Arbeiten mit Datenblättern

Wenn Sie eine Tabelle öffnen oder die Ergebnisse einer Abfrage anzeigen, zeigt Access das Tabellen- oder Abfrageergebnis in der Datenblattansicht an. Tabellendaten oder Abfrageergebnisse, die in der Datenblattansicht angezeigt werden, werden häufig als Datenblatt bezeichnet. Sie können die Darstellung eines Datenblatts so anpassen, dass bestimmte Daten für die Verwendung als einfacher Bericht angezeigt werden.

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Informationen zu Datenblättern

Ein Datenblatt ist die visuelle Darstellung der Daten, die in einer Tabelle enthalten sind, oder der Ergebnisse, die von einer Abfrage zurückgegeben werden. Sie zeigt die Felder für jeden Datensatz aus einer Tabelle, einem Formular oder einem Abfrageergebnis in einem tabellarischen Format (Zeile und Spalte) an, wie hier gezeigt.

Tabelle 'Personal' in der Datenblattansicht

Standardmäßig werden Tabellen und Abfragen in der Datenblattansicht geöffnet. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf eine Tabelle oder Abfrage, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Öffnen, um die Tabelle oder Abfrage als Datenblatt zu öffnen.

Wenn Sie bestimmte Formate auf Zeilen und Spalten anwenden oder eine Zeile Summe hinzufügen, kann ein Datenblatt auch als einfacher Bericht dienen.

Organisieren von Daten durch Ändern und Verschieben von Spalten oder Zeilen

Sie können Daten so organisieren, dass das Datenblatt einfacher angezeigt werden kann oder nur die erforderlichen Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt angezeigt werden. In diesem Abschnitt werden verschiedene Möglichkeiten erläutert, wie Sie dies erreichen können.

Ändern der Größe von Spalten oder Zeilen

Manchmal passen nicht alle Spalten in einem Datenblatt auf den Bildschirm oder Ausdruck, oder einzelne Spalten belegen möglicherweise mehr Platz, als sie für ihren Inhalt benötigen. Darüber hinaus können Sie die Höhe der Zeilen ändern, damit Text, der nicht in eine Spalte passt, in einer neuen Zeile fortgesetzt werden kann.

Nachdem Sie eine Tabelle, eine Abfrage oder ein Formular in der Datenblattansicht geöffnet haben, können Sie entweder die Größe der einzelnen Spalten manuell ändern oder die Größe einer Spalte automatisch an den Inhalt anpassen.

Manuelles Ändern der Größe einer Spalte

  1. Positionieren Sie den Mauszeiger am Rand der Spalte, deren Größe Sie ändern möchten.

  2. Wenn der Zeiger zu einem Doppelpfeil wird, ziehen Sie den Rand der Spalte, bis er die größe hat, die Sie wünschen.

    Ändern der Größe einer Spalte auf dem Datenblatt

Automatisches Ändern der Größe einer Spalte

  1. Um die Größe einer Spalte so zu ändern, dass sie ihren Inhalt am besten anpasst, positionieren Sie den Mauszeiger am Rand der Spalte, deren Größe Sie ändern möchten.

  2. Wenn der Zeiger zu einem Doppelpfeil wird, doppelklicken Sie auf den Rand der Spalte.

    Anpassen der Größe einer Spalte für eine bessere Aufnahme von Text

Ändern der Größe mehrerer Spalten

  • Wenn Sie die Größe mehrerer Spalten gleichzeitig ändern möchten, halten Sie die UMSCHALTTASTE, wählen Sie mehrere benachbarte Spalten aus, und ändern Sie dann die Größe der ausgewählten Spalten. Sie können auch das gesamte Datenblatt auswählen und die Größe aller Spalten ändern.

Ändern der Größe von Zeilen

  • Wenn Sie die Größe von Zeilen ändern möchten, positionieren Sie den Mauszeiger zwischen zwei Datensatzelektoren im Datenblatt, und ziehen Sie, bis die Zeilen die von Ihnen ausgewählte Größe aufweisen.

Sie können die Größe jeder Zeile nicht einzeln ändern. Wenn Sie die Größe einer Zeile ändern, werden alle Zeilen geändert.

Ändern der Größe einer Zeile auf dem Datenblatt

Ändern der Größe von Zeilen auf die Standardhöhe

  1. Wenn Sie die Größe der Zeilen auf die Standardhöhe ändern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datensatzauswahl, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Zeilenhöhe.

