Aus- und Einchecken von Dateien und Verwerfen von Änderungen an Dateien in einer Bibliothek

Aus- und Einchecken von Dateien und Verwerfen von Änderungen an Dateien in einer Bibliothek

Wenn Sie Änderungen an einer Datei auf einer Website vornehmen und sicherstellen möchten, dass die Datei von niemand sonst geändert werden kann, checken Sie die Datei aus. Wenn Sie die Datei ausgecheckt haben, können Sie sie online oder offline bearbeiten und beliebig oft speichern.

Wenn Sie mit dem Bearbeiten fertig sind und die Datei wieder in die Bibliothek einchecken, können andere Personen Ihre Änderungen sehen und die Datei bearbeiten, sofern sie über die Berechtigung verfügen. Und wenn Sie keine Änderungen an der Datei vornehmen oder behalten möchten, können Sie das Auschecken einfach verwerfen, sodass der Versionsverlauf nicht betroffen ist.

Tipp: Wenn Sie ein Office-Dokument zur gleichen Zeit wie andere Benutzer bearbeiten möchten (was als gemeinsame Dokumenterstellung bezeichnet wird), checken Sie das Dokument nicht aus. Öffnen und bearbeiten Sie es ganz einfach. Es ist jedoch sinnvoll, zuerst die Versionsverwaltung für die Bibliothek zu aktivieren, um für den Fall gerüstet zu sein, dass jemanden später ein Fehler unterläuft und eine frühere Version des Dokuments wiederhergestellt werden muss. Weitere Informationen zur gemeinsamen Dokumenterstellung finden Sie unter Zusammenarbeit an Dokumenten und gemeinsame Dokumenterstellung.

Wenn Sie ein Dokument auschecken und bearbeiten möchten, gehen Sie unabhängig davon, ob dies online oder über Herunterladen erfolgt, in dieser Reihenfolge vor:

  • Checken Sie das Dokument aus.

  • Öffnen sie das Dokument in einer unterstützten App, oder laden Sie es herunter.

  • Bearbeiten Sie das Dokument.

  • Speichern oder Hochladen des Dokuments

  • Checken Sie das Dokument ein.

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Bibliotheken können so eingerichtet sein, dass das Auschecken von Dateien erforderlich ist. Wenn dies der Fall ist, werden Sie aufgefordert, Dateien auszuchecken, die Sie bearbeiten möchten. Wenn Sie mit dem Bearbeiten fertig sind, müssen Sie die Datei entweder wieder einchecken oder das Auschecken verwerfen.

Ist in der Bibliothek kein Auschecken erforderlich, müssen Sie auch keine Dateien auschecken, sofern es Sie nicht stört, wenn andere Benutzer eine Datei zur selben Zeit wie Sie bearbeiten.

Tipp: Wenn in Ihrem Team die gemeinsame Dokumenterstellung verwendet werden soll, empfiehlt es sich, zumindest die Hauptversionsverwaltung in der Bibliothek zu aktivieren, um für den Fall gerüstet zu sein, dass ein Benutzer versehentlich ein Dokument mit demselben Namen in eine Bibliothek hochlädt, in der alle Teammitglieder gemeinsam an der Erstellung eines Dokuments arbeiten. Auf diese Weise können Sie eine frühere Version des Dokuments wiederherstellen, falls Änderungen verloren gehen. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek.

  1. Wechseln Sie zu der Bibliothek, in der Ihre Datei gespeichert ist. Wenn Sie sich eine Ansicht der Bibliothek auf einer anderen Seite ansehen, müssen Sie möglicherweise zuerst auf den Titel der Bibliothek klicken. So müssen Sie beispielsweise zuerst auf Dokumente klicken, um zur Bibliothek Dokumente zu wechseln.

  2. Wählen Sie die Dateien aus, die Sie auschecken möchten, und wählen Sie dann Auschecken aus.

    Hinweise: 

    • Suchen Sie auf der klassischen Registerkarte "Auschecken" auf der Registerkarte "Dateien" im Menüband nach Auschecken.

    • Wenn die Datei ausgecheckt ist, wird das Symbol neben dem Dateinamen teilweise von einem grünen nach unten zeigenden Pfeil nach unten überdeckt icon image . Daran ist zu erkennen, dass die Datei ausgecheckt wurde. Wenn Sie auf das Symbol einer ausgecheckten Datei zeigen, wird der Name des Dokuments und der Person angezeigt, die es ausgecheckt hat.

Ihre Dateien sowie die daran vorgenommenen Änderungen stehen Ihren Kollegen erst zur Verfügung, nachdem Sie die Dateien wieder in die Bibliothek eingecheckt haben.

Wenn Sie Ihr Dokument heruntergeladen haben, um lokal zu arbeiten, müssen Sie es hochladen, bevor Sie es einchecken. Informationen, wie Sie dazu vorgehen, finden Sie unter Hochladen von Dateien in eine Bibliothek.

