Beibehalten des Datenschutzes und der Sicherheit bei der Verwendung von Business Contact Manager

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Microsoft verpflichtet sich, den Datenschutz und die Sicherheit Ihres Computers zu schützen und Sie dabei zu unterstützen, Ihren Computer und Ihr Netzwerk sicher zu halten. Um besser zu verstehen, welche Features in Business Contact Manager für Outlook Auswirkungen auf den Datenschutz oder die Sicherheit Ihrer Geschäftsdaten, e-Mail-Nachrichten, Aufgaben oder Termine haben, überprüfen Sie die folgenden Informationen.

Überlegungen zu Datenschutz und Sicherheit

Feature

Auswirkungen des Features auf den Datenschutz (Risiko)

Mögliche Aktionen

Verknüpfen und Nachverfolgen von E-Mails

Wenn diese Option aktiviert ist, werden e-Mail-Nachrichten von ausgewählten e-Mail-Adressen automatisch mit ausgewählten Firmen und Geschäftskontakten verknüpft. Nach der Verknüpfung werden alle eingehenden und ausgehenden e-Mail-Nachrichten in der Kommunikationshistorie des Kontos oder Geschäftskontaktdatensatz aufgelistet. Jeder Benutzer mit Zugriff auf diese Einträge hat daher Zugriff auf diese e-Mail-Nachrichten.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um zu verhindern, dass andere Personen auf verknüpfte e-Mail-Nachrichten zugreifen können:

  • Wenn Sie die e-Mail-Verknüpfung und-Nachverfolgung in Ihrer privaten Datenbank bereits aktiviert haben, deaktivieren Sie vor dem Freigeben dieser Datenbank im Dialogfeld Datenbank freigeben das Kontrollkästchen Ich möchte meinen aktuellen e-Mail-Link und die Überwachungseinstellungen beibehalten.

  • Wenn Sie alle verknüpften e-Mail-Adressen aus Ihren Datensätzen entfernen möchten, mit Ausnahme derjenigen, die mit Geschäftsprojekten verbunden sind, klicken Sie im Dialogfeld Adressen und Ordner für die e-Mail-Verknüpfung und-Nachverfolgung verwalten auf der Registerkarte E-Mail auf Alle löschen.

  • Wenn Sie den Link zu einer bestimmten e-Mail-Nachricht aus einem Datensatz entfernen möchten, öffnen Sie den Kommunikationsverlauf für diesen Eintrag, und löschen Sie die Nachricht. Mit dieser Aktion wird die verknüpfte Nachricht nur aus dem von Ihnen ausgewählten Datensatz gelöscht.

Weitere Informationen zum Verknüpfen und Nachverfolgen von E-Mails erhalten Sie, indem Sie im Dialogfeld Adressen und Ordner für die e-Mail-Verknüpfung und-Nachverfolgung verwalten auf Hilfe klicken oder in Business Contact Manager nach e-Mail-Nachrichtensuchen.

Freigeben einer Datenbank

In Business Contact Manager für Outlook können Sie Ihre Geschäftsdaten für Ihre Kollegen freigeben, indem Sie Ihre Datenbank freigeben. Wenn Sie Ihr Business Contact Manager-Datenbank freigeben, erteilen Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf Folgendes: e-Mail-Adressen Ihrer Kunden, Kommunikationshistorie einschließlich der e-Mail-Nachrichten (wenn Sie die e-Mail-Verknüpfung und-Nachverfolgung aktiviert haben) sowie Telefonprotokolle, Dateien und Termine, die mit ihren Firmen-, Geschäftskontakt-, Verkaufschancen-oder Geschäftsprojekten verknüpft sind.

Hinweis: Business Contact Manager für Outlook erfordert die Installation von Microsoft SQL Server Express. Wenn Sie Ihre Business Contact Manager-Datenbank freigeben, ermöglicht SQL Server Express autorisierten Benutzern den Zugriff auf Ihre Datenbank. Dieses Programm gibt keine Informationen zu Ihnen oder Ihren Geschäftskontakten frei.

