Sie können Ihre Microsoft Access-Datenbanken organisieren und verwalten, indem Sie in regelmäßigen Abständen alte oder inaktive Datensätze archivieren. Sie können alle Tabellen in einer Datenbank, bestimmte Tabellen oder nur bestimmte Datensätze archivieren, z. B. Datensätze, die älter als ein bestimmtes Datum sind. In diesem Thema wird erläutert, wie Sie drei verschiedene Optionen zum Archivieren der Daten in Ihrer Access-Datenbank verwenden.

Inhalt dieses Artikels

Wann sollten Sie die Archivierung in Betracht ziehen?

Wenn eine Datenbank auf Ihrem Computer Daten enthält, die Sie nicht mehr verwenden möchten, diese Daten aber bei Bedarf oder zur Erfüllung einer Datenaufbewahrungsrichtlinie verwenden möchten, ist die Archivierung eine gute Möglichkeit, um diese Daten zu speichern. Die Archivierung wird auch häufig verwendet, um Daten basierend auf einer Datumsbedingung zu speichern, z. B. am Ende eines Monats.

Möglichkeiten zum Archivieren von Daten

In der folgenden Tabelle sind Methoden zum Archivieren von Daten, eine Beschreibung der -Methode, eine Erläuterung, wann Sie die einzelnen Methoden verwenden sollten, sowie weitere spezifische Überlegungen für die -Methode aufgeführt.

Methode

Beschreibung

Verwenden Sie, wenn...

Weitere Überlegungen

Regelmäßiges Ersetzen einer Tabelle

In regelmäßigen Abständen wird eine Archivkopie einer bestimmten Tabelle und diese Tabelle durch eine neue, leere Tabellenkopie ersetzt.

Alle Datensätze in einer Tabelle erfüllen die Bedingungen, die Sie verwenden, um zu bestimmen, ob archiviert werden soll.

BEISPIEL: Sie haben eine Tabelle, in der tägliche Temperaturextreme speichert werden. Jedes Jahr archivieren Sie die Tabelle und beginnen neu mit einer leeren Tabelle.

  • Möglicherweise muss die referenzielle Integrität umgedehen werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Arbeiten um die referenzielle Integrität.

Regelmäßiges Ersetzen aller Tabellen

Erstellen Sie regelmäßig eine Archivkopie der Back-End-Datenbank, und ersetzen Sie dann die Back-End-Datenbank durch eine neue, leere Datenbank. Erfordert eine geteilte Datenbank (eine Datenbank bestehend aus: eine Back-End-Datenbankdatei, die alle Tabellen enthält, und eine Front-End-Datenbankdatei, die alle anderen Datenbankobjekte enthält).

Alle Datensätze in den meisten Tabellen in einer Datenbank entsprechen der Bedingung, die Sie verwenden, um zu bestimmen, ob archiviert werden soll.

BEISPIEL: Ihre Datenbank besteht aus mehreren Tabellen mit unterschiedlichen Arten von Wetterdaten. Jedes Jahr archivieren Sie alle Tabellen.

  • Wenn Sie nachschlagetabellen (Tabellen, die Sie zum Speichern von Werten zum Nachschlagevorgang verwenden, z. B. Postleitzahlen oder Abteilungen), müssen Sie diese Daten möglicherweise in die neue Back-End-Datenbank importieren.

  • Sie müssen die Datenbank manuell archivieren. Sie können für diese Methode kein Makro verwenden.

Regelmäßiges Verschieben von Datensätzen in eine Archivtabelle

Führt in regelmäßigen Abständen eine Abfrage aus, die die Datensätze für die Archivierung auswählt und die Daten zu einer Archivtabelle hinzufügt. Anschließend führen Sie eine Abfrage aus, um dieselben Datensätze (aus der ursprünglichen Tabelle) auszuwählen und zu löschen.

Einige Datensätze in einer Tabelle erfüllen die Bedingung, mit der Sie bestimmen, ob archiviert werden soll.

BEISPIEL: Sie möchten Bibliothekstransaktionen archivieren (Auschecken), wenn das Eincheckdatum mindestens ein Jahr alt ist.