  1. Wechseln Sie zu der Bibliothek, in der Ihre Datei gespeichert ist. Wenn Sie sich eine Ansicht der Bibliothek auf einer anderen Seite ansehen, müssen Sie möglicherweise zuerst auf den Titel der Bibliothek klicken. So müssen Sie beispielsweise zuerst auf Dokumente klicken, um zur Bibliothek Dokumente zu wechseln.

  2. Wählen Sie die Dateien aus, die Sie einchecken möchten, und wählen Sie dann Einchecken aus.

    Hinweis: Auf der klassischen Benennung finden Sie Einchecken auf der Registerkarte Dateien im Menüband.

  3. Fügen Sie im Bereich Kommentare einen Kommentar hinzu, der die erfolgten Änderungen beschreibt. Dieser Schritt ist optional, hat sich aber in der Praxis bestens bewährt. Kommentare beim Einchecken sind besonders hilfreich, wenn mehrere Personen an einer Datei arbeiten. Wenn darüber hinaus Versionen in Ihrer Organisation nachverfolgt werden, wird der Kommentar Teil des Versionsverlaufs, was für Sie in Zukunft bedeutsam sein kann, wenn Sie eine frühere Version der Datei wiederherstellen müssen.

  4. Klicken Sie auf OK. Sobald die Datei wieder eingecheckt ist, wird der grüne Pfeil vom Dateisymbol entfernt.

Wenn Sie eine Datei auschecken und keine Änderungen daran vornehmen oder vorgenommene Änderungen nicht beibehalten möchten, können Sie das Auschecken verwerfen, anstatt die Datei zu speichern. Wenn in Ihrer Organisation Versionen nachverfolgt werden, wird bei jedem erneuten Einchecken einer Datei in die Bibliothek eine neue Version erstellt. Durch Verwerfen des Auscheckens können Sie das Anlegen neuer Versionen vermeiden, wenn Sie keine Änderungen an der Datei vorgenommen haben.

  1. Wechseln Sie zu der Bibliothek, in der Ihre Datei gespeichert ist. (Wenn Sie sich eine Ansicht der Bibliothek auf einer anderen Seite ansehen, müssen Sie möglicherweise zuerst auf den Titel der Bibliothek klicken. Möglicherweise müssen Sie beispielsweise zuerst auf Dokumente klicken, um zur Bibliothek Dokumente zu wechseln.)

  2. Wählen Sie die Dateien aus, für die Sie Änderungen verwerfen möchten, klicken Sie auf Dateien, und klicken Sie dann auf Auschecken verwerfen.

  3. Klicken Sie auf OK, um das Verwerfen des Auscheckens abzuschließen. Sobald die Datei wieder eingecheckt ist, wird der grüne Pfeil vom Dateisymbol entfernt.

Wenn Sie über die Berechtigung verfügen, können Sie eine Datei, die von einer anderen Person ausgecheckt wurde, wieder einchecken. 

Wenn Sie die Datei einchecken, wird ihnen in einem Warndialogfeld angezeigt, dass die Datei für einen anderen Benutzer ausgecheckt ist. Wählen Sie OK aus, wenn Sie dies außer Kraft setzen und einchecken möchten.

Screenshot der Warnung zu dem Einchecken einer Datei eines anderen Benutzers

Wenn Sie auf eine Datei zugriffen müssen, diese aber ausgecheckt ist, können Sie anzeigen, welcher Benutzer die Datei ausgecheckt hat, damit Sie Kontakt zu ihnen aufnehmen können. Um den Benutzer zu sehen, zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol des Dokuments, damit ein QuickInfo-Popupfenster angezeigt wird, das den Namen des Benutzers enthält, der das Dokument ausgecheckt hat.

Sie können Dateien einzeln oder in einem Batch einchecken. Wenn Sie mehrere Dateien einchecken, haben diese alle dieselbe Einstellung zum Beibehalten des Auscheckens oder Kommentare. Führen Sie die folgenden Schritte aus.

  1. Wählen Sie in der Dokumentbibliothek alle Dateien aus, die Sie einchecken möchten. Klicken Sie dazu auf das Häkchen, das sich links neben dem Symbol des jeweiligen Dokuments befindet.

  2. Wählen Sie Einchecken aus.

    Hinweis: Auf der klassischen Benennung finden Sie Einchecken auf der Registerkarte Dateien im Menüband.

  3. Fügen Sie im Bereich Kommentare einen Kommentar hinzu, in dem die Änderungen beschrieben sind, die Sie vorgenommen haben. Dieser Kommentar wird für alle Dateien verwendet werden, die Sie einchecken.

  4. Klicken Sie auf OK. Sobald die Datei wieder eingecheckt ist, wird der grüne Pfeil vom Dateisymbol entfernt.

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