    Klick mit der rechten Maustaste auf einen Datensatzmarkierer

    Klicken auf 'Zeilenhöhe' im Kontextmenü

  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Zeilenhöhe das Kontrollkästchen Standardhöhe, und klicken Sie dann auf OK.

Hinweis: Sie können Änderungen an der Breite einer Spalte oder der Zeilenhöhe nicht rückgängig machen, indem Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche Rückgängig klicken. Um Änderungen rückgängig zu machen, schließen Sie das Datenblatt, und klicken Sie dann auf Nein, wenn Sie aufgefordert werden, Die Änderungen am Layout des Datenblatts zu speichern. Wenn Sie auf Nein klicken, werden auch alle anderen von Ihnen vorgenommenen Layoutänderungen rückgängig gemacht.

Verschieben einer Spalte

Sie können die Reihenfolge der Spalten in einem Datenblatt schnell ändern, indem Sie die Spalten an unterschiedliche Positionen im Datenblatt ziehen. So können Sie beispielsweise sicherstellen, dass eine bestimmte Spalte immer in der Ansicht bleibt.

  • Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, um eine Spalte auszuwählen, oder halten Sie die UMSCHALTTASTE gedrückt, um mehrere benachbarte Spalten auszuwählen, und ziehen Sie dann die Spalte oder Spalten an eine neue Position.

    Verschieben der Spalte 'Vorname' nach ganz links

Umbenennen einer Spalte

Es kann fälle sein, in denen Sie eine Spalte umbenennen möchten, damit sie die in ihr enthaltenen Daten besser beschreibt. Wenn beispielsweise eine Spalte mit E-Mail-Adressen den Namen EMAdd hat, können Sie die Spaltenüberschrift einfacher verstehen, indem Sie sie in E-Mail-Adresse ändern. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Überschrift für die Spalte, klicken Sie im Kontextmenü auf Spalte umbenennen, und geben Sie dann den neuen Namen ein. Geben Sie beispielsweise E-Mail-Adresse ein.

Umbenennen einer Spalte

Ein- oder Ausblenden von Spalten

Wenn Sie nur bestimmte Spalten für Ihr Datenblatt anzeigen oder drucken möchten, können Sie die Spalten ausblenden, die nicht angezeigt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise mit einer Datenbank mit Kontaktinformationen arbeiten, möchten Sie möglicherweise nur den vollständigen Namen und die vollständige E-Mail-Adresse für jeden Kontakt sehen. Sie können diese Ansicht erstellen, indem Sie alle anderen Spalten ausblenden.

Ausblenden von Spalten

  1. Klicken Sie auf die Überschrift für die Spalte, die Sie ausblenden möchten.

    Um benachbarte Spalten auszuwählen, halten Sie die UMSCHALTTASTE fest, und klicken Sie auf weitere Spaltenüberschriften.

    Hinweis: Sie können keine nicht anbehingten Spalten auswählen. Wählen Sie weitere Spalten aus, und blenden Sie diese separat aus.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Felder ausblenden.

Anzeigen von Spalten

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenüberschrift, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Felder einbischen.

  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Spalten einbischen das Kontrollkästchen neben jeder anzuzeigenden Spalte, und klicken Sie dann auf Schließen.

Ändern des Gitternetzlinienformats und der Hintergrundfarbe

Wenn Sie ein Datenblatt verwenden, können Sie die Darstellung der Daten verbessern, indem Sie die Formate ändern, z. B. die Formatvorlage für Gitternetzlinien oder die Hintergrundfarbe, oder indem Sie unterschiedliche Farben für abwechselnde Zeilen erstellen.

Festlegen der Formatvorlage für Gitternetzlinien

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Textformatierung auf den Pfeil neben der Schaltfläche Gitternetzlinien.

  2. Klicken Sie auf die formatieren Gitternetzlinien, die Sie möchten.

Festlegen der Hintergrundfarbe

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Textformatierung auf den Pfeil neben der Schaltfläche Hintergrundfarbe.

  2. Klicken Sie auf die hintergrundfarbene Farbe, die Sie verwenden möchten.

Ändern der Hintergrundfarbe alternierender Zeilen

Sie können die Hintergrundfarbe alternierender Zeilen in einem Datenblatt unabhängig von der Standardhintergrundfarbe festlegen. Durch Festlegen einer abwechselnden Hintergrundfarbe können Sie die Unterscheidung zwischen benachbarten Zeilen vereinfachen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Textformatierung auf den Pfeil neben der Schaltfläche Alternative Zeilenfarbe.

