Wenn Sie ein POP- oder IMAP-Konto verwenden, werden alle Ihre Outlook-Informationen in einer Outlook-Datendatei gespeichert, die auch als "Persönliche Ordner-Datei (PST)" bekannt ist. Möglicherweise verwenden Sie eine Outlook-Datendatei auch zum Sichern von Nachrichten oder Speichern älterer Elemente, damit Ihr Posteingang klein bleibt.
Standardmäßig wird bei Verwendung der Outlook-Suchtools nur der aktuelle Posteingang durchsucht. Alle weiteren auf Ihrem Computer gespeicherten Outlook-Datendateien werden nur dann durchsucht, wenn Sie Ihren Suchbereich in "Alle Postfächer" ändern.
Vielleicht verwenden Sie eine Outlook-Datendatei auch, wenn Sie die AutoArchivierung bei Ihrem Exchange Server-E-Mail-Konto nutzen. Dies ist eine andere Funktion als die Schaltfläche "Archivieren" in Outlook 2016. Weitere Informationen finden Sie unter Archivieren in Outlook 2016. Informationen zu den Einstellungen und zum Speicherort für die AutoArchivierung sowie Anweisungen zum Deaktivieren der AutoArchivierung finden Sie unter Automatisches Verschieben oder Löschen älterer Elemente mit der AutoArchivierung.
Durchsuchen einer anderen Outlook-Datendatei
Öffnen einer Outlook-Datendatei
Damit Outlook eine Persönliche Ordner-Datei nach einem bestimmten Wort, Ausdruck oder Absender durchsuchen kann, muss die Datei in Outlook geöffnet sein.
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Wählen Sie in Outlook auf Ihrem Desktop (Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010) "Datei" > Öffnen und Exportieren > Outlook-Datendatei öffnen aus.
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Wählen Sie die zu öffnende Outlook-Datendatei aus.
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Erweitern Sie die oberste Ebene der Outlook-Datendatei im Navigationsbereich von Outlook, um die Unterordner in der Datei anzuzeigen. Klicken Sie auf jeden Unterordner, um den Inhalt anzuzeigen.
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Um nach einer bestimmten E-Mail zu suchen, verwenden Sie integrierte Outlook Suchtools.
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Wenn Sie die archivierten Elemente wieder in den Posteingang importieren möchten, befolgen Sie die Anweisungen zum Importieren einer PST-Datei.
Wo ist meine PST-Datei?
In Outlook 2016, Outlook 2013 und Outlook 2010 werden neue Outlook-Datendateien standardmäßig an folgenden Orten gespeichert:
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Windows Vista, Windows 7, 8 und 10 Laufwerk:\Benutzer\Benutzer\Dokumente\Outlook-Dateien\archive.pst
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Windows XP Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\archive.pst
In früheren Outlook-Versionen wird die Archivdatei an folgenden Orten gespeichert:
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Windows 7, 8, 10 und Windows Vista Laufwerk:\Benutzer\Benutzer\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
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Windows XP Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\archive.pst
Alle Nachrichten, Kontaktinformationen, Kalender und anderen Daten, die Sie in Microsoft Outlook erstellen, bleiben in Ihrer Persönliche Ordner-Datei (PST) oder auf dem Exchange-Server in Ihrem Unternehmen erhalten, wenn Sie ein Microsoft Exchange Server-Konto verwenden. Outlook bietet eine Archivierungsfunktion, um nicht mehr erforderliche ältere Inhalte, die Sie jedoch nicht löschen möchten, aus Ihren häufig verwendeten Ordnern zu entfernen. Dies kann automatisch mithilfe der AutoArchivierung erfolgen, oder Sie führen die Archivierung bei Bedarf manuell durch. Für organisatorische Zwecke können Sie Elemente auch manuell zwischen Outlook-Datendateien verschieben.
Die Outlook-Suche gibt standardmäßig nur Elemente im aktuellen Posteingang oder in der Outlook-Datendatei zurück. Wenn Sie mehrere PST-Dateien durchsuchen möchten, öffnen Sie zuerst die zusätzliche Outlook-Datendatei, und ändern Sie dann Ihren Suchbereich.
Öffnen einer Outlook-Datendatei
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Klicken Sie im Menü Datei auf Öffnen > Outlook-Datendatei.
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Wählen Sie die zu öffnende Outlook-Datendatei und dann Öffnen aus.
Wichtig: Wenn Sie Ihre PST-Datei nicht finden können, ist sie möglicherweise ausgeblendet, und Sie müssen den Speicherort der Datei anzeigen.
Ändern Ihres Suchbereichs
Die Outlook-Suche gibt standardmäßig nur Elemente in Ihrem aktuellen Posteingang oder in der Outlook-Datendatei zurück. Wenn Sie mehrere Datendateien durchsuchen möchten, ändern Sie Ihren Suchbereich mit den folgenden Schritten:
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Klicken Sie im Menü Extras auf Sofortsuche und dann auf Suchoptionen. Alternativ können Sie auch im Bereich "Sofortsuche" auf den Pfeil und anschließend auf Suchoptionen klicken.
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Aktivieren Sie unter der Überschrift Bei der Suche Ergebnisse anzeigen aus eher das Kontrollkästchen Allen Ordnern als Nur dem ausgewählten Ordner.
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