Es wird empfohlen, die Business Contact Manager-Datenbank nicht freizugeben. Wenn Sie sich jedoch für die Freigabe Ihrer Datenbank entscheiden, müssen Sie steuern, wer darauf zugreifen kann. Die Business Contact Manager-Datenbank kann nur für Mitarbeiter verwendet werden, denen Sie Zugriff gewährt haben.

Wenn Elemente in der Kommunikationshistorie eines Datensatzes vorhanden sind, die Sie nicht für Ihre Kollegen freigeben möchten, löschen Sie diese Elemente aus der Kommunikationshistorie.

Weitere Informationen zum Freigeben finden Sie unter den folgenden Themen:

Wiederherstellen einer Business Contact Manager-Datenbank

Wenn Sie eine Datenbank sichern, erstellen Sie eine Kopie der Datenbank mit den neuesten Daten. Nachfolgende Änderungen, die Sie am Inhalt der Datenbank vornehmen, werden nicht in die Sicherungskopie der Datenbank aufgenommen. Wenn Sie die Sicherungskopie der Datenbank wiederherstellen, werden daher keine Änderungen berücksichtigt, die Sie nach der Erstellung der Sicherungskopie vorgenommen haben.

Weitere Informationen zum Sichern und Wiederherstellen der Datenbank finden Sie unter den folgenden Themen:

Löschen von Datensätzen und Elementen

Wenn Sie Datensätze und Elemente in Business Contact Manager für Outlook löschen, werden Sie in Ihrem Business Contact Manager-Ordner " Gelöschte Elemente " gespeichert, bis Sie diesen Ordner leeren. Nur der Datenbankbesitzer kann den Ordner " Gelöschte Elemente " leeren.

Wenn Sie der Datenbankbesitzer sind, leeren Sie den Ordner " Gelöschte Elemente " von Business Contact Manager periodisch.

Weitere Informationen zum endgültigen Löschen von Elementen finden Sie unter den folgenden Themen:

Aktivieren Ihrer Firewall

Ohne Firewall zwischen Ihrem Computer und dem Internet können Sie auf Ihre Dateien von anderen Personen aus zugreifen. Mit einer Firewall können Sie nicht autorisierten Zugriff verhindern. Standardmäßig ist die Windows-Firewall unter Windows XP, Windows Vista und Windows 7 aktiviert.

Aktivieren der Windows-Firewall

  1. Doppelklicken Sie in der System Steuerung auf Windows-Firewall.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie unter Windows XP auf ein (empfohlen).

    • Klicken Sie unter Windows Vista und Windows 7 auf Windows-Firewall aktivieren oder deaktivieren, und klicken Sie dann auf Windows-Firewall für Ihr Netzwerk aktivieren.

Aktivieren der Verschlüsselung

Wenn Microsoft SQL Server Express mit Business Contact Manager für Outlook installiert wird, ist es standardmäßig so konfiguriert, dass die Verschlüsselung für die gesamte Kommunikation mit der Business Contact Manager-Datenbank verwendet wird. Es gibt jedoch einige seltene Bedingungen, unter denen die Verschlüsselung für SQL Server Express standardmäßig nicht aktiviert werden kann.

Durch die Verschlüsselung können Sie verhindern, dass die Daten von jedem gelesen werden, der Sie möglicherweise abfängt.

Stellen Sie sicher, dass die Verschlüsselung für SQL Server aktiviert ist. Weitere Informationen zum Aktivieren der Verschlüsselung für SQL Server Express finden Sie in den folgenden Informationen:

Wenn Sie den Datenschutz und die Sicherheit Ihres Computers beibehalten möchten, wechseln Sie in regelmäßigen Abständen zu den folgenden Websites, um Updates und bewährte Methoden zu erhalten:

Sie können sich auch für die e-Mail-Benachrichtigungen zu Microsoft-Sicherheitsupdates über die Microsoft Technical Security Notifications-Website registrieren. Der Dienst orientiert sich an Privatanwender und kleine Unternehmen. Wenn Sie sich anmelden, werden Sie von diesem Dienst benachrichtigt, wenn Microsoft ein wichtiges Sicherheitsbulletin oder eine Viruswarnung veröffentlicht, und außerdem, welche Aktionen Sie ausführen müssen, um sich gegen eine zirkulierende Bedrohung zu schützen.

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