Auswerten von Projekt Änderungsanforderungen

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Von Jane Suchan, PMP

Die unkontrollierte Änderung gehört zu den größten Feinden eines Projektmanagers.     Daher kann ein fester Änderungsverwaltungsprozess der beste Freund eines Projektmanagers sein. Wenn Sie diese Art von Prozess einführen, können Sie das, was der Kunde angefordert hat, in der erforderlichen Zeitachse und im vereinbarten Budget bereitstellen. Ohne Änderungs Steuerelement wird der Projektumfang zu einem sich bewegenden Ziel, und Sie riskieren, mindestens einen der Projekterfolgsfaktoren zu verpassen. Die Möglichkeit, Änderungen zu verwalten und zu steuern, insbesondere die des Projektumfangs, ist ein Schlüssel zum Erreichen von Zielen und ein typischer Leistungsindikator für einen Projektmanager. Projekt Änderungen sind unvermeidlich, und Sie müssen darauf vorbereitet sein, wenn – nicht, wenn – geschieht.

Ausgleich zwischen Änderungsverwaltung und Bürokratie

Eine Herausforderung für Projektmanager besteht darin, die Notwendigkeit der Kontrolle des Projekt Wechsels auszugleichen und dabei unnötige Bürokratie zu vermeiden. Die Frage lautet: wo befindet sich der Wendepunkt? Da jedes Projekt eindeutig ist, unterscheidet sich der Punkt, an dem das Änderungs Steuerelement das Hinzufügen von Werten stoppt und sich in Bürokratie verwandelt, von Projekt zu Projekt.

Einige ihrer Interessengruppen oder auch ihre Mitglieder des Projektteams glauben möglicherweise, dass das Setzen des Änderungs Steuerelements ihre Möglichkeit ist, den gefürchteten Bereichs kriechen zu vermeiden, und dass Sie nicht bereit sind, flexibel zu sein und das zu tun, was für Ihren Kunden und das Unternehmen am besten geeignet ist. Es ist wichtig, diese Wahrnehmung zu vertreiben. Lassen Sie Sie wissen, dass das, was Sie gerade tun, genau das Gegenteil ist: Sie implementieren einen effizienten Prozess für die konsistente Evaluierung der angeforderten Änderungen. Wenn die Änderung als gute Idee angesehen wird, verfügen Sie über Prozesse, die Sie bei Bedarf beantworten können.

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Der Plan für die Projekt Änderungsverwaltung

Um Ihnen schnell Antworten zu können, wird in einem Projekt Änderungs Verwaltungsplan beschrieben, was bei Abweichungen geschieht. Sie soll keine Änderungen verhindern. Vielmehr soll ein Prozess skizziert werden, der deutlich macht, wie Änderungen kommuniziert werden, wie Entscheidungen getroffen werden und wie sich das Projekt entsprechend anpassen wird.

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Einfügen des Änderungs Steuerelements

Sie sollten den Änderungssteuerungsprozess in Kraft setzen, sobald Sie einen Basisplan für wichtige Lieferbestandteile erstellen, z. b. Geschäftsanforderungen und Zeitplan. Das Projektteam und die Beteiligten – und alle anderen, die von Änderungen am Projekt betroffen sind – sollten den Änderungs Verwaltungsplan überprüfen und unterstützen, bevor Sie ihn wiedergeben.

Kleine Änderungen, die sich wenig auf den Gesamterfolg des Projekts auswirken, sollten nicht die gleichen Strapazen wie die Anforderungen oder Meilensteine für kritische Schritte aufweisen. Der Plan für die Projekt Änderungsverwaltung muss angeben, wann eine formale Projekt Änderungsanforderung (PCR) erforderlich ist. Beispiel:

  • Wie lauten die Schwellenwerte für Zeitpläne und Budgetänderungen?

  • Gibt es Änderungen, die immer eine Änderungsanforderung erfordern?

  • Welche Änderungen kann der Änderungsverwaltungsprozess überspringen?

Eine der folgenden Vorsichtsmaßnahmen: häufig handelt es sich um eine Vielzahl von Änderungen an kleinen Bereichen, die den Schaden und nicht die großen, offensichtlichen beschädigen. Beachten Sie dies bei der Definition ihrer PCR-Kriterien. Beispielsweise sollte Ihr Änderungs Verwaltungsplan Änderungs Anforderungskategorien definieren, z. b. was Major oder minor ist:

  • Wichtige Änderungen    Diese sollten als PCR dokumentiert. Wichtige Änderungen am Projekt:

    • Auswirkungen auf Anforderungen oder Arbeitsaufgaben im kritischen Pfad, verzögern von wichtigen Meilensteinen oder des Gesamt Projektendtermins um einen bestimmten Zeit Prozentsatz oder eine bestimmte Dauer. Für jedes Projekt sollten wichtige Änderungs Kriterien definiert werden.

    • Weitere Finanzierungen (in Dollar oder Prozent des Budgets) erfordern. Wieder muss der Betrag für jedes Projekt definiert werden.

  • Geringfügige Änderungen    Diese Routineänderungen erfordern kein PCR. Geringfügige Änderungen:

    • Beeinflussen Sie den Plan nicht signifikant. Sie verlängern nicht das Fertigstellungsdatum von Meilensteinen oder Vorgängen mit Projektabhängigkeiten.

    • Keine negativen finanziellen Auswirkungen haben. Als Ergebnis wird keine Abweichung des Projektbudgets auftreten.