  • Möglicherweise müssen Sie Referenzielle Integrität, insbesondere dann, wenn sich die datensätze, die Sie archivieren möchten, auf der einseitigen Seite eines 1:n-Beziehung. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Arbeiten um die referenzielle Integrität.

Warnung: Wenn Sie Parameter in Ihren Abfragen verwenden müssen, sollten Sie ein Formular erstellen, um die Parameter zu behandeln. Andernfalls riskieren Sie Datenverlust.

Arbeiten um referenzielle Integrität

Wenn die Datensätze, die Sie archivieren möchten, mit Datensätzen in anderen Tabellen verknüpft sind, müssen Sie die Beziehung möglicherweise umarbeiten. Wenn es sich bei den Datensätzen, die Sie archivieren möchten, um "untergeordnete" Datensätze handelt (sie gehören zur "n"-Seite eines 1:n-Beziehung ), können Sie sie wahrscheinlich bedenkenlos archivieren. Wenn es sich bei den datensätzen, die Sie archivieren möchten, um "übergeordnete" Datensätze handelt (sie gehören zur "1"-Seite eines 1:n-Beziehung ), können die zugehörigen "untergeordneten" Datensätze beim Archivieren der zugehörigen "untergeordneten" Datensätze:

  • Verhindern Sie, dass Sie die "übergeordneten" Datensätze löschen. Dies kann zu Problemen führen, wenn Sie die "übergeordneten" Datensätze bereits an die Archivtabelle angefügt haben.

    - Oder -

  • Werden Sie zu "Verwaiste" – Datensätze, die zu einem "übergeordneten Element" gehören, das nicht vorhanden ist. Dies kann zu Problemen mit der Datenintegrität und -funktionalität in Ihrer Datenbank führen, die die "verwaisten" Datensätze verwendet.

Um die referenzielle Integrität zu berücksichtigen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Ermitteln Sie, welche "untergeordneten" Datensätze zu den Datensätzen gehören, die Sie archivieren möchten. Um z. B. Datensätze von Ressourcen zu archivieren, die in einer Bibliothek ausgeliehen werden, bestimmen Sie zuerst, ob transaktionen für diese Ressourcen geöffnet sind, d. h., ob die Ressourcen ausgecheckt, aber nicht zurückgegeben wurden.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn die "untergeordneten" Datensätze immer sicher gelöscht werden können, stellen Sie sicher, dass die Beziehung die referenzielle Integrität mit kaskadierenden Löschungen erzwingt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle zugehörigen "untergeordneten" Datensätze gelöscht werden.

    • Wenn die "untergeordneten" Datensätze nicht immer sicher gelöscht werden können, sollten Sie erwägen, alle Tabellen in der Datenbank zu archivieren.

    • Erstellen Sie eine Abfrage, die "übergeordnete" Datensätze auswählt, die keine untergeordneten Datensätze haben. Verwenden Sie dann diese erste Abfrage, um Ihre Archivabfragen zu erstellen (siehe Abschnitt Regelmäßiges Verschieben von Datensätzen in eine Archivtabelle), anstatt die "übergeordnete" Tabelle zu verwenden.

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Regelmäßiges Ersetzen einer Tabelle

Wenn Sie alle Daten in einer Tabelle archivieren möchten, können Sie die Tabelle regelmäßig durch eine leere Kopie ersetzen.

Wichtig: Wenn die archivierte Tabelle mit anderen Tabellen verknüpft ist, müssen Sie möglicherweise mit der referenziellen Integrität arbeiten.

  1. Wählen Sie im Navigationsbereich die Tabellen aus, die Sie archivieren möchten, drücken Sie STRG+C, und drücken Sie dann STRG+V.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Tabelle einfügen als unter Einfügeoptionendie Option Nur Strukturaus, und klicken Sie dann auf OK.

    Access nennt die Kopie als Kopie des ursprünglichen Tabellennamens.

  3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die ursprüngliche Tabelle, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Umbenennen.

    Geben Sie der Tabelle einen weiteren Namen, um anzugeben, was sie enthält, z. B. "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  4. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die leere Kopie, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Umbenennen. Benennen Sie sie mit dem Namen der ursprünglichen Tabelle um.

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Regelmäßiges Ersetzen aller Tabellen

Wenn Sie eine geteilte Datenbank verwenden, können Sie regelmäßig alle Tabellen ersetzen, indem Sie die Back-End-Datenbank durch eine leere Kopie ersetzen.

