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Wenn Ihre Access-Desktopdatenbank wächst, ist das Auffinden von Datensätzen mehr als nur ein kurzer Blick auf ein Datenblatt. In diesem Artikel werden verschiedene Methoden beschrieben, die Sie zum Suchen von Datensätzen verwenden können.

Hinweis: Dieser Artikel gilt nicht für Access Web Apps, d. h. für Datenbanken, die Sie mit Access entwerfen und online veröffentlichen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Access-App

Was möchten Sie tun?

Durchsuchen aller Datensätze

Sie können Datensätze aus der Datenblattansicht mithilfe der Schaltflächen für die Datensatznavigation am unteren Rand der Tabelle oder des Formulars durchsuchen.

Navigationsschaltflächen

1. Wechseln zum ersten Datensatz

2. Wechseln zum vorherigen Datensatz

3. Feld "Aktueller Datensatz"

4. Wechseln zum nächsten Datensatz

5. Wechseln zum letzten Datensatz

6. Öffnen eines neuen (leeren) Datensatzes

7. Filterindikator

8. Suchfeld

Sie können auch die TAB-TASTE verwenden, um durch einen Datensatz zu wechseln.

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Wechseln zu einem bestimmten Datensatz

Wenn Sie wissen, nach welchem Datensatz Sie suchen möchten, verwenden Sie das Feld Gehe zu, um einen bestimmten Datensatz aus einer Dropdownliste zu wählen. Das Feld Gehe zu wird normalerweise in Formularen verwendet.

Das Feld 'Gehe zu'

  • Um zu einem Datensatz zu navigieren, klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Feld Gehe zu, und wählen Sie dann einen Datensatz aus der Dropdownliste aus.

    Hinweis: Wenn Sie die ersten Zeichen des Datensatzes kennen, zu dem Sie navigieren möchten, können Sie diese Zeichen in das Feld Gehe zu eingeben.

Im Feld Gehe zu werden nur genügend Daten angezeigt, um jeden Datensatz eindeutig zu identifizieren. Wenn Sie einen Datensatz aus der Liste auswählen, zeigt Access die restlichen Daten dieses Datensatzes im Hauptbereich des Formulars an.

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Suchen nach einem Datensatz

Wenn Sie Text in das Feld Suchen eingeben, wird der erste übereinstimmende Wert in Echtzeit hervorgehoben, während Sie die einzelnen Zeichen eingeben. Mit diesem Feature können Sie schnell nach einem Datensatz mit einem übereinstimmenden Wert suchen.

Sie können auch mithilfe der Option Suchen nach einem bestimmten Datensatz in einer Tabelle oder einem Formular suchen.

Abbildung des Access-Menübands

Dies ist eine effektive Wahl zum Auffinden eines bestimmten Datensatzes, wenn der datensatz, den Sie suchen möchten, bestimmte Kriterien erfüllt, z. B. Suchbegriffe und Vergleichsoperatoren, z. B. "gleich" oder "enthält".

Hinweis: Sie können das Dialogfeld Suchen und Ersetzen nur verwenden, wenn die Tabelle oder das Formular aktuell Daten anzeigt. Dies gilt auch dann, wenn keine sichtbaren Datensätze angezeigt werden, da ein Filter angewendet wurde.

  1. Öffnen Sie die Tabelle oder das Formular, und klicken Sie dann auf das Feld, das Sie durchsuchen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Suchen auf Suchen.

    Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen wird angezeigt, und die Registerkarte Suchen ist ausgewählt.

    Dialogfeld "Suchen und ersetzen"

  3. Geben Sie im Feld Suchen nach den Wert ein, nach dem Sie suchen möchten.

  4. Wenn Sie das zu durchsuchende Feld ändern oder die gesamte zugrunde liegende Tabelle durchsuchen möchten, klicken Sie in der Liste Suchen in auf die entsprechende Option.

    Tipp: Die Vergleichsliste stellt Ihren Vergleichsoperator dar (z. B. "gleich" oder "enthält"). Um die Suche zu erweitern, klicken Sie in der Liste Übereinstimmen auf Beliebiger Teil des Felds.

  5. Wählen Sie in der Liste SuchenAlles aus, und klicken Sie dann auf Weitersuchen.

  6. Wenn das Element, nach dem Sie suchen, hervorgehoben ist, klicken Sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen auf Abbrechen, um das Dialogfeld zu schließen. Datensätze, die Ihren Bedingungen entsprechen, werden hervorgehoben

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Filtern zum Anzeigen bestimmter Datensätze

Sie können filtern, um eine begrenzte Anzahl von Datensätzen zu sehen, wenn Sie nur die Datensätze sehen möchten, die bestimmte Kriterien und Vergleichsoperatoren erfüllen. Wenn Sie beispielsweise die angezeigten Datensätze schnell eindärzen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Feld, dessen Wert Sie übereinstimmen möchten, und wählen Sie dann am unteren Rand des KontextmenüsGleich ,Nicht gleich , Enthältoder Enthält nicht aus. Ein Filter kann aktiviert oder deaktiviert werden, wodurch es einfach ist, zwischen gefilterten und ungefilterten Ansichten derselben Daten zu wechseln. Im Gegensatz zur Suche beschränkt ein Filter nur, welcher der Datensätze angezeigt wird.

  1. Um einen Filter anzuwenden, der auf einer Auswahl basiert, öffnen Sie eine Tabelle oder ein Formular.

  2. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Tabelle oder das Formular noch nicht gefiltert ist, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren & Filter auf Erweitert ,und klicken Sie dann auf Alle Filter löschen,wenn dieser Befehl verfügbar ist.

  3. Navigieren Sie zu dem Datensatz, der den Wert enthält, den Sie als Teil des Filters verwenden möchten, und klicken Sie dann in die Spalte (in der Datenblattansicht) oder das Steuerelement (in der Formular-, Berichts- oder Layoutansicht). Wenn Sie nach einer Teilauswahl filtern möchten, wählen Sie nur die zeichen aus, die Sie verwenden möchten.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Auswahl, und klicken Sie dann auf den Filter, den Sie anwenden möchten.

  5. Wenn Sie weitere Felder basierend auf einer Auswahl filtern möchten, wiederholen Sie die Schritte 3 und 4.

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