Aufbewahrungs- und Archivrichtlinien in Outlook Web App

Verwenden Sie die Einstellungen für Aufbewahrungsrichtlinien in Outlook Web App, um eine Richtlinie auf Ihre Nachrichten und die Ordner in Ihrem Postfach anzuwenden. Aufbewahrungsrichtlinien steuern, wie lange Ihre Nachrichten gespeichert werden. Archivrichtlinien steuern, wie lange Nachrichten in einem E-Mail-Ordner verbleiben, bevor sie in ein Archiv verschoben werden.

Möglicherweise können Sie optionale Aufbewahrungsrichtlinien und Archivierungsrichtlinien hinzufügen oder entfernen, die von der Person eingerichtet wurden, die Ihr Postfach verwaltet. Erforderliche Richtlinien können nicht entfernt werden.

Hinweis:  Das Verwalten von Aufbewahrungs-und Archivierungsrichtlinien für Ihr Konto ist ein optionales Feature, das für Sie möglicherweise nicht zur Verfügung steht.

Dieser Artikel gilt für die Outlook Web App, die von Organisationen verwendet wird, die E-Mail-Server mit Exchange Server 2013 oder 2010 verwalten. Wenn Sie Microsoft 365 oder Exchange Server 2016 verwenden, ist Ihr E-Mail-Programm Outlook im Web. Hilfe zu Outlook im Web finden Sie unter Aufrufen von Hilfe zu Outlook im Web.

Aufbewahrungsrichtlinien decken in der Regel einen Zeitraum ab. In der folgenden Abbildung sind die verfügbaren Richtlinien beispielsweise 1 Woche löschen (7 Tage) und 1 Monat löschen (1 Monat). Ebenfalls verfügbar sind längerfristige Richtlinien wie 1 Jahr löschen (1 Jahr) und 5 Jahre löschen (5 Jahre). Wählen Sie bei einer sehr wichtigen Nachricht oder einem Ordner nie löschen (nie)aus.

Archivierungsrichtlinien können vom persönlichen 1-Jahres-Umzug bis zum Archiv (1 Jahr) bis zum persönlichen 5-Jahres-Umzug in das Archiv (5 Jahre)ablaufen. Sie können auch Personal nie in Archiv verschieben (niemals)wählen.

Hinweis: Ihre Organisation steuert die für ihre Verwendung verfügbaren Richtlinien.

Wenn Sie einer Nachricht oder einem Ordner eine Aufbewahrungs-oder Archivierungsrichtlinie zuweisen möchten, müssen Sie zu ihren Nachrichten wechseln.

  1. Melden Sie sich in einem Webbrowser mit der URL bei Outlook Web App an, die Ihnen vom E-Mail-Manager Ihrer Organisation zur Verfügung gestellt wurde. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein, und wählen Sie dann Anmelden aus.

  2. Klicken Sie im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf die Nachricht bzw. den Ordner, für die/den Sie eine Richtlinie anwenden möchten, und wählen Sie Richtlinie zuweisen aus.

  3. Wählen Sie die Archivierungs-oder Aufbewahrungsrichtlinie aus, die Sie der Nachricht oder dem Ordner zuweisen möchten.

    Tipp: Wenn Sie möchten, dass eine Nachricht der gleichen Richtlinie wie der Ordner entspricht, in dem Sie sich befindet, wählen Sie Richtlinie für übergeordnete Ordner verwendenaus.

Eine Aufbewahrungsrichtlinie löscht Nachrichten möglicherweise endgültig, oder Sie kann in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben werden. Wenn Sie eine Beschreibung der Aufbewahrungsrichtlinie sehen, die besagt, dass Delete (vorübergehend wiederherstellbar) lautet, können Sie Gelöschte Elemente wiederherstellen verwenden, um die Nachrichten wiederherzustellen. Wie lange die Elemente wiederherstellbar sind, wird vom Administrator Ihrer Organisation verwaltet. Der Standardzeitraum beträgt 30 Tage. Weitere Informationen finden Sie unter Wiederherstellen gelöschter Elemente oder E-Mails in Outlook Online im Abschnitt Wiederherstellen eines Elements, das sich nicht mehr im Ordner "Gelöschte Elemente" befindet

Wenn Sie ein Element wiederherstellen, das durch eine Aufbewahrungs-oder Archivierungsrichtlinie entfernt wurde, müssen Sie es entweder in einen Ordner setzen, dem keine Richtlinie zugeordnet ist, oder die Richtlinie aus diesem Element entfernen, nachdem Sie es wiederhergestellt haben. Andernfalls kann das Element wieder entfernt werden.

  • Sie können keine Aufbewahrungsrichtlinien für Ihren Kalender verwalten.

  • Aufbewahrungsrichtlinien werden vom Administrator Ihrer Organisation erstellt und verwaltet.

  • Aufbewahrungs-und Archivierungsrichtlinien werden innerhalb von sieben Tagen verarbeitet.

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