  2. Klicken Sie auf die Hintergrundfarbe, die Sie anwenden möchten.

Ändern des Textformats

Nachdem Sie eine Tabelle, abfrage oder ein Formular in der Datenblattansicht geöffnet haben, können Sie die Darstellung des Texts einschließlich der Formatierung ändern. Beachten Sie, dass Ihre Änderungen auf das gesamte Datenblatt angewendet werden. Wenn Ihre Änderungen beim nächsten Öffnen des Datenblatts automatisch angezeigt werden sollen, denken Sie daran, beim Schließen des Datenblatts auf Ja zu klicken und werden aufgefordert, die Änderungen am Layout zu speichern.

Sie verwenden die zusätzlichen Befehle in der Gruppe Textformatierung auf der Registerkarte Start, um Änderungen an den Schriftartmerkmalen im Datenblatt vorzunehmen.

  1. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle im Datenblatt.

  2. Gehen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Textformatierung eine oder mehrere der folgenden Schritte vor:

    • Wenn Sie die Schriftart ändern möchten, geben Sie im Feld Schriftart eine Schriftart ein, oder klicken Sie darauf.

    • Wenn Sie den Schriftgrad ändern möchten, geben Sie im Feld Schriftgrad einen Schriftgrad ein, oder klicken Sie auf einen Schriftgrad.

    • Zum Ändern des Schriftschnitts klicken Sie auf die Schaltfläche Fett,Kursivoder Unterstrichen (oder eine beliebige Kombination der drei).

    • Wenn Sie die Schriftfarbe ändern möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Schriftfarbe, und wählen Sie dann eine Farbe aus der Palette aus.

Zusammenfassen von Daten durch Hinzufügen einer Zeile "Summe"

Durch Hinzufügen einer Zeile "Summe" zu einem Datenblatt können Sie schnell die berechnete Summe für eine Spalte sehen. Zusätzlich zum Summieren einer Datenspalte können Sie die Zeile Summe verwenden, um andere Berechnungen durchzuführen, z. B. Mittelwerte zu finden, die Anzahl der Elemente in einer Spalte zu zählen und den Minimal- oder Höchstwert in einer Datenspalte zu finden.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Zeile Summe anzeigen zu können:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.

    Am unteren Rand des Datenblatts wird eine neue Zeile mit dem Wort Summe in der ersten Spalte angezeigt.

  2. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle, die sich in derselben Zeile wie die Zelle befindet, die das Wort Summe enthält.

  3. Klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf den Berechnungstyp, den Sie in dieser Zelle anzeigen möchten.

    Die Liste der verfügbaren Funktionen oder Arten von Berechnungen hängt vom Datentyp der Spalte ab. Wenn die Spalte beispielsweise Währungswerte enthält, wird eine Liste der Funktionen angezeigt, die für Währungsberechnungen gelten, z. B. Minimum und Maximum.

    Eine Ergebniszeile in einem Datenblatt mit einer Auswahl an Funktionen

Weitere Informationen zur Verwendung des Features "Summenzeile" finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt mit einer Zeile "Summen".

Anwenden von Sortieren und Filtern

Es gibt einige weitere schnelle Änderungen, die das Anzeigen oder Drucken Ihres Datenblatts vereinfachen können. In der folgenden Abbildung werden die Firmennamen beispielsweise alphabetisch sortiert.

Ein Datenblatt mit einer alphabetisch sortierten Spalte

  • Zum Anwenden der Sortierung klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte (oder auf den Pfeil in der Spaltenüberschrift), und klicken Sie dann auf die richtige Sortieroption.

  • Um einen Filter anzuwenden, klicken Sie auf den Pfeil in der Spaltenüberschrift, und aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Werte, die Sie anzeigen möchten. Alternativ können Sie auf Textfilter oderZahlenfilter klicken, um detailliertere Filter zu erstellen.

Speichern von Layoutänderungen

Nachdem Sie das Layout und die Darstellung eines Datenblatts geändert haben, müssen Sie die Änderungen speichern, wenn Sie die Änderungen beim nächsten Öffnen des Datenblatts behalten möchten. Wenn Sie ein Datenblatt schließen, nachdem Sie Änderungen am Layout vorgenommen haben, werden Sie aufgefordert, diese Änderungen zu speichern. Wenn Sie auf Jaklicken, werden die Änderungen gespeichert und beim nächsten Öffnen des Datenblatts angewendet. Wenn Sie auf Neinklicken, werden die Änderungen verworfen, und das Datenblatt wird beim nächsten Öffnen mit den Standardlayouteinstellungen (oder den zuletzt gespeicherten Einstellungen) geöffnet.

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