Bereiten Sie dazu zuerst die leere Kopie vor. Sofern sich der Entwurf Ihrer Datenbank nicht ändert, können Sie diese leere Kopie jedes Mal wiederverwenden, wenn Sie sie archivieren. Zum Archivieren benennen Sie die vorhandene Back-End-Datenbank einfach um, um anzugeben, dass es sich um ein Archiv handelt, und speichern Sie die leere Kopie als neue Back-End-Datenbank.

Vorbereiten einer leeren Kopie einer Back-End-Datenbank

Importieren Sie zuerst die Tabellendefinitionen für alle Tabellen in der Back-End-Datenbank.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Neu,wählen Sie Leere Datenbankaus, und klicken Sie dann auf Erstellen.

  2. Schließen Sie Tabelle1.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe & Verknüpfen importieren auf Access.

  4. Wählen Sie im Dialogfeld Externe Daten – Access-Datenbank erhalten die Option Importieren von Tabellen, Abfragen, Formularen, Berichten, Makrosund Modulen in die aktuelle Datenbank aus, und klicken Sie dann auf Durchsuchen.

  5. Wählen Sie im Dialogfeld Datei öffnen die Back-End-Datenbank aus. Klicken Sie auf Öffnen, um das Dialogfeld Datei öffnen zu schließen, und klicken Sie dann auf OK.

  6. Klicken Sie im Dialogfeld Objekte importieren auf Optionen.

  7. Wählen Sie unter Tabellen importierendie Option Definition Only aus.

  8. Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellen auf Alle auswählen,klicken Sie auf OK,und klicken Sie dann auf Schließen.

Hinzufügen von Daten zu nachschlagetabellen in der leeren Kopie 

Gehen Sie für jede Nachschlagetabelle wie folgt vor:

  1. Verknüpfen mit der Nachschlagetabelle in der vorhandenen Back-End-Datenbank.

  2. Erstellen Sie eine Anfügeabfrage, die der Kopie alle Datensätze aus dem Original hinzufügt.

Ersetzen der Back-End-Datenbank durch eine leere Kopie

Benennen Sie zuerst die vorhandene Back-End-Datenbank um, um anzugeben, dass sie jetzt ein Archiv ist. Öffnen Sie dann die leere Kopie, und speichern Sie sie mithilfe des ursprünglichen Back-End-Datenbanknamens.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Datenbank speichern unter. Möglicherweise werden Sie aufgefordert, alle geöffneten Objekte zu schließen. wenn ja, klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld Speichern unter wird geöffnet.

  2. Stellen Sie im Feld Speichern in (oben im Dialogfeld Speichern unter) sicher, dass Sie die Datei an derselben Stelle wie die ursprüngliche Back-End-Datenbank speichern.

  3. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen der ursprünglichen Back-End-Datenbank ein.

  4. Wählen Sie im Feld Dateityp die Option Access-Datenbank (*.accdb) aus.

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Regelmäßiges Verschieben von Datensätzen in eine Archivtabelle

Dies ist ein Vorgang in vier Stufen, bei dem eine leere Kopie der Tabelle erstellt werden muss, die die zu archivierenden Datensätze enthält, das Erstellen einer Anfügeabfrage zum Kopieren der Datensätze aus der ursprünglichen Tabelle in die Archivtabelle, das Erstellen eines Löschabfrage zum Entfernen der archivierten Datensätze aus der ursprünglichen Tabelle und schließlich das Erstellen eines Makros zum Ausführen beider Abfragen, die beim Archivieren ausgeführt werden können. Dieser scheinbar komplexe Prozess kann einfach sein, wenn Sie die Schritte in der Nachstehenden Reihenfolge ausführen:

Schritt 1: Erstellen einer Archivtabelle

Schritt 2: Erstellen einer Anfügeabfrage zum Kopieren von Daten in die Archivtabelle

Schritt 3: Erstellen einer Löschabfrage zum Entfernen von Daten aus der ursprünglichen Tabelle

Schritt 4: Erstellen eines Makros zum Ausführen von Anfüge- und Löschabfragen

Schritt 1: Erstellen einer Archivtabelle

Wenn Sie alle archivierten Datensätze in einer Tabelle behalten möchten, gehen Sie mit diesem Schritt einmal vor. Die archivierte Tabelle, die Sie in diesem Schritt erstellen, enthält alle archivierten Datensätze.