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Tipps zum Auswerten von Änderungsanforderungen

Der Plan für die Projekt Änderungsverwaltung sollte auch Informationen dazu enthalten, wie Änderungsanforderungen ausgewertet werden. Es ist wichtig, dass die Kriterien für diese Bewertung festgelegt werden, bevor Sie benötigt werden, damit die Zeit nicht verschwendet wird, um einen Konsens zu erzielen. Durch das Festlegen dieser Parameter werden die Änderungen mit den allgemeinen Geschäftszielen und-Vorteilen ausgeglichen.

Nachfolgend sind einige typische Fragen aufgeführt, die beim Auswerten einer Änderungsanforderung zu beachten sind:

  • Werden durch diese Änderung die Geschäftsanforderungen hinzugefügt oder geändert?

  • Gibt es eine Umgehungs Arbeit, oder ist diese Änderung für den Gesamterfolg des Projekts erforderlich?

  • Erfordert diese Änderung eine Aufstockung der Finanzierung?

  • Verzögert sich der Endtermin des Projekts?

  • Auch wenn sich diese Änderung möglicherweise negativ auf dieses Projekt auswirkt, führt dies jedoch zu bedeutenden geschäftlichen Seiten, die sich lohnen?

  • Ist es jetzt sinnvoller, diese Änderung zu verzögern? Wird mit der Verzögerung am Ende das Unternehmen mehr Geld Kosten?

  • Sind alle betroffenen Stakeholder berücksichtigt worden und unterstützen Sie die Änderung?

  • Gibt es vertragliche Auswirkungen, die Sie in Frage stellen sollten? Werden beispielsweise Zusagen mit externen Anbietern aufgrund dieser Änderung nicht erfüllt?

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Genehmigen von Projekt Änderungsanforderungen

Es ist auch wichtig festzulegen, wer angeforderte Änderungen genehmigen oder genehmigen kann. Es ist üblich, verschiedene Berechtigungsstufen festzulegen, damit Routineänderungen effizient bewältigt werden können, während bedeutende Änderungen die erforderliche Führungsebene berücksichtigen.

Wenn sich eine vorgeschlagene Änderung auf den Umfang des Projekts auswirkt, sollten Sie diese als Geschäftsentscheidung berücksichtigen, die die Genehmigung des Projektsponsors erfordert. Wenn der Bereich nicht betroffen ist, können das Projektteam und der Sponsor beschließen, dass der Projektmanager die Änderung innerhalb bestimmter Grenzen genehmigen kann. Bei einigen Projekten werden die Kontrolltafeln in regelmäßigen Abständen erstellt und einberufen, um Änderungsanforderungen zu übernehmen und zu genehmigen. Es gibt möglicherweise verschiedene Änderungs Steuerungs Tafeln in der Organisation, die verschiedene Arten von Änderungsanforderungen behandeln. So kann beispielsweise eine technische Änderungskontrollstelle technologische Probleme untersuchen.

Eine einfache Möglichkeit, die Richtlinien für die Genehmigung von Änderungsanforderungen zusammenzufassen, befindet sich in einer Tabelle wie der folgenden, die auf einem Beispielprojekt basiert:

Änderungstyp

Allgemeine Beschreibung

Kriterien

Genehmiger

PCR erforderlich?

Größere Änderung

Stellt eine wesentliche Änderung des Projektumfangs,-Zeitplans oder-Budgets dar.

Hinzufügen einer neuen Anforderung oder Erweiterung einer vorhandenen Geschäftsanforderung

VerzögerungsZeit von mehr als 14 Tagen oder verzögern des Projektendtermins

Erfordert weitere Finanzierungen von $100.000 oder mehr

Steuertafel für Projekt Wechsel

Ja

Größere Änderung

Stellt eine Änderung des Projektumfangs,-Zeitplans oder-Budgets dar.

Klärung der geschäftlichen Anforderung

VerzögerungsZeit von weniger als 14 Tagen, die sich nicht auf das Enddatum des Projekts auswirkt

Erfordert weitere Finanzierungen von weniger als $100.000

Projektmanager

Ja

Kleinere Änderung

Routine Änderung mit wenig oder gar keine Auswirkung auf Project

Ändert keine Meilenstein Abschlussdaten

Die Auswirkungen auf das Projektbudget sind kleiner als $X oder X%.

Projektmanager

Nein

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Die große Auszahlung

Projektteams sind immer bemüht, die Projektdurchführung zu erhalten, manchmal zu Lasten der effektiven Planung. Es ist verlockend, Tastenkombinationen zu nehmen und davon ausgehen, dass Sie die Dinge während der Arbeit herausfinden werden. Ein gut entwickelter Änderungssteuerungsprozess wird vor dem Auftreten von Änderungen große Auszahlungen und insgesamt bessere Projektergebnisse aufweisen. Wenn Sie die Subjektivität aus der Änderungskontrolle nehmen, kann das Projektteam Fluktuationen effizient und effektiv behandeln. Ein gut durch dachter, detaillierter Änderungs Verwaltungsplan, der von Projektteammitgliedern und-Teilnehmern akzeptiert wurde, spart Zeit und Geld, was Projektmanagern nie genug bieten.

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Informationen zur Autorin     Jane Suchan ist ein Programmmanager mit Erfahrung im Bereich der Unternehmensinitiativen und der Entwicklung von Methoden zum Projektmanagement. Jane lebt in Seattle, Washington.

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