sie die Durchschnittliche unbefristete Bewertungsmethode verwenden, werden alle Belege für jeden Artikel gemittelt, um die durchschnittlichen Kosten zu ermitteln. Der Abschlussprozess zum Jahresende ändert die durchschnittlichen Kosten nicht. Die verkauften Kaufbelege werden jedoch entfernt. Wenn ein Beleg das nächste Mal eingegeben wird, werden die durchschnittlichen Kosten mit den Belegen, die in der Datei Inventory Purchase Receipts verbleiben, neu ausgewertet.

F2: Kann das Fenster Bestand Year-End Schließen das ganze Jahr über verwendet werden, um die Standardkosten für Artikel zu aktualisieren, wenn Sie die Periodische Bewertungsmethode verwenden?

A2: Dies wird nicht empfohlen, da das Feld Anfangsmenge während des Abschlussprozesses zum Jahresende aktualisiert wird. Es würde dieses Feld in Berichten wie dem Umsatzbericht falsch machen. Darüber hinaus würden alle Zusammenfassenden Umsatzverlaufsinformationen fälschlicherweise in das folgende Jahr verschoben.

F3: Welche Auswirkungen hat ein verspäteter Jahresendschluss in Great Plains?

A3: Abschluss des Jahresendes für dieses Modul ist optional.

Zusammenfassend wird gesagt, dass die Felder, die während des Jahresendes aktualisiert werden, in Berichten für Mengenzusammenfassungen verwendet werden. Wenn diese Felder nicht wichtig sind, können Sie das Jahresende nicht abschließen.

Der Abschluss des Bestandsjahrs verschiebt die Zusammenfassungsverlaufsinformationen aus dem aktuellen Jahr in das letzte Jahr (siehe Karten/Bestand/Verlauf), und die Informationen zum aktuellen Jahr werden auf Null gesetzt.

Es wird empfohlen, das Inventurmodul zu schließen, bevor Sie Verkaufs- und Kauftransaktionen im neuen Jahr buchen, da die Verlaufsnummern des Artikels in diesem Fall nicht korrekt sind (siehe Karten/Bestand/Verlauf). Außerdem ist der Bestandsumsatzbericht möglicherweise nicht genau, da die Anfangsmengen des Artikels für das Jahr nicht genau sind. Zur Veranschaulichung, angenommen, Sie haben 2019 100 Artikel verkauft. Dann haben Sie 2020 10 zusätzliche Artikel verkauft. Sie haben beide Inventurtransaktionen im Jahr 2020 veröffentlicht, bevor Sie den Abschluss des Jahres 2019 für den Bestand vorgenommen haben, sodass 2020 eine Menge von 110 verkauft wird. Nachdem der Abschluss des Jahres 2019 durchgeführt wurde, haben Sie einen Wert von 0 anstelle von 10 für Ihre Verkaufsmenge für 2020 (aktuelles Jahr) und 110 für Ihre Verkaufsmenge 2019 (Letztes Jahr).

Die Zusammenfassungsfenster im Bestand mit den spezifischen Ansichten des Kalenders oder Geschäftsjahres sind datumsabhängig. Der Abschlussprozess für das Bestandsjahr ist nicht datumsabhängig.