Wenn Sie ihre alte Archivtabelle löschen möchten, wenn Sie eine neue erstellen, können Sie anstelle dieses Schritts eine Tabellenerstellungsabfrage verwenden, um die Daten in Ihre Archivtabelle zu kopieren. Fahren Sie dazu mit Schritt 2 fort.

Wenn Sie bei jedem Archivieren eine neue Archivtabelle verwenden, aber auch ihre alten Archivtabellen behalten möchten, benennen Sie die alte Archivtabelle um, bevor Sie eine neue Archivtabelle erstellen. Wenn Sie eine Archivierung basierend auf einem Datum erstellen, sollten Sie erwägen, Ihre alten Archivtabellen entsprechend dem datumsbezogenen Bereich zu benennen, den sie darstellen.

  1. Wählen Sie im Navigationsbereich die Tabelle mit den zu archivierenden Datensätzen aus, drücken Sie STRG+C, und drücken Sie dann STRG+V.

  2. Löschen Sie im Feld Tabellenname die Wörter Kopieren von, fügen Sie einen Unterstrich und das Wort "Archiv" an den vorhandenen Tabellennamen an, und klicken Sie dann auf OK. Wenn die ursprüngliche Tabelle z. B. Transaktionen heißt, heißt die Archivtabelle Transactions_archive.

    Tabelle einfügen als

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Tabelle einfügen als unter Einfügeoptionendie Option Nur Struktur aus.

Schritt 2: Erstellen einer Anfügeabfrage zum Kopieren von Daten in die Archivtabelle

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Fügen Sie die Tabelle mit den Datensätzen hinzu, die Sie archivieren möchten.

  3. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster in der gerade hinzugefügten Tabelle auf das Sternchen (*) . Der Tabellenname und ein Sternchen werden in der ersten Spalte des Abfrageentwurfsrasters angezeigt.

    Hinweis: Das Sternchen gibt an, dass die Abfrage alle Felder aus der Tabelle in der Abfrageausgabe enthalten soll. Wenn Sie das Sternchen verwenden, werden felder hinzugefügt oder aus der Tabelle entfernt, wird die Abfrageausgabe entsprechend angepasst.

  4. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf das Feld, das Sie verwenden möchten, um eine Bedingung anzugeben, die Datensätze erfüllen sollten, bevor Sie sie archivieren. Wenn Ihre Tabelle Transaktionen z. B. über ein Feld namens Eincheckdatum verfügt und Sie alle Datensätze archivieren möchten, bei denen dieses Datum mehr als ein Jahr alt ist, doppelklicken Sie auf das Feld, und es wird in der nächsten leeren Spalte des Abfrageentwurfsrasters angezeigt.

    Abfrageentwurfsbereich

    Wiederholen Sie diesen Schritt, wenn Sie Kriterien mit zusätzlichen Feldern verwenden möchten.

  5. Verwenden Sie die Zeile Kriterien, um Kriterien für die gerade hinzugefügten Felder anzugeben. Sie können beispielsweise angeben, dass das Eincheckdatum vor dem 1. Januar 2019 liegen muss, indem Sie den Ausdruck <#1.01.2019# in der Zeile Kriterien verwenden.

    Wenn sich ihre Kriterienwerte bei jedem Archivieren ändern, sollten Sie die Abfrage zur Eingabe bitten. Dazu verwenden Sie einen Parameter in der Zeile Kriterien, sodass die Abfrage um Eingabe bittet. Wenn Sie einen Parameter verwenden möchten, verwenden Sie einen Ausdruck wie gewohnt, verwenden Sie jedoch anstelle eines angegebenen Werts eine kurze Frage, die von eckigen Klammern umgeben ist. Sie können z. B. den Ausdruck <[Zuvor abgeschlossene Transaktionen archivieren:]verwenden, z. B.:

    Parameterausdruck

    Weitere Informationen zur Verwendung von Parametern finden Sie im Artikel Einführung in Abfragen.

    Sie können auch die Zeile oder verwenden, um alternative Bedingungen anzugeben. Weitere Informationen zum Verwenden von Kriterien finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

    Tipp: Wenn Sie ein Datumsfeld zum Angeben von Kriterien verwenden und alle Datensätze archivieren möchten, die älter als das aktuelle Datum sind, geben Sie <Datum() in die Zeile Kriterien für das Datumsfeld ein.

  6. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    Wenn Sie die Archivtabelle bereits erstellt haben, verwenden Sie eine Anfügeabfrage, um der Tabelle die angegebenen Datensätze hinzuzufügen:

    1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Anfügen.

    2. Wählen Sie im Dialogfeld Anfügen im Feld Tabellenname den Namen der Archivtabelle aus, und klicken Sie dann auf OK.

      Anfügen an

      Im Abfrageentwurfsraster wird die Zeile An anfügen angezeigt.

    3. Löschen Sie die Zeile An anfügen für alle Felder, die Sie zum Angeben von Kriterien verwendet haben. (Nur das Sternchen sollte einen Wert für An anfügen haben.)

      Abfrageentwurfsbereich, Zeile 'Anfügen an'

      Wenn Sie die Archivtabelle noch nicht erstellt haben, verwenden Sie eine Tabellenbildabfrage, um die Archivtabelle mithilfe der angegebenen Datensätze zu erstellen:

    4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Tabelle erstellen.

    5. Geben Sie im Dialogfeld Tabelle erstellen im Feld Tabellenname den Namen der Archivtabelle ein, und klicken Sie dann auf OK.

  7. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.

Schritt 3: Erstellen einer Löschabfrage zum Entfernen von Daten aus der ursprünglichen Tabelle

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Fügen Sie die Tabelle mit den Datensätzen hinzu, die Sie archivieren möchten.

  3. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster in der gerade hinzugefügten Tabelle auf das Sternchen (*) . Der Tabellenname und ein Sternchen werden in der ersten Spalte des Abfrageentwurfsrasters angezeigt.

  4. Doppelklicken Sie im Abfrageentwurfsfenster auf dieselben Felder, die Sie zum Angeben einer Bedingung in der Anfügeabfrage verwendet haben.

  5. Verwenden Sie die Zeile Kriterien, um Kriterien für die gerade hinzugefügten Felder anzugeben. Weitere Informationen zum Verwenden von Kriterien finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

    Wichtig: Wenn die Anfüge- oder Tabellenabfrage einen Parameter verwendet hat, stellen Sie sicher, dass auch die Löschabfrage dies tut. Denken Sie auch daran, dass Sie für beide Abfragen denselben Wert eingeben. Wenn Sie unterschiedliche Parameterwerte eingeben, gehen möglicherweise Daten verloren. Um Datenverluste zu verhindern, erwägen Sie die Verwendung eines Formulars zum Sammeln der Werte, und bitten Sie die Abfragen, das Formular nach den Eingabewerten zu fragen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Einführung in Abfragen.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Löschen.

    Die Zeile Löschen wird im Abfrageentwurfsraster angezeigt.

    Abfrageentwurfsbereich, Zeile 'Löschen'

  7. Drücken Sie STRG+S, um die Abfrage zu speichern.

Schritt 4: Erstellen eines Makros zum Ausführen von Anfüge- und Löschabfragen

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Makros und Code auf Makro.

  2. Klicken Sie auf den Dropdownpfeil neben Neue Aktion hinzufügen,und klicken Sie dann auf OpenQuery.

    Die OpenQuery-Aktion wird angezeigt und zeigt ihre Argumente an.

  3. Wählen Sie im Feld Abfragename die Abfrage (anfügen oder Tabellen erstellen) aus, die Sie in Schritt 2 erstellt haben.

  4. Klicken Sie auf den Dropdownpfeil neben Neue Aktion hinzufügen,und klicken Sie dann auf OpenQuery.

    Die OpenQuery-Aktion wird angezeigt und zeigt ihre Argumente an.

  5. Wählen Sie im Feld Abfragename die Löschabfrage aus, die Sie in Schritt 3 erstellt haben.

  6. Drücken Sie STRG+S, um das Makro zu speichern.

    Wenn Sie Datensätze archivieren möchten, führen Sie das Makro aus.

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